Как подключиться к эдо такском
Сервис электронного документооборота
Такском-Файлер
Что нужно знать об ЭДО, если вы с ним ещё не знакомы
Электронные документы
являются оригиналами,
их не нужно распечатывать
Документы передаются
через интернет
за несколько секунд
Документы не теряются
и хранятся бессрочно бесплатно
(если хранятся у провайдера)
ФНС и суды принимают
электронные документы
в качестве оригиналов
Документы легко найти
по заданным параметрам
за несколько секунд
Можно массово подписывать
и отправлять документы
контрагентам в один клик
Ваши плюсы при переходе на ЭДО
Не успели в течение года израсходовать ваши отправки? Не проблема!
Они теперь не сгорают и суммируются с новыми купленными пакетами отправок.
Приобретённые пакеты отправок документов контрагентам действительны 1 год с момента их покупки – они никогда не сгорают!
Даже если вы не пользовались «Такском-Файлером» 2-3 года, вам достаточно купить любой новый пакет, чтобы снова продолжить отправлять документы контрагентам ещё 1 год.
При этом в полном объёме можно использовать все неизрасходованные отправки.
Тарифы ЭДО
Ваши возможности с сервисом «Такском-Файлер»
В Такском-Файлере реализованы шаблоны всех формализованных документов, формат которых утверждён или рекомендован ФНС. К формализованным документам традиционно относятся счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры, УПД, УКД, акты выполненных работ (оказанных услуг), товарные накладные ТОРГ-12.
Для удобства оформления формализованных документов по регулярным (например, ежемесячным) сделкам предусмотрена возможность создания документов посредством копирования ранее отправленных (функция «Создать на основе»).
Для скопированного документа достаточно указать номер и дату составления, остальные реквизиты будут сохранены в полном объёме.
Перед отправкой все документы обязательно проверяются на соответствие утверждённому ФНС формату, подписываются выбранной электронной подписью и отправляются контрагенту.
В случае необходимости документ можно подписать и не одной электронной подписью.
В Такском-Файлере предусмотрена возможность не только создания документов по шаблонам, но и загрузки документов, сформированных во внешней учётной системе.
Для успешной загрузки документов в Такском-Файлер они должны быть подготовлены в утверждённом ФНС формате xml (образцы xml-файлов доступны в документации для разработчиков).
Сама загрузка документов может осуществляться как конкретным пользователем, так и автоматически — с приложением Такском-Ассистент.
Обмен электронными счетами-фактурами возможен только по взаимному согласию сторон. Аналогичная практика применяется и при обмене другими видами электронных документов — как формализованных, так и неформализованных.
В решениях от компании Такском для выражения сторонами обмена взаимного согласия используются специальные сообщения-приглашения: одна из сторон отправляет приглашение, вторая — принимает, тем самым подтверждая согласие на обмен документами, или отклоняет.
Доступ к разделу «Контакты» имеют только сотрудники, которым администратор организации предоставил соответствующие права.
Для компаний, осуществляющих обмен документами с закрытыми группами контрагентов (например, дилерами или агентами), предусмотрена возможность массовой настройки ЭДО (если есть доступ к Кабинету партнёра).
Настройте организационную структуру в Такском-Файлер, добавив необходимое количество сотрудников и определив для них права согласования, подписания и перемещения документов согласно должностным обязанностям.
После этого все документы (как исходящие, так и входящие) могут быть направлены по цепочке согласования, включающей уполномоченных на согласование и подписание.
Отправка возможна как вручную, так и по заранее настроенному маршруту. Сохранённая история согласования/подписания позволит в любой момент просмотреть информацию об этапах прохождения документа.
В Такском-Файлер электронные документы могут быть подписаны как квалифицированной электронной подписью, так и неквалифицированной.
Исключение составляют электронные счета-фактуры, которые, согласно НК РФ, обязательно подписываются квалифицированной электронной подписью, выданной аккредитованным удостоверяющим центром.
Использование неквалифицированных ЭП позволяет организовать документооборот с участием нерезидентов или в иных бизнес-процессах, не предполагающих обмена счетами-фактурами.
Утверждёнными ФНС форматами предусмотрена возможность подписания документа более чем одной электронной подписью. Например, для УПД с функцией СЧФДОП за подписание документа могут отвечать два уполномоченных лица: первое — за подписание счёта-фактуры, второе — за первичный документ.
В Такском-Файлер возможность подписания формализованных документов более чем одной электронной подписью предоставляется по умолчанию и доступна всем пользователям.
В Такском-Файлер предлагаются два варианта печатных форм на выбор: «Рекомендованные» и «Расширенные». Ключевое отличие расширенных печатных форм от рекомендованных заключается в отображении в печатных формах информации, указанной в «Информационном поле»*. По умолчанию используются рекомендованные формы. Переключение осуществляется в Такском-Файлере через настройки.
*Форматами формализованных документов предусмотрена возможность передачи дополнительной информации к документам в «Информационном поле». Оно может быть указано как к документу в целом, так и к каждой строке табличной части документа. В результате в печатных формах может отображаться информация, предназначенная, например, для автоматической обработки документа. Наличие такой информации увеличивает время, необходимое для проверки поступившего электронного документа.
