Как подписать документ электронной подписью? Виды подписей и программное обеспечение.
Электронная подпись содержит информацию об авторе и подтверждает отсутствие изменений в электронном документе после его подписания. Есть несколько основных способов подписания, но выбор способа зависит от требований контрагента, поэтому прежде чем принимать решение, каким способом и в каком программном обеспечении подписывать документ, уточните у контрагента требования к подписи:
Открепленная (отсоединенная) ЭП
— Файл подписи создается отдельно от подписываемого файла — Для проверки подписи нужно передавать два файла — исходный документ и файл подписи — Нет ограничения по формату подписываемых документов — Созданный файл подписи имеет, как правило, расширение.sig,.sgn,.p7s — Есть возможность создать усовершенствованную открепленную подпись, такой файл содержит отметку времени — Можно создать файл, содержащий подписи нескольких лиц
Проверку созданной открепленной подписи контрагент может выполнить в программах, предназначенных для проверки электронных документов с отсоединенной подписью.
— Контур.Крипто Сервис для подписания электронной подписью, проверки электронной подписи под документом, шифрования и дешифрования документов. Для работы подойдут сертификаты, выданные любым УЦ. Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени.
После подписания файл открепленной подписи сохраняется рядом с документом. Подписант может отправить подписанные документы любому получателю по электронной почте, а также скачать на компьютер пакет документов: исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи. Все функции сервиса бесплатны.
— КриптоАРМ Локальная программа для подписи и шифрования файлов любого формата. С помощью КриптоАРМ можно расшифровать, посмотреть подпись файла, создать как открепленную подпись документа, так и присоединенную подпись.
Установить программу можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.
Примечание: порядок оказания технической поддержки по программе КриптоАРМ описан на сайте разработчика программы. Техническая поддержка УЦ СКБ Контур не оказывает консультации по этому продукту.
Совмещенная (прикрепленная/присоединенная) ЭП
Разновидность электронной подписи, при создании которой формируется файл, содержащий как саму электронную подпись, так и исходный документ. Создать такую подпись можно через КриптоАРМ. В той же папке, в которой хранился исходный документ, появится файл с аналогичным названием, но с расширением, как правило,.sig,.sgn. Размер этого файла несколько больше, чем размер исходного документа.
Отправлять контрагенту нужно будет только этот файл. Для проверки и прочтения документа у контрагента должно быть установлено ПО, поддерживающее работу с прикрепленной подписью.
Встроенная ЭП
Подписание внутри документов Word, Excel, PDF с помощью дополнительного ПО КриптоПро Office Signature и КриптоПро PDF. Формат исходного документа не меняется, информацию о подписи можно просмотреть, открыв документ. Если в документ после подписания внести изменения, подпись будет определяться как недействительная.
После того, как в документе появилась цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения. Любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи из документа будут помечены как недействительные. При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная.
Установить компонент можно с помощью диагностики для ЭТП или с сайта разработчика. Приобрести лицензию для этого ПО можно в любом Сервисном центре.
— КриптоПро PDF Плагин для создания подписи внутри документов PDF. Можно создать видимую подпись (отображается на панели Подписи, и в виде поля подписи в документе), или невидимую (отображается только на панели Подписи). Также позволяет настроить разрешенные изменения, при которых подпись останется действующей (например, добавление комментариев). Есть возможность создания усовершенствованной подписи с отметкой времени. Приобрести лицензию для этого ПО можно любом Сервисном центре.
Примечание: консультации по продукту КриптоПро PDF оказывает техническая поддержка компании КриптоПро.
— Подписание в OpenOffice / LibreOffice В данном пакете не поддерживается создание подписи в документе с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработки плагина для OpenOffice / LibreOffice КриптоПро пока не планируется.
ЭП в Outlook
Подписание в Outlook возможно только в почтовом клиенте Microsoft Outlook, и почта в учётной записи MS Outlook должна совпадать с почтой, указанной в сертификате. Подробнее о настройке подписи и шифрования сообщений электронной почты в MS Outlook в статье «Как настроить Outlook для работы с сертификатом».
Электронная подпись содержит информацию об авторе и подтверждает отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.
Для создания подписи необходим действующий сертификат электронной подписи. Например, выданный Удостоверяющим центром СКБ Контур или другим удостоверяющим центром, имеющим аккредитацию Минкомсвязи России. Сертификат обычно хранится на специальном носителе – токене.
