Excel для бухгалтера: исправление ошибки округления
Бухгалтеры (и не только) знают одну «нехорошую» особенность Excel – «неумение» правильно суммировать. 🙂 Иногда это приводит к казусам в бухгалтерских документах, сформированных в Excel (рис. 1)
Рис. 1. Фрагмент счет-фактуры с «неверным» суммированием
Скачать заметку в формате Word, примеры в формате Excel
Видно, что общий итог по налогу (значение в ячейке G7) и стоимости товаров (Н7) отличаются на копейку от суммы по строкам (G4:G6 и Н4:Н6, соответственно). Это ошибка является следствием округления. Дело в том, что значения только отображаются в формате с двумя десятичными знаками. Фактические значения в этих ячейках содержат больше десятичных знаков (рис. 2). Excel суммирует не отображаемые значения, а фактические.
Рис. 2. Тот же счет-фактура с большим числом знаков после запятой
Чтобы значение в ячейке G7 равнялось сумме отображаемых значений в ячейках G4:G6, можно применить формулу массива, проводящую округление значений до двух десятичных знаков перед суммированием: <=СУММ(ОКРУГЛ(G4:G6;2))>(рис. 3). [1]
Рис. 3. «Правильное» суммирование с использованием формулы массива
Чуть подробнее, как работает эта формула. Excel формирует виртуальный массив (в памяти компьютера), состоящий из трех элементов: ОКРУГЛ(G4;2), ОКРУГЛ(G5;2), ОКРУГЛ(G6;2), то есть значений в ячейках G4:G6, округленных до двух десятичных знаков, а затем суммирует эти три элемента. Вуаля! 🙂
Ошибки округления можно также исключить, применив функцию ОКРУГЛ в каждой из ячеек диапазона G4:G6. Этот прием не требует применения формулы массива, однако требует многократного использования функции ОКРУГЛ. Вам судить, что проще!
49 комментариев для “Excel для бухгалтера: исправление ошибки округления”
Для полноты картины можно упомянуть еще об одном варианте, в параметрах Excel указать «точность как на экране» (Файл-Параметры-Дополнительно-При пересчете этой книги: задать точность как на экране)
Спасибо за статью. «соответсвенно» лучше исправить
а как быть, если в документе производится большое количество вычислений, и числа «завязаны» друг за друга. использование формул ОКРУГЛ и т.п. немного неудобно. как можно отключить округление отображаемого числа? как сделать, чтобы ексель показывал то что есть? пример — число 12345.6789, с точностью после запятой 2, он не округлял 12345.68, а отображал 12345.67, но значение оставалось 12345.6789?
Александр, если Вы хотите, чтобы Excel отражал с точностью до двух знаков после запятой, а хранил число с максимальной точностью, просто задайте форматирование «два знака после запятой», и никакие дополнительные формулы не потребуются. Но… именно против этого и направлена статья, так как в бухгалтерских расчетах не допускается расхождение между суммой и слагаемыми…
это просто супер!за 4 года ошибок с excel это как бальзам
Сообщение Ну тогда так: забыл последнюю цену округлить.
в оранжевых ячейках стоят фиксированные суммы, их обязательно нужно учесть получается нужно сделать двойной подгон для каждой компании отдельно и для общей суммы в целом =)
если вручную подгонять, то я меняю цены в примерном диапазоне от 25 до 30 рублей с копейками, и смотрю что получается в итоге, выйти на точную сумму до копейки нереально таким образом т.к. комбинаций миллион нужно как то упростить это разрыв мозга))
в оранжевых ячейках стоят фиксированные суммы, их обязательно нужно учесть получается нужно сделать двойной подгон для каждой компании отдельно и для общей суммы в целом =)
если вручную подгонять, то я меняю цены в примерном диапазоне от 25 до 30 рублей с копейками, и смотрю что получается в итоге, выйти на точную сумму до копейки нереально таким образом т.к. комбинаций миллион нужно как то упростить это разрыв мозга)) Andrey_Economist
Сообщение в оранжевых ячейках стоят фиксированные суммы, их обязательно нужно учесть получается нужно сделать двойной подгон для каждой компании отдельно и для общей суммы в целом =)
Вроде уже был такой вопрос у кого-то. И там тоже человек пытался сопоставить данные с выгрузкой из 1-С, и различие было как раз из-за использование в формулах округления, в то время, как в 1-С в промежуточных расчетах округления нет.
sepa49 Файлик покажите.
