Как подключить пфр к электронной отчетности
Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности
Виды электронной отчетности в ПФР
После передачи администрирования страховых взносов налоговым органам у страхователей осталась обязанность представления в ПФР отчетности, содержащей сведения индивидуального (персонифицированного) учета:
Подробнее об отчетности в ПФР узнайте из публикации «Как заполнить и сдать отчетность в ПФР за год?».
При этом у страхователей есть 2 способа сдачи отчетности в ПФР:
Оба способа отчетности доступны страхователям с числом застрахованных лиц за предшествующий отчетный период до 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Если этот показатель составляет 25 человек и более, альтернативы нет: отчитаться можно только электронно.
Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:
Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:
Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.
Образец заявления в ПФР на подключение электронной отчетности
После того как вы выбрали удостоверяющий центр или компанию — уполномоченного представителя, вам нужно написать заявление в ПФР. Образец заявления можно скачать на сайте фонда.
Заявление содержит просьбу к ПФР подключить страхователя к системе электронного документооборота и содержит следующие сведения:
Нередко менеджеры удостоверяющего центра или уполномоченного представителя предоставляют бланк заявления для подключения электронной отчетности с ПФР сразу при заключении договора об оказании услуг электронной отчетности.
Специалисты ПФР после получения от компании заявления должны будут предоставить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота по ТКС.
Итоги
Если вы обязаны передавать отчетность в ПФР в электронном виде, то вам следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого нужно написать в ПФР заявление с просьбой осуществить подключение вашей компании к системе электронного документооборота. Бланк такого заявления можно скачать на сайте ПФР.
Электронный документооборот
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ОТЧЕТНОСТИ
C 19.06.2020 вступило в силу постановление Правления ПФР от 11.03.2020 № 178п «Об утверждении Порядка электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом РФ при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета» (далее ЭДО ПФР).
Подключение к ЭДО ПФР осуществляется через провайдеров (операторов), предоставляющих услуги по представлению отчетности в ПФР в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
В настоящее время по ЭДО ПФР сдается только отчетность по форме СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности).
Порядок подключения страхователей к Электронному документообороту ПФР
1.1. Оператор должен быть подключен к ЭДО ПФР.
1.2. Страхователь за подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного сотрудника страхователя, имеющего УКЭП, направляет в электронном виде через оператора в ПФР заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР, которое содержит:
— Регистрационный номер Страхователя в ПФР;
— Наименование Страхователя (юридического лица);
— КПП Страхователя (юридического лица);
— ФИО (при наличии) Страхователя (физического лица);
— Реквизиты оператора, через которого планируется передача сведений.
2.1. Руководителю страхователя необходимо получить учетную запись в ЕСИА как юридическому лицу.
2.2. Для сдачи отчетности через «Кабинет страхователя» от имени представителя:
— представитель должен иметь учетную запись в ЕСИА
— руководитель страхователя в ЕСИА должен добавить представителя (учетную запись ЕСИА) в группу доверенных лиц страхователя.
2.3. При первичном входе в электронный сервис ПФР «Кабинет страхователя» необходимо принять «Условие использования кабинета страхователя» (далее Условия).
2.4. Для принятия условий пользования электронных сервисов портала ПФР «Кабинет страхователя» и для сдачи отчетности в ПФР необходимо иметь на рабочем месте пользователя средства шифрования и подписания. Соответствующее бесплатное программное обеспечение можно скачать с портала электронных сервисов ПФР по ссылки с наименованием «Установить компоненты» в модальном окне принятия условий использования «Кабинета страхователя».
2.5. После завершения установки программного обеспечения необходимо принять условия использования «Кабинета Страхователя» используя УКЭП. После подписания все сервисы «Кабинета страхователя» будут доступны.
2.6. Выбрать вкладку «Загрузить подготовленный документ».
2.7. При отправке файлов СЗВ-ТД необходимо выбирать соответствующую форму в выпадающем списке.
ВАЖНО: В случае выявления проблемы подключения страхователя к «Кабинету страхователя» в связи с ошибкой «По КПП найдено более одного регистрационного номера ПФР» Территориальному органу ПФР необходимо разобраться и устранить причину постановки на учет нескольких страхователей с совпадающей парой ИНН+КПП.
Для обеспечения подключения страхователя, желающего сдавать отчетность в электронном виде через уполномоченное юридическое лицо (консалтинговые фирмы и иные организации, предоставляющие сервисы по сдачи отчетности в ПФР), страхователю необходимо подать Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР и Уведомление о предоставлении полномочий представителю на бумаге в территориальный орган ПФР.
Ввод информации осуществляется через соответствующий режим компонента «Фронт офис» подсистемы «Внешнее взаимодействие».
4.Сдача заранее подготовленной отчетности
В случае если страхователь не имеет УКЭП, ПФР предоставляет возможность воспользоваться бесплатным сервисом подготовки отчетности.
