Как подать отчет 4 фонд
Отчетность 4- Фонд
Для плательщиков обязательных страховых взносов установлена обязанность представлять в органы Фонда по месту постановки на учет установленные законодательством сведения и отчетность, расчеты, справки, иные материалы и сведения, связанные с начислением и уплатой обязательных страховых взносов в бюджет фонда (пункт 26 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. № 40).
Форма ведомственной отчетности «Отчет о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» (далее – отчет по форме 4-фонд) представляется не позднее 20-го числа после отчетного периода на бумажном носителе нарочным (отчет не направляется почтовым отправлением) или в виде электронного документа, соответствующего требованиям, установленным Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» в порядке и формате, определяемых правлением Фонда.
Формат и основные требования по подготовке плательщиками обязательных страховых взносов отчета по форме 4-фонд в электронном виде и в виде электронного документа определены в Инструкции по определению формата формы ведомственной отчетности «Отчет о средствах бюджета государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь», утвержденной постановлением правления Фонда от 30 октября 2017 г. № 7.
Отчет 4-фонд за II квартал 2021 г.
Правила заполнения и представления отчета 4-фонд с начала года не изменились. Представляем небольшую памятку по заполнению этого отчета за II квартал 2021 г.
| Параметры и показатели | Требование |
| Актуальная версия программы «Ввод данных в отчет 4-фонд» | Версия 8.0 |
| Срок представления отчета за II квартал 2021 г. | Не позднее 20 июля 2021 г. Датой представления отчета 4-фонд в виде электронного документа (с электронной цифровой подписью) считается дата, указанная в протоколе его обработки со статусом «принят» (п. 9 Инструкции N 2). Непредставление в установленный срок отчета не является административным правонарушением, если просрочка составила не более трех рабочих дней (примечание к ст. 24.11 КоАП) |
| Подписание отчета 4-фонд ЭЦП и представление его на корпоративный портал ФСЗН | Подписанный ЭЦП отчет представляет собой архив формата ZIP (.zip) и содержит файл с данными (.xml) и файл с ЭЦП (.sgn). |
| Среднесписочная численность застрахованных работников | Не включаются внешние совместители, лица, работающие по гражданско-правовым договорам, а также находящиеся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком до 3 лет. Также не учитываются лица, которые не явились на работу в связи с временной нетрудоспособностью, социальным отпуском без сохранения зарплаты и др. Если работник принят на неполное рабочее время, он учитывается пропорционально отработанному времени (п. 4, 5, 6.1, 6.2, 10.1, 10.4 — 10.7 Инструкции N 1). Подробнее об этом см. материалы |
| Списочная численность участников студенческих отрядов | Включаются участники студенческих отрядов, с которыми заключены трудовые договоры (контракты). Такие работники не исключаются из расчета этого показателя, если они отсутствуют на работе в связи с временной нетрудоспособностью, социальным отпуском без сохранения зарплаты и др. Работающие в условиях неполного рабочего времени учитываются как целые единицы (п. 8 Указаний N 104; п. 4, 5 Инструкции N 1) |
| Выплаты и взносы: максимальный и минимальный размеры | В строке 5 отчета отражаются только те выплаты, на которые начисляются взносы. Выплаты, поименованные в Перечне N 115, в отчет не включаются. Не начисляются взносы и с суммы превышения пятикратной величины средней заработной платы работников в республике за предшествующий месяц по каждому работнику (абз. 2 ст. 2 Закона N 138-XIII). Взносы, исчисленные за полный месяц за каждого работника, не должны быть меньше суммы этих взносов, исчисленной из МЗП, действующей в данном месяце. Если выплаты оказались менее МЗП (доплата до МЗП не производилась), взносы доначисляются до их минимального размера. Такие доначисленные взносы отражаются в строке 11 отчета. Подробнее об этом см. материалы |
| «Переходящие» отпускные | Отпускные отражаются в отчете в том периоде, в котором на них начислены взносы. Напомним, что взносы можно начислить сразу на всю сумму отпускных или только в части, приходящейся на отчетный месяц. Объясняется это тем, что для взносов за истекший месяц установлен окончательный срок их уплаты — не позднее установленного дня выплаты заработной платы за данный месяц (в общем случае). При получении средств на выплату отпускных организация может уплатить взносы раньше установленного срока (п. 4, 12 Положения N 40). Подробнее об этом см. материалы |
| Пособия | Пособия отражаются в составе показателей того месяца, в котором они начислены, т.е. отражены по дебету счета 69. Таким образом, вся сумма «переходящих» больничных отражается в месяце, в котором начислена. В отчете отражается количество календарных дней, за которые оплачены больничные, а по пособиям на детей — количество этих пособий (п. 25, 28 Указаний N 104). Необходимо проверить соответствие показателей: Гр. 1 стр. 17 = гр. 3 стр. 22. Гр. 2 стр. 33 = (стр. 39 + стр. 40 + стр. 41 + стр. 43 + стр. 44). Гр. 2 стр. 35 = (стр. 45 + стр. 46). Подробнее об этом см. материалы |
| Срок выплаты зарплаты | Указывается конкретный день, установленный для выплаты зарплаты за истекший месяц. Эта дата используется для контроля своевременности уплаты взносов. Если организация изменила срок выплаты зарплаты, письменно сообщила об этом в ФСЗН, то при заполнении отчета стоит убедиться в актуальности отраженной даты |
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Обновляем, заполняем и сдаем электронную версию отчета 4-Фонд
Отчет 4-фонд на 2019 год обновлен. Так, в титульной части отчета исключена позиция «ОКПО». В разделе II сумма выплат, на которую начисляются взносы, указывается теперь только с начала отчетного года, данные за отчетный квартал не отражают. Не требуется указывать итоговые данные за квартал и в разделе III. В отдельную таблицу вынесены сведения о задолженности на начало и конец отчетного периода.
Справочная информация (раздел V) дополнена строкой «Сведения о применении гибких систем оплаты труда». Заполняется она коммерческими организациями по итогам года.
В связи с этими новшествами сдать отчет 4-фонд за I квартал 2019 года в электронном виде необходимо в новой версии 7.0. Это значит, что программу «Отчет 4-Фонд» надо обновить.
Для этого заходим на корпоративный портал ФСЗН и проходим авторизацию.
Далее следуем по пути: Отчет «4-Фонд» — Загрузка формы отчета — Загрузить. Для загрузки указываем адрес сохранения новой версии отчета.
Обратим внимание, что с марта 2019 года в опытной эксплуатации находится новая версия портала ФСЗН (портал Фонда 2.0). Она доступна по следующему адресу. Здесь тоже можно скачать отчет 4-фонд.
Загруженный Excel-файл «Отчет 4-Фонд» содержит три листа:
— «Форма N 4-Фонд». Это собственно отчет;
— «Настройки». Здесь содержатся общие сведения о плательщике, которые имеются в ФСЗН (наименование плательщика, его регистрационный номер, дата окончательного расчета, размер страховых взносов и др.), и другие настройки программы;
— «Инструкция». На этом листе указана ссылка, перейдя по которой, можно ознакомиться с инструкцией по работе с программой.
Согласно этой инструкции работа с электронной формой отчета 4-фонд состоит из шагов.
1. Включаем макросы.
2. Открываем скачанный Excel-файл «Отчет 4-Фонд». В окне «Настройки» указываем номер отчета и другие незаполненные поля. При этом поля «Электронный адрес (www. e-mail)», «Гибкие системы оплаты труда» и сроки выплаты заработной платы за первую и вторую половины месяца необязательны для заполнения. Повторим, что строку «Сведения о применении гибких систем оплаты труда» заполняют коммерческие организации по итогам года. Затем нажимаем на кнопку «Сохранить» и выбираем отчетный квартал в открывшемся окне «Отчет 4-Фонд. Версия 7.0».
Поскольку версию 7.0 мы скачали сейчас (после представления отчета за IV квартал 2018 года), в качестве отчетного будет настроен I квартал 2019 года. В последующем для перехода на следующий квартал необходимо в базе сохраненных отчетов закрывать отчеты за предыдущие кварталы.
4. Проверяем корректность данных: лист «Настройки» — Сохранить — Проверка корректности данных. Если есть ошибки, исправляем их, если выдано предупреждение, удостоверяемся в правильности данных и либо корректируем данные, либо продолжаем работу.
5. Сохраняем отчет в формате XML-файла (кнопка «Сохранить отчет в файл и базу отчетов»).
6. Подписываем отчет электронной цифровой подписью (при ее наличии). После подписи файл с отчетом будет иметь расширение sgn.
Отчет, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП), можно передать в органы ФСЗН через портал. Без такой подписи отчет подается инспектору на любом электронном носителе вместе с его распечаткой на бумаге, подписанной руководителем организации.
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Быстро и просто сдаем отчет 4-фонд
Даже если бухучет в организации полностью автоматизирован, составлять отчеты,
к сожалению, часто приходится вручную. Не исключение и отчет 4-фонд. Предлагаем несколько практических советов, как сделать это с минимальными затратами
времени и сил.
Если организация не представляет отчет 12-т (его не подают, например, микроорганизации), то можно воспользоваться специальным инструментом — табелем с расчетом среднесписочной численности работников.
2. Заполнить раздел II «Сведения о выплатах» не займет много времени, если ежемесячно, как только начислены страховые взносы за отчетный месяц, зафиксировать сумму оплаты труда, которая стала объектом для начисления. Это может быть отдельная выходная форма (распечатка) бухгалтерской программы.
3. Раздел III о средствах ФСЗН заполняется по данным счета 69. Своевременность
и полнота отражения операций по счету 69 обеспечит достоверность данных
в отчете 4-фонд.
В разделе III обязательно сверяем задолженность на конец отчетного периода (строки 20 и 21). Она должна соответствовать сальдо счета 69. При этом учитываем, что штрафы в отчете 4-фонд не отражаются.
