Как подтвердить отправку электронного письма
Особенности судебных споров по поставке: электронная переписка как доказательство в суде
Зачастую срок в деловой практике по договорам поставки имеет принципиально важное значение. Поэтому уведомления о готовности грузов, а также иная, самая разнообразная информация, чаще всего передается сторонами друг другу по электронной почте – так быстрее и удобнее. Коммерческая деятельность в наши дни не мыслится без использования электронной переписки ввиду множества ее бесспорных преимуществ. Законодательство, в том числе процессуальное, подтверждаемое многочисленной судебной практикой, признает юридическую силу такого способа обмена документами (п. 1 ст. 5 ГК РФ, ч. 3 ст. 75 АПК РФ, ч. 1 ст. 71 ГПК РФ). Однако в связи с этим на практике возникает множество вопросов, связанных с юридическим статусом электронных писем, чем активно пользуются недобросовестные контрагенты. Один из них: является ли электронная переписка доказательством в суде?
Как защитить себя от недобросовестных контрагентов?
Ваш товар изготовлен или доставлен из-за рубежа, сформирован, готов к отгрузке и ожидает покупателя на складе, а покупатель вдруг неожиданно решает отказаться от покупки – просто передумал покупать – и при этом отказывается выплачивать неустойку, отговариваясь тем, что не был в срок надлежащим образом проинформирован о готовности товара, что никаких писем от вас не получал, а электронный ящик принадлежит вообще не ему. К тому же, этот покупатель требует от Вас немедленно возвратить ему аванс в течение трех дней, иначе грозится подать на вас в суд.
И где же тут справедливость, спросите вы себя! А здесь следует не искать справедливости, а просто быть предусмотрительным.
Чтобы у вашего партнера не возникло даже мысли поступить с вами подобным образом, вам достаточно включить в договор несколько небольших, но важных условий, а именно:
1) Указать в реквизитах договора свои электронные адреса для официальной переписки.
В этом случае ваш контрагент не сможет заявить, что «его электронный ящик принадлежит не ему».
2) Указать в договоре, что уведомление о готовности товара может быть или должно быть осуществлено путем его отправки по электронной почте по конкретному электронному адресу, который указан в реквизитах (или, например, в основном тексте договора).
Данное условие обезопасит вас от того, чтобы в суде покупатель, не стал утверждать, что ожидал от вас официального письменного уведомления по почте, да так и не дождался.
3) Добавить в договор условие, согласно которому стороны договорились о том, что все письма, сообщения, уведомления, счета и прочие документы, связанные с исполнением договора, направленные сторонами друг другу посредством электронной почты по электронным адресам, указанным в реквизитах данного договора, признаются обладающими той же юридической силой, что и официальные письменные документы.
Целесообразно было бы также добавить, что в последующем стороны вправе обменяться надлежащим образом оформленными оригиналами указанных документов в бумажном виде.
Указанные условия не оставят недобросовестному контрагенту ни одного аргумента, чтобы не признать юридическую силу электронного сообщения, направленного вами в его адрес по электронной почте.
Позиция арбитражных судов в этом вопросе практически полностью совпадает, подтверждая все вышесказанное (к примеру, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 16.02.2015 № 09АП-59251/2014-ГК по делу № А40-128123/14, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 12.12.2014 № 09АП-51179/2014-ГК по делу № А40-183574/2013, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.04.2014 № 09АП-10830/2014-ГК по делу № А40-78449/2013).
Однако существует еще одна важная техническая деталь, о которой могут знать некоторые просвещенные партнеры, и которая может свести на нет все вышеуказанные условия договора.
Какие технические и процессуальные особенности необходимо учитывать при заключении и исполнении договора поставки?
Для отправки и получения электронной корреспонденции в договорах следует указывать не корпоративные электронные адреса, как это принято (к примеру: info@сайт Вашей компании.com), а публичные электронные адреса (gmail.com, mail.ru или любых других почтовых служб), даже если это будет выглядеть не очень представительно.
В чем сложность доказательства наличия электронной переписки?
Дело в том, что ваш контрагент может быстро и безболезненно удалить ваши входящие письма (вероятнее всего, юрист первым делом посоветует ему так и сделать), и «с честными глазами» представить в суд распечатку со своего электронного ящика, независимо от того, был ли использован публичный электронный сервис или корпоративный.
При этом ни техническая экспертиза, ни судебный запрос не помогут достоверно установить наличие у вашего партнера в прошлом какого-либо полученного от вас электронного письма. В любом случае доказывать отправку вами соответствующих электронных писем придется именно вам. И это обстоятельство не должно вызывать у вас беспокойства, поскольку вам достаточно доказать сам факт отправки электронного письма с вашего электронного адреса, указанного в ваших реквизитах, надлежащему адресату. Факт получения письма другой стороной вы доказывать не обязаны – обеспечение возможности получения любых, в том числе электронных писем является обязанностью адресата, т.е. принимающей стороны.
Как доказать отправку письма по электронной почте?