Для страхователей на портале электронных сервисов ПФР в общем доступе (без необходимости авторизации через ЕСИА и наличия УКЭП) предоставлен сервис с возможностью заполнения формы и передачи в ПФР сведений о трудовой деятельности. Страхователю необходимо заполнить форму сведений на сайте ПФР, отправить с сайта ПФР подготовленную форму, распечатать и подписать руководителем или уполномоченным представителем и сдать форму отчетности на бумаге в территориальный орган ПФР.
Направленная в электронном виде форма через сайт ПФР, но не подписанная УКЭП страхователя, находится в истории обращений страхователя в статусе «черновик» и доступна пользователям компонента «Фронт офис» подсистемы «Внешнее взаимодействие».
Специалист территориального органа ПФР сравнивает сведения, сданные на бумаге, и находящиеся в статусе «черновик». В случае если сведения совпадают, специалист территориального органа ПФР принимает сведения на бумаге и пакет из статуса «черновик» отправляет на обработку, получает протокол проверки или уведомление о необходимости устранения ошибок и вручает его страхователю.
Порядок подключения к системе электронного документооборота ПФР
Оформление юридических документов
На текущий момент для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС есть два основных способа: при помощи электронного заявления по форме ЗПЭД и, заполнив Соглашения вместе с Заявлением, предоставить документы лично ПФР.
Регистрационную информацию необходимо направлять, чтобы сертификат попал в программный комплекс БПИ (Бесконтактный прием информации)*
* Если отчетность только по СЗВ-ТД, рег. информацию направлять не нужно.
При таком подключении Соглашение и Заявление предоставлять лично в территориальные Управления ПФР не требуется.
Регионы, которые уже работают по этой схеме:
03 (Республика Бурятия);
14 (Республика Саха — Якутия);
18 (Удмуртская республика);
20 (Чеченская Республика);
23 (Краснодарский край);
24 (Красноярский край);
27 (Хабаровский край);
32 (Брянская область);
34 (Волгоградская область);
35 (Вологодская область);
36 (Воронежская область);
43 (Кировская область);
45 (Курганская область);
50 (Московская область);
58 (Пензенская область);
60 (Псковская область);
62 (Рязанская область);
63 (Самарская область);
64 (Саратовская область);
67 (Смоленская область);
69 (Тверская область);
71 (081-. ) (Тульская область);
72 (Тюменская область);
86 (Ханты-Мансийский округ-Югра).
Пример общефедеральных документов для сдачи отчетности в Пенсионный фонд *:
* Документы и схема подключения в вашем регионе могут не совпадать с описанными выше. Шаблоны документов необходимо брать на сайте Пенсионного фонда в разделе регионального отделения.
Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.
Примечание: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации. Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности. Данную доверенность необходимо обязательно приложить к Соглашению, в доверенности указать ФИО и должность уполномоченного сотрудника.
Особенности для страхователей 01 региона
Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.
Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:
Особенности для страхователей 02
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:
Особенности для страхователей 24 региона
С 01.05.2019 не требуется лично предоставлять в ПФР соглашения и заявление (см. письмо).
Достаточно направить по ТКС регистрационную информацию в ПФР, в которой поля номер и дата соглашения можно оставить пустыми, они не обязательные.
Особенности для страхователей 26 региона
Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Ставропольского края нужно:
Особенности для страхователей 53 региона
Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:
Особенности для страхователей 55 региона
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:
Особенности для страхователей 66 региона
Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:
Особенности для страхователей 78 и 47 регионов
Регистрация новых организаций осуществляется по новой схеме.
Особенности перехода ИП с двух рег.номеров на один
До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.
С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:
Соглашение об электронном документообороте с ПФР
По закону отчитываться перед Пенсионным фоном в электронном виде должны организации и предприниматели, у которых работает 25 и более человек. Другие могут делать это по собственной инициативе. По данным Пенсионного фонда уже более 80% компаний и ИП направляют персонифицированные сведения по интернету. Соглашение об электронном документообороте с ПФР нужно тем, кто будет отчитываться по телекоммуникационным каналам связи. Расскажем, как подключиться к электронному документообороту.
Что нужно для электронного документооборота
Чтобы обмениваться с Пенсионным фондом электронными документами, страхователю понадобится:
Внимание!
С января 2022 года вступят в силу новые правила. Руководители компаний и предприниматели смогут получить сертификат УКЭП только в ФНС или в ее доверенном удостоверяющем центре (УЦ). Работники и иные уполномоченные лица станут получать ЭП на имя физлиц в коммерческих УЦ. Сертификаты, выданные в 2021 году, в общем случае можно будет применять до окончания срока их действия (см. «Минцифры: действующие электронные подписи можно будет применять в 2022 году»).
Как заключить соглашение с Пенсионным фондом об электронном документообороте
Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.
Первый вариант — оформить два бумажных документа: заявление и соглашение об электронном документообороте с ПФР. Заявление заполняют в одном экземпляре и подают в региональное отделение фонда. Соглашение — в двух экземплярах и подают в территориальное управление ПФР по месту регистрации. Передать бумаги нужно при личном посещении подразделения фонда.
