Как подшивать документы 5 дырок

Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется

Кажется, что тут такого – сшить документы? Но когда делаешь это в первый раз, почти всегда сталкиваешься с трудностями: то бумаги не складываются ровно, то иголка и шило не дырявят стопку. А еще ж и правила нужно знать! Чтобы не терять время зря, можно воспользоваться пошаговой инструкцией.

С чего начать?

Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:

Как сложить лист А2 в А4 подробно показано на видео:

Если номер страницы поставлен неправильно, его зачеркивают косой чертой и заверяют исправление надписью «исправленному верить», ставят подпись и печать. Пропущенный лист нумеруют буквой «а» (12, 12а, 13). Допускается до 5 ошибок в деле.

Общие правила

На сегодняшний день не существует четких инструкций насчет подшивки документов. Но есть общие правила:

Сшивание документов не регламентируется нормативными актами. Но есть отдельные указания, как это делать. Они содержатся: ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23.12.2009, правила делопроизводства по прошиванию документов, разработанные ЦБ РФ и другими ведомствами.

Как можно прошить документы – способы

Способ прошивки зависит от места предоставления. Организации, которые требуют подавать документы в сшитом виде, обычно дают подробные указания на этот счет. Некоторые из них допускают использование папок-скоросшивателей и степлера. Другие принимают документы, только если они прошиты в определенное количество дырок, и имеют заполненный титульный лист.

Правильно ориентироваться на конкретные требования инстанции, в которые направляется пакет документов.

Некоторые бумаги, например, журнал учета трудовых книжек, архивные дела, нужно переплетать в твердую обложку. Ее продырявливают у корешка (переплета). После прошивки концы шпагата приклеивают к внутренней стороне обложки с помощью небольшого листка бумаги и опечатывают.

Документацию из нескольких листов обычно прошивают в 2-3 прокола. Большие дела для надежности нужно сшивать в 4-5 проколов.

Прошиваем документы в 3 дырки – схема

Самый распространенный способ прошивки документы – в 3 дырки. Схема очень простая, а процедура занимает минимум времени. Пошаговая инструкция:

Чтобы было понятнее, как прошивать документы в три дырки, прилагаем схему:

Как сшить диплом в 3 дырки:

Прошивка в 2 дырки

На первый взгляд, нет ничего проще, чем прошить документы в 2 прокола. Но на самом деле здесь тоже есть свои тонкости.

Чтобы документ не сминался при развороте и не распадался, при прошивке в два отверстия нужно выдержать расстояние 10 см от верхнего угла, и 6-10 см между проколами.

Как сшить документацию правильно:

Схема:

Видео:

Прошивка в 4 дырки

В четыре дырки обычно прошивают дела перед сдачей в архив. Как подшивать документы для архива пошагово показано на видео:

Схема прошивки в 4 отверстия следующая:

Прошивка в 5 дырок

Схему с 5 дырками используют в случаях, когда нужно сшить внушительный объем бумаг (уголовные дела, бухгалтерские документы и т. д.).

Прошивка в 5 дырок – это самый высокий уровень защиты.

Документы сшивают согласно следующей схеме:

Чем делать дырки

Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:

Чтобы бумаги не разъезжались, нужно зафиксировать стопку зажимами для бумаг. Тогда делать дырки будет намного легче.

Что такое сшиватель для документов

Сшивателем называют специальный станок для прошивки документов – брошюровочно-переплетный. Устройства позволяют существенно сэкономить время на подготовке документов для сдачи в архив. Они с легкостью проделывают отверстия в стопках из 800-1000 листов, и одновременно продевают нить:

Популярные модели сшивателей для документов:

Как заклеить документ сзади

После сшивки документы необходимо заклеить сзади листочком бумаги с заверяющей надписью. Несмотря на всю простоту, это самый ответственный этап. Именно к нему и сводится весь смысл проделанной работы.

Наклейка на задней стороне сшитого дела – это своеобразная пломба, навечно фиксирующая скрепленные листы. Важно, чтобы она хорошо держалась, перекрывала узел, и частично нити.

В организациях для опечатывания сшитых документов используют папирусную бумагу и канцелярский клей ПВА. Но можно взять и обычную офисную бумагу.

В конце заверяющий ставит на наклейке свою подпись и печать. Важно, чтобы они выходили за пределы пломбы, то есть, попадали на лист документа.

Вот так должен выглядеть готовый прошитый документ сзади:

Заверять документы может предприниматель, подписант оригинала или лицо, получившее на это доверенность.

Вопросы и ответы

Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?

Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.

Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?

Да, но только в отдельных случаях. За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту). Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.

Какие документы сшивать обязательно?

Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.

Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.

Источник

Как правильно сшить и пронумеровать документы

Единых государственных требований к сшиванию документов не существует, однако некоторые правила устанавливает отраслевое законодательство, ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказ Росархива от 23.12.2009 №76. В зависимости от толщины дела и важности документов различается шесть основных способов прошивания бумаг.

Зачем сшивать

Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации. Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.

Почему особенно важно прошивать документацию?

В некоторых случаях правильно прошитые дела требуется предоставить для проверки в государственные или контролирующие органы, а также по требованию других организаций.

При оформлении бумаг не нужно подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.

Пошаговая инструкция сшивания

Приступая к процедуре, необходимо подобрать обложку. Для листов формата А4 подойдет стандартная обложка размером 229×324 мм. Если дело планируется хранить долгое время, то лучше выбрать переплет из толстого картона.

Интересно, что в госархив документацию можно сдать только в обложке из специальной бумаги – бескислотного картона. Его еще называют «антикоррозийным» и «консервирующим».

Но лучше всего, если вы сшиваете не для себя, а для сдачи в какую-то организацию, отдел, заранее узнать правила, чтобы потом не переделывать работу.

Необходимые материалы

Выбор материалов зависит от предназначения документации, сроков ее хранения, указаний руководства и государственных требований.

Прокалывать отверстия можно также специальным дыроколом, который устанавливает люверсы – металлические шайбы, укрепляющие отверстия.

Часто компании отдают трудоемкую процедуру по сшиванию на аутсорс: типографии используют более прогрессивное оборудование для переплетения.

Фото: шило и шпагат нужны для толстой стопки бумаг.
Источник: wilhei/pixabay

Шаг 1. Нумерация листов

Необходимо сложить бумаги в ровные стопки по смысловой или хронологической последовательности, затем проставить арабские цифры в правом верхнем углу. Целостность текста при этом не должна быть нарушена.

При проведении процедуры нужно руководствоваться следующими правилами:

Ошибки в нумерации можно исправить, зачеркнув неверный номер или используя буквенное обозначение, если было пропущено несколько страниц.

Шаг 2. Составление описи

Виды документа различаются: нужно учитывать, куда планируется передать опись – в госорганы, на хранение либо другой организации. Обычно бумага содержит следующие сведения:

В конце листа составитель должен оставить роспись с расшифровкой.

Шаг 3. Сшивание

Для переплетения бумаг разной важности и количества используются разные способы сшивания. Разберемся с самыми популярными способами прошивания бумаг.

На уголок

Если бумаг не много, и они не представляют серьезной важности для компании, то при переплетении можно воспользоваться способом «на уголок» – это самая простая процедура. Так сшивают, например, отчетные работы в школе, выполненные на отдельных листках, или устав предприятия.

Для этого нужно сложить бумагу ровной стопкой и загнуть левый край таким образом, чтобы образовался угол. Затем нужно сделать два прокола и протянуть сквозь образовавшиеся отверстия нити.

«Хвостики» должны быть зафиксированы на обратной стороне бумажной пломбой (кусочком приклеенной бумаги).

Схема прошивки на уголок

Еще один вариант – когда делают всего одну дырочку в уголке. В отверстие протягивают вдвое сложенную ленту или шнур и натягивают образовавшуюся петлю на угол документа. Концы шнурка фиксируют, как обычно.

В две дырки

Прежде всего нужно отступить 1 см от края и проделать две дырки иглой или дыроколом.

Вдеть нить необходимо так, чтобы образовалась петля, а концы оказались с тыльной стороны листа. Концы нитей крепко связать и закрепить бумажной пломбой.

В три дырки

Теперь необходимо разметить расположение уже трех отверстий с левого края. Между самими отверстиями нужно оставить по 3 см.

Затем вдеть нить с тыльной стороны документа в среднюю дырку и провести в нижнее отверстие. После этого по тыльной стороне нить продеть через верхний прокол, вновь заходя в среднее отверстие, но уже с другой стороны. Кончики связать между собой и закрепить пломбой (например, приклеивают кусочек бумаги).

Длина получившихся «хвостиков» не должна быть менее 7 см.

В четыре дырки

Четыре отверстия нужно расположить на расстоянии 1,5-2 см друг от друга, а затем продеть нить с тыльной стороны второго отверстия. После вдеть иглу в первый прокол, затем снова второй, третий, четвертый и вывести в третье отверстие. Кончики связать между собой и опломбировать.

