Что такое оффлайн мероприятия

Онлайн и оффлайн мероприятия

Пандемия внесла значительные коррективы в проведение корпоративных и бизнес мероприятий, которые из офлайна постепенно переходят в онлайн пространство. В чем разница между этими форматами, и какой из них лучше? Предлагаем разобраться.

Основные понятия онлайн и офлайн мероприятий

Для начала стоит точно определить, что подразумевает каждый из форматов. Офлайн мероприятие предполагает «живое» реальное общение между людьми. Проводится в специально предназначенных для этого залах или на природе.

Онлайн события проводятся по видеосвязи через интернет, при этом их участники могут находиться в разных уголках мира.

Что лучше – онлайн или офлайн мероприятие? На этот вопрос не будет однозначного ответа. Каждый формат имеет свои особенности, достоинства и недостатки. Успех и продуктивность зависят исключительно от организаторов. Чтобы понять, какой формат подходит лучше именно вам, можно сравнить их по нескольким основным характеристикам.

5 отличий между форматами

Сейчас среди крупных компаний популярны гибридные мероприятия. Они предполагают формат, при котором сотрудники головного офиса проводят встречу в офлайне, в то время как региональные сотрудники подключаются онлайн.

Основные задачи мероприятий

Как видите, вне зависимости от формата, основные задачи компании остаются неизменными.

Востребованные форматы

Во многом формат встречи зависит от целей, которых планирует достичь руководство компании. Многие из них можно проводить как путем личных встреч, так и благодаря интернету, но есть и исключения. Любой из них команда DoctorTeam поможет провести на высшем уровне. К наиболее популярным форматам относятся следующие.

Деловые мероприятия

Корпоративный формат

Этапы проведения eventa

Организация офлайн мероприятия любого формата – непростая задача, требующая огромного количества сил и времени, для успешного проведения необходимо решить массу задач. Подготовку к нему можно разделить на несколько этапов.

Помимо основных этапов существует еще масса нюансов, о которых не стоит забывать. Чтобы не упустить ничего, и быть уверенным в результате, компании обращаются к event-специалистам.

Не стоит обольщаться, думая, что с организацией мероприятий в интернете все очень просто и не вызывает никаких сложностей. Да, в этом случае нет нужды продумывать меню и заниматься трансферами. Но от этого подготовка не становится похожа на легкую прогулку. Это не менее кропотливая работа, которая требует внимания.

Некоторые этапы подготовки схожи с теми, которые требуется пройти для проведения «живого» мероприятия.

Источник

Правила проведения онлайн- и офлайн-конференций: советы от организаторов

О современных направлениях и особенностях проведения онлайн- и офлайн-конференций нам рассказали организаторы мероприятий подмосковного курорта “Царьград”, которые знают все об идеальной организации деловых мероприятий.

Проведение офлайн-конференций, независимо от продолжительности, количества участников, изменения локации — сложный скрупулезный процесс, который требует тщательного планирования и соблюдения определенной последовательности действий. От того, как удачно будет организовано мероприятие, зависит получение желаемого результата.

Алгоритм планирования и проведения офлайн-конференций схематично состоит из четырех взаимосвязанных элементов:

1. Базовая часть — это этап, на котором вы формируете общую концепцию и видение мероприятия. Этот этап — основа ваших дальнейших действий.

2. Планирование и организация мероприятия — это непосредственно комплекс действий, которые будут направлены на реализацию утвержденного концепта.

3. Проведение мероприятия предусматривает операционную работу организаторов по поддержке желаемого уровня события.

4. Посткоммуникация и отчетность поможет лучше понять эффективность проведения мероприятия.

При подготовке к офлайн-конференции необходимо внимательно подойти к выбору места ее проведения, технической оснащенностью и уровнем обслуживания. Важную роль играют вопросы обеспечения охраны. Такие события обычно проводятся в конференц-залах с использованием специального оборудования для конференций (проекторы, экраны, системы синхронного перевода и др.).

