Как поделиться ссылкой на гугл документ

Полезные функции Google Docs, которые грех не знать

Для многих Google Docs — знакомый и привычный инструмент. Но, как и с другими программами, часто мы используем набор базовых функций, потому что глубоко разбираться в инструменте нет времени.

В этой статье мы собрали полезные возможности Google Docs, которые вы, возможно, не знали. Они помогут сэкономить время и сделают работу более продуктивной.

Функции Google Docs для совместной работы

В Google Docs удобно расшаривать документы на других людей, давать разные уровни доступа: просмотр, комментирование, редактирование. Кроме этого, вы можете использовать еще несколько возможностей сервиса.

Пригласить конкретного человека прокомментировать документ

Бывает, нужно адресовать комментарий конкретному человеку: разработчику, копирайтеру, редактору. Для этого начните вводить в комментарии «@». Подтянется список контактов, с которыми вы чаще всего работаете в Google Docs. Выберите адрес из списка или введите другой:

Приглашение конкретных людей к комментированию документа

Отправить ссылку на документ письмом прямо из Google Docs

Можно отправить документ соавторам прямо из меню. Выберите «Файл» > «Написать соавторам». Отредактируйте тему, сообщение, выберите получателей в открывшемся окне. Адресатам придет письмо со ссылкой на документ и вашими комментариями:

Отправка сообщения со ссылкой на документ

Отправить копию документа без доступа к исходнику

Функция полезна когда, например, нужно отправить документ на согласование. Зайдите в меню «Файл» > «Отправить по электронной почте». В открывшемся окне выберите тип файла (PDF, Word, HTML, RTF, TXT, ODT), получателей, напишите текст сообщения:

Отправка сообщения со ссылкой на копию документа

Опубликовать документ онлайн или вставить в веб-страницу

Функция пригодится, когда нужно опубликовать правила, инструкции в открытом доступе или встроить документ в страницу на сайте. Зайдите в меню «Файл» > «Опубликовать в интернете». Выберите нужную опцию — использовать ссылку или встроить код:

Публикация Google документа в интернете

Опубликованный файл выглядит как документ без панели инструментов:

Документ, опубликованный в интернете

Полезные функции Google Docs для редактирования

Если вы редактируете текстовые документы вместе с другими людьми, упростить работу в Google Docs помогут следующие функции.

Предложить правки

Режим «Советовать» включают, когда нужно предложить исправления, не меняя исходного текста документа. Автор может принять или отклонить правки:

Режим «Предложить правки» в документе

Просмотреть правки в документе и восстановить удаленный фрагмент

Очень полезный функционал в Google Docs — история версий документа. Открыв историю, вы видите все изменения, которые вносили в документ автор и те, у кого есть доступ для редактирования. Также вы можете восстановить предыдущую версию документа, сделать ее копию отдельным документом или скопировать фрагмент текста и вставить его в новую версию:

Просмотр истории версий и восстановление удаленного абзаца в Google Docs

Найти и вставить ссылку, не выходя из документа

Обычно ссылки в документ добавляются так: идете в поисковик, ищете нужный сайт, копируете адрес, возвращаетесь в документ и вставляете ссылку. Сделать это быстрее поможет функция подсказки при вставке ссылок.

Выделите в тексте слово и нажмите кнопку «Вставить ссылку». Появится выпадающее окно со списком релевантных ссылок. Как правило, это ссылка на сайт, статья из Wikipedia и несколько первых ссылок из поиска Google по данному слову. Если нужной ссылки нет в подсказках, задайте ключевое слово в поиске. Дальше выбираете нужную ссылку и кликаете по ней. Готово!

Поиск по ключевому слову при вставке ссылки в Google Docs

Использовать личный словарь

Если инструмент проверки правописания выделят слово как ошибку, но его нужно писать именно так, добавьте это слово в словарь. В будущем слово подсвечиваться не будет:

Добавление слова в личный словарь

Функции Google Docs для работы с изображениями

Кроме привычной загрузки картинок и фото с компьютера, Google Docs предлагают следующие варианты добавления изображений.

Искать картинки из Google внутри Google Docs

Вы можете открыть строку поиска изображений в Google прямо в документе и добавить найденную картинку:

Поиск картинок из Google внутри Google Docs

Сделать снимок камерой или смартфоном

Вы можете сфотографировать объект и вставить фото в документ. Для этого нужно открыть на телефоне Google Docs в режиме редактирования и нажать плюс в верхнем меню:

Добавление картинки с помощью функции «Cфотографировать»

Добавлять изображения перетаскиванием

Перетащить изображения можно не только со своего компьютера, но и с любого сайта:

Добавление картинки перетаскиванием с сайта

Редактировать изображения внутри документа

Вставленные изображения можно отредактировать прямо в документе: обрезать, изменить цвет, сделать коррекцию прозрачности, яркости, контраста. Для этого нужно выделить изображение и выбрать функцию «Параметры изображений» в верхней панели. Инструмент обрезки изображения находится рядом:

Редактирование картинки внутри Google Docs

При поиске картинок в Google и работе с ними, помните об авторских правах. Если вы собираетесь публиковать документ с картинкой в интернете, нужно выбирать изображения с лицензией Creative Commons. Что это значит и как искать бесплатные изображения в Google, мы писали в одной из прошлых статей.

Создание своих стилей в Google Docs для форматирования текста

В Google Docs используется набор стилей по умолчанию. Например, основной текст набирается шрифтом Arial 11 кеглем, подзаголовки второго уровня — 16 кеглем. Вы можете изменить встроенные стили форматирования текста. А потом применить их для текста во всем документе:

Изменение стилей в Google Docs

Приемы в Google Docs для работы с большими документами

Google Docs предлагают несколько возможностей для удобного просмотра и редактирования объемных документов.

Вставлять содержание документа

Для работы с большими документами, например, редполитиками, инструкциями, рефератами есть удобная функция вставки содержания. Google Docs формирует содержание документа на основании заголовков, поэтому при оформлении документа нужно использовать разметку стилями — заголовками H1, H2, H3:

Добавление оглавления в Google Docs

Отображать структуру документа

С помощью функции «Структура документа» удобно отслеживать логику статьи, формулировку подзаголовков. А также быстро переключаться между разделами документа. На маленьком экране структуру можно свернуть:

Отображение структуры документа в Google Docs

Сделать ссылку на раздел или фрагмент документа

Если документ большой, удобно отправлять ссылку на конкретный раздел или фрагмент. Для этого сначала вставьте закладку в нужную часть документе, выбрав в меню «Вставка» > «Закладка», и нажмите на слово «ссылка». В адресной строке добавится указание на ссылку — bookmark. Скопируйте ссылку целиком из адресной строки и отправляйте адресату:

Вставка закладки и получение ссылки на закладку в Google Docs

Конвертирование Word документов и распознавание текста из PDF файлов в Google Docs

В Google Docs можно загрузить несколько форматов файлов: Word, PDF. Более того, эти файлы открываются как Google документы, а еще их можно редактировать:

Загрузка и распознавание PDF файлов в Google Docs

Функция поиска информации в Google внутри документа

И, напоследок, еще один полезный прием для работы с Google Docs: вы можете искать информацию в Google, не выходя из документа. Так, например, можно уточнять значение терминов или искать источники информации для статьи:

Поиск в Google внутри Google Docs

Если вы цените время и ищете возможность стать более продуктивным, попробуйте полезные фичи Google Docs, которые раньше не использовали. А если нужно наладить эффективную коммуникацию с клиентами — можете смело положиться на SendPulse.

Регистрируйтесь, чтобы отправлять email рассылки, web push уведомления, SMS и Viber сообщения, запускать Facebook и VK чат-бота и использовать возможности омниканального маркетинга!

Маркетолог и копирайтер. Люблю работать с инструментами, эффективность которых легко измерять. Поэтому люблю email рассылки:) Лучшими практиками делюсь с вами.

Источник

Как отправлять Документы Google с помощью электронной почты

В наши дни в мире существует множество путей общения людей друг с другом, например, LinkedIn или Slack. Однако, несмотря на то, надежная электронная почта остается одним из наиболее популярных способов для обсуждение вопросов в интернете.

Если вы являетесь активным пользователем Google Документов, вам может быть понадобится отправить Документ Google по электронной почте. Но как это сделать?

По правде говоря, есть множество различных способов поделиться своим документом. Какой из них вы выберете, в конечном итоге основывается на том, как вы хотите поделиться своим документом.

Открыть доступ к документу через приглашение

Если вы хотите отправить приглашение для просмотра Google Документа, нажмите синюю кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.

В диалоговом окне «Поделиться с другими» введите электронные адреса людей, с которыми вы хотите поделиться. Если они есть в контактах, вы можете написать только их имена.

Кликом по иконке карандаша справа можно выбрать, какой уровень доступа будут иметь читатели документа. По умолчанию установлено значение «Можно редактировать».

Хотя этот способ хорошо подходит для обмена документами, он подойдет не во всех ситуациях. Потому что вы будете просто отправлять письмо-приглашение получателям для просмотра документа без сопроводительного письма. Отправка одного приглашения может вести в замешательство пользователей, и не иметь обратной связи.

Отправить документ Google с помощью ссылки

Открыть доступ к документу можно с помощью ссылки на него, от правленой в письме. Чтобы получить ссылку, нажмите на синюю кнопку «Поделиться», как указано на картинке выше, но на этот раз нажмите «Получить доступную ссылку» в правом верхнем углу открытого окна.

По умолчанию Google Документы предоставят вам ссылку, позволяющую просматривать документ. Что бы её получить, нажмите кнопку «Скопировать ссылку» и вставьте её в емейл или мессенджер. Также при открытии документа по ссылке, можно опционально дать доступ для комментирования и редактирования документа. Это очень полезно, если необходимо совместная работа над этим файлом.

Документ в виде вложения в электронном письме

Если вы предпочитаете прикреплять копию документа по электронной почте, можно сделать это прямо из Документов Google. При этом необходимо войти в Google Документы под той же учетной записью, с которой нужно отправить электронную почту, без скачивания файла на компьютер — просто отправьте его!

Для этого нажмите «Файл», и выберите пункт меню «Электронная почта как вложение».

Появится окно для отправки почты, в котором можно написать тему и тело описания. Обратите внимание, что вы не можете изменить свой адрес электронной почты с которого желаете отправить вложение. Это связано с тем, что Документы Google уже предполагают, что вы хотите отправить их из учетной записи Google, в которую вошли.

Помимо того, можно выбрать формат документа в появившемся окне.

По завершении нажмите «Отправить», и Документы Google автоматически отправят ваш документ в виде прикрепленного файла по указанным адресам электронной почты.

Отправка документа в теле электронной почты

Аналогичным образом, можно отправить документ Google в теле электронного письма. Для этого войдите в «Приложение электронной почты», при добавления его в письмо выберите пункт «Вставить элемент в электронное письмо». Опять же, как предыдущем варианте, предполагается, что вы хотите отправить электронное письмо с учетной записи, с которой и вошли в систему.

Насколько вы используете электронную почту для отправки документов в Интернете? Дайте нам знать в комментариям к записи.

Источник

Как поделиться ссылкой на скачиваний файла в Гугл Диске

Google разрешает своим пользователям делится данными со своего облака с другими пользователями. Кроме того, получить доступ к файлу может любой, если ему стала доступна прямая ссылка на загрузку файлов. Рассмотрим через Гугл Диск, как дать ссылку на скачивание.

Создаем ссылку на скачивание файла в Гугл Диск

Создать ссылку на прямую загрузку файла с облака можно на ПК или устройстве под управлением Android.