В пять дырок

Этот способ применяется для самых толстых и важных стопок документов, например бухгалтерских отчетов. Обычно для скрепления такого количества бумаг требуется прошиватель. Для разметки расположения точек прокола нужно отложить по 2 см от верхнего и нижнего края листа, затем отметить середину между ними, а после и середину получившихся отрезков.

Нить вдевается в среднее отверстие с тыльной стороны, оставляя кончик, длиной около 10 см. Иглу нужно направить в первую дырку, выведя ее с тыльной стороны, и вдеть ее во второе сверху отверстие, а затем вывести в среднее. Теперь один край готов.

Теперь нужно повторить свои действия в зеркальном порядке: вывести нить в самую нижнюю дырку, затем направить во вторую, завязать «хвостики», образовавшиеся с тыльной стороны узлом и опломбировать.

Шаг 4. Заверение

Пломба – это небольшой прямоугольный кусок бумаги, который наклеивается на узелок на тыльной стороне бумаги. На ней необходимо указать количество листов цифрами и буквами, указать должность того, кто прошил бумаги, его ФИО и поставить роспись. При необходимости на пломбу также ставится печать компании или организации.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру

Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.

Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.

В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.

Источник

Нитки да иголки: как правильно прошить документы – пошаговая инструкция

Содержание

Чтобы обеспечить целостность документации, представить отчет в налоговую или сдать важные бумаги в архив и другие организации, нужно выполнить прошивку документов. Это гарантия безопасности, ведь так не сможет произойти потери или подмены отдельных листов. Последовательная нумерация и скрепление листов решит множество проблем.

Однако, несмотря на простоту этой процедуры, здесь нельзя допускать ошибки. В статье мы рассмотрим, как правильно прошнуровать и пронумеровать документы нитками, а также образцы и способы прошивки.

Какая документация требует прошивания

Обычно сшиванию подлежат бумаги, предназначенные для регистрационных и контролирующих органов, а также те, что сдают в архивы, отправляют на проверку или имеют ценность для владельца.

Перечень документов, которым, как правило, требуется прошивание листов:

Делопроизводитель должен понимать, что это сложный и кропотливый процесс, поэтому он обязан позаботиться о добросовестном исполнении и качестве сшивания. Потому что он несет ответственность в случае расформирования документации или ее потери.

Как правильно прошивать документы по ГОСТу

В наше время регламентированной формы правильной подшивки не существует. Однако имеются предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76, также есть ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и инструкции Центрального банка России. Вместе с тем есть требования к прошивке бумаг, которые разрабатывались другими ведомствами.

Из-за недостатка информации, предпринимателю сложно разобраться в процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдать свои правила.

Инструменты и подготовительная работа

Чтобы подшивать документы нитками, необходимо определить толщину документации, и тогда можно правильно подобрать нужные типы инструментов.

Обычно прошивку делают с использованием следующих предметов:

После подготовки всех инструментов нужно:

Инструкция прошивки важных бумаг

Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.

Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

Два прокола

Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.

Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.

Три прокола

Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см.

Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.

Четыре прокола

Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см.

Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:

Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель.

Заключение

Иглы и нитки, чтобы сшивать договоры и другие документы, используются в каждом офисе, ведь прошивание самый проверенный и надежный метод скрепления важных бумаг.

Также сшивание необходимо при передаче в налоговую службу или Пенсионный фонд. Потому что документация, скрепленная с помощью клея и степлера, не принимается. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.

Работая с большим объемом информации, требуется систематизировать ее и правильно хранить. Только после сшивания можно быть уверенным, что подмена или потеря листов невозможна.

В организации всегда должны присутствовать приспособления для подшивки документов: нитки, иглы, дыроколы. Эти товары можно найти в интернет-магазине Офисмаг.

Источник

Прошивание документов в 5 дырок

Как Правильно Сшивать Документы Ниткой Слева Вверху Документа

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Какие документы регулируют прошивание

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7. 0. 8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией.

Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

В 2 дырки

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа.

К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Советы по прошивке документов

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Как прошить документы нитками

Не существует ГОСТ, содержащего подробное описание процедуры. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело вопрос прошивки не рассмотрен, хотя некоторые источники ошибочно ссылаются на него.

На самом деле руководствоваться нужно исключительно внутренним уставом предприятия, типовой инструкцией по делопроизводству от 2005 года и приказом №76 Росархива (от декабря 2009 года).

Интересующая информация представлена в пункте 3. 5. 3 и Приложении №24.

