Как подключить смдо в организации

Услуги СМДО

Система межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь — государственная межведомственная информационная система, обеспечивающая межведомственное взаимодействие государственных органов и иных организаций посредством обмена электронными документами.

СМДО была разработана в рамках Государственной программы информатизации Республики Беларусь на 2003-2005 годы и на перспективу до 2010 года «Электронная Беларусь», утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 27.12.2002 № 1819 (проект 49 «Создание первой очереди системы межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь»). Все имущественные права на использование системы были переданы НЦЭУ.

НЦЭУ является единственным правообладателем СМДО и передачу прав на ее обслуживание, сопровождение и доработку другим сторонам не осуществляло.

Кроме того, НЦЭУ соответствует требованиям, установленным пунктом 2 статьи 16 Закона Республики Беларусь от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)».

Как получить услуги СМДО

Иметь (приобрести в случае отсутствия) ведомственную систему электронного документооборота

Пользователь приобретает ведомственную систему электронного документооборота из перечня систем, интегрированных с СМДО.

Организовать доступ к электронным услугам НЦЭУ

Для организации доступа к электронным услугам НЦЭУ пользователь формирует заявку на организацию канала связи на основании электронной формы.
НЦЭУ обрабатывает и перенаправляет заявку в предприятие связи, которое осуществляет создание и обслуживание VPN канала на возмездной основе по отдельно заключаемому договору. После подписания договора между клиентом и провайдером о предоставлении канала связи все вопросы по обслуживанию канала клиент решает непосредственно с провайдером связи.

Приобрести средства электронной цифровой подписи

Для работы в системе электронного документооборота пользователь приобретает средства электронной цифровой подписи в республиканском удостоверяющем центре ГосСУОК.

Направить заявку на получение электронных услуг

После организации доступа к сети передачи данных Национального центра электронных услуг посредством подключения выделенного канала связи с определенными скоростными характеристиками, приобретения средств электронной цифровой подписи пользователь направляет в адрес НЦЭУ заявку установленного образца в бумажном или электронном виде:

Источник

Система межведомственного документооборота. СМДО

7 лет на сайте
пользователь #1303328

10 лет на сайте
пользователь #431329

что конкретно вас интересует?
СМДО это переписка гос организаций по всей республике, организованная на базе серверов НЦЭУ.
Существует на сегодня 30 орг., чье программное обеспечение сертицифированно в НЦЭУ.
Список организаций с серт. ПО

11 лет на сайте
пользователь #261616

7 лет на сайте
пользователь #1303328

что конкретно вас интересует?
СМДО это переписка гос организаций по всей республике, организованная на базе серверов НЦЭУ.
Существует на сегодня 30 орг., чье программное обеспечение сертицифированно в НЦЭУ.
Список организаций с серт. ПО

Откровенно говоря интересует каким боком это нужно для средней общеобразовательной школы. Потому как правило сначала придумывают Указ а уже потом дорабатывают, так как думали одно, а под общую гребенку попали другие коим это НЕ нужно.
Что есть переписка гос организаций? Нас прекрасно устраивает электронная почта.

И подытоживая все написанное, представьте что я глухой колхозник, у меня ограниченный бюджет и куча сомнений, и я прошу пожалуйста обоснуйте и объясните ЗАЧЕМ?)))

17 лет на сайте
пользователь #24057

matahary, вы так все красиво расписали, осталось только цены озвучить.

14 лет на сайте
пользователь #99933

задумка хорошая,
а реализация как всегда белорусская.
работает в лучшем случае до канцелярии учреждения.

11 лет на сайте
пользователь #261616

matahary, вы так все красиво расписали, осталось только цены озвучить.

работает в лучшем случае до канцелярии учреждения.

Суть в том что благодаря стандарту разработанному НЦЭУ от любой организации подключенной к СМДО, с любой программой по документообороту из прошедших сертификацию вы получаете во входящих готовое сообщение которое автоматически регистрируется и заводиться карточка документа. На которую можно накладывать резолюции ну и т.д. и так же готовится и отправляется ответ. Естественно для организаций с кучей документооборота типо облисполкомов и управлений это очень удобная вещь. Позволяет не переплачивая вручную кучи макулатуры проводить анализ там какой-нить исполнительской дисциплины, сроки ответов ну и т.д.

