Как подключиться к электронному документообороту

Как подключиться к электронному документообороту

Электронный документооборот постепенно вытесняет обмен бумажными документами. Это проще, удобнее и быстрее. А в некоторых случаях это единственный возможный вариант обмена, установленный законодательством.

Рассказываем, зачем нужен электронный документооборот и какие у него преимущества. А также, какие что можно отправлять и как выбрать оператора ЭДО.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот или ЭДО — обмен электронными документами между компаниями, госструктурами с помощью интернета.

Для чего нужен ЭДО

Электронный документ нужен не только для обмена различными актами, УПД, счет-фактурами и накладными. Вторая по важности функция — передача кодов маркировки через УПД в электронном виде.

Также благодаря ЭДО можно:

Что можно отправлять через ЭДО

Через ЭДО можно отправлять только электронные документы.

С помощью ЭДО можно отправлять формализованные и неформализованные.

Формализованные документы

Формализованные — электронные документы в виде файла с расширением xml, формат которых утвердила ФНС. К ним установлены определенные требования для заполнения и передачи.

К формализованным относятся:

К актам и накладным нет строго формата, но есть обязательные реквизиты. Поэтому их можно создавать и передавать:

При наличии КЭП и всех обязательных реквизитов эти документы юридически значимы.

Неформализованные документы

Неформализованные — электронные документы, формат которых не установлен ФНС.

К неформализованным относятся документы в формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другие. Если неформализованный документ подписан КЭП, он также считается юридически значимым. Его не нужно распечатывать и дополнительно подписывать вручную.

Как работает ЭДО

Для того чтобы обмениваться документами в электронном виде, нужно подключиться к одному из операторов ЭДО, которые одобрены ФНС. Вот как выглядит подключение к электронному документообороту:

Если вы отправляете документ

В личном кабинете ЭДО можно проследить все этапы движения документа. Для этого есть статусы: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Когда вы хотите отправить файл, оператор проверяет достоверность электронной подписи.

Если вы получаете документ и требуется подпись

После того, как отправитель и получатель подпишут документ, его нельзя редактировать.

Также, чтобы работать с электронными документами было проще, в ЭДО.ПОТОК есть бесплатный коннектор 1С. Вы можете обмениваться документами в интерфейсе 1С.

Как выбрать оператора ЭДО

Чтобы выбрать оператора ЭДО, учтите следующие особенности.

Источник

Как подключиться к ЭДО

Из нашей статьи вы узнаете:

Что такое ЭДО

Сервис электронного документооборота — это аккредитованная государством система, с которой сотрудники работают с документами. Компании, которые предоставляют клиентам сервис называются операторами ЭДО.

Электронный документооборот проходит внутри организации. Если с внутренним ЭДО можно справиться без оператора, то с внешним не получится.

Электронная подпись

Документы в ЭДО заверяют цифровой подписью, которая может быть:

Электронная подпись обладает той же юридической силой, что и обычная подпись.

Как подключить ЭДО

Чтобы подключить электронный документооборот, необходимо сначала заказать сертификат КЭП в удостоверяющем центре. В УЦ компании «Калуга-Астрал» подпись выдают за один рабочий день.

Затем следует обратиться к оператору ЭДО. Вам помогут с настройкой системы, обучением сотрудников, регистрацией пользователей, а если понадобится — свяжут с технической поддержкой.

Как выбрать оператора ЭДО

Убедитесь, что оператор разрешает:

Узнайте из чего складывается цена услуг. Тарифы на сайте — это усреднённые цифры. Итоговая цена складывается из количества документов, размера компании и срока использования сервиса. Прежде чем подключить сервис, убедитесь, что знаете, в какую сумму обойдётся переход.

Пересылка документов между разными операторами ЭДО может потребовать дополнительной настройки — роуминга. Узнайте его условия и цену.

