Как подшить документы в папку
Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется
Кажется, что тут такого – сшить документы? Но когда делаешь это в первый раз, почти всегда сталкиваешься с трудностями: то бумаги не складываются ровно, то иголка и шило не дырявят стопку. А еще ж и правила нужно знать! Чтобы не терять время зря, можно воспользоваться пошаговой инструкцией.
С чего начать?
Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:
Как сложить лист А2 в А4 подробно показано на видео:
Если номер страницы поставлен неправильно, его зачеркивают косой чертой и заверяют исправление надписью «исправленному верить», ставят подпись и печать. Пропущенный лист нумеруют буквой «а» (12, 12а, 13). Допускается до 5 ошибок в деле.
Общие правила
На сегодняшний день не существует четких инструкций насчет подшивки документов. Но есть общие правила:
Сшивание документов не регламентируется нормативными актами. Но есть отдельные указания, как это делать. Они содержатся: ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23.12.2009, правила делопроизводства по прошиванию документов, разработанные ЦБ РФ и другими ведомствами.
Как можно прошить документы – способы
Способ прошивки зависит от места предоставления. Организации, которые требуют подавать документы в сшитом виде, обычно дают подробные указания на этот счет. Некоторые из них допускают использование папок-скоросшивателей и степлера. Другие принимают документы, только если они прошиты в определенное количество дырок, и имеют заполненный титульный лист.
Правильно ориентироваться на конкретные требования инстанции, в которые направляется пакет документов.
Некоторые бумаги, например, журнал учета трудовых книжек, архивные дела, нужно переплетать в твердую обложку. Ее продырявливают у корешка (переплета). После прошивки концы шпагата приклеивают к внутренней стороне обложки с помощью небольшого листка бумаги и опечатывают.
Документацию из нескольких листов обычно прошивают в 2-3 прокола. Большие дела для надежности нужно сшивать в 4-5 проколов.
Прошиваем документы в 3 дырки – схема
Самый распространенный способ прошивки документы – в 3 дырки. Схема очень простая, а процедура занимает минимум времени. Пошаговая инструкция:
Чтобы было понятнее, как прошивать документы в три дырки, прилагаем схему:
Как сшить диплом в 3 дырки:
Прошивка в 2 дырки
На первый взгляд, нет ничего проще, чем прошить документы в 2 прокола. Но на самом деле здесь тоже есть свои тонкости.
Чтобы документ не сминался при развороте и не распадался, при прошивке в два отверстия нужно выдержать расстояние 10 см от верхнего угла, и 6-10 см между проколами.
Как сшить документацию правильно:
Схема:
Видео:
Прошивка в 4 дырки
В четыре дырки обычно прошивают дела перед сдачей в архив. Как подшивать документы для архива пошагово показано на видео:
Схема прошивки в 4 отверстия следующая:
Прошивка в 5 дырок
Схему с 5 дырками используют в случаях, когда нужно сшить внушительный объем бумаг (уголовные дела, бухгалтерские документы и т. д.).
Прошивка в 5 дырок – это самый высокий уровень защиты.
Документы сшивают согласно следующей схеме:
Чем делать дырки
Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:
Чтобы бумаги не разъезжались, нужно зафиксировать стопку зажимами для бумаг. Тогда делать дырки будет намного легче.
Что такое сшиватель для документов
Сшивателем называют специальный станок для прошивки документов – брошюровочно-переплетный. Устройства позволяют существенно сэкономить время на подготовке документов для сдачи в архив. Они с легкостью проделывают отверстия в стопках из 800-1000 листов, и одновременно продевают нить:
Популярные модели сшивателей для документов:
Как заклеить документ сзади
После сшивки документы необходимо заклеить сзади листочком бумаги с заверяющей надписью. Несмотря на всю простоту, это самый ответственный этап. Именно к нему и сводится весь смысл проделанной работы.
Наклейка на задней стороне сшитого дела – это своеобразная пломба, навечно фиксирующая скрепленные листы. Важно, чтобы она хорошо держалась, перекрывала узел, и частично нити.