4. В организации с большой численностью работников самый трудоемкий, как правило, раздел IV об использовании средств ФСЗН. Сложность этого раздела в том, что в нем расшифровываются пособия, выплаченные за счет средств ФСЗН. Здесь существенно ускоряет дело аналитический учет таких выплат в разрезе показателей раздела IV.
При заполнении отчета 4-фонд потребуется лишь сложить готовые данные за три месяца.
Аналогично поступаем и с показателями о пособиях на детей.
| Период / Получатель | Пособия на детей до 3 лет | Всего | ||||||||
| на первого ребенка | на второго и последующего ребенка | на ребенка-инвалида | ||||||||
| кол-во | сумма, руб. | размер (100%, 50%) | кол-во | сумма, руб. | размер (100%, 50%) | кол-во | сумма, руб. | размер (100%, 50%) | ||
| Всего | ||||||||||
| Период / Получатель | Пособия на детей старше 3 лет из отдельных категорий семей | Всего | |||
| в размере 50% БПМ | в размере 70% БПМ | ||||
| кол-во | сумма, руб. | кол-во | сумма, руб. | ||
| Всего | |||||
5. Отчет готов, подписан, осталось его представить в ФСЗН. Если корпоративный портал не работает или по каким-либо причинам воспользоваться им невозможно (например, в связи с ликвидацией организации необходимо до окончания квартала передать отчет), чтобы не тратить время на поездку в территориальный орган ФСЗН, отчет можно передать по электронной почте. Электронные адреса отделов ФСЗН размещены на его сайте.
Отчет 4-фонд за I квартал 2021 г.
Обратим внимание на новшества I квартала 2021 г.: версию 8.0 программы «Ввод данных в отчет 4-фонд», уточненный порядок обмена электронными документами, важную особенность наступления административной ответственности за нарушение срока подачи отчета.
Актуальная версия программы «Ввод данных в отчет 4-фонд» — версия 8.0. При заполнении отчета 4-фонд за I квартал 2021 г. необходимо использовать эту версию программы. Обновить программу можно несколькими способами:
— скачать файл программы в личном кабинете на портале ФСЗН, в разделе «Подача документов», кнопка «Форма отчета 4-фонд»;
— получить файл в территориальном органе ФСЗН по месту регистрации или в межрегиональном консультационно-аналитическом отделе (г. Минск, ул. Толбухина, д. 6). Однако следует помнить о рекомендациях дистанционного взаимодействия с ФСЗН.
Чем новая форма отчета отличается от предыдущей. В отчете появились две новые строки. Одна из них (строка 04) предназначена для отражения численности участников студенческих отрядов, а другая (строка 07) — для указания суммы выплат этим лицам.
Обратим внимание, что в строке 04 указывается списочная численность участников студенческих отрядов. В нее включаются работники, работавшие по трудовому договору (контракту) и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более. В списочную численность включаются также работники, отсутствовавшие на работе в связи с временной нетрудоспособностью, социальным отпуском без сохранения зарплаты и др. (п. 8 Указаний N 104, п. 4, 5 Указаний N 1).
Если участник студенческого отряда принят на неполную ставку в соответствии с трудовым договором (контрактом), в списочной численности он учитывается как целая единица (подп. 4.3 Указаний N 1).
В списочной численности работников не учитываются лица, работающие по гражданско-правовым договорам, и внешние совместители (подп. 6.1 Указаний N 1).
Из новой формы отчета исключена строка, в которой делалась отметка о применении в организации гибкой системы оплаты труда.
Правила заполнения отчета 4-фонд не изменились.
Срок представления отчета за I квартал 2021 г. — не позднее 20 апреля 2021 г.
С 1 апреля 2021 г. действует новая Инструкция о порядке обмена электронными документами. В ней прописано, что датой представления в ФСЗН отчета 4-фонд в виде электронного документа (с электронной цифровой подписью) считается дата, указанная в протоколе его обработки с результатом, имеющим статус «принят» (п. 9 Инструкции). Если в протоколе обработки указан статус «не принят», отчет 4-фонд должен быть откорректирован и повторно представлен в ФСЗН в сроки, установленные законодательством (п. 10 Инструкции). Например, исправленный отчет 4-фонд должен быть сдан не позднее 20 апреля 2021 г.
Напомним, что каждый электронный документ, отправленный в орган ФСЗН, проходит входной контроль. На этом этапе проверяют подлинность документа, его формат и соответствие данным, содержащимся в автоматизированной информационной системе ФСЗН (например, о платежах). По результатам входного контроля выдается квитанция, в которой указано «принят в обработку» или «отклонен» и причины отклонения (п. 6, 7 Инструкции).
Документ, который прошел входной контроль, принимается в обработку. По результатам обработки выдается протокол со статусом «принят» или «не принят» с указанием причины. К протоколу обработки отчета 4-фонд со статусом «принят» прилагается файл с расчетом пени (п. 8 Инструкции). Повторим, что датой представления отчета считается дата, указанная в протоколе со статусом «принят».
Тем не менее целесообразно планировать свою работу так, чтобы не возникала необходимость прибегать к этой норме.
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex