Электронный билет на поезд для отчета в бухгалтерию что нужно
Все, что бухгалтеру надо знать про учет электронных билетов на поезд и самолет
Электронные билеты
При покупке электронного железнодорожного билета пассажиру выдается контрольный купон, являющийся выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Этот купон (подчеркнем, именно купон, являющийся частью электронного билета) в соответствии с п. 2 Приказа № 322 признается документом строгой отчетности, то есть БСО.
При приобретении электронного авиабилета оформляется и выдается пассажиру маршрутная квитанция – выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, признаваемая документом строгой отчетности в силу п. 2 Приказа № 134. А при регистрации на рейс пассажир получает еще посадочный талон, который подтверждает сам факт перевозки. В нем указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна (п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82).
В связи с тем, что оба документа – и контрольный купон, и маршрутная квитанция – признаются БСО, в каждом из них должна содержаться обязательная информация. Какая именно – показано на схеме.
Чтобы правильно отразить стоимость электронных билетов в налоговом учете, бухгалтеру необходимо знать некоторые нюансы, связанные с данными проездными документами. Начнем с признания затрат на их покупку в составе налоговых расходов.
Налог на прибыль
Но достаточно ли указанных документов для обоснования расходов на проезд? Для ответа на этот вопрос обратимся к разъяснениям официального органа. В Письме от 06.06.2017 № 03‑03‑06/1/35214 чиновники Минфина пояснили, что для подтверждения расходов на покупку авиабилета в электронной форме необходимы и маршрутная квитанция, и посадочный талон. Причем посадочный талон (в том числе полученный при регистрации на рейс через Интернет) должен содержать реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Таким подтверждением, как правило, является штамп о досмотре.
Иными словами, даже если сотрудник купил билет и зарегистрировался на рейс через Интернет, на распечатанном посадочном талоне должен стоять штамп «Досмотрено».
Если же штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне нет, то факт осуществления перелета подотчетным лицом, по мнению финансистов, можно подтвердить иным способом, например, справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем (см. также письма от 09.01.2017 № 03‑03‑06/1/80056, от 19.06.2015 № 03‑03‑07/35548). Указанная справка для обоснования расходов понадобится и в том случае, если командированное лицо утратит посадочный талон (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03‑03‑07/21187, от 18.05.2015 № 03‑03‑06/2/28296).
Разумеется, в маршрутной квитанции тоже должны быть все обязательные реквизиты. Если в ней, к примеру, не указана стоимость перевозки, такая квитанция не может являться основанием для признания расходов (см. Письмо Минфина России от 26.09.2012 № 03‑07‑11/398).
Обратите внимание. Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, по мнению Минфина, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрутная квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Аналогичный подход применяется для обоснования расходов на покупку электронных железнодорожных билетов. В частности, документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли расходы на их приобретение, является контрольный купон (см. письма Минфина России от 07.06.2013 № 03‑03‑07/21187, от 14.04.2014 № 03‑03‑07/16777). Дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется (см. письма Минфина России от 15.10.2014 № 03‑03‑07/51936, от 25.08.2014 № 03‑03‑07/42273). Помимо контрольного купона, транспортные расходы можно подтвердить (при необходимости) посадочным талоном. В нем содержится необходимая информация о состоявшейся поездке (время отправления, стоимость проезда и др.). Следовательно, при помощи этого талона организация может обосновать расходы на проезд командированного работника в поезде (Письмо Минфина России от 14.04.2014 № 03‑03‑07/16777).
Вычет НДС
– на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3, 6 – 8 ст. 171 НК РФ.
Словом, наличие счета-фактуры не является обязательным условием для принятия к вычету НДС по расходам на проезд. Вместе с тем в налоговых нормах прямо не назван иной документ (альтернатива счету-фактуре), который может стать основанием для применения налогового вычета.