Все формализованные документы, а также неформализованные (сформированные в форматах pdf/doc) могут быть распечатаны со штампом оператора. Он содержит подробную информацию о подписях документа. Печатная форма со штампом оператора может использоваться, например, для предоставления по запросу третьих лиц.
Пользователи интеграционных решений могут использовать для получения печатных форм со штампом оператора специальный метод (информация о нём — в документации для разработчиков).
В Такском-Файлере предусмотрена возможность автоматической настройки роуминга: одна сторона отправляет приглашение, указав идентификатор получателя, другая принимает поступившее приглашение, тем самым завершая настройку роуминга. Это исключает обработку заявок на стороне операторов ЭДО и сокращает срок настройки до нескольких минут.
Важное условие для настройки роуминга с использованием приглашений — техническая готовность оператора ЭДО, с которым работает ваш контрагент.
Несмотря на то, что такой документ, как счёт на оплату, является неформализованным (а это значит, что для него нет рекомендованного или утвержденного ФНС формата) абоненты компании Такском могут обмениваться счетами на оплату, сформированными в формате xml. Это позволяет настраивать автоматическую обработку документа в учётной системе. При этом сохраняется возможность обмена счетами на оплату и в других форматах, например, xls или pdf.
Часто задаваемые вопросы по ЭДО
Часто задаваемые вопросы
Какую роль выполняет Оператор при обмене электронными документами между двумя организациями? Почему я не могу использовать привычные средства обмена (почту, ФТП и т.п.)?
Ответ на этот вопрос нужно разделить на две части: применительно к обмену электронными счетами-фактурами и для обмена иными документами хозяйственной деятельности.
Можно предположить, что государственные органы хотят быть уверенными, что обмен таким важным документом налогового учета, как счет-фактура, проводится в строгом соответствии с утвержденным Порядком. Для этого Организации, желающие стать Операторами электронного документооборота, должны будут пройти соответствующую государственную аттестацию, а их программное обеспечение – сертификацию на соответствие требованиям Порядка.
Для других документов, возникающих в процессе хозяйственной деятельности, таких ограничений нет. Организация вправе сама решать, организовывать ли ей систему обмена с контрагентами самостоятельно или воспользоваться сторонним сервисом, предлагаемым Оператором электронного документооборота. Как компания, имеющая 12-летний опыт организации и обслуживания электронного документооборота сотен тысяч предприятий, можем констатировать, что процесс этот непростой. Организации, желающей самостоятельно организовывать систему обмена электронными документами со своими контрагентами, придется решать вопросы:
— получения согласия контрагентов на отказ от бумажных документов в пользу электронных документов, циркулирующих в системе Организации;
— обеспечения юридической значимости электронных документов;
— обеспечения взаимного признания электронных подписей, сделанных сертификатами, которые выпущены, возможно, разными удостоверяющими центрами;
— согласования форматов документов и регламентов обмена с разными контрагентами;
— организации архива электронных документов;
— обеспечения безопасности при обмене документами;
— обеспечения технической поддержки контрагентов по вопросам, связанным с доставкой документов и криптографическими операциями (ЭП, шифрование).
Те, кому это вполне по силам, могут самостоятельно организовать электронный документооборот и использовать привычные средства обмена. Другим гораздо выгоднее воспользоваться профессиональными услугами Операторов электронного документооборота, к которым принадлежит и компания «Такском».
Какими документами мы можем обмениваться с контрагентами?
Первичными и учетными бухгалтерскими документами:
договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры, приходные ордера и т.п. Организационные документы: приказы, распоряжения, регламенты, доверенности.
Сопроводительнми документами:
информационные письма, отчеты, приказы, регламенты, рекламные и другие материалы. Возможные типы электронных документов: txt, doc, docx, xls, xlsx, csv, xml, pdf, rtf, htm, html. Список документов и типов не окончательный и может расширяться при возникновении таких потребностей у наших абонентов.
Каков порядок хранения отправленных и принятых документов?
По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся в персональном ящике абонента в Такском-Файлер. В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации.
Преимущества и удобства работы
По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся в персональном ящике абонента в Такском-Файлер. В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации.
По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся в персональном ящике абонента в Такском-Файлер. В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации.
Внедрение Такском-Файлер имеет неоспоримые преимущества: — снижаются затраты на почтовые услуги и ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, печать, аренду площадей для архива и т.д.);
— осуществляется оперативный поиск нужного документа, так как все счета-фактуры хранятся систематизированно в электронном архиве;
— увеличивается скорость передачи (для того чтобы выставить счет-фактуру контрагентам, находящимся в разных городах, потребуются минуты);
— предотвращаются потери, гарантируется доставка документов;
— обеспечивается конфиденциальность обмена документами.