Вроде уже был такой вопрос у кого-то. И там тоже человек пытался сопоставить данные с выгрузкой из 1-С, и различие было как раз из-за использование в формулах округления, в то время, как в 1-С в промежуточных расчетах округления нет.
Сообщение Вроде уже был такой вопрос у кого-то. И там тоже человек пытался сопоставить данные с выгрузкой из 1-С, и различие было как раз из-за использование в формулах округления, в то время, как в 1-С в промежуточных расчетах округления нет.
При повседневной работе с приложением Excel часто возникает необходимость в округлении значений, однако при применении нестандартных средств это может привести к серьезным ошибкам в вычислениях.
Округление значений и связанные с этим ошибки в вычислениях зачастую имеют место при повседневной работе в Excel. Несмотря на небольшую разницу, неприятно, когда в общем итоге не хватает нескольких копеек или сумма процентов в колонке составляет 101.
При финансовых расчетах важно округлять до правильного знака после запятой. К примеру, если цена нетто составляет 1,99 рубля или гривны, а стоимость брутто рассчитывается как 2,3681, то общая цена ста единиц товара никогда не будет равняться 236,81 рубля (гривны). Все иначе с расценками на бензин: здесь уже имеют значение три последние цифры.
Разнообразие функций программы
Excel знает 15 различных функций округления: «ОКРУГЛ», «ОКРУГЛВВЕРХ», «ОКРУГЛВНИЗ», «ОКРУГЛТ», «ОКРВНИЗ», «ОКРВВЕРХ», «ОКРВВЕРХ.ТОЧН», «ОКРВНИЗ.ТОЧН», «ОТБР.РУБЛЬ» и «ФИКСИРОВАННЫЙ». Вместо одной специальной функции лучше использовать привычную с дополнительным вычислением или с правильным параметром. Проблемы вызывают функции «ОКРУГЛВВЕРХ» и «ОКРУГЛВНИЗ», которые выдают неочевидные результаты при использовании отрицательных чисел. Например, «=ОКРУГЛВВЕРХ (–2,5;0)» выдает значение «–3» вместо «–2». Для таких случаев рекомендуем использовать функции «ОКРВВЕРХ» и «ОКРВНИЗ».
Второе число — это параметр. Однако он сообщает не количество знаков после запятой, а кратное, необходимое для округления. Для двух десятичных знаков используйте кратное «0,01». Вы можете гибко округлять и до других кратных. Основа для пени за просрочку выплаты налогов будет округляться до следующей суммы, кратной рублю (гривне) в большую сторону. Подобных результатов можно добиться и с помощью функции «ОКРУГЛТ».
Математическое округление
Стандартное «ОКРУГЛ» в Excel использует математическое округление, то есть округляет числа, заканчивающиеся на «5», в большую сторону. В некоторых случаях это недопустимо — например, в бухгалтерии при суммировании округляемых цифр. Избежать ошибок позволит созданная в VBA функция с гауссовым округлением — до ближайшего четного числа. Для ее программирования с именем «MATHROUND» откройте редактор VBA комбинацией клавиш «Alt+F11». Введите следующий код:
Закройте редактор VBA. Теперь в таблице можно будет использовать для гауссова («банковского») округления вместо «ОКРУГЛ» функцию «MATHROUND».
Как это сделать?
1. НАСТРАИВАЕМ ФОРМАТ Для наглядности расчетов вы используете значения, округленные до двух знаков после запятой. Зачастую настройка числового формата подходит лучше, чем преждевременное применение функции округления.
2. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ОКРУГЛЕНИЯ Для этого используйте быстрое форматирование на вкладке «Главная» в разделе «Число». Кликните по стрелке в нижней части раздела и в открывшемся окне на вкладке «Число» задайте число знаков после запятой для параметров «Числовой», «Денежный», «Финансовый» или «Процентный».
3. ОПАСНАЯ ОПЦИЯ Откройте «Файл | Параметры» и выберите категорию «Дополнительно». Убедитесь, что в разделе «При пересчете этой книги» опция «Задать точность как на экране» отключена.