В организациях для опечатывания сшитых документов используют папирусную бумагу и канцелярский клей ПВА. Но можно взять и обычную офисную бумагу.
В конце заверяющий ставит на наклейке свою подпись и печать. Важно, чтобы они выходили за пределы пломбы, то есть, попадали на лист документа.
Вот так должен выглядеть готовый прошитый документ сзади:
Заверять документы может предприниматель, подписант оригинала или лицо, получившее на это доверенность.
Вопросы и ответы
Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?
Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.
Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?
Да, но только в отдельных случаях. За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту). Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.
Какие документы сшивать обязательно?
Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.
Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.
Как правильно сшить и пронумеровать документы
Единых государственных требований к сшиванию документов не существует, однако некоторые правила устанавливает отраслевое законодательство, ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказ Росархива от 23.12.2009 №76. В зависимости от толщины дела и важности документов различается шесть основных способов прошивания бумаг.
Зачем сшивать
Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации. Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.
Почему особенно важно прошивать документацию?
В некоторых случаях правильно прошитые дела требуется предоставить для проверки в государственные или контролирующие органы, а также по требованию других организаций.
При оформлении бумаг не нужно подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.
Пошаговая инструкция сшивания
Приступая к процедуре, необходимо подобрать обложку. Для листов формата А4 подойдет стандартная обложка размером 229×324 мм. Если дело планируется хранить долгое время, то лучше выбрать переплет из толстого картона.
Интересно, что в госархив документацию можно сдать только в обложке из специальной бумаги – бескислотного картона. Его еще называют «антикоррозийным» и «консервирующим».
Но лучше всего, если вы сшиваете не для себя, а для сдачи в какую-то организацию, отдел, заранее узнать правила, чтобы потом не переделывать работу.
Необходимые материалы
Выбор материалов зависит от предназначения документации, сроков ее хранения, указаний руководства и государственных требований.
Прокалывать отверстия можно также специальным дыроколом, который устанавливает люверсы – металлические шайбы, укрепляющие отверстия.
Часто компании отдают трудоемкую процедуру по сшиванию на аутсорс: типографии используют более прогрессивное оборудование для переплетения.
Фото: шило и шпагат нужны для толстой стопки бумаг.
Источник: wilhei/pixabay
Шаг 1. Нумерация листов
Необходимо сложить бумаги в ровные стопки по смысловой или хронологической последовательности, затем проставить арабские цифры в правом верхнем углу. Целостность текста при этом не должна быть нарушена.
При проведении процедуры нужно руководствоваться следующими правилами:
Ошибки в нумерации можно исправить, зачеркнув неверный номер или используя буквенное обозначение, если было пропущено несколько страниц.
Шаг 2. Составление описи
Виды документа различаются: нужно учитывать, куда планируется передать опись – в госорганы, на хранение либо другой организации. Обычно бумага содержит следующие сведения:
В конце листа составитель должен оставить роспись с расшифровкой.
Шаг 3. Сшивание
Для переплетения бумаг разной важности и количества используются разные способы сшивания. Разберемся с самыми популярными способами прошивания бумаг.
На уголок
Если бумаг не много, и они не представляют серьезной важности для компании, то при переплетении можно воспользоваться способом «на уголок» – это самая простая процедура. Так сшивают, например, отчетные работы в школе, выполненные на отдельных листках, или устав предприятия.
Для этого нужно сложить бумагу ровной стопкой и загнуть левый край таким образом, чтобы образовался угол. Затем нужно сделать два прокола и протянуть сквозь образовавшиеся отверстия нити.
«Хвостики» должны быть зафиксированы на обратной стороне бумажной пломбой (кусочком приклеенной бумаги).
Схема прошивки на уголок
Еще один вариант – когда делают всего одну дырочку в уголке. В отверстие протягивают вдвое сложенную ленту или шнур и натягивают образовавшуюся петлю на угол документа. Концы шнурка фиксируют, как обычно.
В две дырки
Прежде всего нужно отступить 1 см от края и проделать две дырки иглой или дыроколом.
