Этикетные формулы в деловом письме что делают

Речевой этикет в деловой переписке

Этикет в письменном деловом общении

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания.

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания.

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу.

Обращение в деловой переписке

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий:

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!»

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением».

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа:

«Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась».

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц.

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества:

«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству».

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность:

«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки».

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ.

Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению:

«С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…».

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность:

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений.

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам:

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями. ».

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.

Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav Текст: Светлана Щербак

Источник

Этикетные формулы делового письма

Этикет – установленный порядок поведения.

Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «ДА» и «НЕТ», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

При оформлении документа или написании делового письма существует громадное количество языковых формул этикетного характера. Составителю делового письма очень важно точно знать существующие виды обращений, типичные формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т. д. Грамотное использование формул официально-делового письма определяет культуру деловой письменной речи.

Например, при обращении к адресату учитываются его служебное положение, служебное положение адресанта, сфера деятельности того и другого и некоторые другие аспекты. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:

Уважаемый господин (фамилия)!

Уважаемая госпожа (фамилия)!

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях и других письмах допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Анна Андреевна!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Следует обратить внимание на то, что в последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текстами. При этом текст самого письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а как в английском, со строчной, например:

Уважаемый Сергей Александрович, обращаемся к Вам с предложением.

Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:

С уважением (подпись).

Языковые клише пронизывают в деловой корреспонденции, как и в другой документации, весь текст. В официальных письмах с помощью определенных языковых формул выражаются самые разные аспекты содержания: извинение, благодарность, просьба, разрешение и т. д. Эти языковые формулы являются нормой современного русского этикета, и нет необходимости «изобретать» собственные этикетные фразы.

Источник

Формулы речевого этикета документов официальной переписки

Содержание:

Если вам тяжело разобраться в данной теме напишите мне в whatsapp разберём вашу тему, согласуем сроки и я вам помогу!

По этой ссылке вы сможете найти рефераты по этике на любые темы и посмотреть как они написаны:

Посмотрите похожие темы возможно они вам могут быть полезны:

Введение:

Будьте вежливы для речевого поведения и устойчивой функции правил системы, которая является этикетом речи.

Различные типы этикета представлены различными системами этикетирования: «Ваше Высокопреосвященство» (к высокопоставленным церковным чиновникам) и «товарищи генералы» (к старорусским, но общим принципом использования этикет-инструмента во всех сферах общественной жизни является принцип вежливости.

Особенность делового общения заключается в том, что взаимодействие конфликтов, экономических интересов и социального регулирования происходит в рамках правового поля. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений является партнерство, построенное на взаимном уважении и доверии. Определенные особенности делового общения подчинены его регулярности, то есть установленным правилам и ограничениям.

Специфика русского речевого этикета

Владение речевым этикетом способствует приобретению авторитета, порождает доверие и уважение. Знание правил речевого этикета,их соблюдение позволит человеку чувствовать себя уверенно и непринужденно, так что общение не будет ощущаться сложным.

Деловое общение

Важность этих качеств отражена во многих русских пословицах и поговорках, характеризующих этические нормы общения. Некоторые пословицы указывают на необходимость внимательно слушать собеседника. Язык-один, уши-два, слушайте дважды, говорите один раз.Другие пословицы показывают типичные ошибки в построении разговора. Мой дедушка говорит о цыплятах, а бабушка-об утках. Вы услышите, и мы будем молчать. Глухие люди слышат, как говорят бессловесные люди. Многие пословицы предупреждают об опасности пустых, праздных или оскорбительных слов. Корову ловят за рога, а людей-за язык. Если вы отпустите его, вы не вернете его обратно. Вы можете выразить безмолвие, а произнесенные слова не могут быть возвращены. Лучше не рассказывать, чем пересказывать. Он скрежещет зубами с утра до вечера, но ничего не слышит».

Терпимость заключается в трезвом отношении к возможности возникновения разногласий и избегании резкой критики чужого мнения. Вы должны уважать мнение других людей и стараться понять, почему они придерживаются определенной точки зрения. Такой характер, как терпимость, тесно связан с сдержанностью-способностью спокойно реагировать на неожиданные вопросы и замечания собеседника.

Доброжелательность необходима как по отношению к собеседнику, так и во всей структуре разговора, в его содержании и форме, интонации и подборе слов.

Формулы обращений

Этикет является важнейшим инструментом в достижении целей общения и одновременно проявлением культуры писателя (оратора). Мы все знаем, что одно требование-это весело выполнять. Содержание предложения может быть тем же самым, но форма и тон-нет.

Иногда одна просьба сильно меняет восприятие текста и создает дополнительные стимулы для принятия позитивных решений по обсуждаемым вопросам. К сожалению, очень часто этой фразы в деловых письмах оказывается недостаточно.

В цивилизованном обществе хорошо развитый этикет помогает получателю (отправителю) быть вежливым в любой ситуации и сдерживать свои эмоции в любой ситуации», «к сожалению, по вопросам неплатежей мы не сможем воспользоваться вашим предложением в ближайшее время, к сожалению, мы вынуждены сообщить вам, что это невозможно,»- воскликнул он.

До сих пор мы были удивлены словами благодарности, которые должны использоваться для предложений, просьб, приглашений, приветствий или ответов на соболезнования.

Даже Франклин Делано Рузвельт, один из самых разумных и эффективных способов завоевать расположение других людей-это запомнить их имена и дать им почувствовать свою значимость». Это ценные советы как для ораторов, так и для писателей. В наше время старый адрес возвращается — у нас есть индекс адреса под названием «джентльмен», который имел статус официального адреса до 1917 года»мисс», но его использование еще не стало систематическим.

Он широко используется в сфере политики, среди предпринимателей, художников и реже встречается среди государственных служащих. Но следует помнить, что даже в случае обращения по адресу имени или сужения его до показателя вежливости, слова не предназначены для адресата.

Именно так можно отправлять письма деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, чиновникам, художникам и политикам. В то же время совершенно невозможно представить себе ситуацию, когда этим влечением пользуются социально незащищенные группы: «джентльмен с инвалидностью», «джентльмен-беженец», «джентльмен-безработный». При этом составитель делового письма не имеет специального названия, поскольку сегодня в русском языке нет универсального Национального адреса, а до 1917 года это был адрес пары «сэр—мадам» («мой дорогой сэр»—»моя дорогая леди»).

Слово «уважаемый» тоже не универсально, а особенно важно для человека, но и науки, искусства, известных общественных деятелей. В письмах к таким людям используются адреса «дорогой» и «высокочтимый».

Восклицательный знак в этом случае указывает на то, что человек или тот факт, что проблема решается, имеет особое значение. При общении с коллективным адресатом используется следующая формула:»Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемый коллега!».

Последнее более подходит при работе с людьми одной и той же профессии. При выборе формулы обращения важно, чтобы адрес имени подчеркивал дистанцию, придавал письму официальный характер, а адрес фамилии и отчества подчеркивал установление деловых отношений.

Безымянный или безымянный адрес допускается только в том случае, если есть коллективный адрес и есть трафаретные буквы, и только в том случае, если вы пишете письмо юридическому лицу. Последняя фраза письма так же важна, как и первая. В деловых письмах, как и во всяком деле, нет мелочей или несущественных деталей.

Окончание письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничество, деловые отношения, проекты, решение проблем и т.д.). Вот почему последняя фраза выражает надежду, уверенность, радость, одобрение, благодарность», «С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество», «Всегда рад служить, добро пожаловать в наш семинар!».

Первая и последняя фраза символа метки в деловом письме называется рамкой метки. Они составляют тексты (сообщения), устанавливают непосредственный контакт с адресатом, регулируют отношения корреспондентов. Точность и оптимизм определяют тон делового письма. В деловой переписке насмешки, насмешки, грубость и даже сарказм полностью исключены.

Этикеточные фразы более объемны. Но партнерство стоит гораздо дороже, чем стоимость «вежливости». Убеждает не только информация, но и тон, в котором происходит разговор. Характер делового диалога между предприятием и организацией зависит от тона и стиля письма.

С помощью инструмента ярлыка достигается избыточный формат, сухость сообщения, диверсификация интонационных схем текста, придание выразительных оттенков деловой речи, например: «Учитывая ваш вклад в развитие нашего комплекса».

Стандартный текст выше полностью состоит из банальных фраз. Их использование в деловом общении обусловлено спецификой делового общения, процедурными и формальными требованиями. Особенностью письменного делового диалога является также исключение всего личного, индивидуально важного и не относящегося к делу.

В деловом общении, напротив, очень важно соблюдение форм и условностей. Это относится и к специальным формулам этикеток, и не только. Ритуал ярлыка, выраженный действующим глаголом, обычно включается в устойчивое выражение: «Я бы (с радостью) пригласил Вас присоединиться», «Спасибо, что присоединились», «Благодарю вас от всего сердца».

Назовите адресата деловой переписки в вежливой форме, местоимения «вы», «ваш» прописными буквами: «по вашему желанию мы предоставим вам последнюю версию нашей продукции.

Один из ведущих исследователей речевого этикета Валентин Гольдин в своей книге «Речь и этикет» правильно утверждает, что весь текст и все части письма направлены на адресата, поэтому в тексте делового письма, помимо этикетного выражения, структура текста и содержание ориентированы на адресата. Таким образом,содержание письма, его количество и структура могут быть отнесены к равенству или неравенству отношений, желанию поддерживать деловые контакты или желанию их прекратить.

Система негативных этикетных знаков (например, не получил ответа) оценивается как признак неуважения, нежелания поддерживать деловые отношения. Этикет подчиняет устоявшимся ценностям, отражает и укрепляет их. В то же время этикет-это национальное явление, имеющее ярко выраженную специфику в каждой стране.

Этикет дает нам много возможностей для координации отношений между корреспондентами и достижения различных коммуникативных целей. Аксиома этикетных требований очень важна для тех, кто хочет установить крепкий деловой контакт, потому что есть опасения сохранить принцип удовольствия от самооценки адресата и общения.

При выборе ярлыка необходимо учитывать специфику фактора реципиента и речевой ситуации.

Принцип использования инструмента ярлыка: писатель должен знать позицию оппонента, представить ее перед собой и написать официальное письмо, как будто происходит диалог, что особенно важно сегодня, когда официальная переписка стала более личной и динамичной.

Речевая ситуация и стандартные средства языка

Цели речи связаны со следующей потребностью:

Цель определяет предмет и вид функционирования деловой бумаги, состав письма и его тон. Но ключевая формула особенно важна в этом отношении. Таким образом, цель воздействия на реципиента часто осуществляется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и речевого действия:»изменение цен на энергоносители».

Цель уведомления получателя обычно реализуется в виде выражения, которое вы вводите непосредственно в сообщение», «Отвечаю вам этим письмом».

Практика первого имени российского делового заявления не может быть плодотворной, но текущая деловая переписка. Адреса регулируют социальную дистанцию общения. Носители русского языка устанавливают первое имя неофициальным для официального общения, в то время как первое имя использует правила как отличный инструмент. Эти различия являются репрезентативными для традиций русской речевой культуры.

Письмо к известному адресату, постоянному партнеру или коллеге будет более лаконичным, что будет объясняться некоторой реальностью и общим знанием деталей проверяет наличие даты отгрузки и прилагаемых документов.

Когда мы думаем о первом предложении письма, мы выбираем не только композицию высказывания, но и его тон. Именно интонация часто определяет выбор лексических средств. Приведенные выше стандартные выражения функционально однородны, но их тональность существенно отличается. В одном случае подчеркивается уважение к адресату, имеющему достаточно высокий социальный статус,а во втором-административное давление.

В письме-ответе необходимо повторить слова письма-инициативы. Например, символ ответа, содержащий отклонение запроса или отклонение предложения, следует следующей схеме:

Например: «по вашему запросу о дополнительной скидке на покупку нашего товара сообщаю вам: согласно лицензионному договору, скидка будет применяться при покупке товара в государственных образовательных учреждениях».

В конце письма инициативы:»мы с нетерпением ждем Вашего письма», «просим Вас ответить как можно скорее», » Мы ждем вас».

Композиция деловых писем

Поскольку по каждому запросу и предложению принимаются независимые решения, необходимо отделить каждое голосовое действие в независимую сторону.

Конструкция бортов жесткая и отчетливая. Вторая часть является нереалистично декларативной с точки зрения модальности, называя желаемые ожидаемые события выраженными голосовыми действиями: «Я настаиваю на немедленном погашении долга», то есть состав служебного письма с просьбой выглядит так:

Длина абзаца в деловых письмах сильно варьируется-от одного предложения до нескольких страниц. Разрывы абзацев могут происходить в тексте одного аспектного символа, представляющего идеальную композицию, и в одном компоненте символа, который соответствует аспекту.

Новая идея, тема или новый поворот темы выделяются красным цветом. Стандартизация и унификация, которые требовали единства композиции текста, привели к строгой композиционной соотнесенности и иммобилизации частей делового письма.

Несоблюдение этих правил затруднит восприятие текстовой информации. Не подчиняясь правилам разбиения абзацев, письма, подчеркивающие аспект содержания, необходимо читать и перечитывать несколько раз, что значительно снижает их эффективность.

Языковой стандарт делового письма

Подобный текст, или стандартный текст, и трафаретные буквы стали уникальными результатами стандартизации языков деловой письменности. Появление трафаретных букв было связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций на производстве, транспорте и в торговле.

Стандартный текст основан не только на клишированной фразе, но и на клишированном предложении: «я отвечу на ваш запрос и пришлю вам интересующую информацию»,»я подтвержду ваше участие в выставке».

В связи с увеличением количества нестандартных ситуаций, которые отражаются в деловой переписке, частота трафаретных текстов сегодня невелика. Однако контракты, письма-заявки и другие типы писем, необходимые для многих компаний, часто являются трафаретным текстом.

Фразы могут быть клише в тексте других нормативных актов:

Все эти стандартные аспекты делового письма используются в тексте на основе практических потребностей, определяемых такими понятиями, как речевые ситуации.

Деловая переписка не способна иметь дело с принятыми деловыми, а также письменными речевыми нормами и правилами, которые прочно укоренились в деловой практике, а именно с национальным соглашением, что в целом означает правила и манеры этикета речи.

Заключение

Универсальный принцип использования этикеточного инструмента выражен в рекомендациях, данных читателям древнерусских букварных книг, и не утратил своей актуальности и по сей день. Умение успешно вести деловые переговоры, правильно составлять текст документа и работать с ним-важнейший фактор профессиональной культуры лица, принимающего решение.

Присылайте задания в любое время дня и ночи в ➔

Официальный сайт Брильёновой Натальи Валерьевны преподавателя кафедры информатики и электроники Екатеринбургского государственного института.

Все авторские права на размещённые материалы сохранены за правообладателями этих материалов. Любое коммерческое и/или иное использование кроме предварительного ознакомления материалов сайта natalibrilenova.ru запрещено. Публикация и распространение размещённых материалов не преследует за собой коммерческой и/или любой другой выгоды.

Источник