Примечание
Процесс создания подписи
Перейдите в раздел Создание электронной подписи
Выберите документ, который необходимо подписать
Подписать можно файл любого формата.
Если файл уже был кем-то подписан и вы хотите добавить к нему свою подпись, нажмите «Добавить существующую подпись» и выберите файл открепленной подписи первого подписанта.
Выберите сертификат, которым будет подписан документ
Если подходящий сертификат отсутствует в списке, необходимо его получить или установить (если он у вас уже есть на токене). Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
Создайте файл подписи
Перед нажатием на «Подписать» можно поставить галку «Усовершенствовать подпись», если сертификат подходит для такого формата подписи, либо создать стандартную откреплённую подпись.
После нажатия на «Подписать» сервис сохранит файл подписи в папку с исходным документом с таким же именем и разрешением.sig.
Результат
После подписания документа:
Проверка подписи
Для того, чтобы можно было проверить подпись, отправьте получателю исходный документ и файл подписи. Для проверки можно воспользоваться любой программой, предназначенной для подписания и шифрования электронных документов.
Если вы отправили получателю ссылку для просмотра и скачивания подписанного документа, Контур.Крипто покажет результат проверки подписи и даст возможность скачать протокол проверки.
Вопросы и ответы
Что делать, если при подписании возникает ошибка?
Убедитесь, что соблюдены 2 условия:
Если все условия соблюдены, но поставить подпись не получается, обратитесь в круглосуточную службу техподдержки.
Примечание
Если вы используете медленное подключение к интернету или подписываете документы размером больше 100 МБ, их сохранение в электронном архиве может занять продолжительное время. Если вы хотите работать в Контур.Крипто с большими документами, пожалуйста, напишите нам письмо.
Где происходит подписание документов?
Подписание, шифрование и расшифрование документов на вашем компьютере. Таким образом обеспечивается безопасность закрытого ключа электронной подписи. При проверке электронной подписи, сохранении документа в электронном архиве, отправке ссылки для просмотра и скачивания подписанного документа информация загружается на сервер Контур.Крипто. Если для вас это неприемлемо — не используйте эти возможности.
Квалифицированная цифровая подпись генерируется средствами криптошифрования, широко используется в тех сферах, где обязательна гарантия достоверности и подлинности документов. КЭП (электронная подпись, цифровая подпись, квалифицированная электронно-цифровая подпись) — это идентификатор личности подписанта в виртуальном пространстве, аналог его ручной подписи, подтверждающий авторство и неизменность файла с момента его заверки.
Посредством ЭЦП можно заверять файлы разных расширений, в том числе PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG и др. Далее поговорим о том, как поставить электронную подпись на документ PDF.
Все способы, как подписать PDF с помощью ЭЦП
Процессы криптошифрования, лежащие в основе формирования КЭЦП, не происходят сами по себе и требуют установки специальной программы — криптопровайдера (средство криптозащиты). Этот программный модуль играет непосредственную роль в генерации цифрового идентификатора.
Средства ЦП
Перед тем как подписать ЭЦП документ PDF, обратитесь в сертифицированный УЦ и закажите комплект необходимых инструментов:
В УЦ можно сразу приобрести защищенный USB-носитель (токен) и записать на него все перечисленные средства. Наиболее популярны ключевые носители Рутокен, eToken и JaCarta. Их стоимость в зависимости от модели варьируется в пределах 1000-1500 руб.
КриптоПро 5.0
КриптоПро CSP 5
Электронная подпись
Зачем нужна электронная подпись в PDF
После заверки КЭЦП информация наделяется юридической силой и принимается во всех сферах с системой ЭДО:
Как правило, органы и госпорталы, принимающие документацию с сертификатами КЭП, устанавливают собственные требования к программным средствам, прилагают рекомендации и инструкции, как подписать цифровой подписью документ в PDF (как, например, в Росреестре).
Выбор программы для подписания ЭЦП PDF документа
Для создания, просмотра и изменения контента в ПДФ используются продукты Adobe Acrobat и Reader. Для внесения подписей в ПДФ-файл рекомендуется установить Adobe Acrobat — коммерческий продукт, позволяющий не только просматривать, но и редактировать документацию такого формата. В Reader информация доступна только для чтения.