Это альтернатива ухода от эл почты? Тобишь указания СВЕРХУ будут приходить и регистрироваться исключая вариант «НЕ ЗНАЕМ НЕ ПРИХОДИЛО НЕ ВЫПОЛНИЛИ»

Вот кстати и это тоже. При получении и регистрации сообщения у отправителя будет статус, что его сообщение получено и зарегистрировано, сделано это как раз для того что бы никто не мог «соскочить»))))

17 лет на сайте
пользователь #24057

11 лет на сайте
пользователь #261616

Ну я выше писал что

Мона всё за большие деньги купить в НЦЭУ

Кстати у вас пропущена плата за подключение к СМДО и абон. плата за подключение к нему же. Хотя может это включено в

14 лет на сайте
пользователь #99933

Сам канал связи организует Белтелеком, но за тем что бы он пришёл нужно обращаться в НЦЭУ.

необязательно белтелеком, др провайдеры тоже могут организовать канал.
IPtel, управделами и др.

Это альтернатива ухода от эл почты? Тобишь указания СВЕРХУ будут приходить и регистрироваться исключая вариант «НЕ ЗНАЕМ НЕ ПРИХОДИЛО НЕ ВЫПОЛНИЛИ»

Вот кстати и это тоже. При получении и регистрации сообщения у отправителя будет статус, что его сообщение получено и зарегистрировано, сделано это как раз для того что бы никто не мог «соскочить» )))

Думаю такое как «НЕ ЗНАЕМ НЕ ПРИХОДИЛО НЕ ВЫПОЛНИЛИ» делается административными мерами.

17 лет на сайте
пользователь #24057

Кстати у вас пропущена плата за подключение к СМДО и абон. плата за подключение к нему же.

11 лет на сайте
пользователь #261616

необязательно белтелеком, др провайдеры тоже могут организовать канал.
IPtel, управделами и др.

но это не единственный вариант

В целом я расписывал путь для Витебской области, в других могут быть и будут свои нюансы)
Ещё раз путей есть 3 штуки.
1. Всё купить в НЦЭУ по ценам озвученным АВАЛОКИТЕШВАРА
2. Если есть своё ПО то его доработать пройти сертификацию в НЦЭУ(естественно за деньги) и оформить только подключение (Канал, ключи, настроечные реквизиты)
3. Купить стороннее ПО из списка выше, прошедшее тестирование. И опять же оформить только подключение (канал, ключи, настоечные реквизиты).
Я расписал последний путь, как показала практика он самый бюджетный но и немножечко «гемморойный»))) Если интересно могу и про это расписать, в плане с чем мы столкнулись по мере внедрения.

10 лет на сайте
пользователь #431329

Сам канал связи организует Белтелеком, но за тем что бы он пришёл нужно обращаться в НЦЭУ.

необязательно белтелеком, др провайдеры тоже могут организовать канал.
IPtel, управделами и др.

Такую возможность уточняйте у своих провайдеров (местных), если да, то да. И немаловажна цена вопроса за канал, и его пропускную способность.
Белтелеком по технологии ADSL предлагает как правило 1 мегабит. Если есть оптика, то проще.

5 лет на сайте
пользователь #1921400

Вот эту систему http://ivcmf.by/sed/ себе ставили в организации, всем довольны, есть интеграция с СМДО

9 лет на сайте
пользователь #645304

matahary
Я расписал последний путь, как показала практика он самый бюджетный но и немножечко «гемморойный» )) Если интересно могу и про это расписать, в плане с чем мы столкнулись по мере внедрения.

Распишите, если не сложно. Очень интересно будет понять с чем можно столкнуться в процессе внедрения, чтобы была возможность как-то скорректировать нежелательные явления.

11 лет на сайте
пользователь #261616

matahary
Я расписал последний путь, как показала практика он самый бюджетный но и немножечко «гемморойный» )) Если интересно могу и про это расписать, в плане с чем мы столкнулись по мере внедрения.

Распишите, если не сложно. Очень интересно будет понять с чем можно столкнуться в процессе внедрения, чтобы была возможность как-то скорректировать нежелательные явления.

Ну значица так. Насколько я понял из регламента НЦЭУ настроечные реквизиты для подключения и тестирования организации они выдают в самом конце: когда в Вас уже приобретены ключи, канал доступа и установлена ВСЭД.
Так же есть ограничение на минимальное количество рабочих мест которое можно установить. Организации для которых разрешено приобретение 1 рабочего места должны соответствовать всем критериям определенным в постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 12.04.2016 № 299(в основном это касается всяких Детских садов, Школ и т.д.).
Нашей организацией для подобных учреждений пару месяцев назад было разработан и протестирован ещё один программный продукт, НАМНОГО проще в установке, в настройке, в освоении. И наконец ДЕШЕВЛЕ))). Название этого программного комплекса «ЛАИС.СМДО». Он специально разработан для организаций, где мощность нашей первой системы «Делопроизводство» была избыточна. Единственное связанное с ним ограничение в работе это то, что с помощью него невозможно организовать полноценный(это значит движение документа внутри организации) внутриведомственный документооборот, то есть все видят всё. По крайней мере пока . Устанавливается в основном на 1-2-3 рабочих места.
Так же был предложен вариант дешевого корпоративного внедрения этой системы на подведомственные организации.
Все этапы подключения внедрения системы, что для этого нужно, цены, а так же информация о корпоративных скидках, изложены здесь:
Для Витебской области
Для Всей РБ(кроме Витебской области)
Демо версию(ограничение на количество полученных отправленных сообщений через СМДО) программы ЛАИС.СМДО можно скачать отсюда

Источник

Электронный документооборот: практические рекомендации

Вячеслав Носевич

Любая деятельность организации находит свое отражение в документах. При этом в работе все больше используются документы в электронном виде (далее — ДЭВ) и электронные документы (далее — ЭД). Для работы с ними организации вводят электронный документооборот. Что такое система межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (далее — СМДО), каковы особенности работы с ней, а также как более рационально организовать электронный документооборот в организации, ответил Вячеслав Леонидович Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук.

Что такое СМДО и целесообразно ли организации к ней подключиться?

СМДО — это государственная система, которую используют госорганы и иные организации для обмена ЭД, подлинность и целостность которых подтверждается использованием сертификата открытого ключа, изданного республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь (далее — РУЦ ГосСУОК).

На заметку
Сейчас функции оператора РУЦ ГосСУОК осуществляет республиканское унитарное предприятие «Национальный центр электронных услуг» (далее — РУП НЦЭУ) .

Использование для обмена ЭД электронной почты не дает указанных преимуществ. Более того, при получении ЭД по электронной почте возникают вопросы по проверке его подлинности и целостности.

Справочная информация
Подробнее узнать о порядке подключения к СМДО, а также ознакомиться с регламентом его функционирования и услугами СМДО можно на официальном сайте РУП НЦЭУ.

Какие документы целесообразно отправлять при помощи СМДО?

На заметку
К организационно-распорядительной документации относятся постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Доставка по СМДО подтверждается двумя автоматически формируемыми квитанциями: в первой сообщается, что документ доставлен по адресу, а во второй — что он зарегистрирован в принимающей организации. Если регистрации не происходит, вторая квитанция не формируется и с точки зрения отправителя доставка остается незавершенной.

На практике встречается, что несколько документов, созданных на бумажных носителях, сканируют в один файл, подписывают ЭЦП и отправляют по СМДО. Можно ли так поступать?

Нет, нельзя. Каждый отдельный документ по СМДО должен отправляться отдельным файлом. Это касается в том числе и документов, которые первоначально были созданы на бумажных носителях и направлены по СМДО в качестве электронных копий документов на бумажных носителях. Другими словами, каждый документ должен быть отдельно отсканирован, подписан с применением ЭЦП и затем отправлен по СМДО.

На заметку
Законодательством закреплен ряд общих требований к электронным копиям документов на бумажных носителях, например :
— сканировать необходимо все страницы документа, даже те из них, которые имеют только какие-либо пометки, оттиски штампов или нумерацию;
— при сканировании должны быть видны все края листа. Не допускается наличие посторонних предметов или эффектов (бликов, теней и др.), скрывающих часть листа;
— черно-белый документ должен сканироваться в черно-белом варианте, а цветной — в цветном.

Если в одном файле содержится несколько документов, процесс работы затрудняется. Это связано с тем, что файл, который пришел по СМДО, считается одним документом и, соответственно, регистрируется как один документ. Между тем в рассматриваемой ситуации в файле несколько документов, каждый из которых подлежит регистрации. Более того, документы могут иметь разные сроки хранения либо подлежать исполнению различными подразделениями организации.

Можно ли автоматизировать разграничение корреспонденции, поступающей по СМДО, по приоритетам и срокам исполнения?

Корреспонденцию, которая поступает в организацию, можно автоматически разграничивать. Например, можно установить, что:

— корреспонденция, поступающая с определенного адреса, будет иметь срочный приоритет исполнения либо направляться сразу определенному исполнителю;

— после проставления срока исполнения документа он автоматически в системе электронного документооборота (далее — СЭД) отображается определенным цветом. Например, обычный приоритет — зеленый, срочный — синий, критический — красный.