Планирование и организация офлайн-мероприятия

За 15-20 дней до мероприятия:

За 5-7 дней до мероприятия:

Накануне мероприятия за 1-3 дня:

Во время проведения мероприятия:

Перед проведением мероприятия: расписать обязанности каждого участника организационной группы. Обговорить внутри команды алгоритм действий в форс-мажорных ситуациях.

Кроме того, помним о важном алгоритме действия в день конференции:

Онлайн-конференции вряд ли компенсируют все прелести офлайн-мероприятий, но их актуальность растет. Кроме этого, скорее всего, онлайн-формат останется с нами также после пандемии.

Планирование онлайн-мероприятия и приглашение участников

Для того, чтобы пригласить потенциальных участников присоединиться к вашему мероприятию, следует прежде всего его запланировать — заранее «создать событие» в том сервисе, который вы выбрали для проведения онлайн. После этого вы получите ссылку на мероприятие, которое сможете распространить среди участников.

На этапе планирования мероприятия важно иметь готовую программу, знать, когда начнется и закончится ваше событие. Кроме этого, понадобится определиться с типом встречи — она открыта для всех желающих или к ней смогут присоединиться только «избранные» (зарегистрированные участники, получат пароль).

Чтобы решить этот вопрос, представьте, что проводите эту встречу офлайн.

Если вы выбрали первый вариант, можно планировать открытое мероприятие. Если второй — тогда закрытое с возможностью входа только с использованием пароля.

Однако закрытые мероприятия модерировать легче. Современные технологии позволяют транслировать конференции, вебинары в прямом эфире. Это позволяет привлечь к событию широкую общественность. Участники преимущественно могут комментировать озвученное и задавать вопросы спикерам. Но мероприятие, на которое можно попасть без пароля, и которое, соответственно, собирает большое количество участников — усложняет работу технического модератора.

Закрытое мероприятие предусматривает предварительную регистрацию участников. В регистрационной форме они отмечают почтовый ящик, на который впоследствии организаторы присылают ссылки на конференцию, а также пароль к нему. Такой формат позволит организаторам собрать лиды для дальнейшей реализации своих бизнес-задач.

Желательно присылать приглашение с паролем за несколько дней до мероприятия, а затем повторно в день события. Ведь бывают, что такие письма-приглашения попадают в спам. Также лучше за час до начала мероприятия пересмотреть список регистрации участников — возможно, кто-то из важных участников зарегистрировался непосредственно в день мероприятия и ждет приглашения.

Случается, что люди продолжают регистрироваться, когда мероприятие уже началось. Но проверять список регистрации в течение мероприятия модераторам не хватает времени. Поэтому часто регистрацию закрывают за несколько часов до начала конференции.

Поэтому о присоединении к встрече опоздавших следует позаботиться заранее. Можно в анонсе или программе указать контактные данные технического модератора и указать, что к нему можно обращаться в частности по вопросам регистрации и доступа к событию.

В системе Zoom, кроме пароля, своеобразным фильтром участников может стать «комната ожидания». Когда участник переходит по ссылке на мероприятие, он прежде всего попадает в «комнату». Это видит модератор и решает, пускать человека на конференцию или нет. В Zoom включить функцию «комнаты ожидания» можно на этапе планирования мероприятия.

Кроме этого, этот функционал поможет, когда участники присоединяются ранее указанного времени. Если в этот момент организаторы проводят «саунд-чек» и не хотят, чтобы их разговор слышали посторонние люди, они могут оставить человека в «комнате ожидания», пока не начнется мероприятие.

Кто же такой технический модератор, которого мы столько раз вспоминали?

Для проведения качественной встречи лучше иметь сразу двух модераторов — технического и тематического. Ведь даже Юлий Цезарь вряд ли бы успевал одновременно модерировать разговор, отслеживать «поднятые руки», запускать участников из комнаты ожидания, включать и выключать демонстрацию экрана, решать текущие технические задачи.

Возложение всех координационных задач только на одного человека, а также неподготовленность к событию тематического модератора — это наиболее распространенные и грубые ошибки в проведении онлайн-конференций.