Убедитесь, что сервис позволит работать с системой ведения учёта, которую используют в компании. Обратите внимание на интеграционные модули, благодаря которым система ЭДО работает в интерфейсах других программ. Так, клиенты «Астрала» могут вести электронный документооборот в интерфейсе привычного «1С:Предприятие».

Какое-то специальное заявление о подключении к электронному документообороту не нужно — достаточно заказать обратный звонок через форму обратной связи на нашем сайте.

Регистрация в ЭДО

После подключения электронного документооборота пользователь получает доступ к системе оператора ЭДО. Для работы с онлайн-сервисом Астрал.ЭДО необходима регистрация в едином личном кабинете. При регистрации потребуется указать номер телефона или адрес электронной почты, а также пароль.

Кроме того, зарегистрироваться можно через ЕСИА или с помощью сертификата электронной подписи. Более подробное описание шагов регистрации мы подготовили в специальной инструкции.

Источник

Подключение к ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) значительно упростил жизнь компаний. Договор, акт, счет-фактуру и другие документы можно подписать электронной подписью и тут же отправить контрагенту. Снижаются временные затраты, а также освобождается место в архиве, ведь не нужно дублировать электронные документы бумажными копиями.

Как подключить ЭДО

Для подключения к сервису ЭДО понадобится оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), выбрать оператора ЭДО, настроить процессы внутри компании.

Сервис ЭДО Контур.Диадок поможет быстро перейти на электронный документооборот, получить квалифицированную электронную подпись и начать обмениваться документами с контрагентами.

Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура, а после подключим компанию к ЭДО

Рассмотрим пошагово, что должна сделать организация, чтобы перейти на ЭДО.

1. Определиться с последовательностью операций документооборота

Устоявшийся порядок работы менять не обязательно, понадобится только перенести его из бумажного формата в электронный.
Если установленного порядка не было, необходимо составить регламент: список ответственных сотрудников и порядок их работы с документами.

2. Оформить КЭП

В целях безопасности рекомендуется использовать квалифицированную электронную подпись. Она позволяет начать работу через ЭДО сразу, без заключения дополнительных соглашений. Подойдет для самых разноплановых задач — сдать отчетность в налоговую, получить финансовые услуги или передать документы в госорганы.

Сертификат КЭП выдают аккредитованные удостоверяющие центры. Подпись нужно оформить на всех сотрудников, которые подписывают документы.

С 2022 года порядок работы с электронной подписью изменится. На организацию будет выдана одна КЭП, сотрудники же получат электронные подписи на физические лица и машиночитаемые доверенности, позволяющие подписывать документы от имени организации.

3. Выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — одобренная Федеральной налоговой службой организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Работа через оператора электронного документооборота гарантирует сохранность и безопасность документов.

4. Организовать работу

Понадобится выбрать способ подключения ЭДО, подходящий конкретной организации:

5. Подключить контрагентов

Сообщите контрагентам, что используете ЭДО. Если они уже подключены к системе, то сразу смогут начать обмен документами. Если нет, предложите им перейти на ЭДО.

Подключить ЭДО могут разные виды организаций: малый, средний и крупный бизнес, ИП, муниципальные учреждения, государственные организации, самозанятые и т. д.

Документы для подключения

Для подключения ЭДО понадобится получить КЭП на тех сотрудников, которые будут подписывать документы. Оформить электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Она должна соответствовать требованиям закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Документы для получения КЭП:

Полный перечень лучше заранее уточнить в удостоверяющем центре. Список таких центров указан на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.

Также операторы электронного документооборота могут выступать посредниками в получении КЭП, благодаря этому вы сможете подключиться к ЭДО быстрее.

Подключитесь к Контур.Диадоку бесплатно и оцените возможности электронного документооборота

После получения КЭП можно подключиться к оператору ЭДО.

Подробнее о заявлении расскажем дальше.

Заявление на подключение ЭДО

После выбора оператора ЭДО необходимо направить ему заявление о подключении. В Диадоке оно формируется автоматически, то есть искать образец заявления о подключении не понадобится.