Для того чтобы корреспонденция автоматически разграничивалась, как правило, необходимо произвести соответствующие доработки имеющейся в организации СЭД и произвести последующую настройку ее работы. В некоторых СЭД возможность разграничивать корреспонденцию предусмотрена сразу, потребуется только провести соответствующие настройки.

Как можно оптимизировать документооборот в организации?

Время на обработку документов значительно сокращает интеграция различных программ и блоков СЭД между собой. В данном случае информация, введенная один раз, отражается во всех программах (блоках СЭД), которые интегрированы между собой.

Пример
СЭД организации имеет блоки: «Делопроизводство», «Договорная работа», «Персонал». Данные блоки интегрированы между собой. Работнику предоставляется трудовой отпуск, и на период его отсутствия назначается исполняющий его обязанности. Такая информация один раз вводится в СЭД в блоке «Персонал», а затем автоматически учитывается в других блоках. То есть при направлении данному работнику документа на исполнение (согласование) появляется информация о том, что работник отсутствует, а также о том, кому можно направить документ вместо него.

Как можно организовать работу с ДЭВ и ЭД для их оперативного рассмотрения и направления непосредственным исполнителям?

Как правило, в организациях порядок работы с документами регламентирован в инструкции по делопроизводству организации. Она может быть одна, либо их может быть несколько. Например, возможны отдельные инструкции по делопроизводству для документов на бумажных носителях, ДЭВ, ЭД.

В таком документе можно закрепить срок, в течение которого на поступающие документы должна быть наложена резолюция и они должны быть направлены непосредственному исполнителю.

Пример формулировки
«…
16.5. Регистрация поступающих в организацию ДЭВ и ЭД осуществляется по общим правилам.
16.6. Зарегистрированные ДЭВ и ЭД передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководителю организации либо руководителям структурных подразделений согласно их компетенции. Документы подлежат рассмотрению в течение 8 рабочих часов с момента их поступления. Результат рассмотрения документов отражается в резолюции.
…»

Пример
В особенной части ЭД содержится ЭЦП заместителя руководителя, который имеет доверенность на подписание таких документов. При этом в общей части документа в реквизите «Подпись» указан руководитель организации. Организация, которая получит данный ЭД, должна направить автору документа уведомление об отказе в его регистрации.

На заметку
После завершения подготовки проекта ЭД и до его подписания ЭЦП ЭД необходимо преобразовать в формат PDF/A1 или PDF/A2, если :
— его срок хранения свыше 10 лет (в том числе постоянно);
— он предназначен для направления в госорганы и подчиненные им (входящие в состав, систему) организации.

Источник

Алгоритм подключения к СМДО: практика

После 1 января у ряда организаций Республики Беларусь (далее РБ) началось суетное внедрение системы электронного документооборота. Для ускорения задачи напишу алгоритм того, как проходило внедрение у меня (технического специалиста, ответственного за электронный документооборот в своей гос. организации). Ниже напишу алгоритм, нажимая на который можно переместиться в нужные раздел статьи.

Алгоритм подключения к СМДО

Внедрение внутренней системы электронного документооборота (ВСЭД)

Работая над своими проектами, убедился на практике, что система задач и работа с документами в компании важна. По этой причине считаю, что внедрение ВСЭД необходимо организации, как воздух человеку. Во время моей работы и приказ соответствующий пришёл «сверху». Отлично, наконец-то свершится! Будет в РБ нормальный электронный документооборот. Теперь осталось дело «за малым» внедрить. Поехали по порядку.

Закупка программного обеспечения (ПО) для работы

Компаний, оказывающих услуги разработки и внедрения ВСЭД на рынке РБ для нашей страны достаточно много, но, зная, что потом эта система будет работать с СМДО нужно выбирать только те, которые являются партнёрами национального центра электронных услуг (НЦЭУ). На сайте НЦЭУ есть список разработчиков, с которыми можно сотрудничать — никаких проблем не будет с подключением к СМДО.

Решить у кого закупать ПО для работы ВСЭД было не просто. Я лично обзвонил с десяток компаний, узнал их условия, цены и сроки внедрения. Одни не захотели внедрять ВСЭД, аргументируя, что мы маленькая организация и им не интересно с нами работать, другие, напротив, всё разложили по полочкам (с такими людьми приятно общаться и работать). Разбежка в 20-30 млн меня удивила, но оказывается для организации это не существенного для единоразового платежа.

