Что означает дзн в номенклатуре дел

Что означает дзн в номенклатуре дел

Какой срок хранения обозначает отметка «ДМН» («до минования надобности») в номенклатуре дел организации?

Отметка «до минования надобности» («ДМН») означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет. Такой срок определяется организацией или ее структурным подразделением самостоятельно, но не может быть менее одного года.
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы (пп. 94 п. 3.1 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, п. 3.2.5.1 Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33) (далее — ГСДОУ)).
Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года (п. 3.2.5.5 ГСДОУ).
Номенклатура дел организации составляется по установленной форме (п. 4.18 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, Приложение N 25 к Правилам).
Срок хранения дела указывается в графе 4 формы номенклатуры дел.
При заполнении этой графы нужно руководствоваться Перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее — Перечень N 236) (п. 3.2.5.3 ГСДОУ, ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
В отношении ряда документов в Перечне N 236 указан срок хранения «до минования надобности» («ДМН»). Это означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет.
Срок хранения «ДМН» определяется организацией или ее структурным подразделением самостоятельно, но не может быть менее одного года (сноска 1 к Перечню N 236, п. 4.6 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Как правило, срок хранения «ДМН» устанавливается документом, присланным для сведения (справки, доклады, заключения, планы, программы, сводки, предложения, документы совещаний, деловых встреч, финансово-экономические и конъюнктурные обзоры, аналитические таблицы, отчеты, переписка и т.д.).

Источник

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Коллективный договор ООО «Вираж»

Присланные для сведения — до минования надобности

Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»

После замены новыми

Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности

Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности

Протоколы совещаний у руководителя

Протоколы оперативных совещаний — 5 лет

Структурных подразделений — 3 года

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Личные дела работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Графики предоставления отпусков

Списки лиц, подлежащих воинскому учету

Списки работников, ушедших на пенсию

Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины

Журнал регистрации трудовых договоров

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

03. Труд и заработная плата

Положение об оплате труда и премировании

Постоянно или 5 лет после замены новыми

Лицевые счета по заработной плате работников

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Заявления о выплате материальной помощи

Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.

Листки нетрудоспособности сотрудников

Исполнительные листы работников ООО «Вираж»

5 лет после исполнения

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 5 лет:

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

04. Налоговый учет и декларирование

Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»

5 лет после замены новыми

Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе

до минования надобности

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения

5 лет (до 18.02.2020 было 4 года)

Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по налогу на доходы физических лиц

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Декларации (расчеты) по всем видам налогов

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Справки о доходах и суммах налога физлиц

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;

75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Как долго хранить документы по страхвзносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Источник

Что означает дзн в номенклатуре дел

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

Типовые и примерные номенклатуры дел:

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

Номенклатуры дел организации (сводные), классификаторы дел и документов:

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

Табель форм документов, применяемых в организации:

а) по месту составления

б) в других организациях

Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения

(1) После утверждения

Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

(1) После снятия с контроля

Списки адресов обязательной рассылки документов

(1) После замены новыми

Переписка о нарушении правил пересылки документов

Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности

Планы мероприятий по охране коммерческой тайны в организации

(1) После замены новыми

Документы (списки, заявки, заключения) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации

(1) После снятия с учета

Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной и коммерческой тайны)

(1) После снятия грифа ограничения доступа к сведениям

Целевые программы, концепции информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним

Паспорта информатизации организации

Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий

Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой

Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

Договоры о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении автоматизированных систем и программных продуктов

(1) После истечения срока действия договора

Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения

Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств

Программные продукты (комплексы)

Распорядительная и эксплуатационно-техническая документация (инструкции, руководства и др.) обслуживающему персоналу и пользователям информации по защите информации:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

Базы данных информационных систем

В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу

Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к сети

(1) После замены новыми

Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

Договоры, соглашения об информационном обмене

(1) После истечения срока действия договора, соглашения

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о состоянии защиты информации в организации

Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники

Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации

(1) После замены новыми

Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию

Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и машинных носителей с ключевой информацией

Перечни работ по резервному копированию информации

Журналы учета машинных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией

Журналы поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов

Сертификаты ключа подписи

(1) В форме электронного документа хранятся не менее 5 л. после исключения из реестра сертификатов ключей подписей

Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и др.) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи

(1) После аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности

Единый государственный реестр сертификатов ключей подписи

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения

Реестры сертификатов ключей подписи удостоверяющего центра

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Регламенты работы (взаимодействия) удостоверяющих центров:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Договоры между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о сертификатах ключа подписи

Реестры должностных лиц, которым выдаются сертификаты ключа подписи

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Заявления на подтверждение электронной цифровой подписи в электронном документе и электронной цифровой подписи уполномоченного лица, уполномоченного удостоверяющего центра

Соглашения между участниками корпоративной информационной системы о порядке ведения, хранения и аннулирования сертификата ключа подписи

Акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи

Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи

Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета

(1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации

а) постоянного хранения (утвержденные)

б) по личному составу

в) временного хранения

(ЭК) сводного годового раздела описи

(3) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации

(4) После уничтожения дел

(1) После замены новыми

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства (1)

(2) После истечения срока действия договора

Заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой организации; ликвидируемой организации

Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела

Отчеты, справки об объеме документооборота в организации

Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:

(1) Хранятся в организации. Подлежат приему в

а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности

государственный, муниципальный архив, если могут

б) распорядительных документов по личному составу (2)

быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности

г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью

д) контроля исполнения документов

е) обращений граждан

ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры

з) фотофонодокументов, видеодокументов

и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов

Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:

(1) После возвращения всех дел

а) приема посетителей

б) рассылки документов

в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях

г) бланков строгой отчетности

д) машинописных, компьютерных, копировальных работ

е) выдачи дел во временное пользование

ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности

Книги, журналы учета:

(1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии)

а) электронных носителей

б) выдачи электронных дисков

г) ключевых носителей

д) сертификатов электронных цифровых подписей

(2) После замены пароля

е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации

(3) После замены ключа

ж) копирования баз данных

До минования надобности

з) технических средств защиты

Книги, журналы учета:

(1) После снятия грифа ограничения

а) экземпляров (копий) документов, содержащих сведения конфиденциального характера

б) электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера

Источник