что относится к облачным ресурсам для работы с электронными документами
Что такое облачные документы
Узнайте о преимуществах облачных документов, об их отличиях от Creative Cloud Libraries и от синхронизированных файлов, а также о том, где найти больше информации об их использовании.
Облачные документы — это хранящиеся в облаке файлы, которые можно открывать и редактировать в совместимых приложениях. Использование облачных документов позволяет автоматически обновлять вашу работу на всех устройствах и в любых точках мира.
Работа с облачными документами возможна в следующих приложениях Creative Cloud:
Преимущества облачных документов
Доступ к файлам с разных устройств
Сохраняйте незавершенную работу в облачном документе, чтобы иметь доступ к ней с настольного ПК, ноутбука или iPad. Они будут в облаке, где бы вы ни работали.
Автосохранение файлов
Сохраняйте свою работу в ходе выполнения, используя удобную функцию «Автосохранения». Забудьте о потере несохраненной работы. Вы в любой момент сможете продолжить свою текущую работу с любого устройства.
Доступ к документам из разных приложений
Сохраняйте рисунки как облачные документы в Photoshop, а затем редактируйте их в Adobe Fresco. Или наоборот. Для ваших документов и вашей фантазии нет границ.
Поиск прошлых версий
Просматривайте и открывайте любую версию ваших облачных документов. Автосохранение позволяет иметь доступ к прошлым версиям.
Работа в автономном режиме
Откройте файл на своем устройстве, чтобы позже работать с ним в автономном режиме. Ваша измененная в автономном режиме версия документа будет автоматически синхронизирована после подключения к сети.
Работа без потери качества
Сохраняйте свои документы без малейших искажений. Удобство и качество: вы получите и то, и другое с облачными документами.
Различие между облачными документами и прочими файлами Creative Cloud.
Ваш план подписки на Creative Cloud включает доступ к различным типам хранения информации в облаке — облачным документам, библиотекам, а также синхронизированным файлам Creative Cloud. Различные типы хранения имеют разное применение и обладают различными преимуществами.
Облачные документы
С облачными документами, ваша работа автоматически обновляется вне зависимости от вашего местоположения и сохраняется в облако в фоновом режиме. Общий формат для Photoshop, Photoshop для iPad и Adobe Fresco позволяет легко переключаться между этими приложениями, в то время как облачные документы XD обеспечивают совместную работу в реальном времени. Вы можете управлять своими облачными документами прямо на главном экране своего приложения или же на веб-сайте Creative Cloud.
Библиотеки
Библиотеки позволяют собирать и совместно использовать элементы дизайна — графику, изображения, стили символов, кисти и палитры — характерные для проекта или клиента. Обращайтесь к этим ресурсам через свои любимые приложения Creative Cloud. Библиотеки гарантируют, что все члены вашей команды будут пользоваться одними и теми же элементами дизайна во всех документах и проектах.
Синхронизированные файлы (или файлы Creative Cloud)
Синхронизированные файлы (или файлы Creative Cloud) сохраняются в облаке и доступны с любого устройства, подключенного к Интернету. Все внесенные вами изменения синхронизируются автоматически. Вы можете управлять синхронизированными файлами на веб-сайте Creative Cloud и даже загружать туда другие файлы, связанные с вашим проектом, чтобы все ресурсы находились в одном месте. (Файлы Creative Cloud не поддерживаются в приложениях Adobe Fresco и Adobe Aero.)
Облачные сервисы ЭДО
Облачные СЭД дают возможность вести работу с документами с различных устройств и из любой точки мира при наличии интернета. Это самый удобный способ работы с документами, потому что сотрудник не привязан к конкретному рабочему месту.
Что такое облачные СЭД
Облачные СЭД — современные системы электронного документооборота, представленные в формате интернет-сервиса. Такие системы достаточно гибкие: их можно использовать на разных устройствах и выбирать планы подписок под свои нужды.
Облачные СЭД распространяются по системе SaaS (Software as a Service) — программное обеспечение как сервис. То есть поставщик разрабатывает и управляет интернет-сервисом, предоставляя заказчикам доступ.
Варианты размещения СЭД
СЭД может быть локальным (on-premise) или облачным.
Локальные системы устанавливаются на устройствах компании. Их сильные стороны — скорость доступа, безопасность и возможность индивидуальной настройки.
Облачные системы представлены в виде интернет-сервиса, их отличительными особенностями считают экономичность, скорость внедрения и масштабируемость.
Преимущества облачных систем
Главное преимущество облачных СЭД заключается в экономической эффективности. Этому способствуют:
Система «АстралОнлайн» отвечает всем критерием качества: простой интерфейс, доступ с любого устройства, автоматическая синхронизация с сервисом, роуминг ЭДО.
Кроме того, сервис предоставляет возможность работать с маркировкой, что особенно актуально, учитывая постепенное введение маркировки для различных групп товаров.
Безопасность облачных СЭД
Безопасность — важный критерий при выборе СЭД. Многие компании не переходят на облачные системы по причине жёстких требований к безопасности.
Облачные системы используют дата-центры, поэтому все данные хранятся в них, а не локально у заказчика. Доступ к документам предоставляется через интерфейс интернет-сервиса.
Поставщики облачных систем и владельцы дата-центров гарантируют безопасность, благодаря шифрованию данных и защите от их потери. Поставщик заключает с заказчиком соглашение об уровне обслуживания, частью которого является безопасность работы в предложенном сервисе.
В большинстве случаев вероятность выхода из строя техники, расположенной в дата-центре значительно ниже, нежели у техники, расположенной в офисе или дома. Такое оборудование защищено от скачков напряжения, внешнего воздействия и перегрева. Если всё же случается непредвиденный случай, то данные всё равно защищены, так как на них установлены системы автоматического копирования.
Доступ к данным имеют только владельцы аккаунтов и единственной причиной их утечки являются простые логины и пароли, незащищённое соединение и подключение к сервису с неизвестных устройств.
Как вести бизнес через облачные сервисы
Облачные сервисы — это онлайн-программы и другие инструменты, которые помогают удаленно управлять бизнес-процессами. За счет «облаков» компании могут автоматизировать работу, сэкономить и лучше защитить свои данные
Дарья Кугакова
Руководитель отдела маркетинга RocketSales
Что такое облачные сервисы
Облачные сервисы, или «облака», — это сеть мощных компьютеров — серверов, которые позволяют клиентам пользоваться своими ресурсами через интернет: хранить файлы и обмениваться ими, работать в онлайн-офисах, производить вычисления.
В узком смысле облачные сервисы — это онлайн-программы, которые помогают организовать удаленную работу и решать бизнес-задачи. Сотрудники получают доступ к общей базе данных из любой точки мира и могут управлять проектами. Каждый работник видит результат в реальном времени, может вносить комментарии, правки и выполнять персональные или совместные задачи. Пример облачного сервиса — Google Документы.
Облачные сервисы приходят на смену классическим «коробочным» офлайн-программам, которые устанавливают на отдельные компьютеры. Пример «коробки» — Microsoft Office.
Облачная сеть состоит из узлов хранения информации, которые называются дата-центрами. Это целые здания, заполненные огромными шкафами с серверным оборудованием. Они расположены по всему миру и связаны через интернет. Строят и обслуживают оборудование облачные провайдеры. Они же распределяют ресурсы «железных» серверов на отдельные виртуальные машины и сдают их в аренду.
Пользователи подключаются к облачным серверам через интернет и через них отправляют и получают информацию, используют программы и другие онлайн-инструменты для работы.
Кому полезны облачные сервисы
Облачные сервисы подходят для любого бизнеса — от ИП без сотрудников и стартапов до госструктур и международных корпораций.
Во время пандемии многим компаниям пришлось перейти на удаленный формат работы и использовать для этого облака.
Огромное и сложное производство работало на классических офлайн-программах. Когда началась пандемия, компьютеры остались в офисах. Сотрудники не имели к ним доступа, и работу парализовало на несколько дней. Спасти ситуацию помогло быстрое внедрение облачных программ с удаленным доступом.
Обратный пример — компании, которые уже несколько лет пользуются «облаками». Во время локдауна их сотрудники перешли на удаленку за один день, и рабочий процесс не пострадал.
За счет «облаков» компании могут автоматизировать работу и получать больше прибыли. Вот примеры того, в чем могут помочь облачные сервисы.
Настройка бизнес-процессов. Через CRM-систему менеджер получает заявку, запрашивает информацию на складе, заказывает в бухгалтерии счет и отправляет его клиенту.
Внутренняя и внешняя отчетность. Руководитель ведет учет времени и показателей работы, юристы хранят и согласовывают документы, бухгалтеры выставляют счета и отправляют налоговые декларации.
Учет товаров. Кладовщики контролируют продукцию на складе и отправляют данные менеджерам.