Приложения не поддерживают новый российский стандарт ГОСТ Р 34. 10-2012, который лежит в основе алгоритмов формирования и проверки ЭЦП. Это значит, поставить подпись напрямую из документа не получится — потребуются вспомогательные программные компоненты, которые синхронизируют американские приложения Adobe и российский криптопровайдер КриптоПро CSP. В список таких решений входят:
Как подписать ЭЦП документ ПДФ каждым из перечисленных способов, рассмотрим чуть позже.
1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи. 2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов! 3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.
Что нужно, чтобы подписать PDF в КриптоПро CSP
Перед тем как поставить цифровую подпись в PDF, настройте рабочее место и установите криптопровайдер, о котором было сказано выше.
Самыми популярными СКЗИ на российском рынке признаны утилиты КриптоПро CSP и ViPNet CSP. Мы остановимся на первом варианте. Дистрибутив с утилитой CryptoPro CSP можно найти на портале разработчика в разделе загрузок. Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте актуальный релиз программы (4.0 или 5.0) с учетом версии ОС.
В течение демо-периода (90 дней) возможности софта можно тестировать бесплатно. По окончании этого срока необходимо купить платную лицензию (на 12 месяцев или бессрочно) на каждое устройство, где планируется использовать сертификат КЭЦП.
Один сертификат разрешается использовать на разных ПК, где есть лицензированное СКЗИ.
Подготовка ПК для подписания PDF цифровой подписью
Для корректного подписания ЭЦП PDF документа потребуется инсталляция драйверов USB-токена на ПК. Бесплатные дистрибутивы представлены на сайтах производителей.
Следующий этап — установка личного и корневого сертификатов. Первый файл запишите на ПК с ключевого носителя, а второй запросите в УЦ или скачайте с их официального интернет-ресурса. Копирование личного СКЭП требуется на тот случай, если флешка потеряется или сломается, а документ нужно подписывать в срочном порядке.
Если владелец сертификата визирует документы на веб-страницах (например, через онлайн-сервис), требуется настроить браузер таким образом, чтобы он не блокировал доступ к сертификату. Для этого скачайте и инсталлируйте на рабочее место бесплатный модуль — КриптоПро ЭЦП Browsers plug-in. Этот плагин запрашивает у держателя сертификата согласие на доступ к личным сведениям и только после этого открывает его веб-клиенту. Для экономии времени добавьте адреса часто посещаемых интернет-порталов в список надежных ресурсов: меню «Пуск» → «ПО CryptoPro» → «ЭЦП Browser plugin».
На этом подготовка рабочего места завершена. Теперь поговорим о том, как подписать PDF электронной подписью с помощью КриптоПро CSP на примере разных программ.
Как подписать документ ПДФ электронной подписью в КриптоПро PDF
Продукт КриптоПро PDF не является отдельной самодостаточной программой. Это вспомогательный компонент, расширяющий возможности приложений Adobe по части подписания документов КЭП. После инсталляции софта пользователь сможет ставить идентификатор непосредственно в самой программе Adobe Акробат или Ридер.
Преимущества и недостатки
Пользователям Adobe Reader достаточно скачать КриптоПро PDF 2.0 на сайте «КРИПТО-ПРО». В этом случае электронно-цифровые идентификаторы будут создаваться и проверяться без лицензии.
Для Acrobat придется приобретать платную лицензию. Но прежде рекомендуется воспользоваться 3-месячным тестовым периодом, оценив на практике, как подписать файл в КриптоПро PDF и насколько это удобно. На июль 2019 года стоимость бессрочной лицензии оставляет чуть более 22 тыс. руб.
Из очевидных плюсов этого плагина можно выделить:
Инсталляция займет не более 5 минут. Скачайте дистрибутив с плагином версии 2.0 в разделе «Продукты», запустите Мастер установки и следуйте его подсказкам.
Чтобы ввести лицензионный номер по истечении пробного демо-периода, запустите программу Acrobat, выберите пункт «Справка» → «Модули сторонних производителей» → «CryptoProPDF». В открывшейся вкладке нажмите клавишу «Установить лицензию» и введите номер из лицензионного соглашения.
Как настроить плагин для работы с ЭП
Чтобы настроить параметры формирования ЭЦП, запустите «Акробат» и откройте раздел «Цифровые подписи» — через меню «Редактировать» → «Установки» → «Подписи».
В подразделе «Создание и оформление» кликните на клавишу «Подробнее» — появится окно настроек.