Вдеть нить необходимо так, чтобы образовалась петля, а концы оказались с тыльной стороны листа. Концы нитей крепко связать и закрепить бумажной пломбой.
В три дырки
Теперь необходимо разметить расположение уже трех отверстий с левого края. Между самими отверстиями нужно оставить по 3 см.
Затем вдеть нить с тыльной стороны документа в среднюю дырку и провести в нижнее отверстие. После этого по тыльной стороне нить продеть через верхний прокол, вновь заходя в среднее отверстие, но уже с другой стороны. Кончики связать между собой и закрепить пломбой (например, приклеивают кусочек бумаги).
Длина получившихся «хвостиков» не должна быть менее 7 см.
В четыре дырки
Четыре отверстия нужно расположить на расстоянии 1,5-2 см друг от друга, а затем продеть нить с тыльной стороны второго отверстия. После вдеть иглу в первый прокол, затем снова второй, третий, четвертый и вывести в третье отверстие. Кончики связать между собой и опломбировать.
В пять дырок
Этот способ применяется для самых толстых и важных стопок документов, например бухгалтерских отчетов. Обычно для скрепления такого количества бумаг требуется прошиватель. Для разметки расположения точек прокола нужно отложить по 2 см от верхнего и нижнего края листа, затем отметить середину между ними, а после и середину получившихся отрезков.
Нить вдевается в среднее отверстие с тыльной стороны, оставляя кончик, длиной около 10 см. Иглу нужно направить в первую дырку, выведя ее с тыльной стороны, и вдеть ее во второе сверху отверстие, а затем вывести в среднее. Теперь один край готов.
Теперь нужно повторить свои действия в зеркальном порядке: вывести нить в самую нижнюю дырку, затем направить во вторую, завязать «хвостики», образовавшиеся с тыльной стороны узлом и опломбировать.
Шаг 4. Заверение
Пломба – это небольшой прямоугольный кусок бумаги, который наклеивается на узелок на тыльной стороне бумаги. На ней необходимо указать количество листов цифрами и буквами, указать должность того, кто прошил бумаги, его ФИО и поставить роспись. При необходимости на пломбу также ставится печать компании или организации.
Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру
Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.
Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.
В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.
Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция
Содержание
Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.
Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.
Какая документация требует прошивания
Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.
Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:
Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.
Как правильно прошивать документы по ГОСТу
В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.
Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.
Инструменты и подготовительная работа
Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.
Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:
После подготовки всех инструментов нужно:
Инструкция прошивки важных бумаг
Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.
Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.
Два прокола
Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.
Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.
Три прокола
Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.
Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.
Четыре прокола
Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.
Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:
Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.
Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.
Заключение
Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.
Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.
Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.
В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.
Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации
Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив.
Шаг 1. Определяем, кто, что и когда должен передать
Обратите внимание!
По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Однако по решению руководителя организации в исключительных случаях это допускается .
Шаг 2. Готовим дела к передаче
После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия :
1. Подшить (переплести) каждое дело.
Подшивке (переплету) подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом необходимо :
— удалить металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов;
— подшить дело в твердую обложку не менее чем в четыре прокола или переплести;
— подшить документы в дело за левое поле с соблюдением возможности свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются.
Обратите внимание!
Документы, которые невозможно подшить в дело, необходимо вложить в конверт и подшить их в дело в конверте .
2. Пронумеровать листы каждого дела.
Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать. При этом необходимо соблюдать следующие правила :
— нумеровать листы арабскими цифрами в правом верхнем углу.
Обратите внимание!
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;
— использовать для нумерации черный графитный карандаш.
Обратите внимание!
Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;
— нумеровать отдельно листы каждого тома дела;
— не включать в нумерацию листов дела лист-заверитель дела и листы внутренней описи;
— разворачивать и нумеровать в правом верхнем углу документы, подшитые в сложенном виде. Например, оформленные на листе формата А4 альбомной ориентации;
— нумеровать отдельно конверт и документы, которые находятся в нем. То есть вначале пронумеровать конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
— нумеровать на оборотной стороне в левом верхнем углу чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле.