Коммуникация в команде. Сотрудники общаются через платформу управления проектами, корпоративную почту, мессенджеры и видеосвязь, совместно работают над документами, назначают встречи через корпоративный календарь.
«Облака» дают компаниям возможность сконцентрироваться на бизнес-процессах, а решение технических задач по настройке и поддержке офисных программ передать внешним специалистам и оплачивать по подписке.
Какие бывают облачные сервисы
Есть три типа облачных сервисов:
Частное облако принадлежит одной компании и работает на ее оборудовании. Им пользуются только сотрудники. Вся информация остается внутри, ее проще контролировать и защищать. Но частное облако могут позволить себе только крупные компании, потому что оно дорогое в использовании: нужно покупать или арендовать оборудование, самим обслуживать и администрировать его.
Публичное облако содержит и обслуживает провайдер, который сдает разным клиентам вычислительные мощности в аренду. Бизнес может закупить ровно столько ресурсов, сколько нужно для работы и хранения файлов. Это удобно и выгодно. Когда мы говорим об использовании облачных сервисов, мы чаще всего имеем в виду именно публичные облака.
Гибридное облако — когда часть работы находится в публичном облаке, а другая — в частном облаке или вообще на физических носителях. Такое бывает, например, в процессе постепенного перехода компании от традиционной инфраструктуры к облачной.
Какие задачи могут решать облачные сервисы
Глобально есть три самых популярных вида услуг, которые предоставляют облачные сервисы:
IaaS — инфраструктура как услуга, когда бизнес арендует виртуальные вычислительные ресурсы и хранилища. Например, клиент может пользоваться виртуальным компьютером на MacOS со своего Windows-устройства, чтобы использовать программы, которые есть только для Мака. При этом поддержкой и обслуживанием «железа» занимается провайдер.
PaaS — платформа как услуга. Прежде всего, это продукты для разработчиков, например программы для создания и тестирования приложений, виртуальные базы данных, системы машинного обучения и обработки больших данных.
SaaS — программное обеспечение как услуга — это готовые к использованию приложения и сервисы, не требующие установки, обслуживания и обновления со стороны пользователя. Примеры: amoCRM, Asana, Google Drive.
Для большинства бизнесов пригодятся именно SaaS — решения, потому что основная аудитория IaaS и PaaS — это системные администраторы и разработчики, а не конечные пользователи вроде менеджеров.
Облачные программы для бизнеса, которые упростят работу
CRM-система amoCRM — помогает выстраивать и контролировать поэтапную работу компании, ставить задачи менеджерам, отслеживать взаимодействия с клиентами, проводить аналитику продаж.
Платформа для управления проектами Asana — помогает распределять задачи и контролировать их выполнение, комментировать и обсуждать действия по проекту.
IP-телефония Sipuni — помогает назначить колл-центру единый многоканальный номер, записывать и анализировать разговоры, вести статистику, связать звонки с общей CRM-системой.
Пакет офисных программ Google Workspace — позволяет совместно использовать документы и другие файлы, объединить почту, календарь и другие сервисы Google в единую систему.
Тайм-трекер Time Doctor — помогает следить за рабочим временем сотрудников на удаленке, если у них оплата по часам.Интеллектуальные карты Miro и MindNode — помогают создавать прототипы, проводить креативные мозговые штурмы, рисовать схемы и шаблоны.
Графические редакторы Figma, Sketch — для дизайна, создания и обработки изображений.
Мессенджеры Skype, Zoom, Slack, Telegram, WhatsApp — для общения и переписки.
Конструкторы Tilda, WebFlow и Readymag — для создания сайтов.
Все эти программы доступны по подписке и не требуют сложного внедрения или разработки.
Зачем переходить на облачные системы
У облачных сервисов по сравнению с «коробочными» тяжело найти недостатки. У них много преимуществ:
Сборка и настройка под задачи клиента. Универсальных облачных решений нет, каждый бизнес может попробовать и сравнить разные сервисы и выбрать те, что ему больше подходят. Подключить нужные услуги и отключить ненужные можно за несколько кликов. Когда компания выберет свой набор инструментов, их можно связать в единую систему и настроить под свои нужды. Раньше интеграция могла стоить несколько миллионов рублей, но сейчас есть сервисы типа Zapier, которые помогают интегрировать что угодно быстро и недорого.
Есть виджет, который интегрирует CRM-систему с Google Диском. Менеджер может за пару кликов создать по шаблону папку клиента, заполнить ее нужными документами и отправить ссылку на нее через мессенджер — все это внутри одного окна CRM.