Нельзя прошивать при помощи степлера, клея, скрепок. Они не обеспечивают надлежащий уровень защиты: при таких способах крепления можно незаметно удалить скрепляющий элемент, достать листы, заменить их или подложить новые.

Если аудитор, налоговая служба или иной контролирующий орган увидят документ, прошитый подобный образом, у организации могут быть различного рода проблемы, начиная с отказа в приеме отчетности и заканчивая вынесением ультиматума по немедленному исправлению всех имеющихся в архивах важных бумаг.

Учитывается и расстояние между отверстиями. Оптимальный вариант: каждая находится от предыдущей на расстоянии 3 см.

Для соответствия требованию проводят подготовительную разлиновку: заранее намечают, где нужно сделать отверстия. Однако разлиновка не всегда помогает.

Например, скошенные отверстия нередко возникают при подшивании очень толстых документов или журнала.

В работе с ними следует применять шило и действовать крайне аккуратно. Используемую нитку лучше вдеть в иглу – она поможет правильному и точному введению.

Важно! Если сомневаетесь в собственных навыках или столкнулись с необходимостью перепрошивки большого объема документов, имеет смысл обратиться за помощью к профессионалам. Услуги подобного рода предоставляются архивами и типографиями. При этом немедленного исполнения заказа ждать не приходится из-за загруженности организаций.

Особенно много у них работы в период сдачи отчетности и дипломов.

Как сшивать дело на уголок

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа. Способы сшивания документов Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается.

Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками. Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола Прошивка в 2 дырки сама простая.

Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом. Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него.

После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив: Нормативные акты Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18. 04. 2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО.

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

1001urist.ru > Документы > Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Обратите внимание: подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен. Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки. В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Как прошить дело 5 дыр

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

Как прошить дело 5 дырок

Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см.

На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой.

Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.

Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей).

Как сшить дело в 5 дырок видео

Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Как правильно подшивать документы? прошивка (шнуровка) документов от а до я

Как прошить дело 5 дырками

Как правильно сшивать документы

Делать это нужно согласно следующему алгоритму:

Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса.

Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

Как правильно сшивать дела на 5 дыр

Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия. Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские.

Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.

Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

Внимание Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку.

Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно.

Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

Регулирование прошивки документов в делопроизводстве

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе.

Важно Кто может заверить прошитые документы Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи.

Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Как подшить дело на 5 дырок

Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).

Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один.

При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия.

Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы

Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси.

Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Как сшивать документы нитками — подробная инструкция

На первый взгляд, процедура подшивки документов какой-либо сложности не представляет, но дело в том, что какой-то один общий для всех порядок подшивки отсутствует.

Тем более интересно, что сотрудник налогового или архивного органа имеет право возвратить неверно, на его взгляд, подшитые бумаги, а ведь это обстоятельство только увеличивает сроки бумагооборота, хотя имеются утвержденные ГОСТы, регламентирующие данную процедуру.

В нём дается определение копии — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Копия, естественно, должна быть заверенной, в письме заверенной копией называется копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Собственно, всё логично и просто.

Иногда речь идет не о том, как правильно сшивать документы, а нужно ли это делать вообще. Дело в том, что контролирующие органы иногда требуют заверения копий. И вариант с альтернативой — когда все документы подшиты, может не понравиться. Например, имел место такой случай.

Как правильно сшить документы

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два — между центром и крайними отверстиями.

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку.

Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно.

Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

Как правильно прошивать и заверять документы

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Рекомендуем прочесть: Расчет по одн по электроэнергии 2019

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Как правильно прошивать документы ниткой: образец с пошаговыми фото

Если срок хранения документа превышает 10 лет, прямоугольник нужно вырезать из папирусной бумаги.

Правила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов. Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись.

В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.

Как правильно сшивать документы нитками в ручную

Если листы, вшитые в дело, имеют нестандартный размер, то обложка должна иметь соответствующие размеры без припусков со сторон. Для большей прочности дополнительно к ней спереди и сзади пришивают тонкие полоски картона, через которые должна проходить веревка. При этом существуют особые предписания даже на клей: никаких клейстеров, только канцелярские или силикатные варианты.

Наиболее часто сшивать приходиться кассовые и бухгалтерские, а также многие делопроизводительные документы: хозяйственные книги, конструкторские и налоговые документы, нотариальные дела.

Некоторые из них имеют особые требования к прошивке, о которых лучше знать заранее.

Бухгалтерские документы прошивают через пять отверстий, налоговые и архивные – через три отверстия, кассовые документы часто сшивают через верхний левый угол.

Источник