На заметку
Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.
Если ошибки незначительные, можно использовать литерные номера листов (например, 23а, 23б) .
3. Проверить наличие внутренней описи документов.
Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации. К ним относятся, в частности, дела :
— особо ценные. Ценность документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) или Центральная экспертная комиссия при проведении экспертизы ценности документов ;
— сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела. Например, внутренняя опись документов ведется в отношении дел с приказами по личному составу.
Конкретный перечень дел, в которых необходимо вести внутреннюю опись, организация может закрепить в ЛПА, в частности в инструкции по делопроизводству.
На заметку
Внутренняя опись документов оформляется по установленным правилам и форме. При этом для личных дел установлена своя форма внутренней описи.
Обратите внимание!
Листы внутренней описи нумеруют отдельно от общей нумерации дела .
4. Составить заверительную надпись в каждом деле.
При оформлении листа-заверителя необходимо указать цифрами и прописью :
количество пронумерованных листов;
количество листов внутренней описи (при ее наличии).
Обратите внимание!
Количество листов внутренней описи указывается отдельно после общего количества листов в деле через знак «+» ;
наличие литерных и пропущенных номеров листов;
номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Обратите внимание!
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле .
5. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела.
Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.
Обратите внимание!
Датами дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При этом датой дела является только год для планов, отчетов, штатного расписания, личных карточек уволенных работников, лицевых счетов. А датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело .
6. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.
Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.
Подготавливая документы к сдаче в архив, необходимо обратить внимание, что :
— объем дела не должен превышать 300 листов;
— толщина дела не должна быть более 40 мм.
Шаг 3. Составляем опись дел
Пример
Личные дела работников были завершены делопроизводством в 2019 году. Составить описи данных дел необходимо не позднее 31.12.2020, а сдать их в архив организации — не позднее 31.12.2021.
Описи дел необходимо составлять ежегодно по установленной форме отдельно на дела :
— временного (свыше 10 лет) хранения;
— по личному составу;
— со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).
На заметку
Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК .
При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие основные правила :
1) вносить каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным порядковым номером;
2) соблюдать валовый порядок нумерации дел. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год.
Пример
Если в описи дел по личному составу за 2019 год были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за 2020 год начнется с N 11.
Отметим, что номер описи состоит:
из индекса отдела кадров по номенклатуре дел организации;
года, за который дела включаются в опись.
Обратите внимание!
К номеру описи дел:
по личному составу надо добавить буквенное обозначение «лс»;
временного (свыше 10 лет) хранения — «в» .
Пример
Номер дела по личному составу может выглядеть так — 05/2019лс, а номер дела временного (свыше 10 лет) срока хранения — 05/2019в, где:
5 — номер раздела отдела кадров по номенклатуре дел;
2019 — год, в котором были заведены дела;
«лс» или «в» соответственно — обозначение категории дел;
3) вносить заголовки дел в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Перед их внесением необходимо проверить :
соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;
соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета;
нумерацию листов дела;
наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, когда она должна была быть оформлена;
наличие и правильность оформления заверительной надписи.
На заметку
Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. Затем она передается вместе с описью дел в архив организации ;
4) заполнять графы описи в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел;
5) при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами «То же». При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью).
Пример
Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Том 1
То же. С буквы «Л» по букву «Я». Том 2;
6) при формировании в деле документов за несколько лет — относить данное дело к тому году, в котором оно начато.
На заметку
В описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, за последней описательной строкой необходимо делать ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены. Например: «Документы за 2019 год см. также в описи N 3/2018 за 2018 год, дела N 4, 3»;
7) воспроизводить заголовок дела полностью на каждом новом листе описи. Перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;
8) использовать графу описи «Примечание» для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.;
Обратите внимание!
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет начальник отдела кадров .
Шаг 4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел
Опись дел должна быть:
— подписана ее составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления;
— согласована руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии);
— утверждена руководителем структурного подразделения.
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex