Как подготовить товары к инвентаризации
Инвентаризация товара на складе: порядок проведения ревизии в складском помещении
Инвентаризация товаров на складе – это проверка для уточнения данных о хранящихся на нем товарных запасах и материальных ценностях. Результаты исследования сопоставляются с информацией, указанной в бухгалтерских и финансовых документах. Такая ревизия позволяет своевременно выявить излишки и кражу на производстве.
Когда обязательно проводить инвентаризацию склада
Различают плановую и внеплановую проверку. Первая разновидность процедуры проводится 1 раз в год по утвержденному графику. Второй тип ревизии назначает руководство фирмы или контролирующие органы при наличии особого обстоятельства.
Перечень особых случаев прописан в ФЗ № 402 от 2011 г. К таким ситуациям относят:
Под ЧП подразумевают события, связанные с форс-мажорными происшествиями. К ним относят наводнения, пожар, ураган и прочие бедствия, не связанные с человеческим фактором. Ниже рассмотрим, как правильно проводится инвентаризация на складе, какие документы оформляются по завершении мероприятия.
Документы для скачивания.
Сроки проведения инвентаризации
Полную проверку проводят не реже 1 раза в год, а также по необходимости всего предприятия или выборочно. Ее назначают в срок с 1 октября по 31 декабря. Проверка должна пройти до момента формирования отчетов за год. Если бухгалтерские итоговые документы составлены без инвентаризационной ревизии, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тысяч рублей.
Инвентаризация: пошаговая инструкция
Нормативная база
Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.
Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.
Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств
Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;
при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;
при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации или реорганизации организации.
Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация проводится в несколько этапов.
Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии
Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:
представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);
другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).
Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.
В комиссию должны входить как минимум два человека.
Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.
После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.
Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.
Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц
Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств
Инвентаризационная комиссия определяет:
наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);
виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);
состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета
После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.
Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.
Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:
по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);
по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);
по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);
по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);
по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).
Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией
Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.
Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.
С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).
Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.
Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации
Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).
После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).
Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.
После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.
Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).
При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.
Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Выявлена недостача
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
Проводка
Операция
Списана стоимость утраченного имущества
Списана недостача в пределах норм естественной убыли
Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):
если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;
Проводка
Операция
Списана стоимость утраченного имущества
Стоимость недостач отнесена на виновных лиц
Стоимость недостач взыскана с виновного лица
Сверхнормативная недостача списана в расходы
Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.
Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):
или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.
Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):
или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;
или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.
Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.
Выявлены излишки имущества
Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:
Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:
или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
или отчетом независимого оценщика.
Проводка в бухгалтерском учете будет такая:
Проводка
Операция
Отражены излишки, выявленные при инвентаризации
Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»
Инвентаризация товарных запасов
Инвентаризация остатков на складе – это один из способов контроля торговли. Проводят ее уполномоченные сотрудники или собственник бизнеса.
При полных или выборочных проверках они сверяют данные товарных отчетов с тем, что показывают пересчеты товаров на полках склада.
Цели инвентаризации
Глобальных целей у инвентаризации две:
Контроль работы персонала
Для чего нужен контроль персонала?
Для обнаружения и исправления ошибок
Для выявления краж
При обучении новых сотрудников и переобучении персонала при введении новых правил торговли
Какую пользу приносит инвентаризация бизнесу в целом?
Проверка полноты учета
Результаты инвентаризации покажут вам, насколько полно существующая система учета, отражает реальную картину происходящего на складе. По количеству выявленных ошибок вы можете довольно уверенно делать выводы о том, насколько остро стоит вопрос об изменениях в складском учете.
Понимание наиболее частых проблем для реорганизации работы склада
Организация инвентаризации часто требует от руководителей и сотрудников компании больших временных и интеллектуальных затрат. Но рутинную работу по составлению товарных отчетов можно и нужно автоматизировать! Иначе зачем нам современные технологии? Чтобы освободить материально ответственное лицо для решения более глобальных стратегических задач. Например, в появившееся свободное время этот человек может разработать задание на автоматизацию склада или автоматизацию магазина. Более подробно об этом будет сказано в этой статье чуть позже, а сейчас поговорим о том, как должна проводиться инвентаризация.
Проведение инвентаризации – закон один, а требования разные
Бухгалтерия вообще и складской учет в частности – дела серьезные. Поэтому, прежде чем браться за них, не мешает разобраться в требованиях законодательства.