Постоянные улучшения. Один из главных плюсов облаков в том, что профессиональные и довольно дорогие команды аналитиков, программистов, тестировщиков и менеджеров каждый день работают над улучшением функций и удобства использования своих сервисов. Разработчики платформ думают наперед и собирают обратную связь. Даже если сейчас в наборе функций не хватает, с большой вероятностью это скоро появится.
Компании не хватало некоторых возможностей таск-менеджера Asana, и она попросила своих программистов дописать эти функции. А через пару месяцев разработчики Asana сами добавили их в очередном обновлении.
«Коробочные» сервисы, наоборот, неповоротливые, реже обновляются и хуже интегрируются между собой.
Удаленный доступ. Работать с облачными сервисами можно из любого места, где есть стабильный скоростной интернет. Несколько сотрудников могут одновременно вести задачу и видеть изменения в онлайн-режиме.
«Коробочные» программы доступны только с конкретного устройства — если сотрудник не может приехать в офис, он не сможет выполнить работу.
Экономичность. Может показаться, что пользоваться облачными сервисами дорого — нужно постоянно платить за подписку, когда коробочное решение купил — и пользуешься. Но если сравнить стоимость покупки и обслуживания «коробочных» программ с общей суммой расходов на подписку на облака — разница чаще не в пользу офлайн-решений.
«Коробочные» программы сами по себе стоят дорого, ведь вроде бы они покупаются раз и навсегда. Но в реальности их обычно нужно дорабатывать, и для этого приходится привлекать разработчиков и оплачивать их работу. Часто базовые программы не приспособлены для внедрения виджетов и сторонних обновлений — интеграции требуют много времени, а значит, много расходов на оплату часов работы программистов.
Ну и главное, на чем экономит бизнес. Провайдер покупает дорогостоящее оборудование и обслуживает его, а клиент платит только за фактическое использование виртуальных машин. Бизнесу не нужно покупать лицензии на программы, дополнительно нанимать системных администраторов и разработчиков — он платит только за ресурсы, которыми пользуется. А когда перестает пользоваться — перестает платить.
Безопасность облачных сервисов: а вдруг все удалится?
О безопасности мы решили написать отдельно: с одной стороны, это главное опасение пользователей, а с другой — еще одно преимущество облаков.
Есть мнение, что коробочные сервисы надежнее: в интернете могут украсть базу, а «коробка» установлена в компьютере, и никто туда не доберется. В реальности это не совсем так. Рассмотрим две угрозы безопасности — внешнюю и внутреннюю.
Защита облаков от внешних угроз. Провайдеры вкладывают огромные деньги в безопасность, потому что они не могут рисковать своей репутацией. Когда бизнес подключается к облачному сервису, ему гарантируют защиту и конфиденциальность информации.
Дата-центры и серверы облаков защищены от несанкционированного проникновения, перегрева, пожара и других угроз. Администраторы регулярно тестируют и обновляют оборудование, чтобы оно работало исправно и данные пользователей не пострадали.
Специалисты в области информационной безопасности постоянно проверяют систему на уязвимости и обновляют защиту с использованием эффективных и дорогостоящих технологий шифрования данных.
Небольшие компании не могут тратить столько денег на безопасность, поэтому облачная инфраструктура защищена лучше, чем данные на компьютерах в офисе.
Защита внутри компании. Облачные программы можно настроить так, что сотрудники будут видеть только те сделки и тех клиентов, с которыми они работают. Для этого есть специальные виджеты. Это повысит безопасность клиентской базы и снизит вероятность утечки информации через недобросовестного менеджера.
С помощью CRM-системы можно равномерно распределять самых платежеспособных клиентов между менеджерами, чтобы все випы не попадали к одному сотруднику, который может их увести за собой в случае увольнения.
В наборе программ Google Workspace можно за несколько кликов дать сотруднику все нужные права и доступы, например к гугл-диску и документам, и так же легко разом их закрыть, если сотрудник уволился или вызывает подозрения.
Когда бизнес ведет учет в Excel, Word, Блокноте и других подобных программах, настраивать и ограничивать доступ сотрудников сложно, а заметить кражу данных практически невозможно.
Как перейти на облачные сервисы
Переход к облачным сервисам можно разделить на несколько этапов:
Анализ и аудит. Начинать нужно с аудита и аналитики бизнес-процессов. Можно провести их самостоятельно, но лучше обратиться к профессионалам, которые знают, что нужно делать. Бизнес-аналитики и технические специалисты помогут определить, для чего стоит использовать облака, каких целей можно будет достичь, с чего стоит начинать.
Специалисты изучат бизнес-процессы, пообщаются с сотрудниками, которые будут пользоваться программами, выявят недостатки, которые мешают развитию, и на основании этого выстроят архитектуру. Начинать нужно с того, что больше всего болит, от чего компания теряет клиентов и прибыль.
Если компания пока маленькая, можно провести такой аудит самостоятельно: разложить бизнес-процессы на этапы. Для этого разберитесь:
Таких вопросов может быть гораздо больше в зависимости от сложности и специфики вашего бизнеса. Когда вы построите последовательную схему процесса, вы поймете, какие облачные сервисы могут быть вам полезны для автоматизации работы.
Выбор провайдера и специалистов по внедрению. Крупному бизнесу, использующему облачные серверы, нужен провайдер. При выборе провайдера наиболее важны три фактора: хорошая репутация, большой набор услуг и географическая близость дата-центров к целевым рынкам заказчика — это влияет на скорость работы сервисов. Например, если вы ведете бизнес в России, тяжелая база данных будет быстрее перегоняться через российские серверы, чем через американские или индийские.
Чтобы выбрать специалистов по внедрению облачных сервисов, нужно изучить их кейсы, отзывы, цены, провести переговоры и узнать о специализации исполнителя: например, лучше разрабатывает программы и виджеты, а — непосредственно внедряет решения.
Если у вас небольшой бизнес и нужно подключить всего пару облачных программ, это можно сделать своими силами или через службу поддержки самих сервисов. Например, у разработчиков ПО для магазинов цветов «Посифлора» есть отдел внедрения, который помогает клиентам разобраться в программе и правильно ее настроить.
Внедрение и обучение сотрудников. Обычно набор облачных сервисов базируется на CRM-системе, которая помогает вести продажи на всех этапах и строить долгосрочные отношения с клиентами. Она делает работу структурированной и регламентированной, позволяет учитывать все потребности и нюансы.
Клиент оставил заявку — менеджер сразу видит уведомление и берет в работу, связывается с заказчиком и последовательно двигает задачу по этапам воронки продаж. Система сама подсказывает, что делать дальше: например, «Позвоните клиенту и выявите потребность».
Важно показать сотрудникам, как облачные сервисы делают их работу проще и комфортнее. Для этого нужно разобраться в программах и научить всех правильно ими пользоваться. В таком случае сотрудники будут не просто отмечаться ради регламента, а реально пользоваться системой.
Настройка, оптимизация, интеграция. После внедрения программ нужно настроить систему работы облачных сервисов, которая будет учитывать особенности компании. Например, можно интегрировать виджет для учета рабочего времени сотрудников с платформой по управлению проектами. Настроить автоматическую отправку записей разговоров с клиентами в облачное хранилище, подключить рассылку для клиентов о степени готовности заказа через мессенджеры.
Доработка программы под задачи бизнеса. Облачную инфраструктуру нужно постоянно корректировать под текущие задачи. Например, если у компании меняется бизнес-процесс продаж, его нужно перестроить и в CRM-системе. То есть мало один раз внедрить сервис, нужно его сопровождать. Сопровождением систем занимаются те же компании, что и их внедрением.
Облачные сервисы в помощь при работе с документами
Все свои файлы я храню в облаке, никогда не путаюсь с версиями документов и всегда имею доступ с любого устройства. В этой статье расскажу, как облачные сервисы облегчают мне жизнь.
Как поддерживать актуальность файлов на всех устройствах и легко ими делиться
Раньше для передачи файлов я использовал флешку или прикреплял их к письму. На флешке накапливалось много всего, и я не всегда знал, есть ли дубликат на жёстком диске или удалять нельзя. Возникала путаница. А если прикреплять большие файлы к письму, то можно поставить получателя в затруднительное положение: не известно когда и с каким Интернетом он откроет письмо. Некоторые почтовые клиенты загружают прикреплённые файлы без предупреждения и могут использовать весь мобильный трафик. К тому же прикреплять файлы любого размера становится дурным тоном.
Облачные сервисы позволяют поделиться файлом при помощи ссылки. Я так делаю, даже если человек сидит в соседнем кабинете. Это экономит время, избавляет от ненужных дубликатов, решает проблему несовместимости дисковых форматов между MacOS и Windows.