На компьютере

Как сделать ссылку на Google Диск:

На телефон

Здесь рассмотрим по инструкции, что делать для создания прямого урла на смартфоне:

Получить ссылку на файл просто. Точно так же можно выудить идентификатор и для папки.

Как сделать ссылку на Гугл Документ

Ссылка на загрузку любого документа делается по аналогии с вышеописанными способами для файлов. Файлообменник Google Disk разрешает попросту копировать любую URL из адресной строки браузера на документ, а затем делится этим урлом со всеми желающими.

Главное, чтобы опция «Доступ по ссылке» или «Поделиться» была активирована.

Заключение

Любой человек может воспользоваться сервисом Google Диск бесплатно. В хранилище можно залить файлы, делится ими с другими и через подмену кода URL создавать урл на прямую загрузку файла, документа или папки.

Источник

Как открыть доступ к Гугл Диску другому пользователю: на телефоне и ПК

Пора разобраться, как открыть доступ к Гугл Диску другому пользователю – функция особенно полезна для комфортной и удобной работы или совместного обучения. Еще не пробовали? Тогда сохраняйте наши инструкции – подробно объясняем алгоритм действий пользователя!

Как открыть доступ к одному файлу

Хорошая новость – вы можете дать доступ к Гугл Диску другому пользователю! Так реализуется возможность совместной работы над документами или быстрая передача важной информации. Ваши цели не важны – мы расскажем о доступных способах, которыми можно пользоваться.

Вы можете открыть файл одному или нескольким пользователям – на ваш выбор, зависит от ваших целей. Доступные действия – только просмотр, редактирование и комментирование, выбирайте самостоятельно! Сначала мы поговорим о том, как предоставить доступ к Гугл Диску другому пользователю для просмотра/редактирования одного файла:

А теперь немного о том, как сделать ссылку на Гугл Диск – это удобнее, чем добавлять людей вручную:

Данные перенесены в буфер обмена! Теперь вы можете дать ссылку на скачивание в Гугл Диск любому – просто отправьте ее в личные сообщения в соцсети или скиньте на почту.

Не забывайте! Можно открыть доступ к нескольким файлам:

Работу на компьютере обсудили – давайте поговорим о том, как дать доступ к одному файлу на смартфоне:

Если вы хотите открыть несколько новых документов, нужно создать отдельную папку и перенести их туда. Плавно переходим ко второй части нашей статьи – пора обсудить, как открыть доступ к папке на Гугл Диске другим пользователям.

Открываем папки

Если вы хотите поделиться целым комплектом файлов – такая возможность есть. Остается выбрать способ: можно сделать приглашение, можно выложить файлы на Гугл Диск и создать ссылку. Выбор за вами!

Пару слов о том, как отправить ссылку на Гугл Диск:

Ссылочку можно копировать и отправлять тем, кто будет пользоваться хранилищем. Эта инструкция подходит для десктопной версии. Теперь алгоритм для смартфона!

Если вы решите загрузить видео на Гугл Диск и создать ссылку (или другой файл):

Права пользователя

Напомним о категориях и правах пользователей:

По сути, мы рассказали, как создать Гугл Диск для общего пользования – вы можете расшарить любые данные для просмотра, комментирования или редактирования. Это удобный инструмент для совместной работы, который стоит оценить на практике уже сейчас!

Источник

Используйте трюк «Сделать копию» при совместном использовании документов Google Диска

Легко сделать копию любого документа в своей учетной записи Google Drive. Но что, если вы хотите, чтобы ваши соавторы автоматически делали копию Документа Google при получении ссылки на общий доступ?

Попробуйте эти советы, в которых используется небольшая настройка общего URL-адреса.

Утилита этого аккуратного хакера на Google Диске не совсем понятна из названия, но попробуйте один раз, и вы увидите непосредственную выгоду, работая с другими пользователями на Google Диске.

Этот метод удобен, когда вы хотите сохранить исходный документ, предоставляя другим место для редактирования копии документа в их собственной папке на диске.

Это сохранит их при переходе к команде «Файл»> «Создать копию» и предоставит доступ к копии Google Doc обычным способом. Вот как это работает.

Отправить копию Google Doc автоматически

Типичным случаем является Документ Google, который должен заполняться каждым респондентом индивидуально. Соавторы могут вводить детали в свою собственную копию документа, не повреждая оригинал.

Вам не нужно будет просить их сделать копию. Просто следуйте этим шагам, и копия будет сделана для них автоматически.

Этот хак работает на Google Docs, Google Sheets и Google Slides.

Когда они нажимают «Сделать копию», локальная копия документа сохраняется на их Google Диске. Кроме того, копия получена без комментариев, если таковые имеются в оригинале. Если вы хотите отправить файл с комментариями, прочитайте следующий совет ниже.

Другие хитрости Google URL, которые вы можете использовать, чтобы поделиться документом Google

Есть еще несколько вариантов, которые вы можете использовать для общих ссылок, в зависимости от того, что вы хотите, чтобы ваш соавтор делал с ними. Давайте пройдемся по этим четырем настройкам URL.

1. Поделитесь копией Google Docs, которая включает в себя комментарии

Иногда вы хотите, чтобы ваши комментарии были перенесены на копию, чтобы члены вашей команды могли использовать ее для работы над своей версией. Вы можете сделать это двумя способами:

2. Поделитесь копией Документов Google в качестве предварительного просмотра

Режим предварительного просмотра отличается от параметра «Просмотр», поскольку он отображает документ в незагроможденном интерфейсе без панелей меню и кнопок. Например, вы можете поделиться презентацией Sheet или Slide с кем-либо, кроме вашей совместной команды.

Используйте режим предварительного просмотра, заменив / изменив URL-адрес файла на Google Диске на / preview.

Обратите внимание, что ссылка Предварительный просмотр удаляет меню. Таким образом, получатели не смогут использовать опцию «Файл»> «Создать копию», чтобы добавить копию на свой собственный диск Google.

Чтобы обойти это ограничение, получатели могут перейти на адресную строку в своем браузере и заменить / предпросмотр на / изменить еще раз, чтобы сделать копию для своего собственного диска.

3. Поделитесь документом Google в качестве шаблона

Вы можете поделиться документом Google в качестве шаблона. Получатель получает копию документа без беспорядка за вычетом меню Google Диска. Они также могут сделать копию документа для своего привода, щелкнув синюю кнопку «Использовать шаблон».

Заменить / отредактировать с помощью / template / preview

Этот метод сочетает в себе параметр предварительного просмотра с выбором «Сделать копию».

4. Поделитесь копией Документов Google в качестве ссылок для прямой загрузки

Прямая ссылка на скачивание работает как говорится. Член вашей команды просто должен нажать на ссылку, и файл будет загружен на рабочий стол.

Заменить / отредактировать на / export? Format = FORMAT

Добавьте формат файла (например, PDF или CSV), в котором документ должен быть сохранен, и ваша ссылка для загрузки готова. Опция PDF или CSV идеальна, потому что это универсальный формат, и получателю не нужна учетная запись Google для открытия и просмотра файла.

Кроме того, получатель получает готовый к печати файл, который он может мгновенно отправить на принтер. Это работает с Google Docs и Google Sheets, но не с Google Slides.

Следите за настройками общего доступа на Google Диске

Google Drive основан на совместной работе. Но всегда полезно отслеживать, с кем вы делитесь своими файлами. Легко потерять след, когда вы работаете в большой команде.

Приведенные выше примеры показывают, что легко настроить общие URL-адреса и получить доступ к файлам, если ваши разрешения на совместное использование не установлены с учетом безопасности. Потратьте некоторое время на управление вашими общими файлами на Google Диске

и вам не придется беспокоиться о попадании файлов в чужие руки.

Источник