Второй вариант — направить в ПФР электронное заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Заявление следует заверить электронной подписью. В этом случае второй документ (соглашение) не требуется. На сегодняшний день данный способ доступен не во всех регионах.
Заявление о подключении к электронному документообороту ПФР
В заявлении, в числе прочего, нужно указать следующую информацию:
В течение двух рабочих дней фонд пришлет страхователю уведомление об удовлетворении заявления (или об отказе, если указаны неполные или ошибочные данные).
Важно
Прежде чем сдать отчетность по ТКС, страхователь должен сделать еще один шаг. А именно передать в фонд регистрационную информацию (сертификат для подписи документов в ПФР, код управления Пенсионного фонда и проч.). Система запомнит данные и станет сверять их с теми, что указаны в отчетах.
Особенности составления соглашения на ЭДО
Как мы упоминали выше, соглашение оформляется в бумажном виде. Оно необходимо, когда заявление на подключение тоже подано на бумаге. Если заявление направлено по ТКС, заполнять соглашение не нужно.
Чья подпись должна стоять на соглашении? Человека, который вправе подписывать отчетность в Пенсионный фонд, и на чье имя выпущен сертификат УКЭП. Чаще всего это руководитель компании. Иногда отчеты подписывает по доверенности другой сотрудник, например, главбух. В этом случае доверенность следует приложить к соглашению на ЭДО.
Добавим, что в некоторых регионах введены свои особенности. Иногда нужно заключить допсоглашение, либо использовать бланк, разработанный специально для данного субъекта РФ, могут попросить заполнить несколько экземпляров соглашения и проч.
Чтобы выяснить все детали, нужно зайти на портал ПФР и в правом верхнем углу выбрать свой регион. Далее перейти в раздел «Информация для жителей региона», открыть вкладку «Страхователям». В ней найти соответствующие данные.
Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет
Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернетПеречислим основные преимущества:
Как видим, заключить соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом нужно не только тем, у кого численность застрахованных лиц составляет 25 и более человек. Организации и ИП с меньшим штатом сотрудников тоже выиграют благодаря ЭДО. Ведь они смогут дистанционно, без лишних хлопот, отправлять в фонд все необходимые отчеты. В частности, СЗВ-ТД, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
Что нужно сделать работодателю для отправки отчетности по форме СЗВ-ТД в электронном виде?
Для отправки сведений в электронном виде через оператора связи (например Тензор, Контур и тд.) страхователю необходимо обязательно направить в электронном виде через программное обеспечение оператора связи в ПФР Заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР, которое содержит:
— Регистрационный номер Страхователя в ПФР;
— Наименование Страхователя (юридического лица);
— КПП Страхователя (юридического лица);
— ФИО (при наличии) Страхователя (физического лица);
— Реквизиты оператора, через которого планируется передача сведений.
Рис. 1. Пример отправки Заявления на подключение к ЭДО ПФР
через оператора связи «СКБ-Контур»
После того, как работодатель отправит данное обязательное Заявление на подключение к ЭДО ПФР, у него появится возможность сдавать сведения по форме СЗВ-ТД через оператора связи привычным для него способом.
Также сообщаем, что оператор связи (Тензор, Контур и тд.) точно также должен быть подключен к ЭДО ПФР для возможности пересылки принятых файлов от страхователя в систему ПФР.
Информацию по подключенным к ЭДО ПФР операторам связи можно уточнить в территориальном органе ПФР, в котором страхователь состоит на регистрационном учете.
— представитель должен иметь учетную запись в ЕСИА
— руководитель страхователя в ЕСИА должен добавить представителя (учетную запись ЕСИА) в группу доверенных лиц страхователя.
При первичном входе в электронный сервис ПФР «Кабинет страхователя» необходимо принять «Условие использования кабинета страхователя».
Для принятия Условий и отправки формы СЗВ-ТД через Личный кабинет плательщика, страхователю кроме получения учетной записи ЕСИА, необходимо приобрести Усиленную квалифицированную электронную подпись (далее – УКЭП) у сторонней организации (либо у оператора связи) и установить на рабочем месте компоненты для работы с УКЭП, которые можно скачать по ссылке в окне принятия Условий использования «Кабинета страхователя» (Рис.2).
После завершения установки программного обеспечения необходимо принять условия использования «Кабинета Страхователя» используя УКЭП. После подписания все сервисы «Кабинета страхователя» будут доступны.
Выбрать вкладку «Загрузить подготовленный документ» и направить форму СЗВ-ТД в ПФР с использованием «Кабинета страхователя».
При отправке файлов СЗВ-ТД необходимо выбирать соответствующую форму в выпадающем списке.
Данные сервисы ЭДО позволяют работодателю самостоятельно вести учет и контроль принятия сведений по форме СЗВ-ТД без личного посещения территориального органа ПФР.