Чтобы делиться файлами и папками при помощи ссылок и иметь одинаковый набор на всех устройствах, я использую сервис Dropbox, который хранит папки и файлы одновременно у себя на сервере и на всех моих устройствах, мгновенно синхронизируя любые изменения.
Папка и файлы Dropbox в Finder
С виду папка и файлы Dropbox ничем не отличаются от других. И с ними можно так же работать: копировать, удалять, перемещать, переименовывать. Но если вы кликните правой кнопкой, то в контекстном меню увидите дополнительные пункты:
Контекстное меню файла в Dropbox
Поделиться. Можно дать доступ другим пользователям или группам Dropbox:
Управление доступом. Идентично предыдущему пункту, но только приложение перенаправит вас в аккаунт Dropbox, где вы сможете настроить права доступа.
Копировать ссылку Dropbox. Самый лёгкий способ поделиться файлом или папкой. Приложение копирует ссылку в буфер обмена и вы можете делиться ей с другими людьми. Вместо того чтобы прикреплять в письма или сообщения тяжёлые файлы, я всегда отправляю ссылку, по которой получатель скачает файл, когда ему будет удобно.
Просмотреть на Dropbox.com. Перенаправляет вас в аккаунт Dropbox в браузере.
Журнал версий. Dropbox хранит версии файла. Если вы вдруг сохранили изменения и не можете их откатить, воспользуйтесь журналом, чтобы найти версию файла с нужным содержимым.
Просмотреть комментарии. Каждый, с кем вы поделитесь файлом Dropbox, сможет оставить к нему комментарий.
Как совместно работать над одним документом
Я много работаю с текстовыми документами, таблицами и презентациями. В большинстве случаев проверяю чужие работы или мою работу должен проверить кто-то другой. Для этого пользуюсь сервисом Google Drive. Этот сервис можно использовать так же, как и Dropbox, но мне удобнее разграничивать: в Dropbox храню неизменяемые файлы, в Google Drive — редактируемые документы.
Для работы с Google Drive нужен аккаунт Google. Чтобы другие могли одновременно работать с вашими документами, им не обязательно иметь такой аккаунт, но тогда вы не будете знать, кто оставлял комментарии или вносил правки. Покажу работу с сервисом на примере текстовых документов.
Как и в случае с Dropbox, у Google Drive есть приложение, установив которое, вы получаете все файлы на свой жёсткий диск и контекстное меню в проводнике:
Контекстное меню Google Drive
Если дважды кликнуть по файлам Google Drive, приложение откроет его в браузере и вы сможете работать с документом. Но создать документ, таблицу или презентацию можно только в браузере:
Для тех, кто знаком с текстовыми редакторами типа Word или Pages, интерфейс гугл-документов будет понятен:
В верхнем правом углу мы видим аватар аккаунта, кнопки «Настройки доступа» и комментарии к документу. Сами комментарии показываются справа, а прокомментированные места выделяются жёлтым маркером. Чтобы оставить комментарий, надо просто выделить в тексте необходимый фрагмент и кликнуть иконку, которая появится справа.
С документами Google могут работать одновременно несколько человек. Все подключённые показываются рядом с настройками доступа, а их работа — курсором особого цвета в тексте:
Я зашёл в документ по ссылке в другом браузере в режиме инкогнито и вижу, что сейчас этот же документ открыт мной в другом браузере: на панели доступа видна моя аватарка, обведённая розовой каймой, а в тексте виден курсор того же цвета. Если на курсор навести указатель мыши, то высветится имя пользователя
Работать с гугл-файлами можно в любом современном браузере. А чтобы работать офлайн, надо установить Google Chrome и сделать его браузером по умолчанию. В таком случае при двойном клике по гугл-файлу он будет открываться в Chrome даже без Интернета, а при подключении к сети синхронизировать все изменения.
Просматривать, комментировать или редактировать ваши файлы могут даже те, кто не имеет аккаунта Google, если открыть доступ по ссылке:
Если вы хотите, чтобы доступ к файлу имели только конкретные люди, у них должен быть аккаунт Google и вам надо установить доступ по адресу аккаунта:
Работа с гугл-файлами бесплатна и доступна с любого компьютера. Документ, таблицу, презентацию или рисунок можно скачать в распространённых для этого типа форматах. Вы всегда имеете один файл, даже когда над ним работает много человек. У вас нет путаницы в версиях файла и заметно экономится дисковое пространство.