С онлайн-форматом создается иллюзия простоты мероприятия. Но когда модератор не имеет четкого сценария мероприятия, когда он не знает, что скажет в начале, кто и когда докладывает, все готово технически, например, к демонстрации презентации или видео — это вызывает длительные незаполненные паузы, которые влияют на качество мероприятия. При некачественной трансляции пользователи могут покидать конференцию, а вы терять потенциальных клиентов.

Поэтому лучше разделить задачи по модерации. Технический модератор отвечает за:

А тематический модератор в онлайне, как и в офлайне, следит, чтобы разговор шел четко по плану:

Также тематический модератор отвечает за то, чтобы программа мероприятия была адаптирована к онлайн-формату.

Ведь часто случается, что организаторы пытаются скопировать программу и методику проведения офлайн-мероприятий в онлайн. Хотя в таком случае, чтобы удержать внимание участников, стимулировать их к активности, получить обратную связь, следует использовать другие подходы.

В онлайне вы не можете заставить человека включить камеру. И вы не можете знать, человек включен в обсуждение, слушает вас или он просто «существует» на мероприятии. В качестве примера, для коммуникации с участниками можно задать вопрос аудитории и попросить отреагировать определенным образом (поставить номер варианта ответа в чате или нажать на «реакцию»).

Так, успех проведения онлайн-мероприятий зависит в основном от умения организаторов четко разграничивать сущность оффлайн и онлайн-мероприятий, технических и тематических задач модераторов.

Трансляция и визуальное оформление онлайн-мероприятия

Если вы решили транслировать мероприятие, прежде всего следует позаботиться о картинке, которую будут видеть участники, когда эфир начнется.

Эта картинка — стартовый слайд или изображение, своеобразная «титулка» с названием мероприятия, логотипами, перечисленными спикерами, основными вопросами и тому подобное. За демонстрацию этого изображения лучше, чтобы отвечал технический модератор. Заставку отрисовывает дизайнер.

В то же время задача тематического модератора предупредить участников о трансляции мероприятия.

Выходить в прямой эфир можно только после технического приветственного слова. А уже в эфире не забудьте напомнить участникам о возможности задать вопросы спикерам мероприятия в комментариях.

Следить за появлением вопросов, передавать такие вопросы тематическом модератору для объявления в эфире — сфера ответственности технического модератора.

Завершение трансляции должно происходить после соответствующих слов тематического модератора. Например: «На этом мы завершаем онлайн-мероприятие. Спасибо всем, кто наблюдал за обсуждением и приобщался в комментариях».

После завершения мероприятия задача технического модератора передать коллегам запись конференции. А задача организаторов онлайн-событий — проводить мероприятия на высоком уровне и делиться собственным опытом с другими. И, конечно, обязательно провести ряд работ после события. Распространить пресс-материалы в СМИ, проанализировать доклады спикеров, собрать базу участников конференции в email-сервисе, получить обратную связь.

Источник

Правила проведения онлайн- и офлайн-конференций: советы от организаторов

Проведение офлайн-конференций, независимо от продолжительности, количества участников, изменения локации — сложный скрупулезный процесс, который требует тщательного планирования и соблюдения определенной последовательности действий. От того, как удачно будет организовано мероприятие, зависит получение желаемого результата.

Алгоритм планирования и проведения офлайн-конференций схематично состоит из четырех взаимосвязанных элементов:

1. Базовая часть — это этап, на котором вы формируете общую концепцию и видение мероприятия. Этот этап — основа ваших дальнейших действий.

2. Планирование и организация мероприятия — это непосредственно комплекс действий, которые будут направлены на реализацию утвержденного концепта.

3. Проведение мероприятия предусматривает операционную работу организаторов по поддержке желаемого уровня события.

4. Посткоммуникация и отчетность поможет лучше понять эффективность проведения мероприятия.

При подготовке к офлайн-конференции необходимо внимательно подойти к выбору места ее проведения, технической оснащенностью и уровнем обслуживания. Важную роль играют вопросы обеспечения охраны. Такие события обычно проводятся в конференц-залах с использованием специального оборудования для конференций (проекторы, экраны, системы синхронного перевода и др.).

Планирование и организация офлайн-мероприятия

За 15-20 дней до мероприятия:

За 5-7 дней до мероприятия:

Накануне мероприятия за 1-3 дня:

Во время проведения мероприятия:

Перед проведением мероприятия: расписать обязанности каждого участника организационной группы. Обговорить внутри команды алгоритм действий в форс-мажорных ситуациях.

Кроме того, помним о важном алгоритме действия в день конференции:

Онлайн-конференции

Онлайн-конференции вряд ли компенсируют все прелести офлайн-мероприятий, но их актуальность растет. Кроме этого, скорее всего, онлайн-формат останется с нами также после пандемии.

Планирование онлайн-мероприятия и приглашение участников

Для того, чтобы пригласить потенциальных участников присоединиться к вашему мероприятию, следует прежде всего его запланировать — заранее «создать событие» в том сервисе, который вы выбрали для проведения онлайн. После этого вы получите ссылку на мероприятие, которое сможете распространить среди участников.

На этапе планирования мероприятия важно иметь готовую программу, знать, когда начнется и закончится ваше событие. Кроме этого, понадобится определиться с типом встречи — она открыта для всех желающих или к ней смогут присоединиться только «избранные» (зарегистрированные участники, получат пароль).

Чтобы решить этот вопрос, представьте, что проводите эту встречу офлайн.

Будете ли вы распространять приглашения по всем каналам с указанием даты, времени и места проведения мероприятия, чтобы охватить как можно большую аудиторию?

Или рассылать приглашения отдельным лицам или организациям с разглашением деталей проведения мероприятия только после регистрации?

Если вы выбрали первый вариант, можно планировать открытое мероприятие. Если второй — тогда закрытое с возможностью входа только с использованием пароля.

Однако закрытые мероприятия модерировать легче. Современные технологии позволяют транслировать конференции, вебинары в прямом эфире. Это позволяет привлечь к событию широкую общественность. Участники преимущественно могут комментировать озвученное и задавать вопросы спикерам. Но мероприятие, на которое можно попасть без пароля, и которое, соответственно, собирает большое количество участников — усложняет работу технического модератора.

Закрытое мероприятие предусматривает предварительную регистрацию участников. В регистрационной форме они отмечают почтовый ящик, на который впоследствии организаторы присылают ссылки на конференцию, а также пароль к нему. Такой формат позволит организаторам собрать лиды для дальнейшей реализации своих бизнес-задач.

Желательно присылать приглашение с паролем за несколько дней до мероприятия, а затем повторно в день события. Ведь бывают, что такие письма-приглашения попадают в спам. Также лучше за час до начала мероприятия пересмотреть список регистрации участников — возможно, кто-то из важных участников зарегистрировался непосредственно в день мероприятия и ждет приглашения.

Случается, что люди продолжают регистрироваться, когда мероприятие уже началось. Но проверять список регистрации в течение мероприятия модераторам не хватает времени. Поэтому часто регистрацию закрывают за несколько часов до начала конференции.

Поэтому о присоединении к встрече опоздавших следует позаботиться заранее. Можно в анонсе или программе указать контактные данные технического модератора и указать, что к нему можно обращаться в частности по вопросам регистрации и доступа к событию.

В системе Zoom, кроме пароля, своеобразным фильтром участников может стать «комната ожидания». Когда участник переходит по ссылке на мероприятие, он прежде всего попадает в «комнату». Это видит модератор и решает, пускать человека на конференцию или нет. В Zoom включить функцию «комнаты ожидания» можно на этапе планирования мероприятия.

Кроме этого, этот функционал поможет, когда участники присоединяются ранее указанного времени. Если в этот момент организаторы проводят «саунд-чек» и не хотят, чтобы их разговор слышали посторонние люди, они могут оставить человека в «комнате ожидания», пока не начнется мероприятие.

Модерация онлайн-мероприятий

Кто же такой технический модератор, которого мы столько раз вспоминали?