Однако в п. 18 Правил ведения книги покупок [1] сказано, что при приобретении услуг по перевозке командированных работников в книге покупок регистрируются либо счета-фактуры, либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии). При этом НДС в документе должен быть показан отдельной строкой. А раз так, оформленный на командированного сотрудника бланк строгой отчетности (например, маршрутная квитанция или контрольный купон), в котором выделена сумма НДС, является основанием для применения вычета по данному налогу. Это следует из Письма ФНС России от 09.01.2017 № СД-4-3/2@.
Таким образом, «входной» НДС может быть принят к вычету, если в маршрутной квитанции авиабилета или в контрольном купоне электронного железнодорожного билета сумма налога будет выделена (см. также письма Минфина России от 26.02.2016 № 03‑07‑11/11033, от 30.01.2015 № 03‑07‑11/3522, от 30.07.2014 № 03‑07‑11/37594).
Обратите внимание. Указание в маршрут/квитанции электронного авиа-билета и в контрольном купоне электронного железнодорожного билета идентификационного номера перевозчика или агентства, оформившего этот билет, не предусмотрено. Поэтому при регистрации электронных билетов в книгу покупок вместо ИНН/КПП продавца нужно ставить прочерк (см. Письмо Минфина России от 28.05.2015 № 03-07-11/30876).
Но если к проездному документу был выставлен счет-фактура (пусть даже агентом перевозчика или субагентом), то налогоплательщик вправе на его основании принять к вычету НДС, хотя сумма налога в электронном билете не показана отдельной строкой (см. Постановление ФАС ВСО от 27.11.2012 по делу № А19-5831/2012). И это справедливо, поскольку в силу п. 18 Правил ведения книги покупок основанием для налогового вычета в равной степени могут служить и счет-фактура, и бланк строгой отчетности. Одновременное указание налога в обоих документах не требуется.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Шпаргалка: как с 1 июля работникам подтверждать проезд на поездах или самолетах
В нашем блоге на Клерке мы уже рассказывали про изменения документов, связанных новым этапом внедрения онлайн-касс. Тогда мы затронули вопросы о подтверждении расходов и оформлении новых БСО. См. «Как с 1 июля 2019 года оформлять бланки строгой отчетности».
Сегодня рассмотрим связанный вопрос – как подтверждать расходы на проезд в командировке с 01.07.2019?
Главный вопрос из бухгалтерии
Вопросы поступают от бухгалтеров: как с 1 июля 2019 года подтверждать расходы на проезд, если работник едет в командировку. Прежде можно было приложить к авансовому отчету маршрут/квитанции электронного авиабилета и контрольные купоны железнодорожного билета. Этого было достаточно (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, п. 2 приложения к приказу Минтранса от 21.08.2012 № 322).
Теперь есть сомнения:
Приведем наши комментарии на этот счет.
Как с 1 июля подтверждать проезд на Ж/Д транспорте
Если работник покупает ж/д билеты через Интернет, то ему высылается электронный билет, а также кассовый чек на e-mail. Также эти документы появляются в личном кабинете на сайте rzd.ru. Эти документы работнику следует распечатать и передать в бухгалтерию (приложить к авансовому отчету).
Если же работник купил билеты непосредственно в ж/д кассе, то ему нужно получить:
Выдают ли уже такие документы в кассах? Мы обратились в официальную группу РЖД в Фейсбуке. Там в режиме чата ответили – да, выдают. Раз так, то этих документов для бухгалтерии достаточно.
Обобщим вывод о подтверждении Ж/Д проезда в таблице (с учетом того, что с 1 июля 2019 года также есть новые требования к реквизитам чеков от ККТ).
Самолет, такси, каршеринг с 1 июля
Аналогичные вопросы могут возникать в связи с подтверждением авиаперелета, такси или каршерингом. Мы подготовили небольшую таблицу, которая поможет разобраться с тем, какие документы нужны для бухгалтерии в качестве приложения в авансовому отчету.
Учет электронных проездных билетов в «1С:Бухгалтерии 8»
В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).
Для этого в программе используется справочник Билеты (раздел Справочники), документ Поступление билетов (раздел Покупки) и специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».
Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».
После регистрации поступивших билетов (любым способом) учет расходов на проезд отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и Касса или раздел Покупки).