Общие правила проведения инвентаризации довольно подробно описаны в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». И многие источники в Интернете ссылаются именно на этот приказ, отвечая на вопросы пользователей о складском учете.
Не каждым источником в интернете стоит руководствоваться!
Обращаем ваше внимание на дату выхода данного приказа. С июня 1995-го прошло уже более четверти века. Мы живем в заметно изменившихся условиях. Логично предположить, что организация инвентаризации по правилам конца прошлого столетия – не лучшее решение. Это во-первых.
А во-вторых, согласно письму Минфина России от 25 ноября 2020 г. N 02-07-05/102604 Об особенностях проведения инвентаризации, упомянутые методические указания носят лишь рекомендательный характер, но не являются обязательными к исполнению требованиями закона.
Это большое облегчение! Ведь сегодня крайне важны сроки проведения инвентаризации товарных запасов. А если во всем следовать этим рекомендациям, то надо каждый раз останавливать на долгое время работу склада. О конкурентоспособности в таком случае можно попросту забыть.
Так как же все-таки правильно проверять сохранность товаров?
К счастью, обязательными к исполнению в части организации процесса сверки остатков являются только 4 пункта статьи 11 402-ФЗ. Они содержат вполне логичные и обоснованные требования
вообще проводить сверку фактических и расчетных остатков
и фиксировать данные о расхождениях фактического наличия объектов и результатов, которые показывают документы пересчета.
При этом часть 3 той же статьи гласит, что, «сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом».
Другими словами, владелец бизнеса сам решает, когда, как часто, кем и каким образом будет проводиться инвентаризация товаров на его складах. Законом не запрещено проверять работников склада раз в неделю или три раза в день – особенно если для частых проверок есть основания.
Но есть еще обязательная ежегодная инвентаризация. Ее по закону о бухучете нужно провести с 1 октября до конца отчетного года.
И это не единственная возможная причина для обязательной инвентаризации.
Когда проведение инвентаризации обязательно для всех?
Инвентаризация обязательна, если:
пришло время сдавать годовую бухгалтерскую отчетность
происходит смена материально ответственных лиц
имущество организации передается в связи продажей или сдачей в аренду
происходит преобразование или ликвидация предприятия
на предприятии обнаружили хищения, порчу товаров и т.п.
часть товара утеряна в результате стихийного бедствия или другого форс-мажора
Проводить инвентаризацию следует и при выбытии более 50 % членов коллектива, в котором установлена коллективная материальная ответственность. А также если кто-то в этом коллективе требует провести проверку.
Итак, причин и поводов для организации инвентаризаций при ответственном хранении предостаточно. Другой вопрос, как осуществлять плотный контроль, не парализуя работу склада и соблюдая правила проведения инвентаризации.
Правила проведения инвентаризации
Внезапность
Начинающим владельцам бизнеса бывает сложно поначалу проявлять недоверие к персоналу. Это становится этической проблемой. Но тут надо принять за аксиому, что ответственный, внимательный и честный работник готов к инвентаризации в любой момент. А создавать комфортные условия для сокрытия выявленных недостач безалаберным и вороватым сотрудникам собственник бизнеса не обязан.
Полнота контроля
Во время проведения инвентаризации внимание всех участвующих в процессе должно быть направлено только на нее. Рекомендуется не допускать к инвентаризации сотрудников, ответственных за складские запасы. Магазин (отдел магазина) или склад закрываются для покупателей. Прием товара также откладывается до момента окончания инвентаризации.
Объективность
Точное понимание фактического остатка возможно только при пересчете товаров на полке. Хорошо, когда можно доверять материально ответственным лицам. Но, как ни крути, доверяй, но проверяй. Каждый может как минимум ошибиться.
Личная ответственность
Перед началом инвентаризации ответственные лица должны представить отчеты по движению товара с расписками. Выявление расхождения с ними (если оно обнаружится) отразит акт инвентаризации.
Документирование
Порядок проведения инвентаризации
1. Подготовка
В приказе по форме ИНВ-22 фиксируют следующие данные:
ФИО членов инвентаризационной комиссии (не менее двух)
Сроки проведения инвентаризации
Это делает руководитель фирмы или ее главный бухгалтер, или другое лицо, ответственное за ведение бухгалтерии.
