Что такое первая форма
BPM. Управление процессами
Один из важнейших шагов на пути к росту эффективности бизнеса – разработка регламентов бизнес-процессов, с обязательной установкой сроков прохождения ключевых этапов и постоянным контролем исполнительской дисциплины.
Опыт показывает, что автоматизация даже одного простейшего бизнес-процесса – постановки задач и поручений и контроля их своевременного исполнения – дает прирост производительности труда в компании на 15-20%.
Ваши бизнес-процессы
Смоделированный процесс мгновенно становится доступным для исполнения: все активные задачи продолжат выполняться по новому маршруту и новым правилам.
Система уведомлений не даст Исполнителю забыть о необходимости выполнения поставленных ему задач, а при нарушении сроков проинформирует непосредственного руководителя сотрудника, а затем и вышестоящего руководителя.
Отображение связи Заказчика и Исполнителя позволяет быстро выделить приоритетные задачи от руководства.
В системе регистрируется каждое выполняемое действие: начало и окончание каждого этапа, запрос подписи и вынесение резолюции, изменение данных и появление новой версии документа. Опираясь на эту статистику, вы сможете делать выводы об эффективности процессов и сотрудников, выявлять причины пробуксовки и устранять их – а значит, будете постоянно совершенствовать ваш бизнес.
Ситуационное управление
Бизнес требует быстрой реакции на новые, всегда уникальные обстоятельства. Поэтому не все задачи можно поместить в рамки типовых, заранее продуманных процессов. Для поддержки ситуационного управления (кейс-менеджмента) в «Первой Форме» есть удобные, интуитивно понятные инструменты:
Разбиение исходной задачи на подзадачи.
Подбор исполнителей с учетом их компетенций и текущей занятости.
Гибкие маршруты согласования.
Организация совместной работы.
Быстрый обмен мнениями и знаниями.
Информирование коллег и всех заинтересованных лиц.
Хранение и совместное использование документов.
Сквозные бизнес-процессы
«Первая Форма» успешно интегрируется с другими бизнес-приложениями и веб-сервисами для обмена данными и сквозной (событийной) автоматизации процессов. При этом все специализированные операции и расчеты выполняются в сторонних приложениях, а «Первая Форма» выполняет роль центра управления бизнес-процессами.
Наши клиенты используют «Первую Форму» в интеграции с приложениями 1С, биллинговыми системами, системами для управления производственными технологическими процессами, системами контроля и управления доступом, складскими и кассовыми приложениями и др.
Что мы делаем
Автоматизация процессов «как есть» : реализация существующих регламентов в «Первой Форме», чтобы облегчить рутинную работу, повысить скорость и улучшить контроль.
Преимущества: быстрое получение первых результатов, сохранение привычных регламентов работы.
Разработка новых процессов : сбор и систематизация требований от разных подразделений и ролей, построение маршрутов задач и документов, выработка оптимальных подходов к реализации ваших запросов в «Первой Форме».
Преимущества: наведение порядка в работе, получение понятных и эффективных процессов, прирост продуктивности.
Оптимизация процессов : выявление проблемных мест, исправление недостатков в существующих регламентах и способах их автоматизации, настройка KPI.
Преимущества: инструменты для операционного мониторинга и стратегического анализа.
Быстрый старт : запуск базовых бизнес-процессов, таких как постановка, согласование и контроль поручений, календарь звонков и встреч, уведомления, чаты, дашборд с базовой аналитикой, мобильное приложение.
Преимущества: пользователи могут сразу начать работать в системе, чтобы взять под контроль ключевые бизнес-задачи и наладить оперативные коммуникации. Постепенно набор бизнес-процессов будет расширяться, а сами процессы — совершенствоваться.
Обучение пользователей : мы представляем не только интерфейс системы, но новые подходы к решению задач.
Вопросы и ответы
Сколько реально времени занимает переход на «Первую Форму»?
Количество времени, необходимое для внедрения системы, зависит от ряда факторов: структуры компании, настраиваемых бизнес-процессов и т.д. Модельная технология внедрения «Первой Формы» позволяет существенно ускорить и удешевить этот процесс за счет настройки базовой модели всех бизнес-процессов и автоматизации бизнеса «как есть».
В среднем переход компании на «Первую Форму» занимает от трех месяцев. В результате внедрения вы получаете:
Сократить сроки внедрения позволит использование типовых решений для автоматизации отдельных блоков. Типовые решения используются как основа для автоматизации процессов и в дальнейшем могут быть доработаны под специфику вашей компании.
Для решения «горящих» задач мы предлагаем услуги экспресс-внедрения.
От чего зависит стоимость продукта и каковы технические требования к оборудованию и БД?
Стоимость продукта формируется из:
Требования к оборудованию рассчитываются исходя из количества пользователей, количества одновременных подключений, объема вложений и количества виртуальных машин. Подробнее о тех.требованиях можно прочитать здесь. Ориентировочно, стоимость серверного оборудования из расчета на 100 пользователей составит 300 тыс. руб. (отдельно, «с нуля», без учета софта).
Наши менеджеры помогут рассчитать точные сроки и стоимость внедрения для вашей компании. Свяжитесь с нами.
В «Первой Форме» нужно все записывать, а нам быстрее и удобнее общаться по телефону. Получается, что с вашей системой будет двойная работа?
На самом деле, двойной работы не будет: через некоторое время вы убедитесь, что такой подход даже экономит время. Ведь когда люди пишут, они более четко и кратко выражают мысли. Известно, что в устной речи содержится лишь 20-30% полезной информации. Кроме того, сказанное по телефону зачастую может быть воспринято двояко. При разборе конфликтных ситуаций итоги телефонных переговоров никогда нельзя подтвердить. В «Первой Форме» не только фиксируются все договоренности, но и можно узнать, кто и когда ознакомился с вашим комментарием. Это позволяет с легкостью разрешать 99% спорных ситуаций.
Обратите внимание на примеры расчета ROI от внедрения «Первой Формы».
Как бороться с нежеланием сотрудников все фиксировать в информационной системе?
Cо временем ваши сотрудники сами оценят все преимущества работы с «Первой Формой». В самом начале может потребоваться небольшое административное воздействие, например, связь мотивации сотрудника с отраженными в системе работами. Однако, как показывает практика, совсем скоро работа в «Первой Форме» становится ежедневной потребностью каждого сотрудника – в системе фиксируются все сроки и договоренности, переписка в рамках задач ведется без использования почтовых клиентов (концепция «Zero e-mail»). Встроенный почтовый клиент позволяет организовать доступ к электронной почте через интерфейс системы, использовать несколько почтовых ящиков, ставить задачи сотрудникам из переписки и прикреплять письма к задачам.
У нас в компании много информационных систем. С какими системами у вас есть интеграция? Сколько это стоит?
Интеграция возможна с любыми системами – Active Directory, MS Sharepoint, 1С, с различным оборудованием (например, случаи отклонений по датчикам автоматически попадают в соответствующую задачу). Стоимость определяется индивидуально в зависимости от объема работ.
Посмотрите примеры интеграций, которые уже реализованы в различных компаниях.
Можно ли в системе организовать полноценный документооборот? У нас в компании принято, что все начинается с регистрации документа, а не с постановки задачи или инициации бизнес-процесса.
«Первая Форма» представляет собой бизнес-конструктор. Она успешно работает как в компаниях с процессным, так и с функциональным подходом. Настраивается в соответствии с потребностями бизнеса. Поэтому, если есть такая потребность, можно сделать исключительно электронный документооборот. А можно – систему управления бизнес-процессами.
Какого канала интернета достаточно, чтобы комфортно работать в «Первой Форме»?
Рекомендуемый канал для комфортной работы с системой – 1Мбит.
Как быть, если генеральный директор не работает с компьютером?
«Первая Форма» позволяет организовать работу через секретаря, который и будет заносить резолюции и т.п. Есть удобный функционал печатных отчетов и сводок по состоянию задач. Многие топ-менеджеры используют в работе только мобильное приложение «Первой Формы» — 1F Mobile.
Можно ли вашу систему взять в аренду?
Да, конечно, мы предоставляем услугу ПО в аренду (SaaS). Мы позаботимся о технической стороне работы, настроим сервер и будем осуществлять его техническое обслуживание.
Какие вложения в инфраструктуру потребуются для работы системы?
Как правило, бывает достаточно имеющихся мощностей. Подробнее о технических требованиях можно почитать здесь. При необходимости разгрузить собственную ИТ-инфраструктуру вы можете выбрать вариант с арендой сервера у нас или воспользоваться облачными провайдерами. Мы подробно проконсультируем и поможем с настройкой.
Насколько надежна ваша компания?
Основа репутации нашей компании — стабильная многолетняя работа системы у наших клиентов, их рекомендации доступны по запросу.
«Первая Форма» — сертифицированный партнер компании Microsoft. Наш статус Microsoft Silver Certified Partner подтверждает серьезную репутацию «Первой Формы».
«Первая Форма» является резидентом Сколково.
«Первая Форма» включена в Банк Технологий Агентства промышленного развития Москвы.
Кто имеет право внедрять систему «Первая Форма»?
Внедрять систему может компания «Первая Форма» и ее сотрудники — сертифицированные специалисты, а также партнеры «Первой Формы» со статусом «Интегратор». См. список партнеров.
Возможно ли самостоятельно осуществлять поддержку и настройку системы?
Да, последующее управление и настройка системы может осуществляться специалистами вашей компании самостоятельно. В отличие от многих систем, «Первая Форма» не несет скрытых затрат на поддержку и развитие и может интегрироваться с другими системами для сохранения сделанных ранее инвестиций.
CRM. Управление продажами
Блок CRM был разработан специалистами «Первой Формы» совместно с лидером в области управленческого консалтинга компанией Berner&Stafford. Управление процессом продаж охватывает все этапы: от поиска и привлечения клиентов, заключения сделки до сбора рекомендаций и отзывов. CRM органично встраивается в единое информационное пространство компании и бесшовно интегрируется с другими бизнес-процессами, реализованными в «Первой Форме», такими как согласование коммерческих предложений и договоров, Service Desk (служба поддержки клиентов), а также с корпоративной телефонией и электронной почтой.
CRM в «Первой Форме» – это:
Планирование взаимодействий с клиентом (встреч, звонков, мероприятий) и хранение истории прошлых контактов и сделок.
Сегментирование клиентской базы по одному или нескольким критериям.
Оперативное согласование условий сделки (скидок, отсрочек), согласование документов.
Контроль качества работы с клиентами и оперативная отработка рекламаций.
Анализ успешности сотрудничества, оценка эффективности принятой стратегии взаимодействий, персонала, проводимых акций и мероприятий.
Управление продажами в «Первой Форме»
Работа с базой клиентов
«Первая Форма» может быть интегрирована с любым сервисом по проверке контрагентов с открытым API (например, Контур.Фокус или За Честный Бизнес). Для заведения нового клиента достаточно его ИНН, остальные данные подгружаются нажатием одной кнопки. Автоматизация сокращает время на заполнение карточки клиента с 1,5-2 минут до 5 секунд и исключает ошибки ручного ввода.
Карточка клиента является «единым окном» для планирования и контроля любых взаимодействий, задач и документов, в ней отображаются ссылки на все связанные задачи. Единый и компактный интерфейс упрощает восприятие информации и ускоряет работу.
Базу клиентов можно сегментировать по любым параметрам, распределять клиентов между менеджерами, рассчитывать рейтинги, сводные и сравнительные показатели, прослеживать динамику изменения базы в целом и каждого клиента по отдельности.
Цикл привлечения
Входящие обращения: call-центр, автоматическая обработка обращений с корпоративного сайта, из соцсетей, мессенджерови, электронной почты.
Исходящие обращения: управление телемаркетингом, рассылками. Планирование и организация мероприятий.
Эффективные звонки: в карточке звонка видна история прошлых звонков и встреч с кратким резюме по каждому взаимодействию. Типизация результатов звонка и причин отказа помогает анализировать проблемы телемаркетинга — улучшать сценарии разговоров, обучать менеджеров. Следующий контакт планируется сразу после завершения предыдущего.
Эффективные встречи: перед каждой встречей менеджер заполняет чек-лист для подготовки к переговорам. Менеджеры планируют собственные и совместные встречи с помощью персональных календарей.
Цикл продаж
Продажа проходит последовательно несколько этапов. Система сама напоминает пользователям вносить нужные данные. На разных этапах к продаже подключаются смежные подразделения – экономисты, юристы, технологи. Им автоматически ставятся подзадачи.
Чтобы цикл продажи не зависал, устанавливаются максимальные сроки нахождения задачи в каждом статусе. Дедлайны хранятся в справочнике и могут перенастраиваться руководителем отдела продаж самостоятельно.
Для визуализации и анализа циклов продаж исопльзуются воронки, канбан-доска, графики и сводные таблицы.
Что мы делаем
Автоматизация : существующих процессов продаж, взаимодействия с клиентами и связанного с этим электронного документооборота.
Преимущества: повышение продуктивности каждого сотрудника и каждой операции, соблюдение регламентов, получение достоверных данных для анализа и планирования.
Оптимизация процессов : внедрение «лучших практик» CRM, настройка KPI, использование возможностей «Первой Формы» для операционного анализа процессов продаж.
Преимущества: новые возможности для повышения продаж и эффективной работы с клиентской базой, повышение заинтересованности менеджеров, получение сводной аналитики для руководителей.
Разработка системы продаж : изучение особенностей вашей продукции и клиентской базы совместно с профессиональными консультантами – экспертами по CRM, выработка оптимальных процессов продаж и обслуживания клиентов, разработка системы мотивации и правильных KPI, реализация необходимых процессов в «Первой Форме».
Преимущества: новый взгляд на привычные процессы, повышение квалификации сотрудников, глубокое понимание механизмов продаж, командная работа.
Сквозные процессы с клиентами : создание «личных кабинетов» для клиентов, организация совместной работы в единой системе, ограниченный и безопасный доступ.
Преимущества: повышение скорости принятия решений и согласования документов, эффективные и прозрачные коммуникации.
Обучение пользователей : использование возможностей «Первой Формы» для решения задач.
Мобильное приложение
1F Mobile
1F Mobile – мобильное приложение системы «Первая Форма». Оно объединяет корпоративный мессенджер, постановку и контроль поручений, а также непрерывное участие и управление любыми бизнес-процессами, настроенными в «Первой Форме».
По оценкам наших клиентов, 1F Mobile позволяет экономить до 3 часов полезного рабочего времени каждый день за счет высокой скорости коммуникаций.
1F Mobile поможет вам оставаться на связи с коллегами постоянно, независимо от местонахождения, не оплачивая мобильный голосовой трафик. Вы можете просматривать и подписывать документы, задавать и отвечать на вопросы, контролировать выполнение проектов.
Приложение работает на платформах iOS версий не ниже 11 и Android версий не ниже 5.1.
Базовый функционал
Коммуникации: чаты личные и групповые, единая Лента комментариев, голосовые сообщения, фото.
Онлайн-мониторинг: портал руководителя с отчетами и KPI.
Работа с задачами: создание, назначение сроков и исполнителей, движение по маршруту, внесение информации.
Календари: просмотр и планирование встреч.
Проактивность: уведомления о событиях, в том числе критических.
Платформа
Платформа
Система «Первая Форма» состоит из двух «слоев».
«Нижний» слой – это ядро системы, в котором реализован основной функционал. Это ядро развивается уже более 12 лет, и его развитием занимается группа разработки (программисты). Ядро содержит блоки конструктора, такие как: переход задачи из одного статуса в другой, запрос подписи, назначение исполнителя, изменение срока задачи и многие другие.
«Верхний» слой реализует бизнес-логику. Бизнес-процессы строятся из готовых блоков конструктора – тех, что предоставляет ядро. Например, чтобы настроить маршрут бизнес-процесса, нужно «состыковать» несколько переходов из одного статуса в другой – для этого достаточно в дизайнере соединить статусы мышью. При этом каждый переход не нужно программировать, достаточно лишь немного настроить его поведение – например, если включить флажок «Сбросить срок», то после перехода срок задачи будет очищен. Такие же быстрые настройки есть для назначения исполнителя, отправки уведомления, запроса подписи и других действий, которые обычно выполняются при изменении статуса.
Использование готовых блоков обеспечивает высокую скорость настройки системы (без программирования), а многообразие настроек для каждого блока дает гибкость и возможность учесть практически любые особенности процессов.
Мобильное приложение
По тому же принципу настраивается и мобильное приложение «Первой Формы»: в составе ядра системы есть готовые блоки для настройки мобильного рабочего стола, меню, push-уведомлений и пр. В ходе внедрения «Первой Формы» блоки настраиваются под задачи конкретного проекта.
Само мобильное приложение (каркас, без настроек) – единое для всех, оно загружается бесплатно из магазина Apple или Android. Настройки для конкретной компании подгружаются при авторизации пользователя в мобильном приложении.
Синхронизацию данных между мобильным и веб-приложением настраивать не требуется – оба приложения работают с общей БД, и поэтому данные в них всегда актуальны.
Готовые решения
В ядре «Первой Формы» не заложены готовые процессы, т.к. бизнес-задачи каждого клиента уникальны, и нет смысла загонять их в жесткие готовые рамки. Однако за 12 лет внедрения «Первой Формы» у разных клиентов у нас накопилось множество наработок на уровне «верхнего» слоя – эталонных процессов и целых функциональных блоков, таких как CRM, Service Desk и др.
Такие блоки – наши аналоги «коробочных» решений. Они могут импортироваться к клиенту и использоваться «с колес» с минимальными доработками, а могут стать основой для дальнейшей настройки под конкретные уникальные задачи. При этом изменения вносятся только в «верхнем» слое, т.е. быстро.
Проекты
Проект внедрения «Первой Формы» у клиента – это реализация в системе конкретных бизнес-процессов. В большинстве случаев для этого достаточно уже имеющихся блоков конструктора. Поэтому основной объем работ в проекте приходится на настройку «верхнего» слоя. В редких случаях, когда клиенту нужен принципиально новый функционал, приходится вносить изменения на уровне ядра системы. Только в этих случаях к проектам привлекаются разработчики, и обычно их объем работ – относительно небольшая доля расходов в общем объеме проекта.
Технологии
«Первая Форма» имеет клиент-серверную архитектуру.
Серверная часть функционирует на СУБД MS SQL, сервере приложения под управлением ОС Windows и веб-сервере IIS (Internet Information Services).
Клиентская часть – это веб-приложение, работает в любом из поддерживаемых браузеров (Google Chrome, Mozilla FireFox, Microsoft Edge, Safari).
Ядро «Первой Формы» разработано на технологии ASPX, на языке C#, под СУБД Microsoft SQL.