По расчетам специалистов компании «Такском», внедрение электронных счетов-фактур поможет сэкономить 60–80% затрат, по сравнению с применяемой традиционной системой бумажного оборота счетов-фактур. Таким образом, бизнес в среднем экономит 1–2% от валового оборота, перейдя с бумажных счетов-фактур на электронные и оптимизируя связанные с этим переходом процессы. Электронные счета-фактуры становятся ключом к автоматизации всей цепочки поставок и эффективного управления финансами предприятия.
Стоит ли подключать Такском-Файлер, если наши контрагенты ее не используют?
Для Ваших контрагентов, не являющихся абонентами компании «Такском», мы предлагаем бесплатно зарегистрироваться в Такском-Файлер, подключившись без тарифа, который позволяет получать документы бесплатно от любого количества пользователей системы.
Кроме того, в Такском-Файлер предусмотрен бесплатный доступ для всех участников, имеющих сертификаты ключей электронной подписи, выданных удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверия ФНС России.
Законодательство и юридическая значимость
Для Ваших контрагентов, не являющихся абонентами компании «Такском», мы предлагаем бесплатно зарегистрировться в Такском-Файлер, подключившись без тарифа, который позволяет получать документы бесплатно от любого количества пользователей системы. Кроме того, в Такском-Файлер предусмотрен бесплатный доступ для всех участников, имеющих сертификаты ключей электронной подписи, выданных удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверия ФНС России.
Будут ли документы, отправленные через Интернет, иметь юридическую значимость?
Все документы, отправляемые через Такском-Файлер, имеют юридическую значимость. Это достигается следующими мерами:
— Такском-Файлер разработан строго в соответствии с требованиями законодательства;
— Все документы подписываются электронной подписью (ЭП). Для формирования ЭП используются только сертифицированные средства криптографической защиты информации. В качестве сертификата ключа подписи используюется только сертификаты, выданные доверенными Удостоверяющими центрами в соответствии с Регламентом оказания услуги;
— Такском-Файлер фиксирует подписанными ЭП подтверждениями моменты (дату, время) завершения всех этапов документооборота; Типы документов, порядок обмена которыми регламентирован соответствующими государственными нормативными актами, передаются через Такском-Файлер в строгом соответствии с этими актами (пример – обмен счетами-фактурами);
— Все участники присоединяются к Регламенту, который определяет применение ЭП под документами;
— При добавлении друг друга в список контрагентов оба участника договариваются между собой о взаимном признании юридической значимости всех электронных документов, которыми они будут обмениваться.
Как быть, если при полном переходе на ЭДО в ряде случаев мы не можем отказаться от документов на бумаге? Например, при грузовых перевозках.
Переход на электронный документооборот никоим образом не запрещает бумажный. Если компании необходим в ряде случаев бумажный документ, то предполагается возможность формирования бумажной копии электронного аналога с заверением такого документа подписью главного бухгалтера и печатью организации.
При наличии электронного счета-фактуры требуется ли дублировать его на бумаге?
Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде». Cоответственно, счета-фактуры могут быть выставлены только в электронном виде. Именно электронный счет-фактура будет являться «оригиналом» документа.
Если в отправленном счете-фактуре были обнаружены неточности, какие действия предусмотрены по его исправлению (уточнение, замена, отмена)?
Согласно Порядку в случае обнаружения покупателем неточностей к выставленному счету-фактуре он направляет уведомление об уточнении продавцу. Продавец, приняв такое уведомление, исправляет счет-фактуру и снова направляет её покупателю.
То есть, покупатель формирует в электронном виде Уведомление об уточнении, используя возможности Такском-Файлера. Указывает, какие реквизиты полученного счета-фактуры заполнены неверно и почему он отправляет это уведомление продавцу. Продавец на основании уведомления вносит исправления и заново отправляет электронный счет-фактуру покупателю.
Есть ли на сегодняшний день утвержденные формы счетов-фактур?
Да, есть. Такие формы утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Порядок применения изложен в письме Минфина России от 31.01.2012 № 03-07-15/11.
Когда законодательно будет разрешено обмениваться электронными счетами-фактурами?
23 мая 2012 года вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде». Таким образом, полностью сформирована нормативная правовая база для обмена электронными счетами-фактурами, и такой обмен считается юридически значимым.
Роуминг
Роуминг помогает клиентам разных операторов ЭДО обмениваться друг с другом юридически значимыми электронными документами.
Подробная информация
Мы используем Такском-Файлер. Смогу ли я отправлять документы контрагенту, который обслуживается у другого Оператора электронного документооборота? Или контрагенту, который пока ни к кому не подключен.
В обоих случаях – да.
Наша компания ведет активные переговоры с другими крупными Операторами об обмене документами между нашими абонентами, т.е. о межоператорском взаимодействии. Так что в ближайшее время такая возможность появится. При этом уже сейчас компания «Такском» дает возможность бесплатно зарегистрироваться в Такском-Файлер любой организации и получать электронные документы от наших абонентов, независимо от того, является ли организация абонентом другого Оператора или вообще не подключена ни к одному из них.
Какое решение вы можете предложить для обмена электронными документами непосредственно через 1С?