Поступление и учет билетов
Приобретение нового билета в программе регистрируется из формы списка Поступление билетов по команде Создать — Покупка.
В открывшейся форме документа Поступление билетов с видом операции Покупка следует ввести данные нового билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).
Рис. 1. Регистрация покупки билета
После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов, указав (рис. 1):
наименование контрагента — агента или перевозчика, у которого приобретен билет;
наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;
общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.
Документ Поступление билетов при проведении формирует бухгалтерские проводки:
Дебет 60.02 Кредит 60.01
— на сумму зачтенной предоплаты;
Дебет 76.14 Кредит 60.01
— на сумму приобретенного билета.
Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.
Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата. При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).
Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).
Отмена поездки оформляется документом Поступление билетов с видом операции Возврат.
Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).
Оформление авансового отчета
Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.
В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.
В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.
Рис. 2. Авансовый отчет по командировке
Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.
При проведении документа Авансовый отчет формируются бухгалтерские проводки:
Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 71.01
— на сумму расходов, понесенных командированным лицом;
Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 76.14
— на сумму расходов на проезд, оплаченных организацией;
Дебет 19.04 Кредит 76.14
— на сумму НДС (если он выделен в билете отдельной строкой).
От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в 1С:ИТС в справочнике «Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие» раздела «Инструкции по учету в программах 1С».
Как получить отчетный документ за ж/д билет для получения командировочных в бухгалтерии
Командировка всегда сопряжена с командировочными расходами на дорогу, проживание и питание сотрудников компании. Обычно услуги оплачивает работник своими средствами. Затем бухгалтерия выплачивает ему потраченные в командировке деньги. Но чтобы получить командировочные, расходы нужно доказать. Как же получить отчетный документ за покупку электронных билетов на поезд через интернет или приобретение проездных документов в кассе?
Что служит отчетным документом за ж/д билет
Виды документов, необходимых для отчета сотрудников перед бухгалтерией о расходах на поездку, зависят от типа приобретенных билетов. Для проездных документов, купленных в кассе РЖД и через интернет (например, на сайте Rutrip), они будут разными. Причем при покупке электронного билета отчитываться будет проще. Читайте о том, как получить электронный билет на поезд.
Бумажный проездной документ
При покупке билета в ж/д кассе для отчета потребуется предоставить бумажный проездной документ и кассовый чек. Иногда вместо него можно предоставить только бумажный билет с QR-кодом. Бухгалтерия должна принять его без чека.
Внимание! Работники, отправившиеся в командировку, должны обеспечить сохранность билетов и чеков. Без них расходы на дорогу возмещены не будут.
Электронный билет на поезд
При покупке электронного билета кассовый чек не выдается. В этом случае потребуется бланк строгой отчетности. Это такой документ, который подтверждает произведение оплаты услуги и имеет такую же юридическую силу, как и чек. Таким бланком отчетности является контрольный купон. На его основании составляется авансовый отчет.
Контрольный купон содержит номер заказа и электронного билета. Длина каждого из номеров составляет 14 знаков. Причем если был куплен только один проездной документ, эти номера совпадают. В купоне также содержатся сведения о месте, дате и времени отбытия/прибытия пассажира. В нем указывается тариф и итоговая стоимость проездного документа вместе с НДС.
Внимание! При посадке на поезд нужно предъявлять не контрольный, а посадочный купон. Он будет выслан на E-mail, указанный при оформлении билета, сразу после его оплаты. Вы также можете найти его в разделе «Мои заказы» или «Мои билеты» в зависимости от того, на каком сайте был куплен проездной документ.
Где получить отчетные документы?
Способ получения отчетной документации также зависит от типа приобретаемого билета. При покупке бумажного проездного документа в железнодорожной кассе вы получите кассовый чек. Его должен оформлять кассир после предварительной оплаты услуг по перевозке пассажира. Сохраните его и отнесите в бухгалтерию вместе с билетом на поезд.
Внимание! Наличие билетов без чеков не может быть доказательством расходов. Но если на билетных бланках есть QR-код, чек не нужен.
Если вы покупали билет по интернету, вам понадобится контрольный купон. Вы можете скачать его, кликнув по соответствующей надписи в «Моих заказах» или «Моих билетах» на сайте, на котором была совершена покупка. Его копия также высылается на электронную почту в виде PDF-файла. Вот образец электронного купона:
Такой купон нужно распечатать и отдать либо работодателю, либо отнести в бухгалтерию.
Что делать при утере отчетных документов?
Следует учитывать, что без чека или электронного купона получить командировочные не получится. Согласно правилам, сотрудникам возмещают только те расходы, которые подтверждаются официально. Что же делать, если отчетные документы были утеряны?
Восстановление утерянного контрольного купона
Если вы распечатали купон заранее, а затем потеряли его, ничего страшного не будет. Если вы сохранили письмо с этим купоном на электронной почте, сделайте распечатку еще раз и отнесите ее в бухгалтерию. Если вы успели удалить письмо, отыщите его в корзине. Если она уже очищена, проделайте следующие действия:
Восстановление утерянного кассового чека
Если вы потеряли чек, выданный при покупке проездного документа на привокзальной кассе, отправьтесь в тот же вокзал. Затем предъявите кассиру бумажный билет и документ, по которому была совершена его покупка. Сообщите об утере чека и попросите сделать архивную выписку. Она послужит полноценной альтернативой кассовому чеку.
Внимание! Обратиться на вокзал за выпиской можно в течение 6 месяцев со дня отбытия пассажира с его станции по данному проездному документу.
C использованием
веб-системы ООО «ИМ»
Как учесть электронный билет в авансовом отчете
Оплата через интернет товаров и слуг все больше входит в нашу повседневную жизнь. Никого сейчас не удивить онлайн-заказами пиццы или суши на дом, «заморских» дешевых товаров, оплатой по карте телефона и коммунальных услуг и т.д. Не остались в стороне и электронные билеты.
Теперь вовсе не обязательно ехать через весь город на вокзал и простаивать в духоте часовые очереди. Всего 5-10 минут времени, интернет, банковская карта – и билета на самолет или поезд у вас в кармане. Вернее – на электронной почте. Организации также с удовольствием пользуются новшествами, оплачивая билеты напрямую с расчетного счета.
Однако, несмотря на всю простоту подобных покупок, есть несколько правил, которые следует помнить бухгалтеру, занося электронный билет в авансовый отчет сотрудника, делая бухгалтерские проводки и принимая к вычету НДС. Что такое электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно составить авансовый отчет, мы обсудим в данной статье.
Содержание статьи:
1. Что такое электронные билеты
2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы
3. Что делать, если билет потерян
4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке
5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете
6. Электронный билет в авансовом отчете
7. Бухучет электронных билетов с примером
8. Учет билетов при покупке сотрудником
Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.
(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)
Более подробно, чем в видео, разберем тему электронных билетов далее в статье.
1. Что такое электронные билеты
В первую очередь разберемся, что скрывается под понятием «электронный билет». Билет – это документ, удостоверяющий заключение договора перевозки (п.2 ст.786 ГК). Форму билета утверждается в порядке, предусмотренном транспортными уставами и кодексами. Электронный билет существует в электронно-цифровой форме.
Формы электронных проездных документов утверждены:
При покупке электронного билета, как железнодорожного, так и авиабилета, автоматизированная информационная система формирует выписку, которая выдается пассажиру или передается в электронном виде через интернет на электронную почту, если оплата совершена через интернет:
Маршрут-квитанция и контрольный купон содержат полную информацию о перевозке. В том числе информацию о маршруте, тарифе и итоговой стоимости перевозки, аналогично бумажному билету. Как выглядит маршрут/квитанция видно на рисунке ниже.
А вот так выглядит контрольный купон на железнодорожную перевозку.
Именно контрольный купон и маршрут/квитанцию в обиходе и называют «электронным билетом». По смыслу же контрольный купон и маршрут/квитанция представляет собой выписку из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и в авиации. На самом деле – это только часть билета.
Маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности:
2. В каком случае электронный билет подтверждает расходы
Итак, электронный билет у вас есть. Теперь нужно определиться, можно ли на его основании признать расходы на поездку. Во-первых, расходы на поездку работника по служебным делам в целях расчета налога на прибыль учитываются в составе командировочных расходов – пп.12 п.1 ст.264 НК, и относятся они к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Во-вторых, не следует забывать, что требование п.1 ст.252 НК об экономической обоснованности и документальной подтвержденности никто не отменял.
Приобретение билета на железнодорожный или авиационный транспорт свидетельствует только о факте заключения договора между перевозчиком и пассажиром. Но договор – это только намерение, сам по себе он не подтверждает факт, что хозяйственная операция действительно произошла. Поэтому немудрено, что у бухгалтера появляется вопрос: какие документы должны быть в наличии, чтобы они подтверждали расходы на проезд?
Для бухгалтерского учета расходы подтверждают первичные документы, которые оформлены в соответствии с требованиями ст.9 закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В НК списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд, нет.
Руководствуясь последними разъяснениями чиновников, можно сделать вывод, что для признания расходов на проезд при покупке электронных билетов необходимо:
По данному вопросу разъяснения приведены в письмах Минфина:
от 18.05.15г. №03-03-06/2/28296
от 06.04.2015г. №03-03-06/19229
от 29.01.2014г. №03-03-07/3271
от 14.01.2014г. №03-03-10/438 (направлено налоговым органам для руководства письмом ФНС от 5 февраля 2014 г. N ГД-4-3/1897)
2. Для железнодорожной перевозки:
Письмо Минфина от 25.08.2014г. №03-03-07/42273
3. Что делать если билет потерян
Бывает так, что по безалаберности или просто по случайности сотрудник потерял документы. С маршрут/квитанцией или контрольным купоном проще – их можно просто еще раз распечатать из файла, пришедшего после покупки на электронную почту. Что же делать с посадочным талоном?
В любом случае, не компенсировать сотруднику, если маршрут/квитанция или контрольный купон у него есть, расходы на проезд вы права не имеете. Но и обойтись без дополнительных документов не получится, если вы хотите учесть расходы при налогообложении.
В этом случае следует обратиться к перевозчику или его представителю и взять справку, в которой содержится информация, необходимая для подтверждения полета (письмо Минфина России от 18.05.2015г. №03-03-06/2/28296). Иначе учесть расходы не получится.
Если у вас нет ни посадочного талона, на справки, то в расходах стоимость перелета не учитывайте. Также при проверке ревизоры могут доначислить страховые взносы на стоимость билета. Однако доначисление взносов можно оспорить в суде: постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014г. №Ф09-3145/14.
Что касается НДФЛ, то чиновники считают, что при потере посадочного талона маршрут/квитанции достаточно, чтобы не удерживать НДФЛ (Письмо Минфина от 21.03.2011г. №03-04-06/6-49, от 06.03.2012г. №03-04-06/3-57). Почему для налога на прибыль данный вывод чиновников не работает, остается загадкой…
Для того чтобы сотрудники внимательнее относились к сохранности посадочного талона, во внутреннем локальном акте, посвященном командировкам, пропишите, что предоставление их для авансового отчета является обязательным.
Если сотрудник покупал железнодорожные билеты через терминал, потерял контрольный купон, но на руках имеет посадочный талон, в котором есть информация о поездке и ее стоимость, то такие расходы можно учесть (Письмо Минфина от 14.04.2014г. №03-03-07/16777)
Это все документы, которые потребуются для подтверждения расходов на проезд. Не обязательно требовать с работника кассовый чек или банковскую выписку. На их наличии Минфин перестал настаивать с конца 2013 года.
4. Можно ли учесть электронные билеты на иностранном языке
Электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.1998г. №34н) такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Значит ли это, что в этом случае можно учесть электронные билеты, только если переводить абсолютно все? Вовсе нет.
Посмотрим, что потребуется перевести:
Все остальное (например, правила перевозки багажа, условия применения тарифа) переводить не нужно: письма Минфина от 09.12.2015г. №03-07-14/71801, от 10.04.2013г. №03-07-11/11867, от 01.10.2013г. №03-07-15/40623, от 10.04.2013г. №03-07/11/11867, от 14.09.2009г. №03-03-05/170.
Кроме того, в письме от 09.12.2015г. №03-07-14/71801 Минфин указал, что сделать перевод могут не только профессиональные переводчики, но и сотрудники налогоплательщика, если это входит в их должностные обязанности. Это не помешает учесть электронные билеты и включить их стоимость в расходы.
5. НДС в авиабилетах и в авансовом отчете
Как уже было сказано выше, маршрут/квитанция и контрольный купон являются документами строгой отчетности. Поэтому они при распечатке на бумаге соответствуют всем условиям для принятия к вычету входящего в их стоимость НДС. Но есть одно очень важное условие — сумма налога должна быть выделена в этих документах отдельной строкой, т.е. должна быть обозначена конкретная сумма налога.
Последние разъяснения по этому вопросу приведены в письмах Минфина от 30.01.2015г. №03-07-11/3522, от 14.10.2015г. №03-07-14/58804, от 30.07.14г. №03-07-11/37594.
По мнению контролеров, если в оформленных электронных билетах сумма НДС отдельной строкой не выделена, то принять его к вычету не получится. И тогда вся стоимость билета вместе с НДС включается в состав прочих расходов согласно пп.12 п.1 ст.264 НК (письмо Минфина от 10.01.2013г. №03-07-11/01).
Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п.7 ст.171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде. И переносить такой вычет на следующие периоды нельзя.
Однако и в том случае, когда НДС отдельной строкой не выделен, в суде есть шанс отстоять право на вычет, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12г. №А19-5831/2012.
Для получения вычета билет нужно зарегистрировать в книге покупок на дату утверждения авансового отчета. В графе дата и номер счета-фактуры записывается номер билета и дата его оформления. Эта дата может относиться и к прошлому налоговому периоду.
В графе 2 книги покупок ставят код для вычетов по этим операциям – 23 (письмо ФНС от 22.01.15г. №ГД-4-3/794).
Если в маршрут/квитанции и контрольном купоне не указан ИНН и КПП перевозчика, то при заполнении графы 10 книги покупок ставится прочерк (письмо Минфина от 28.05.2015г. г. №03-07-11/30876, письмо ФНС от 18.08.15г. №ГД-4-3/14544).
Сложности с вычетами входного налога также могут случиться, если ваша компания приобретает билеты через посредника. Дело в том, что агенты при этом нередко выписывают счет-фактуру на стоимость билетов и указывают в нем сумму НДС.
Это неправильно. Ведь посредник в данном случае не должен составлять счет-фактуру на услуги по транспортировке. Об этом читайте письма Минфина России от 12.10.2010г. №03-07-09/45, от 10.03.2009г. №03-07-09/06, от 16.05.2005г. №03-04-11/112, УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 N 16-15/090448.1, от 10.01.2008 N 19-11/603. Поэтому вычет НДС возможен только на основании БСО, то есть проездного документа.
Так что если в проездном документе сумма НДС не выделена, принять налог к вычету не получится, даже если агент вам предоставил счет-фактуру. Если же в билете указана сумма НДС, зарегистрируйте в книге покупок именно этот документ, а не счет-фактуру посредника.
Теперь, после того как мы определились, в каком случае у организации есть право на вычет, мы посмотрим, как отразить НДС в авиабилетах в авансовом отчете.
6. Отражаем электронный билет в авансовом отчете
Итак, мы с вами определили, какие документы должны быть для признания расходов. Теперь пришло время составить авансовый отчет. Всю форму данного документа мы здесь разбирать не будем, посмотрим лишь особенности, которые нужно знать, отражая электронный билет в авансовом отчете.
Во-первых, если организация покупала билет за свой счет, а затем выдавала его сотруднику, то выданный билет будет отражен как аванс в блоке по авансам/перерасходам. Т.е. там будет и стоимость выданного билета вместе с НДС, и если еще выдавались денежные средства, то и они тоже.
Во-вторых, информация о билете, использованном для проезда, отражается на 2-ой странице авансового отчета. Там приводится дата и номер электронного билета, наименование расхода (в нашем случае это билет по конкретному маршруту) а также указывается суммы расходов.
7. Бухучет электронных билетов с примером
Отразив электронный билет в авансовом отчете, мы плавно переходим к составлению бухгалтерских проводок. Для этого рассмотрим отдельно ситуации, когда билеты для сотрудника покупает сама организация, и когда их покупает работник предприятия. От этого зависит бухучет электронных билетов, а именно проводки.
Если организация приобретает билеты за безналичный расчет, то приходует их до выдачи сотруднику на счете 50.3 «Денежные документы», несмотря на то, что они электронные. Данные об электронном билете заносятся в Журнал учета денежных документов.
На этом счете учитывается вся сумма, включая НДС, т.к. принимать НДС по авиабилетам к вычету до составления авансового отчета неправомерно. При получении билета от перевозчика и выдаче его сотруднику списать его стоимость в расходы сразу нельзя, т.к. работник еще не использовал билет и не ездил в командировку.
Пример
Сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. направлен из Москвы в командировку в г. Новосибирск. Для сотрудника за безналичный расчет приобретен через посредника электронный билет на самолет по маршруту Москва-Новосибирск, стоимость 8250 руб., в т.ч. НДС 750 руб. Также уплачен сервисный сбор в сумме 590 руб., в т.ч. НДС 90 руб.
Дебет 50-3 – Кредит 60 – на сумму 8250 руб. – оприходован билет
Дебет 26 – Кредит 60 – на сумму 500 руб. – отражен сервисный сбор
Дебет 19 – Кредит 60 – на сумму 90 руб. – учтен НДС по сервисному сбору
Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 90 руб. – НДС по сервисному сбору принят к вычету
Затем билет выдан сотруднику:
Дебет 71 – Кредит 50-3 — на сумму 8250 руб.
После возвращения из командировки работник составил авансовый отчет, приложив к нему маршрут/квитанцию и посадочный талон (предполагаем, что НДС в электронном билете выделен отдельной строкой):
Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7500 руб. – списаны расходы на билет
Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 750 руб. – выделен НДС со стоимости билета
Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 750 руб. – НДС по билету принят к вычету
8. Учет билетов при покупке сотрудником
Если сотрудник приобретает электронные билеты самостоятельно, то бухучет электронных билетов будет похож, т.к. фактически остаются только проводки, связанные с авансовым отчетом. Да, и не забудьте выдать аванс сотруднику перед командировкой. Он не обязан отправляться в поездку за свой счет!
Пример (продолжение)
Предположим, что обратный билет по маршруту Новосибирск-Москва сотрудник ООО «Чайка» Воробьев В.В. приобретает самостоятельно. Для этих целей ему перед поездкой выдан аванс из кассы в сумме 11 000 руб.
Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 11 000 руб. – выдан аванс на командировочные расходы
К составленному авансовому отчету работник приложил маршрут/квитанцию и посадочный талон. Стоимость билета составила 7920 руб., в т.ч. НДС 720 руб.
Дебет 26 – Кредит 71 – на сумму 7200 руб. – списаны расходы на билет
Дебет 19 – Кредит 71 – на сумму 720 руб. – выделен НДС со стоимости билета
Дебет 68 – Кредит 19 — на сумму 720 руб. – НДС по билету принят к вычету
Суточные по командировке за 3 дня составили 2100 руб., а остаток аванса сотрудник возвращает в кассу организации:
Дебет 26 — Кредит 71 – на сумму 2100 руб. – начислены суточные
Дебет 50 – Кредит 71 — на сумму 980 руб. – внесен неизрасходованный остаток в кассу организации.
Как сформировать авансовый отчет с авиабилетом в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:
А на вашем предприятии используются электронные билеты? С какими сложностями вы столкнулись при их учете? Считаете ли вы их более удобными по сравнению с бумажными бланками? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Также вы можете скачать Письма Минфина, которые упоминались в тексте статьи.