Для проведения качественной встречи лучше иметь сразу двух модераторов — технического и тематического. Ведь даже Юлий Цезарь вряд ли бы успевал одновременно модерировать разговор, отслеживать «поднятые руки», запускать участников из комнаты ожидания, включать и выключать демонстрацию экрана, решать текущие технические задачи.

Возложение всех координационных задач только на одного человека, а также неподготовленность к событию тематического модератора — это наиболее распространенные и грубые ошибки в проведении онлайн-конференций.

С онлайн-форматом создается иллюзия простоты мероприятия. Но когда модератор не имеет четкого сценария мероприятия, когда он не знает, что скажет в начале, кто и когда докладывает, все готово технически, например, к демонстрации презентации или видео — это вызывает длительные незаполненные паузы, которые влияют на качество мероприятия. При некачественной трансляции пользователи могут покидать конференцию, а вы терять потенциальных клиентов.

Поэтому лучше разделить задачи по модерации. Технический модератор отвечает за:

А тематический модератор в онлайне, как и в офлайне, следит, чтобы разговор шел четко по плану:

Также тематический модератор отвечает за то, чтобы программа мероприятия была адаптирована к онлайн-формату.

Ведь часто случается, что организаторы пытаются скопировать программу и методику проведения офлайн-мероприятий в онлайн. Хотя в таком случае, чтобы удержать внимание участников, стимулировать их к активности, получить обратную связь, следует использовать другие подходы.

В онлайне вы не можете заставить человека включить камеру. И вы не можете знать, человек включен в обсуждение, слушает вас или он просто «существует» на мероприятии. В качестве примера, для коммуникации с участниками можно задать вопрос аудитории и попросить отреагировать определенным образом (поставить номер варианта ответа в чате или нажать на «реакцию»).

Так, успех проведения онлайн-мероприятий зависит в основном от умения организаторов четко разграничивать сущность оффлайн и онлайн-мероприятий, технических и тематических задач модераторов.

Трансляция и визуальное оформление онлайн-мероприятия

Если вы решили транслировать мероприятие, прежде всего следует позаботиться о картинке, которую будут видеть участники, когда эфир начнется.

Эта картинка — стартовый слайд или изображение, своеобразная «титулка» с названием мероприятия, логотипами, перечисленными спикерами, основными вопросами и тому подобное. За демонстрацию этого изображения лучше, чтобы отвечал технический модератор. Заставку отрисовывает дизайнер.

В то же время задача тематического модератора предупредить участников о трансляции мероприятия.

Выходить в прямой эфир можно только после технического приветственного слова. А уже в эфире не забудьте напомнить участникам о возможности задать вопросы спикерам мероприятия в комментариях.

Следить за появлением вопросов, передавать такие вопросы тематическом модератору для объявления в эфире — сфера ответственности технического модератора.

Завершение трансляции должно происходить после соответствующих слов тематического модератора. Например: «На этом мы завершаем онлайн-мероприятие. Спасибо всем, кто наблюдал за обсуждением и приобщался в комментариях».

После завершения мероприятия задача технического модератора передать коллегам запись конференции. А задача организаторов онлайн-событий — проводить мероприятия на высоком уровне и делиться собственным опытом с другими. И, конечно, обязательно провести ряд работ после события. Распространить пресс-материалы в СМИ, проанализировать доклады спикеров, собрать базу участников конференции в email-сервисе, получить обратную связь.

Источник

Гайд для event-менеджера: как подготовить офлайн-мероприятие и не сойти с ума

Спустя полтора года после начала пандемии страны вакцинируются, а event-менеджеры смахивают пыль со своих визиток и начинают получать первые приглашения от организаторов офлайн-ивентов. Мы решили поделиться с вами опытом, который успели накопить до того, как…

Подготовка к офлайн-мероприятию (участие в профессиональной выставке) одновременно увлекательное, а также хлопотное и довольно стрессовое занятие. Она включает несколько этапов: базовый, подготовка к мероприятию, участие в мероприятии и пост-работы.