Заявление будет создано в момент первой попытки отправить формализованный документ. Дальше представителю организации нужно подтвердить отправку заявления.

После на основе заявления о подключении оператор подготовит информацию для Федеральной налоговой службы, так как налоговые органы необходимо предупредить о переходе организации на ЭДО.

Сколько стоит подключить ЭДО

Подключение, использование сервиса, хранение неограниченного объема документов и получение входящих документов в Диадоке бесплатное. То есть если компании нужно только получать электронные документы, она может бесплатно подключиться к сервису.

Дальше организация выбирает тариф, по которому отправляет оператору ЭДО оплату за отправку документов. Стоимость рассчитывается в пакетах документов на год. Чем больше документов в пакете, тем дешевле выходит отправка одного документа.

На сайте Диадока есть калькулятор, который поможет подобрать оптимальный тариф.

Платной является интеграция с информационными системами организации. Попробовать работу в ЭДО можно с бесплатной веб-версии сервиса. У нее простой интерфейс, а принцип работы напоминает электронную почту. Вам не придется тратить время на долгое обучение. С сертификатом КЭП можно сразу же подключиться и начать обмениваться электронными документами.

Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура, а после подключим компанию к ЭДО

Источник

ЭДО для маркировки: кому обязательно подключиться до конца 2021 года

Если вы подключились к системе маркировки, но подаёте сведения напрямую в систему маркировки, то с нового года придётся перестроиться. С 1 января 2022 года продавцы обуви, одежды и текстиля, шин, духов и фототехники обязаны перейти на электронный документооборот. Рассказываем, что это такое и как с ним работать.

Что такое ЭДО

ЭДО — это система обмена электронными документами. Чтобы отправлять и получать важные документы, нельзя использовать обычную электронную почту — её могут взломать. Для накладных, счетов-фактур, деклараций есть специальные защищённые сервисы. Чтобы работать с ЭДО, нужно подключиться к одному из операторов электронного документооборота.

Зачем ЭДО продавцам товаров с маркировкой

Все, кто работает с маркированными товарами, должны подключиться к ЭДО. Иначе они не смогут принимать товары. Все поступления и возвраты маркированных товаров нужно будет оформлять в электронном виде.

О выставлении счетов-фактур через интернет — в приказе Минфина

С 1 января 2022 года на электронный документооборот обязаны перейти продавцы:

Для остальных категорий товаров, которых касается маркировка, сроков подключения к ЭДО пока нет. Но им в любом случае придётся подключиться, наладить работу с поставщиками и обучить сотрудников работать по-новому. Если у ваших поставщиков другая система ЭДО, нужно будет настроить роуминг — это дополнительное время. Чтобы успеть вовремя и не попасть на штрафы, лучше начать готовиться заранее.

Как подключиться

Как понять, какие товары лучше продаются, а какие — приносят больше прибыли

Шаг 1. Получите электронную подпись. Чтобы подключиться к ЭДО, вам понадобится УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Это флешка, карта памяти или карта с чипом, похожая на банковскую, на которую записан код вашей подписи. Срок действия сертификата нужно продлевать каждый год. Чтобы получить УКЭП, обратитесь в любой из удостоверяющих центров. Если вы зарегистрированы в системе маркировки «Честный знак», УКЭП у вас уже есть.

Шаг 2. Выберите оператора и зарегистрируйтесь на его сайте. Не все операторы электронного документооборота могут работать с маркировкой. Для торговли маркированными товарами оператор должен быть подключен к системе «Честный знак».
Список операторов ЭДО, которые работают с маркировкой

Шаг 3. Получите идентификатор участника ЭДО. Идентификатор — это уникальный код компании или предпринимателя. На один ИНН можно получить только один идентификатор. Его выдаст ваш оператор ЭДО после регистрации.