В графе «Метод подписания» можно выбрать один из двух вариантов:
Также можно определить формат КЭЦП по умолчанию:
Для настройки языка выберите пункт меню «Справка» → «О модулях сторонних производителей» → «CryptoProPDF». В окне информации укажите язык: русский или английский.
Как подписать файл PDF с помощью ЭЦП
В продуктах Adobe есть два типа подписей: цифровые и сделанные от руки. Второй вид никакого отношения к ЭЦП не имеет, не является гарантией подлинности и достоверности документа.
Электронные подписи, в свою очередь, подразделяются на:
Сертифицирующая ЭЦП обеспечивает более широкие права на управление заверенным пакетом данным. Пользователь может вносить допустимые изменения, установленные отправителем, при которых электронная форма все равно будет оставаться достоверной и подлинной.
Чтобы подписать файл PDF электронной подписью, придерживайтесь стандартного алгоритма:
Добавленная подпись идентифицируется в документе следующим образом:
Проверка ЭЦП адресатом запускается автоматически при открытии PDF-файла. По результату проверки цифровая подпись может иметь следующие статусы: действительна, недействительна, не определена.
Для просмотра параметров идентификатора в окне «Результаты проверки» нажмите на кнопку «Параметры подписи».
Sig выступает в качестве формата для файлов, в содержании которых предусмотрена электронная цифровая подпись. Текстовые материалы данного типа пользуются популярностью среди компьютерных юзеров, регулярно работающих с онлайн-сервисами.
Краткие сведения SIG
SIG (Signature File) – это текстовый файл с электронной подписью, необходимой для подтверждения персональной информации. Документация с наличием электронной печати разделяется на 4 категории:
Как открыть файл с расширением sig
Многих пользователей интересует вопрос, как и чем открыть SIG-файл из Росреестра. Во-первых, методика открытия зависит от содержания и категории документа. Материал отображает персональную информацию о конкретном человеке, что позволяет подтвердить личность. Как правило, для открытия sig необходимо применяют программы, почтовые сервисы и прочие онлайн-ресурсы. Для примера можно привести следующие варианты:
Через ПК
На компьютере с операционной системой Виндовс можно воспользоваться любым из вышеперечисленных способов. Однако для работы с цифровыми подписями необходимо в первую очередь установить специальное программное обеспечение. В интернете можно скачать две программы – Crypto Pro и КриптоАРМ.
Методика открытия файлов sig
Чтобы открыть файл с рассматриваемым расширением, нужно использоваться сайт росреестра. Также пользователь может проверить достоверность документации с электронной подписью.
Стоит заметить, что данный сервис проверяет не только расширение sig. Чтобы приступить к процедуре, необходимо воспользоваться следующими методами.
Блокнот
Штатный инструмент операционной системы позволяет работать со всеми текстовыми материалами. Делается это по следующей инструкции:
Полезно! С помощью данного метода можно редактировать содержимое. Однако следует учесть, что не во всех случаях информация будет отображаться корректно.
Сайт rosreestr
Еще один действенный способ для просмотра и редактирования sig-файлов – использование сервиса rosreestr.gov.ru. Стоит отметить, что с помощью данного ресурса можно работать с документами в xml-формате. Что нужно сделать:
CryptoARM
Надежная утилита для взаимодействия с документами ЭЦП. Однако, чтобы воспользоваться встроенными инструментами, пользователю потребуется приобрести платную версию ПО. Также предоставляется бесплатная версия на две недели. Что нужно сделать:
Важно! В данной программе присутствуют инструменты для редактирования документов.
Как открыть файл SIG с помощью программ
Чтобы взаимодействовать с материалами, пользователь может применить штатные инструменты OS или узкоспециализированные приложения. Также можно использовать Microsoft Office OutLook, однако в этом случае юзеру не будет предоставлен инструментарий для редактирования файлов.
Для обеспечения ожидаемого результата лучше применить платный пакет программы Криптоарм. Тогда владелец лицензии сможет не только просматривать, но и корректировать документы по своему усмотрению.
Для каждой из утилит предусмотрена стандартная инструкция для открытия документа:
Внимание! Единственным софтом, с помощью которого можно полноценно редактировать документ, является Microsoft Outlook.