После этого в голову начальнице пришла чудесная мысль, вспомнить об организации ИВЦ «Минфина», с которой они сотрудничают по другим вопросам (оказывается она тоже занимается разработкой и внедрением ВСЭД). Люди там действительно прекрасные, отзывчивые и культурные. С ними приятно работать, поэтому упоминаю их выше и ссылку на их ресурс указываю. Рекомендую, понравились очень.

Настройка ПО

Выше были эмоции, а потом мы перешли к установке и настройке ВСЭД. Сначала нам прислали анкеты и файлы по сотрудникам для того, чтобы понимать, какие сотрудники будут в системе и какие роли у них будут (руководитель, исполнитель и прочие).

Далее мы скачали все нужные файлы и позвонили в поддержку ребятам. Они подключились к нам (кстати, в отсутствие человека, который работал с нами, его быстро подменял коллега и «без всяких гвоздей»), начали настройку.

Во время настройки мы делали другую работу, никакого «простоя» не было. А когда ребята завершили, мы созвонились с ними и протестировали ВСЭД.

Настроили всё, кроме номенклатуры документов. Эту настройку поддержка ИВЦ «Минфина» делает «в бою», когда уже точно установлены стандарты для организации.

Дополнение: Прошло 3 месяца и наконец-то утвердили номенклатуру дел на 2017 год. Теперь мы созвонились с поддержкой ВСЭД (телефон человека, занимающего поддержкой системы нашей мы получили в начале сотрудничества и он исправно работает!), чтобы ребята внедрили номенклатуру. В течение следующего дня всё было готово к полноценной работе.

Обучение персонала

После настроек и тестирования нам скинули текстовые инструкции с картинками и подробное видео, как работать с системой, а через некоторое время приехал сотрудница компании и провела инструктаж по ВСЭД для пользователей системы, т.е. для руководителей и подчинённых. Коллеги были недовольны, но, думаю, напрасно.

Организация VPN-канала для подключения к системе межведомственного документооборота (СМДО)

Но какой смысл пересылать документы только у себя в организации, когда мы сотрудничаем с большим количеством организаций как выше- так и нижестоящих. Поэтому нужно организовать связь, а для этого нужен отдельный VPN-канал связи. а заявка создаётся на сайте НЦЭУ.

Заявление на организацию VPN-канала

Чтобы быстро организовать VPN-канал связи, заявку в НЦЭУ нужно писать сразу ещё до того, как начнёте искать организацию, которая будет внедрять ВСЭД. Это было моё упущение в алгоритме. Мы делали сразу несколько задач и для них тоже требовалось организация VPN-канала, а оказывается, что отдельный VPN-канал нужно делать для каждой программы (например, казначейство) и настройкой занимается человек из той организации, для кого делается этот VPN-канал.

После подписания заявки её нужно зарегистрировать в приёмной и отправить в электронном виде в электронном виде на адрес электронной почты info@nces.by либо по факсу (+375 17) 229 30 06.

Получение настроек и настройка VPN-канала

В случае с НЦЭУ настройки пришли через полторы недели. От Белтелекома настройки тоже при звонке в поддержку сразу дали. Теперь осталось вставить вторую сетевую карту, прописать постоянные маршруты и метрики. Приступим.

Подключение к ВСЭД к СМДО

Для работы с электронным документооборотом руководитель должен иметь флешку(носитель ключевой информации), с помощью которой он сможет «подписывать» документы. Флешка нашем случае уже была, но через 2 недели у неё оканчивался срок действия. Пришлось её продлить в ИВЦ «Минфина» (где она и была заказана 2 года назад). Дальше нужно было установить софт с диска от флешки и проверить его работу.

После того, как ВСЭД и ЭЦП готовы к работе. Нужно подать заявку в НЦЭУ. Оплатить её и после оплаты вам вышлют на почту «настроечные» реквизиты. Отмечу, что эта операция одна из самых затратных по финансам.

Хочу отметить, что эта операция одна из самых дорогостоящих.

Если нужно больше подробностей, что и как, то пишите в комментарии — отвечу. А пока дальше.

Настройка

Время дорого. Поэтому раз есть поддержка, то после получения реквизитов для настройки подключения ВСЭД к СМДО от НЦЭУ:

Тестирование

После того, как всё настроено, создаём тестовую организацию и отправляем тестовое письмо (инструкцию выдала организация, установившая ВСЭД).

Поскольку опять же есть поддержка, всё можно попросить сделать их специалистов (у них рука набита и так будет быстрее).

На этом всё. Система работы с документами готова к работе.

Источник