Шаг 4. Заключите дополнительное соглашение с поставщиком об использовании электронного документа, который называется УПД — универсальный передаточный документ. По закону вы не обязаны это делать, но лучше подписать допсоглашение. Если в договоре указано, что в качестве первичных документов контрагент предоставляет товарную накладную или акт выполненных работ, в допсоглашении нужно прописать использование УПД.

Шаг 5. Чтобы начать работать с контрагентами по ЭДО, отправьте им приглашение или примите приглашения от них.

Если что-то не получается или непонятно, обращайтесь в службу поддержки вашего оператора ЭДО.

Если у вас Эвотор

Установите сервис «Маркировка» и быстро подключите ЭДО на выбор прямо из личного кабинета Эвотора. Мы работаем со всеми основными операторами. ЭДО включён в тариф.

Как работать с маркировкой через ЭДО

Когда к вам на склад или в магазин придёт партия маркированного товара, с ней не будет бумажной накладной. Вместо конверта с документами вы получите УПД. УПД — это два в одном: накладная на товар и счёт-фактура. Он появится в вашем личном кабинете в системе маркировки.

Вот как будет выглядеть приёмка товара:

1. Вы получаете партию товара от поставщика. Весь товар промаркирован. В личном кабинете вас уже будет ждать УПД со списком кодов маркировки.

2. Сверяете коды на товаре и в УПД. Для этого нужно отсканировать код маркировки 2D-сканером. Если всё верно — подтверждаете приёмку.

3. Если коды на товаре и в УПД отличаются — отклоняете поставку или принимаете товар частично и отправляете сообщение поставщику. Поставщик исправит УПД и пришлёт вам повторно.

Обязательно сверяйте коды маркировки на товаре и в УПД, чтобы случайно не принять чужой товар. Если примете не своё, то в систему маркировки попадёт неверная информация, а за это могут оштрафовать. Иллюстрация: «Честный знак»

Обязательно сверяйте коды маркировки на товаре и в УПД, чтобы случайно не принять чужой товар. Если примете не своё, то в систему маркировки попадёт неверная информация, а за это могут оштрафовать. Иллюстрация: «Честный знак»

Если в УПД есть ошибки, обязательно сообщите об этом поставщику и попросите выслать корректирующий документ. Иллюстрация: «Честный знак»

Если в УПД есть ошибки, обязательно сообщите об этом поставщику и попросите выслать корректирующий документ. Иллюстрация: «Честный знак»

Приёмка и отклонение УПД происходят в личном кабинете системы ЭДО. Для этого вам понадобится компьютер и браузер для выхода в интернет.

Используйте сервис «Управление ассортиментом», чтобы вовремя увидеть, какие товары нужно заказать (с маркировкой или без)

Что будет, если не подключить ЭДО

Если вы продаёте маркированные товары, вам в любом случае придётся перейти на электронный документооборот до конца года. 1 января 2022 года передать сведения об обороте в систему маркировки напрямую станет невозможно. Этот способ просто отключат.

Подытожим

1. ЭДО — это электронный документооборот. Перейти на него должны все производители и продавцы маркированных товаров.

2. С 1 января 2022 года продавцы обуви, одежды и текстиля, шин, духов и фототехники обязаны перейти на ЭДО. Подавать сведения об обороте напрямую в систему маркировки станет невозможно. Этот способ просто отключат.

3. Вместе с маркированным товаром вместо бумажно накладной вы будете получать универсальный передаточный документ (УПД) — это сразу накладная и счёт-фактура.

4. В момент приёмки товара сканируйте коды маркировки 2D-сканером и сверяйте с кодами в УПД. Если всё сходится, подтверждайте приёмку, если нет — пишите поставщику, что нужно исправить.

Задайте один или несколько вопросов — ваша бизнес-проблема станет темой для статьи в Жизе.