Начинать подготовку лучше как минимум за пару месяцев, в идеале за три. Так вы успеете сделать макеты, заказать раздатку и переделать бракованные сувениры, если что-то пойдет не так 🙂

Стенд может быть стандартным или с уникальным дизайном. Организаторы выставок обычно предлагают арендовать стандартные выставочные модули, площадь стенда варьируется в зависимости от стоимости. Как вариант, можно заказать нестандартный стенд по индивидуальному проекту, который будет выделяться среди участников и привлечет больше внимания посетителей, но и стоимость в этом случае будет отличаться от стандартного прайс-листа. Для изготовления нестандартного стенда может потребоваться независимый застройщик.

По факту — место за столом с двумя стульями. Такой формат участия не позволяет проводить дополнительные активности (демонстрация продукта, розыгрыш призов), но вполне подходит для раздачи промоматериалов и общения с потенциальными клиентами. Правда, охват потребительской аудитории гораздо меньше, что обусловлено минимальной квадратурой арендованной площади.

Также некоторые организаторы выставок предлагают дополнительные возможности для привлечения большего внимания на мероприятии. Как правило, это спонсор регистрации, спонсор кофе-брейков или гала-ужина, Delegate Bag Sponsorship, Lanyard Sponsorship и другие.

Есть и эксклюзивные предложения для спонсоров. Например, брендированный автомобиль, который стоит на входе. Это отличный способ привлечь внимание посетителей выставки к бренду. Рядом с автомобилем можно организовать присутствие моделей в брендированной одежде, которые будут раздавать промоматериалы и приглашать на стенд компании.

Еще один вариант нестандартного участия — спонсорство главного приза, который будет разыгран организаторами среди гостей и участников выставки. Подобные активности требуют дополнительных расходов, но позволяют привлечь больше внимания к бренду и получить бесплатное упоминание в СМИ или соцсетях гостей и организаторов.

Лучше всего создать канал/чат в корпоративном мессенджере, где будет размещаться информация по подготовке к мероприятию для всех вовлеченных в процесс сотрудников. И первым делом разместить в нём анонс с вводной информацией: название, даты, место проведения, ответственные сотрудники по направлениям.

Определяемся со списком раздаточной продукции (печатная продукция и сувениры). Стандартный набор брендированных сувениров: буклеты, футболки, ручки, кружки.

Большой популярностью на выставках обычно пользуются практичные сувениры — например, кружки, пауэрбанки, рюкзаки или футболки. Но из-за высокой стоимости такой продукции компании необходимо иметь и бюджетные варианты сувениров, чтобы была возможность одарить памятным подарком каждого гостя корпоративного стенда.

Также важно учитывать культурные и погодные условия страны, где проводится мероприятие. В сезон дождей могут зайти брендированные зонты и дождевики, в жаркую погоду — вода, веера и солнцезащитные очки с логотипом вашей компании.

Например, во Вьетнаме из-за жаркой погоды пользуются спросом брендированные бутылки с питьевой водой. Интересным решением могут стать магниты с достопримечательностями города, где проходит мероприятие.

Находим подрядчика для изготовления раздаточной продукции (в России или в стране проведения выставки), назначаем ответственных и определяем дедлайны.

В России больше выбор подрядчиков, есть проверенные контрагенты, но нужно учитывать дополнительные расходы на транспортировку в страну проведения выставки.

При заказе «на месте» необходимо иметь там ответственного удаленного сотрудника. Часто могут возникнуть проблемы с контролем качества продукции, поэтому желательно иметь возможность изготовления тестового образца.

Пример позиций раздаточной продукции и характеристики, которые нужно учитывать при заказе:

Корпоративные буклеты (язык, размер (А5), кол-во страниц, кол-во цветов, плотность бумаги внутренних страниц и обложки, тираж).

Главное, что нужно помнить: идеальный мерч – тот, который посетитель выложит в Инстаграм.

Ставим задачи на макеты печатной и сувенирной продукции и контролируем их подготовку в соответствии с дедлайнами.

Решаем вопрос по команде, которая будет работать на выставке, и ставим задачу на организацию командировки для сотрудников.

Чек-листы можно сохранить, распечатать и использовать 🙂

Источник