Совместно с фирмой «1С» мы разработали решение «1С-Такском», позволяющее пользователям программ «1С:Предприятие 8» обмениваться электронными документами.
Основные преимущества:
— подготовка, отправка, разбор и ввод в «1С», хранение юридически значимых электронных документов (ЭД) реализованы прямо в типовых программах системы «1С:Предприятие 8»;
— обмен всеми видами ЭД, в т.ч. электронными счетами-фактурами, выполняется одной кнопкой;
— гарантируемая доставка ЭД адресату;
— удобное приглашение к обмену электронными документами своих контрагентов: соглашение об электронном обмене формируется за несколько кликов.
Кроме того, в данный момент разрабатываются интеграционные решения для распространенных корпоративных учетных систем, таких как: Axapta, SAP R/3, Oracle, OeBS, SharePoint, DocsVision, Элар Саперион, Directum и для многих других.
Система ЭДО Такском‑Файлер: возможности и роуминг
Познакомим вас с системой Такском-Файлер — роуминговым партнером Диадока — и расскажем, как пользователи двух разных систем ЭДО могут обмениваться электронными документами.
О системе Такском-Файлер
Сервис Такском-Файлер оператора ЭДО Такском позволяет своим пользователям выполнять все основные действия с электронными документами: отправлять и получать, подписывать электронной подписью, создавать по шаблонам или загружать с компьютера, хранить в электронном виде. Клиенты оператора Такском обмениваются документами с партнерами через веб-интерфейс, решения для 1С и других учетных систем.
Роуминг с Диадоком действует с 20 мая 2016 года.
Роуминг ЭДО с Диадоком
Функция роуминга — это возможность обмениваться юридически значимыми электронными документами между операторами ЭДО. Таким образом, абоненты разных систем электронного документооборота без барьеров отправляют и принимают документацию, так же как и внутри сети.
Клиентам Диадока доступен роуминг с пользователями системы ЭДО Такском-Файлер и еще более 20 других систем.
Настройка роуминга
Между операторами СКБ Контур и Такском налажен автоматический роуминг. Пользователям не надо отправлять заявки на установление связи. Чтобы настроить роуминг, достаточно отправить приглашение контрагенту в веб-версии Диадока:
Появился статус «Требуется настройка для обмена документами»? Нажмите на кнопку «Оставить заявку на настройку». Дождитесь, когда специалисты на стороне каждого оператора выполнят работы, и начинайте документооборот. В среднем на настройку роуминга требуется три рабочих дня, в некоторых случаях — больше.
Настройка роуминга, как и прием документов, бесплатна для клиентов Диадока. Условия других операторов уточняйте на их официальных площадках.
Подключение к ЭДО
Чтобы обмениваться документами с клиентами Диадока и других операторов, вам достаточно подключиться только к одной системе. Это возможно благодаря роумингу. Контур, поставщик системы Диадок, занимает одну из лидирующих позиций по развитию роуминговых соглашений на рынке ЭДО, по данным ассоциации РОСЭУ. С системой Диадок вы и ваши сотрудники сможете:
1С-ЭДО (1С-Такском)
Примерный объем материала: 2–4 часа.
Возможности сервиса
Обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме
При поступлении товаров/услуг:
– сокращение времени на ввод документов в систему (документы и поступления формируются автоматически);
– отсутствие ошибок ввода, связанных с человеческим фактором;
– быстрое получение документов поступления (в сравнении с привычными способами – почта, курьеры, через менеджеров, сотрудников).
При отгрузке товара:
– быстрая отправка документов (не надо печатать, подписывать документ, ставить печать);
– быстрое получение подписанных документов (в сравнении с привычными способами);
– уменьшение сроков расчетов благодаря ускорению документооборота (если, например, оплата происходит только после подписания документов).
Сокращение затрат, связанных с ведением документооборота (бумага, картриджи, оплата труда, архив документов).
Возможность выполнить требования ключевого покупателя или поставщика об обмене документами только в электронном виде (если поставщик или покупатель выдвигает такое требование)
Справочная информация
Все больше организаций при ведении хозяйственной деятельности и заключении договоров переходят на современный и удобный обмен документами по ЭДО. Ведь организации, которые предпочитают обмениваться документами на бумажных носителях, сталкиваются с рядом проблем:
■ затраты на печать документов, хранение бумажного архива, отправку документов (курьеры, почта и т. п.);
■ замедление процессов работы бухгалтерии: анализ проблем бухгалтеров, проведенный специалистами фирмы «1С», показал, что проблема своевременного получения документов поставщиков является одной из главных в регулярной работе бухгалтера;
■ ошибки ручного ввода документов (полученных счетов-фактур и первичных документов поступления): уже много лет (с 2015 года) декларация по НДС существует только в электронном виде и в нее включены сведения из книг покупок и продаж налогоплательщика. На стороне ФНС работает система АСК-НДС 2, которая автоматически сверяет эти книги и находит все расхождения. На основании полученных расхождений между книгами покупок и продаж контрагентам направляются требования о представлении пояснений или документов по сделкам.