Источник

Как подключить ЭДО — электронный документооборот: пошаговая инструкция

Система электронного документооборота позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами через интернет. Систему ЭДО организуют операторы — коммерческие компании. Перечень доверенных организаций-операторов можно посмотреть на сайте ФНС. Один из них — СКБ Контур. Система, которую этот оператор предлагает для обмена электронными документами называется Диадок.

Зачем подключаться к ЭДО?

Организации переходят на электронный документооборот, если они хотят:

Зачем нужен оператор ЭДО и как его выбрать?

Некоторые организации не прибегают к услугам операторов ЭДО, полагая, что проще обмениваться электронными документами по обычной электронной почте. Но это не совсем верно. У системы электронного документооборота через операторов ЭДО есть ряд неоспоримых преимуществ:

1. Система ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами. Отправлять документы, подписанные ЭП, можно по e-mail. Но, согласно требованиям Налогового кодекса, обмениваться электронными счетами-фактурами можно только в системе ЭДО. Счета-фактуры, отправленные через оператора и подписанные ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные оригиналы с собственноручной подписью. Их можно отправить в ИФНС по запросу налоговиков или представить в качестве доказательств в суд.

2. Оператор ЭДО гарантирует безопасность документооборота. Передача данных защищена шифрованием, поэтому третьи лица не смогут прочитать документы.

3. Отправитель видит статус переданного документа. Передавая документ по электронной почте, отправитель не знает, что происходит с ним после отправки. Система ЭДО делает документооборот прозрачным. Статус отправленного документа фиксируется; в сервисе видно, когда файл доставлен, получен и подписан.

Подключение к ЭДО: пошаговая инструкция

Итак, вы готовы отказаться от бумаги в пользу электронных технологий. Что нужно сделать для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый: внести изменения в учетную политику. Тот факт, что организация работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в учетной политике. Также см. « Учетная политика организации: образцы на 2021 год, как составить, примеры ».

Шаг второй: составить схему документооборота. Если в компании уже есть устоявшийся порядок работы с документами, менять его не нужно. Операции, которые раньше оформлялись на бумаге, будут переведены в электронный вид. Если регламента нет, его нужно установить: определить, кто работает с документами; какие сотрудники редактируют, согласовывают и подписывают документацию.

Шаг третий: решить, как организовать работу. На основе утвержденной схемы электронного документооборота нужно выбрать подходящее техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой и доступный способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим количеством документов — около 100 исходящих ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет работать с электронными документами в привычном интерфейсе той программы, которую использует организация. Это дает возможность автоматизировать большинство действий.

Контур.Диадок можно интегрировать несколькими способами:

Последние три способа подойдут компаниям с большим числом контрагентов и интенсивным документооборотом.

Шаг четвертый: подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые благодаря предыдущим шагам, окажутся бесполезными. Поэтому необходимо договориться с контрагентами о том, что они будут получать от вас документы только в электронном виде.

Шаг пятый: приобрести электронную подпись. В целях безопасности Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Сертификат квалифицированной электронной подписи выдают удостоверяющие центры (УЦ), которые имеют аккредитацию Минкомсвязи. КЭП нужна всем сотрудникам, которые подписывают документы. Чтобы просматривать файлы, подпись не нужна: можно войти в Диадок по логину и паролю.

Шаг пятый: подать заявление о подключении к электронному документообороту. Небольшие фирмы переходят на ЭДО за одну-две недели. Корпорациям, у которых есть много филиалов, потребуется больше времени: от трех месяцев до года.

С кем можно работать в ЭДО после подключения?

Обмениваться электронными документами можно со своими контрагентами и государственными органами. Если контрагент использует другую систему ЭДО, нужно подключить роуминговое соединение. С его помощью компании, которых обслуживают разные операторы, могут отправлять друг другу электронные документы. В Диадоке есть автоматическая настройка роуминга с большинством операторов электронного документооборота. Если в списке нет оператора, с которым работают ваши контрагенты, его можно подключить отдельно.

Источник