4. ВВЕРХ И ВНИЗ Функции «ОКРУГЛВВЕРХ» и «ОКРУГЛВНИЗ» то и дело округляют сумму до нуля, что для отрицательных чисел неверно с математической точки зрения. Лучше использовать «ОКРВВЕРХ» и «ОКРВНИЗ».
5. ДРУГАЯ ОСНОВА Для округления на другой основе, к примеру, 5 копеек, используйте вычисление или — для положительных значений — сразу функцию «=ОКРУГЛ(число; 0,05)».
6. ПРОБЛЕМА НЕПРАВИЛЬНЫХ СУММ При разбивке сумм порой возникают небольшие ошибки, а Excel округляет чаще вверх, чем вниз. Во избежание бухгалтерских ошибок вычисляйте последнюю часть суммы как разницу к общей сумме.
7. ГАУССОВО ОКРУГЛЕНИЕ Функция «ОКРУГЛ» использует математическое округление, и результаты зачастую искажены. Гауссово («банковское») округление «MATHROUND» из VBA предотвратит это.
8. НЕРАВНЫЕ ПАРЫ Одинаковые значения вследствие неточностей вычисления и округления иногда выглядят разными. Желаемых результатов можно добиться с помощью правильного округления.
Не очень частый, но и не экзотический случай. На моих тренингах такой вопрос задавали не один и не два раза 🙂 Суть в том, что мы имеем конечный набор каких-то чисел, из которых надо выбрать те, что дадут в сумме заданное значение.
В реальной жизни эта задача может выглядеть по-разному.
В некоторых случаях может быть известна разрешенная погрешность допуска. Она может быть как нулевой (в случае подбора счетов), так и ненулевой (в случае подбора рулонов), или ограниченной снизу или сверху (в случае блэкджека).
Давайте рассмотрим несколько способов решения такой задачи в Excel.
Способ 1. Надстройка Поиск решения (Solver)
Эта надстройка входит в стандартный набор пакета Microsoft Office вместе с Excel и предназначена, в общем случае, для решения линейных и нелинейных задач оптимизации при наличии списка ограничений. Чтобы ее подключить, необходимо:
и установить соответствующий флажок. Тогда на вкладке или в меню Данные (Data) появится нужная нам команда.
Чтобы использовать надстройку Поиск решения для нашей задачи необходимо будет слегка модернизировать наш пример, добавив к списку подбираемых сумм несколько вспомогательных ячеек и формул:
После ввода формулы ее необходимо ввести не как обычную формулу, а как формулу массива, т.е. нажать не Enter, а Ctrl+Shift+Enter. Похожая формула используется в примере о ВПР, выдающей сразу все найденные значения (а не только первое).
В открывшемся окне необходимо:
После ввода всех параметров и ограничений запускаем процесс подбора кнопкой Найти решение (Solve). Процесс подбора занимает от нескольких секунд до нескольких минут (в тяжелых случаях) и заканчивается появлением следующего окна:
Теперь можно либо оставить найденное решение подбора (Сохранить найденное решение), либо откатиться к прежним значениям (Восстановить исходные значения).
Необходимо отметить, что для такого класса задач существует не одно, а целое множество решений, особенно, если не приравнивать жестко погрешность к нулю. Поэтому запуск Поиска решения с разными начальными данными (т.е. разными комбинациями 0 и 1 в столбце В) может приводить к разным наборам чисел в выборках в пределах заданных ограничений. Так что имеет смысл прогнать эту процедуру несколько раз, произвольно изменяя переключатели в столбце В.
И весьма удобно будет вывести все найденные решения, сохраненные в виде сценариев, в одной сравнительной таблице с помощью кнопки Отчет (Summary):
Способ 2. Макрос подбора
В этом способе всю работу делает макрос, который тупо перебирает случайные комбинации чисел, пока не наткнется на нужную сумму в пределах разрешенной погрешности. Добавлять столбец с нулями и единичками и формулы в этом случае не нужно.
Аналогично первому способу, запуская макрос несколько раз, можно получать разные наборы подходящих чисел.
Не очень частый, но и не экзотический случай. На моих тренингах такой вопрос задавали не один и не два раза 🙂 Суть в том, что мы имеем конечный набор каких-то чисел, из которых надо выбрать те, что дадут в сумме заданное значение.