Переход на обмен электронными документами помогает избежать этих проблем. При использовании сервисов ЭДО:
■ данные передаются из одной учетной системы в другую через интернет, за счет чего:
– сокращается время на ввод в программу документов поступления;
– обеспечивается идентичность реквизитов документов контрагентов и, как следствие, снижается количество расхождений в декларации по НДС;
■ бухгалтер получает документы поступления в электронном виде сразу после отгрузки поставщиком:
– это быстрее, чем при любом другом способе получения документов;
– решаются административные проблемы, связанные с необходимостью контролировать процесс получения документов от поставщика (по почте не дошло, менеджер забыл передать);
■ бухгалтер может быстро отправить документы при отгрузке товаров и получить обратно подписанные экземпляры;
■ если расчеты проводятся после подписания документов, то ЭДО сокращает срок получения оплаты;
■ нет расходов на печать, доставку или хранение электронных документов – фирма может сэкономить деньги.
Законодательная основа ЭДО закреплена в двух Федеральных законах: № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).
Активное развитие тема ЭДО получила только после того, как появилась реальная возможность обмениваться счетами-фактурами. Произошло это после вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур и книг продаж и покупок (в том числе форматы дополнительных листов книг). Приказ вступил в силу 23.05.2012 и действовал до 13.04.2015 (с 14.04.2015 действует приказ ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93).
Также действующее законодательство допускает возможность составления первичных учетных документов (ТОРГ-12, акты и т. п.) как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (пп. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ ).
Именно электронная подпись может сделать электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, то есть придать ему юридическую силу.
Согласно статье 5 Закона № 63-ФЗ различают два вида электронной подписи – простую и усиленную. При этом усиленная электронная подпись может быть неквалифицированной и квалифицированной.
■ Простая ЭП – это пароли, коды и прочие средства, подтверждающие, что документ подписан определенным лицом.
Для того чтобы электронный документ, подписанный этой подписью, признавался равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручно, необходимо выполнение определенных условий, предусмотренных Законом № 63-ФЗ.
Кроме того, условия признания и порядок проверки этой подписи устанавливаются нормативными правовыми актами, принимаемыми в соответствии с федеральными законами, или соглашением между участниками обмена. Документы, требующие печати, не могут быть подписаны простой ЭП.
■ Усиленная неквалифицированная ЭП создается с помощью специальных программных средств.
Данная подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, и защитить его от несанкционированного изменения. Данная подпись также выдается УЦ и признается равнозначной собственноручной подписи в случаях, определенных законодательством или соглашением сторон. Неквалифицированной ЭП можно подписывать документы, которые в бумажном виде заверяются печатью.
■ Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается аккредитованным удостоверяющим центром.
К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП (электронный или бумажный документ, который подтверждает принадлежность этой подписи конкретному лицу).
Аккредитацию удостоверяющий центр сможет получить в Минкомсвязи России, которое в соответствии с постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 976 стало уполномоченным органом в области использования электронной подписи.
В соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно, и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации. Исключение составляют случаи, когда законодательство РФ допускает составление документа только на бумажном носителе.
Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством РФ или соглашением между сторонами.
Электронный счет-фактура, являясь документом налогового контроля, должен подписываться исключительно квалифицированной электронной подписью (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н).
Еще один важный момент:
Если обмен первичными документами возможен без участия оператора (напрямую между организациями), то обмен электронными счетами-фактурами допускается только через оператора электронного документооборота (организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем).
Более подробно с правовыми аспектами ЭДО можно ознакомиться на сайте 1c-edo.ru или its.1c.ru/edo (раздел информационной системы 1С:ИТС «Бухгалтерский и налоговый учет», справочник «Обмен электронными документами»).
В настоящий момент в «1С:Бухгалтерии 8» возможен обмен следующими видами документов:
■ Формализованные (документы, которые передаются в виде xml-файлов и атрибуты/реквизиты которых автоматически обрабатываются учетными системами).
■ Форматные (формат xml утвержден приказами ФНС России):
– ТОРГ-12 (реализация) и Корректировка реализации (приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
– акт приемки-сдачи работ (приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
– счет-фактура/корректировочный счет-фактура, в том числе новый формат счета-фактуры с дополнительными реквизитами (УПД/УКД) (приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@);
– ТОРГ-2 (приказ ФНС от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@).
■ Неформатные (формат xml не регламентирован ФНС России):
– отчеты о продажах и списании комиссионного товара.
■ Неформализованные (файлы форматов doc, pdf и др.) – произвольный электронный документ (договор, письмо и т. д.).
Как работает сервис
Первоначальная настройка ЭДО, средств шифрования и электронной подписи описаны в главе «Как подключить сервисы» в конце книги (разделы «1С-Отчетность» и «1С-ЭДО», стр. 141 и стр. 160). Как правило, эта работа выполняется техническими специалистами. Дополнительную информацию можно найти на сайте 1c-edo.ru.
Обмен данными через сервисы «1С-ЭДО» («1С-Такском») осуществляется через оператора электронного документооборота.
Рассмотрим обмен между двумя организациями – Торговый дом «Комплексный» и «Магазин 23». Далее по тексту будем называть их Продавец (Торговый дом «Комплексный») и Покупатель («Магазин 23»).
1. Приглашение контрагента
Для начала обмена с контрагентом необходимо провести настройку ЭДО с контрагентом и отправить ему приглашение, на которое тот должен ответить согласием (если он готов к обмену).
1.1. Отправка приглашения
В справочнике «Контрагенты» в меню «ЭДО» нажмите «Пригласить к обмену электронными документами»:
Другой способ создания настройки ЭДО с контрагентом – через карточку контрагента. Зайдите в карточку контрагента и в меню «ЭДО» выберите команду «Пригласить к обмену электронными документами»:
В открывшейся форме «Отправка приглашения» можно выбрать учетную запись контрагента, которому будет отправлено приглашение:
1.2. Получение приглашения и ответ на него
В разделе «Продажи» или «Покупки» выберите команду «Текущие дела ЭДО»:
Откроется одноименное окно. Нажмите «Отправить и получить». В папке «Требуется согласие» появится приглашение от контрагента. Перейдите в папку, отметьте кликом мышки приглашение и нажмите кнопку «Принять»:
2. Работа с произвольными документами
На практике взаимоотношения двух компаний начинаются с заключения договора. На примере этого события рассмотрим, каким образом происходит отправка и получение произвольного документа.
2.1. Отправка произвольного документа
В разделе «Продажи» выберите команду «Произвольные электронные документы»:
В журнале перейдите на закладку «Исходящие» и нажмите кнопку «Создать»:
Уточните тип документа – это позволит наиболее точно идентифицировать документ в списке.
Заполните поля «Контрагент», «Организация» и нажмите на кнопку «Добавить файл», чтобы добавить к нашему произвольному электронному документу вложение:
Если для отправленных произвольных документов требуется ответная ЭП получателя, в настройках отправки документов поставьте галочку «Ожидать ответную подпись». Для этого перейдите в справочник «Контрагенты», выберите нужного контрагента и через меню «ЭДО» откройте «Настройки отправки документов»:
В открывшейся форме, в таблице выбора форматов документов нужно найти «Исходящий произвольный документ» и в столбце «Регламент ЭДО» щелкнуть мышкой на ссылку.
Откроется окно, в котором надо поставить галочку «Ожидать ответную подпись» и нажать «Готово»:
На закладке «Сопроводительная записка» окна «Исходящий произвольный документ» можно добавить любую поясняющую информацию.
Можно записать документ и отправить его позже. Для отправки нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
После этого на закладке «Подписи и статусы» можно посмотреть на все этапы работы с документом:
Отправленный произвольный документ, который требует подписания со стороны контрагента, помещается в папку документов «На контроле» формы списка документов «Текущие дела по ЭДО».
Если необходимо сделать отложенную отправку документов, то в разделе «Администрирование/Обмен электронными документами/Обмен с контрагентами» можно отметить пункт «Отложенная отправка электронных документов»:
Тогда документ будет отправлен только после того, как в окне «Текущие дела ЭДО» вы нажмете кнопку «Отправить». По умолчанию возможность отложенной отправки отключена.
2.2. Получение произвольного документа
Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды «Отправить и получить» в окне «Текущие дела по ЭДО». Полученный произвольный документ появится в папке «Утвердить». Отметьте его кликом левой кнопки мыши и нажмите «Утвердить»:
Документ переместится в папку «Подписать», где его можно посмотреть. После нажатия кнопки «Подписать и отправить» документ будет подписан, а информация об этом передана отправителю.
2.3. Получение подписанного документа отправителем
Откройте «Текущие дела по ЭДО» и нажмите «Отправить и получить». Если контрагент отправил нам подписанный документ, то произвольный электронный документ удаляется из папки документов «На контроле», статус произвольного документа меняется на «Получено подтверждение»:
3. Выставление счета покупателю
После заключения договора следующий этап работы – выставление счета покупателю. На этом примере мы рассмотрим, как осуществляется обмен формализованными неформатными документами, то есть такими электронными документами, формат обмена которыми не регулируется ФНС России.
Напомним, что отличие формализованных документов от произвольных в том, что такие документы при обмене преобразуются в специальные XML-файлы, которые позволяют осуществлять их программную обработку (например, автоматическое создание документа «Счета от поставщика» в своей информационной базе на основе пришедшего по ЭДО документа «Счет покупателю»).
3.1 Отправка счета
Создайте документ «Счет покупателю». Нажмите кнопку «ЭДО»:
Есть два сценария работы:
1. Если в компании много сотрудников, наделенных разными полномочиями (один создает документы, другой их подписывает, третий отправляет и т. п.), то можно все делать поэтапно (начиная с команды «Создать электронный документ»), при этом документ не будет подписан и не будет отправлен.
2. Или можно использовать другой сценарий – когда за всю работу отвечает один человек. В этом случае по команде «Отправить электронный документ» одновременно произойдет создание, подписание и отправка счета покупателю. Выберите эту команду.
Электронный документ будет помещен в папку «На контроле» в «Текущих делах ЭДО» со статусом «Ожидается извещение о получении» от покупателя.
Если в счете мы выберем команду «Открыть электронные документы», то увидим, что наш документ отправлен, о чем мы получили подтверждение от оператора:
3.2. Получение счета
Получение счета покупателем происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды «Отправить и получить» в окне «Текущие дела по ЭДО».
В папке «Утвердить» найдите полученный счет, отметьте его кликом левой кнопки мыши и нажмите кнопку «Утвердить». Подписывать в ответ полученный счет не требуется. Полученный электронный документ «Счет на оплату» можно открыть двойным кликом для просмотра.
Полученный счет можно, например, распечатать или сохранить в файл:
Автоматически в информационной базе создается документ «Счет поставщика». Программа не всегда может автоматически сопоставить договор и номенклатуру. Сопоставление номенклатуры производится по команде «ЭДО» → «Перезаполнить по электронному документу»:
Откроется окно «Сопоставление данных по номенклатуре». Подберите в нем по каждой строке соответствующую номенклатуру и нажмите кнопку «Записать и закрыть»:
После того как вы сопоставите номенклатуру из полученного счета с номенклатурой из вашей информационной базы, заполнение этих позиций при получении последующих документов будет происходить автоматически. Проведите и закройте полученный счет.
3.3. Получение отправителем (продавцом) извещения о получении счета
Напоминаем, что счет, который отправил продавец, находится на контроле:
Получение извещения происходит при нажатии кнопки «Отправить и получить», которая инициирует сеанс связи с оператором. После получения извещения документ будет удален из папки «На контроле». В списке электронных документов появится информация (извещение), что документ получен покупателем.
4. Выставление первичных документов и счета-фактуры
После того как покупатель оплатил счет, поставщик отгружает ему товар, формируя при этом два документа – «Реализация товаров» (товарная накладная) и «Счет-фактура выданный».
Есть утвержденные ФНС России форматы этих документов, при этом для первичных документов (например, товарная накладная) использование утвержденных ФНС форматов документов не является обязательным.
Кроме того, в отличие от всех остальных электронных документов, для электронных счетов-фактур действует специальный порядок их выставления и получения, утвержденный приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, который с 01.04.2016 вступил в силу вместо приказа № 50н от 25.04.2011.
Подробно с порядком выставления и получения электронных счетов-фактур можно ознакомиться в Информационной системе 1С:ИТС на сайте its.1c.ru (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н на сайте можно найти поиском по слову «174н»).
Если в процессе работы допущены какие-либо ошибки в оформлении документов, то правильным в таком случае будет не исправление документов, а выставление исправленных или корректировочных документов. Обмен такими документами осуществляется похожим образом, поэтому отдельно описывать этот процесс мы не будем.
И еще один момент. При бумажном документообороте документы могут быть подписаны несколькими лицами (например, счет-фактура предполагает наличие подписи директора и главного бухгалтера; расходная накладная – подписи директора, главного бухгалтера и материально ответственного лица, производящего отгрузку), а в электронном документообороте документ подписывается одним лицом. Если реальный процесс требует наличия нескольких подписей на документе, то при ЭДО такую схему работы можно реализовать с помощью различных механизмов учетной системы 1С (механизм проведения, согласования и т. п.).
4.1. Выставление документов
На основе выставленного счета сформируйте документ «Реализация товаров» и выпишите счет-фактуру.
В документе «Реализация товаров» нажмите на кнопку «ЭДО» и выберите команду «Отправить электронный документ».
Из документа «Реализация товаров» откройте счет-фактуру и таким же образом отправьте его.
Отправленные документы будут помещены в папку «На контроле» журнала «Текущие дела ЭДО». Мы можем просмотреть текущие статусы документов:
Статусы документа «Реализация товаров»:
Статусы документа «Счет-фактура»:
После очередного сеанса связи с оператором нам придет подтверждение о получении документов оператором. Статусы документа «Реализация товаров» после этого будут выглядеть вот так:
Статусы документа «Счет-фактура»:
4.2. Получение документов покупателем
Получение документов покупателем происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команды «Отправить и получить» в окне «Текущие дела по ЭДО».
Для завершения обмена документами на стороне покупателя перейдите в папку «Утвердить», выделите полученные документы мышкой (с зажатой клавишей «CTRL») или нажав комбинацию клавиш CTRL+A для выделения всех документов и нажмите кнопку «Утвердить»:
Электронный документ «Товарная накладная» переместится при этом в папку «Подписать», так как требуется наша подпись на накладной о том, что мы приняли товар. Счет-фактура не требует ответной подписи – он переместится сразу в папку «На контроле», так как (согласно утвержденному порядку выставления и получения счетов-фактур) покупатель должен получить от оператора подтверждение даты отправки файла счета-фактуры. Дата отправления, указанная в этом подтверждении оператора, является датой получения счета-фактуры покупателем. Подпишите и отправьте «Товарную накладную».
Обмен при этом будет завершен. В информационной базе покупателя будут автоматически созданы документы «Поступление» и «Счет-фактура полученный». В документе поступления (как и в счете) необходимо сопоставить номенклатуру, а также выбрать склад, на который мы будем приходовать товар.
Можно просмотреть статусы электронных документов из соответствующих журналов:
4.3. Получение продавцом подписанного документа «Реализация товара». Завершение обмена
Сразу после получения покупателем документов продавцу автоматически будут отправлены извещения о получении, которые он увидит при очередном сеансе связи.
Статусы документа «Реализация товаров»:
Статусы документа «Счет-фактура»:
После того как покупатель утвердит, подпишет и отправит Товарную накладную, продавец увидит эту информацию в статусах электронного документа «Реализация»:
Обмен документами «Реализация товаров» и «Счет-фактура» на этом завершен.
4.4. Варианты отправки и просмотра статусов документов
Мы с вами посмотрели, как можно создавать и отправлять электронные документы из формы документа.
Эти же действия можно проводить из журналов документов. Мы можем отправить один документ или выделить в журнале несколько документов с помощью клавиши SHIFT или CTRL и отправить их одновременно по команде «Отправить электронный документ»:
При этом в поле «Состояние ЭДО» отображается статус документа. Например, на рисунке ниже видно, что обмен по документам №№ 1, 2 завершен, документ № 3 отправлен и ожидается подтверждение даты отправки от оператора, а обмен по документу № 4 еще не начат:
Еще один возможный вариант работы с электронными документами – через окно «Текущие дела ЭДО». Если с контрагентом настроен ЭДО, то после создания документов по этому контрагенту они появятся в папке «Создать». Достаточно их выбрать (с клавишей CTRL или нажав «CTRL + A») и нажать кнопку «Создать, подписать и отправить»:
Дополнительно
«1С-ЭДО» («1С-Такском») дополняет сервис «1С:Подпись», который предназначен для получения квалифицированной подписи.
Сервис «1С-Подпись» будет полезен для тех пользователей, кто хочет перейти на юридически значимый электронный документооборот со своими контрагентами, но еще не имеет для этого квалифицированной подписи или количество сотрудников, использующих сертификат электронной подписи для ЭДО, необходимо увеличить.
Существует «лайт-версия» ЭДО – сервис «ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть», который позволяет пользователям ПП 1С обмениваться электронными документами без электронной подписи и без участия спецоператора.
«ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть» наследует некоторые достоинства «1С-ЭДО»: документы поступления в системе создаются автоматически; сокращается количество ошибок, связанных с ручным вводом. Но при этом необходимо помнить, что документы, полученные от контрагента при обмене через этот сервис, не имеют юридической силы и требуют наличия бумажных оригиналов.
Практическое задание
Цель: Научиться передавать и принимать документы в электронном виде различными способами.
Для выполнения задания учащиеся должны работать в парах: например, у одного – Организация-1, у другого – Организация-2 (при этом у каждого учащегося – своя уникальная организация).
В базе Организация-1
В базе Организация-2
Отправьте приглашение Организации-2
Примите приглашение от Организации-1
Создайте произвольный документ и отправьте его Организации-2
Примите произвольный документ от Организации-1, используя «Текущие дела ЭДО»
Выставьте счет контрагенту Организация-2:
– карандаш – 20 шт., 1 000 руб.
Используя команду «ЭДО» → «Отправить электронный документ» в форме счета, отправьте документ Организации-2
Примите счет от Организации-1, используя «Текущие дела ЭДО», выполните сопоставление номенклатуры
На основании счета создайте документ реализации, проведите его и отправьте Организации-2, используя команду «ЭДО» → «Отправить электронный документ»
Введите счет-фактуру на основании реализации, откройте его и отправьте через выполнение команды «ЭДО» → «Отправить электронный документ» в форме счета-фактуры
Документы окажутся в папке «На контроле» в «Текущих делах ЭДО». Через 1–5 минут получите подтверждения от оператора (команда «Отправить и получить»). Посмотрите на статусы электронных документов, используя команду 
в «Текущих делах ЭДО»
Получите электронные документы от Организации-1, используя «Текущие дела ЭДО». Обратите внимание, что сопоставление номенклатуры больше проводить не требуется. Подпишите полученный документ реализации и отправьте его Организации-1
Получите подписанный документ реализации от Организации-2. Посмотрите на статусы электронных документов «Реализация» и «Счет-фактура»
Создайте еще две «Реализации» и два счета-фактуры соответственно (не забывайте отслеживать остатки номенклатуры на складе)
Откройте журнал документов «Реализация», выделите два последних документа и, используя команду «ЭДО» → «Отправить электронный документ» в форме журнала, отправьте оба документа Организации-1
Откройте «Текущие дела ЭДО». В папке «Создать» осталось два счета-фактуры – выделите их и отправьте Организации-2, используя команду «Создать, подписать и отправить»
Примите 4 документа от Организации-1, сопоставьте номенклатуру, подпишите документы реализации и отправьте их обратно
Получите подписанные документы от Организации-2
Поменяйтесь ролями и выполните шаги 2–13
Поменяйтесь ролями и выполните шаги 2–13