Что означает дмн в номенклатуре дел
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ муниципального образовательного учреждения среднего общеобразовательного учреждения и методические рекомендации по ее применению
Примерная номенклатура дел муниципального общеобразовательного учреждения (далее – учреждение) является методической основой для рационального построения делопроизводства, разработана с целью приведения состава документов учреждений к единообразию и предназначена для использования при составлении их индивидуальных (конкретных) номенклатур дел.
Примерная номенклатура дел разработана в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций (М., 2002), Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000), Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы просвещения (М., 1989), Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (М., 1989), а также Методических рекомендаций по разработке примерных номенклатур дел (М, 2005) и Примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, составленной И.В. Боднарь, опубликованной в информационно-методическом бюллетене № 42 комитета по делам архивов Пермской области в 2001 году. В соответствии с письмом министерства образования Пермского края от 12 декабря 2006 года № 26/01-20/1118 «О порядке ведения личных дел педагогов и сотрудников образовательных учреждений» для наличия точной, полной и объективной информации о сотруднике необходимо вести в каждом учреждении личное дело, независимо от занимаемой должности, с учетом статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации и Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Примерная номенклатура дел построена по функциональному принципу, внутри разделов документы располагаются по их значимости. Следует учесть, что в примерной номенклатуре не отражена музейная часть, но при наличии ее в учреждении она должна быть отражена в индивидуальной номенклатуре дел.
Примерная номенклатура дел может быть использована при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел.
При составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел следует:
-определить принцип построения индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел – функциональный или структурный (в соответствии со штатным расписанием учреждения);
-выбрать из примерной номенклатуры дел заголовки тех дел, которые фактически заведены или предполагается завести в делопроизводстве учреждения;
-уточнить и конкретизировать заголовки дел, переносимые из примерной номенклатуры дел в индивидуальную;
-дополнить индивидуальную номенклатуру дел заголовками дел, не предусмотренных примерной номенклатурой.
Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения дел снижать не допускается. Для дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения устанавливаются в соответствии с перечнями или по согласованию с муниципальным архивом путем определения исторической, научной или практической ценности документов специалистами экспертной комиссии учреждения. Учреждения, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, хранят документы постоянного срока хранения (указанных в графе «Срок хранения и № статей по Перечню» в примерной номенклатуре) – 10 лет.
Форма индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел унифицирована, приведена в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002).
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры. Цифры разделяются друг от друга тире. Индексы, проставленные в примерной номенклатуре дел, не обязательны для применения в индивидуальной (конкретной) номенклатуре.
В отличие от примерной номенклатуры в индивидуальной (конкретной) номенклатуре дел обязательна для заведения графа «Количество дел, томов, частей», которая заполняется по завершении каждого делопроизводственного года. По ее итогам оформляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в истекшем году, имеющая также унифицированную форму. Итоговая запись оформляется в двух экземплярах, один из которых направляется в муниципальный архив. Графа «Примечания» также обязательна – в ней указываются комментарии или уточнения о месте хранения и о сроках хранения дел. Например, примечания «после истечения срока действия договора», «после замены новыми» и т.д. указывают, что исчисление срока осуществляется с определенного момента
При указании сроков хранения дел часто используются такие отметки как «ЭПК» и «ДМН», которые обозначают:
ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) – отдельные документы в деле могут иметь научную или историческую ценность. Решение о продлении сроков хранения или уничтожении документов с отметкой «ЭПК» принимают ЭПК архивных органов или ЭК учреждений.
ДМН (до минования надобности) – документы имеют только практическое значение, срок хранения которых определяется самим учреждением, но не может быть менее 1-го года.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год специалистом, ответственным за организацию делопроизводства. Номенклатура согласовывается с ЭК учреждения, а затем с ЭПМК агентства по делам архивов Пермского края (для учреждений – источников комплектования муниципального архива), утверждается руководителем организации.
Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?
Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов
Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.
Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.
Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.
ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).
Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.
ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.
Структура номенклатуры дел компании
Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:
Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.
Документы канцелярии: как долго их придется хранить
В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.
Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Коллективный договор ООО «Вираж»
Присланные для сведения — до минования надобности
Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»
После замены новыми
Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности
Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности
Протоколы совещаний у руководителя
Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
Структурных подразделений — 3 года
Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.
После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.
Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения
Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.
Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.
Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Личные дела работников
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Графики предоставления отпусков
Списки лиц, подлежащих воинскому учету
Списки работников, ушедших на пенсию
Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины
Журнал регистрации трудовых договоров
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.
Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.
Например:
Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения
Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.
Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
03. Труд и заработная плата
Положение об оплате труда и премировании
Постоянно или 5 лет после замены новыми
Лицевые счета по заработной плате работников
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Заявления о выплате материальной помощи
Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Листки нетрудоспособности сотрудников
Исполнительные листы работников ООО «Вираж»
5 лет после исполнения
Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.
Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:
Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов
Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 5 лет:
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
04. Налоговый учет и декларирование
Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»
5 лет после замены новыми
Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
до минования надобности
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения
5 лет (до 18.02.2020 было 4 года)
Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Декларации (расчеты) по всем видам налогов
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом
Справки о доходах и суммах налога физлиц
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Как долго хранить документы по страхвзносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.
С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.
Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».
Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов
Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?
ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.
Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).
Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.
Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.
Сроки хранения бухгалтерской документации
Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:
Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
В деятельности организаций образуются документы, которые имеют различные сроки хранения: постоянный, долговременный (свыше 10 лет) и временный (до 10 лет включительно). Срок хранения документа зависит от того, насколько важна информация, содержащаяся в нем.
Сроки хранения определяются по перечням документов со сроками хранения.
Различают два вида перечней: типовые и ведомственные.
Типовые перечни содержат документы, типичные для всех организаций.
Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций определенной отрасли.
Перечни используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения.
Перечни используются также при составлении номенклатур дел и формирования документов в дела.
Типовые перечни и их применение
В настоящее время действует два типовых перечня:
Сроки хранения документов, указанные в перечнях, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в архивные учреждения или нет.
Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения по перечням следующим образом.
Государственные, муниципальные организации хранят документы не менее 10 лет, после чего организация сама принимает решение о необходимости их дальнейшего хранения или уничтожения. Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением.
В случае ликвидации организации документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, 45 лет, в упорядоченном состоянии передаются в государственные или муниципальные архивы, как правило, расположенные по месту нахождения организации.
При отборе документов на дальнейшее хранение или уничтожение по заголовку дела следует найти соответствующую статью перечня, провести полистный просмотр документов дела, с тем чтобы определить дальнейшую судьбу этих документов: хранить их или уничтожить. Уничтожать документы по заголовкам, указанным на обложках дел, не допускается, т.к. заголовок дела не всегда соответствует содержанию документов или же не полностью раскрывает его.
Отметка «ЭПК», проставленная в перечне к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.
Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.
Обратите внимание
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2003 г., срок хранения которого 5 лет, должно быть уничтожено в 2009 г. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше. Так, нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 г., срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2008 г., оно может быть уничтожено только 1 января 2009 года.
Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. В случае если срок хранения документов по перечню истек, а практическая надобность в них не отпала, организация сама решает, когда следует уничтожить документы.
При определении сроков хранения документов по перечню особое внимание следует обратить на графу «Примечание» перечня, так как указанные в ней сноски и примечания содержат пояснения о применении соответствующей статьи перечня, а значит, и об определении срока хранения тех или иных документов. Приведем примеры.
Следует также обратить внимание на такое примечание, как «После замены новыми» (ст. 10б, 13б Перечня 2000 и др.). К отдельным документам, имеющим в Перечне срок хранения «До минования надобности», в графе «Примечание» указывается «Не менее 5 лет» (ст. 162, 165 Перечня 2000).
К перечням прилагаются указатели видов и разновидностей документов, расположенных в алфавитном порядке. Напротив каждого вида, разновидности проставляется статья перечня. Указатель значительно облегчает поиск нужного документа и определение его срока хранения.
Структура Перечня 2000
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации независимо от формы собственности.
Перечень состоит из следующих разделов и подразделов:
1.Организация системы управления
1.1. Распорядительная деятельность
1.2. Организационные основы управления
1.4. Правовое обеспечение деятельности
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
2.Планирование деятельности
2.2. Текущее планирование
3.Финансирование деятельности
3.1. Финансирование, кредитование
4.Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
4.2. Статистический учет и отчетность
5.Экономические, научные, культурные связи
5.1. Организация связей
5.2. Осуществление связей
6.Информационное обслуживание
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
6.2. Распространение информации (реклама)
7.Трудовые отношения
7.2. Организация труда
7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
8.Кадровое обеспечение
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
8.2. Установление квалификации работников
8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников
9.Материально-техническое обеспечение деятельности
9.1. Снабжение деятельности
9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей
10. Административно-хозяйственные вопросы
10.1 Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
11. Социально-бытовые вопросы
11.1. Социальное страхование
11.2. Жилищно-бытовые вопросы
11.3. Организация досуга
12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
12.1. Организация деятельности
12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
Документы в разделах и подразделах Перечня 2000 расположены по степени значимости вопросов, содержащихся в документах, и видов документов в логической последовательности.
Статьям в Перечне присвоена единая сквозная (валовая) нумерация.
Структура Перечня 2007
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения имеет другую схему построения. Перечень 2007 состоит из следующих разделов:
1. Научно-исследовательская деятельность
2. Разработка технологических процессов
3. Конструирование изделий промышленного производства
4. Проектирование объектов недвижимости
5. Разработка, учет и охрана объектов интеллектуальной собственности
6. Учет и мониторинг природных ресурсов
7. Строительство, реконструкция, реставрация и ремонт объектов недвижимости
9. Технический надзор за промышленной безопасностью производственных объектов и установок
10. Качество и безопасность продукции
11. Техническая регламентация, сертификация, метрологическое обеспечение производства
12. Охрана окружающей природной среды
13. Автоматизированные системы
Сроки хранения типовых архивных документов указаны по четырем звеньям (группам) организаций.
В первом звене (графа 3) представлены организации, утверждающие (или согласовывающие) документы. При этом для организаций, согласовывающих документы, в разделах 1–3, 5–8, 10–13 (звено 1/графа 3) установлен в основном срок хранения «До минования надобности»; сроки хранения для согласовывающих организаций по разделам 4 и 9 (звено 1/графа 3) установлены в примечаниях (графа 7).
Во втором звене (графа 4) представлены организации-разработчики (авторы документов), функциями которых являются проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.
В третьем звене (графа 5) представлены организации-заказчики.
В четвертом звене (графа 6) представлены эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов, станций контроля, наблюдений, измерений и т.п.), изначально не являвшиеся заказчиками документации.
Ведомственные перечни
Из ведомственных перечней, разработанных в последнее время, следует отметить перечни Центробанка России, Минфина России, Министерства по налогам и сборам Российской Федерации и др.