С помощью онлайн-ресурсов
Для работы с sig и xml-файлами можно воспользоваться специальными онлайн-сервисами. К примеру, широкой популярностью пользуется Росреестр, позволяющий просматривать и сохранять документы. Для этого нужно:
По завершении на странице откроется файл, в котором можно проверить, насколько правильно вписана вся информация.
Mozilla Thunderbird
Mozilla Thunderbird – это почтовый сервис, позволяющий работать с любыми электронными документами, включая файлы с форматом SIG и XML. Стоит заметить, что это полностью бесплатный сервис с широким набором инструментов для проработки документов.
Возможные проблемы
В нередких случаях при открытии файлов у пользователей возникают некоторые проблемы:
Онлайн вариант на официальном ресурсе росреестра
На официальном сервисе «Росреестр» есть специальный раздел, с помощью которого можно открыть, проверить и отредактировать файл с цифровой подписью. Делается это по следующей инструкции:
Особенности формата
В email-документах встречается несколько форматов цифровых подписей:
Подписи SIG-формата – какие бывают
Формат электронного документа имеет несколько вариантов оформления:
Отсоединенная цифровая подпись в формате sig
В процессе создания отсоединенной ЭЦП подписываемый файл не подвергается изменения, однако создается еще один файл sig подписи. Ключевой особенностью является тот факт, что пользователь может анализировать отсоединенную подпись. При этом не придется прибегать к средствам криптографической защиты информации. Однако в отсоединенных ЭЦП есть весомый недостаток. Пользователь должен хранить файл в нескольких расширениях одновременно. Это создает некоторые трудности во время применения подписей. К примеру, в таком случае придется постоянно отсылать документ в нескольких форматах сразу.
Присоединенная цифровая подпись в формате sig
В данном случае все гораздо проще. При создании присоединенной ЭЦП разрабатывается новый документ с электронной подписью. В процессе в него интегрируется информация из подписываемого файла. Данная процедура напоминает помещения документа в конверт с последующим опечатыванием.
Очень важно, чтоб перед отправкой пользователь перепроверил правильность внедрения электронной печати. Главное преимущество – простота работы с подписанной информацией. То есть, у владельца документа все подписи будут храниться в одном файле. Такой подход позволит пересылать, копировать или скачивать документ на любое устройство, в котором есть программа для чтения. Единственный недостаток заключается в том, что без средств криптографической защиты информации работать с содержимым файла не удастся. Стоит заметить, что sig файлы с присоединенной ЭЦП пользуются широким спросом практически у всех сайтов государственных услуг и коммерческих ресурсов.
Электронная sig-подпись – как создать
Наиболее эффективным методом создания файла с электронной подпись является использование программы КриптоАРМ. Данное программное обеспечение позволяет осуществлять следующие манипуляции:
Рассматриваемый софт был разработан компанией «Цифровые технологии», которая предоставляет 14 дней пробного периода. Благодаря такому походу у пользователя есть время, чтобы ознакомится с инструментами и решить, насколько эффективна программа.
SIG-файлы – методика создания
Для начала потребуется перейти на официальный сайт и скачать КриптоАРМ. После этого выполняются следующие действия:
Полезно! По завершении откроется страница, в которой будет содержаться информация с результатами ЭЦП. Файл при этом будет уже с расширением sig.
Как открыть файл с помощью блокнота Outlook Crypto Pro
Для работы с фалами, содержащими электронную цифровую подпись, есть 4 действенных программы. Каждая из них отличается интерфейсом, требованиями и функционалом для манипуляций:
Полезно! Пользоваться программой Microsoft Outlook лучше в том случае, когда нужно отредактировать файл с форматом SIG, который появился после создания электронной подписи. Что же касается обычного просмотра, рекомендуется использовать блокнот виндовс.
Графические расширения
Электронные подписи – где и для чего используют
Как правило, электронные цифровые подписи используют лица, которым нужно подтвердить персональные данные в том или ином документе. Это может потребоваться при предоставлении каких-либо услуг или взаимодействии с онлайн-маркетами. Некоторые сайты запрашивают такие документы при продаже дорогостоящих товаров. Стоит заметить, что существует три типа ЭЦП:
Заключение
SIG – это формат, используемый в файлах с наличием электронной цифровой подписи. Для взаимодействия с подобными материалами есть штатные средства Windows и онлайн-ресурсы. Однако более действенным считается программное обеспечение КриптоАРМ. С помощью данной программы можно не только просматривать, но и изменять файлы sig.