Если ваше письмо было отправлено с публичного электронного адреса (электронного адреса публичных почтовых служб), то доказать это можно одним из следующих способов:
В чем сложность доказательства отправки писем с корпоративных электронных адресов?
Заверенная выписка от провайдера, действительно, является доказательством по делу в суде. Однако провайдеры, которые обслуживают почтовые сервера, в большинстве случаев хранят информацию о входящих и исходящих сообщениях довольно непродолжительный срок (в среднем от недели до месяца), что гораздо меньше, чем требуется стороне, чтобы вообще понять необходимость в запросе такого документа.
Кроме того, провайдеры представляют информацию лишь о датах, и иногда об объеме входящих и исходящих сообщений с тех или иных адресов. При этом самих данных (т.е. писем, уведомлений, любой текстовой и графической информации) почтовые провайдеры обычно не хранят. В этом случае выписка с датой отправления, но без соответствующего содержания, будет являться недостаточным доказательством, и как следствие – будет грозить проигранным судебным процессом.
Если же информация с электронной почты хранится на вашем личном (корпоративном) сервере, и хранится там длительное время и в полном объеме, то экспертное заключение, которое должно будет подтвердить наличие соответствующих исходящих писем и их содержания, будет легко оспорить в суде, поскольку частный (корпоративный) сервер имеет существенные возможности для технических манипуляций (подавляющее большинство экспертов просто не берутся за проведение экспертизы, если письма хранились на корпоративных серверах, в силу ненадежности и легкой оспоримости таких заключений любым другим экспертом).
Таким образом, для осуществления деловой переписки по конкретным договорам предпочтительнее выбирать публичные почтовые сервисы, чтобы обезопасить себя от излишних рисков и проблем, которые могут возникнуть в случае возникновения каких-либо споров.
Что же сделать, чтобы пользоваться электронной перепиской и не беспокоиться о юридических и технических деталях?
Просто следовать вышеописанным рекомендациям:
Предусмотрев в договоре три указанные пункта, вы избежите многих проблем со сбором доказательств для суда, поскольку при таких обстоятельствах ваш контрагент, вероятнее всего, в суд просто не пойдет, осознавая явную недостаточность своих оснований.
Если у вас остались дополнительные вопросы, мы с удовольствием ответим на них. Обращайтесь!
Электронная переписка как письменное доказательство в суде
Содержание
С развитием электронных средств коммуникации значительная часть делового и частного документооборота была перенесена с бумажных носителей на электронные. В том числе, множество коммерческих опросов решается посредством переписки по электронной почте, имеющей юридическую силу в суде наравне с другими доказательствами.
Часто единственным подтверждением наличия договоренностей являются именно электронные письма.
Допустимость электронной переписки в качестве доказательства
Чтобы сообщения по электронной почте, которыми обмениваются стороны коммерческих или частных договорных отношений, были приняты и рассмотрены судом, они должны отвечать критериям надлежащего письменного доказательства. Перечислим главные из них.
Закон не устанавливает обязательного требования к тому, чтобы распечатки были заверены нотариально, однако практика показывает, что если доказательство удостоверено нотариусом, оно не вызывает сомнений в суде. В ином случае обычно требуется представить сам электронный носитель: жесткий диск, флеш-карту.
Таким образом, возможность ссылаться на переписку по электронной почте в процессе доказывания своей позиции допускается при условии, что она позволяет установить получателя, отправителя и содержание письма, а также получена законными способами, не противоречит основам гражданского процессуального законодательства.
Другие виды электронной переписки
Помимо электронной почты, для связи все чаще используются SMS-сообщения, различные мессенджеры, такие как «Whatsapp», «Telegram», «Viber» и другие. По сути сообщения из СМС и мессенджеров идентичны перепискам по электронной почте, поэтому являются лишь разновидностью электронного сообщения. Следовательно, они также могут быть приняты в качестве доказательства при условии, что отвечают всем установленным критериям.
Для приобщения переписки в SMS-сообщениях и мессенджерах в качестве доказательств по делу, подобно скриншотам, необходимо нотариальное заверение либо самостоятельное оформление: создание скриншота либо печать текста сообщений на бумаге. В последнем случае противоположная сторона часто выражает протест против принятия такого доказательства. Поэтому надежнее, заверить переписку у нотариуса — в этом случае оно будет точно соответствовать всем процессуальным требованиям и принимается судом без дополнительного доказывания.
Кроме того, требуется доказать принадлежность телефонного номера конкретному лицу, а также факт передачи сообщений. Для этого делается запрос оператору, если он зарегистрирован непосредственно на само лицо. На практике встречаются и другие случаи: когда номер телефона оформлен на организацию. При таких обстоятельствах принадлежность номера может устанавливаться по информации в договоре или на интернет-странице. Чтобы доказать факт передачи сообщения, нужно запрашивать детализацию сообщений у оператора услуг связи (интернет-провайдера).
Удостоверение электронных доказательств нотариусом
При нотариальном удостоверении юридическая сила электронной переписки многократно возрастает. В целях обеспечения доказательств нотариус находит указанную заявителем страницу в интернете, распечатывает ее в таком виде, как она содержится в браузере и составляет протокол нотариального действия. В протоколе осмотра отражается следующая информация:
К протоколу прикладываются скриншоты, снимки с экрана монитора, отражающие нужную информацию. Например, в арбитражном судопроизводстве стали привычными распечатки с официального сайта ФГУП «Почта России» о движении почтовых отправлений и получении корреспонденции лицом, с официального сайта ФССП — о возбуждении в отношении лица исполнительного производства.
Однако не скриншоты, а протокол, в первую очередь, является документом для суда. Распечатанная переписка сшивается с протоколом, скрепляется подписью нотариуса и его печатью. В результате получается не просто распечатка, а доказательство, обеспеченное нотариусом. Отметим, что удостоверить факт переписки в нотариальной конторе можно как до обращения в суд, так и в процессе рассмотрения дела.
Необходимо понимать, что в судебной практике удостоверенная нотариусом электронная переписка имеет юридическую силу, однако она подтверждает только факт ее наличия и содержание. Насколько же информация свидетельствует о факте исполнения (неисполнения) обязательств по договору — решает суд с учетом других обстоятельств.
Пример. В рамках арбитражного дела был представлен нотариально удостоверенный протокол, подтверждающий отправку исполнителем заказчику отчета, консолидирующего этапы проведения услуг. Обмен материалами осуществлялся по указанному в договоре адресу электронной почты. Однако в суде было выяснено, что переписка велась между лицами, не уполномоченными решать вопрос, ни со стороны истца, ни со стороны ответчика. Суд не счел представленные материалы доказательством факта исполнения обязательств по договору.
В каких случаях суд отклоняет электронные доказательства
Суд может не принять переписку по электронной почте, если в договоре между сторонами не был предусмотрен такой способ обмена сообщениями, не указаны соответствующие адреса, и при этом одна из сторон отрицает (оспаривает) ее наличие. Также не будут приняты материалы, отправленные (полученные) с анонимного ящика.
Кроме того, любые доказательства должны быть получены законным путем. Поэтому невозможно представить суду информацию, например, полученную посредством незаконного доступа к ней (взлома почты, использования чужих телефонов, паролей и так далее).
В коммерческих договорах необходимо указывать, что договоренности могут быть достигнуты посредством обмена сообщениями через Facebook, Instagram и (или) WhatsApp, Viber с обязательным указанием адресов и наименований аккаунтов.
Суд откажется принять письменные доказательства, если они не оформлены должным образом. Именно поэтому целесообразно обратиться к нотариусу, поскольку в этом случае все формальности будут соблюдены и материалы без вопросов будут приняты и рассмотрены судом.
Судебная практика с участием электронных доказательств
Возможность представления в суд электронных документов установлена ст. 75 АПК РФ. Однако они не всегда подтверждают требующиеся факты, а иногда и свидетельствуют о нарушении закона. Практика говорит о том, что к электронной переписке нужно относиться с учетом других обстоятельств и действующего законодательства. В качестве примера рассмотрим следующие ситуации.
Пример 1. Суд города Стрежевой удовлетворил требование работника о восстановлении его на работе. До этого сотрудник направил работодателю заявление об увольнении через WhatsApp. Администрация на этом основании издала приказ об увольнении по собственному желанию и направила копию работнику таким же путем. Однако суд счел, что это не может быть доказательством обращения работника с заявлением об увольнении, поскольку согласно ст. 80 ТК РФ, для этого необходимо подать письменное заявление.
Пример 2. В рамках судебного дела № А81-7660/2019 (20.04.2020, Омск) ПАО «ГЕОТЕК Сейсморазведка» обратилось с требованием взыскать с ООО «Ямал» 79 200 руб. неосновательного обогащения, мотивируя тем, что между организациями отсутствовали договорные отношения и, следовательно, у общества не было оснований для получения денег.
Истцу было отказано в требованиях, поскольку ООО представило в суд счет на оплату, счет-фактуру, акт оказанных услуг и копии страниц, содержащих электронную переписку. Суд счел представленные ответчиком документы достаточных основанием, чтобы усмотреть наличие правоотношений между сторонами. Истец не оспаривал принадлежность ему указанного электронного адреса, что в совокупности с другими доказательствами подтверждает факт наличия возмездных отношений между сторонами.
Таким образом, следует вывод: переписка по электронной почте имеет юридическую силу, если оформлена надлежащим образом и в суде не доказана ее фальсификация. Наиболее надежный способ представления такого доказательства — нотариальный протокол осмотра. Оплата за нотариальное действие может быть взыскана с проигравшей стороны так же, как и расходы на другие юридические услуги.
X Спасибо за то, что воспользовались системой электронной записи!
Вы записаны к нотариусу Чернигову И.О. по адресу: Страстной бульвар, д. 7, стр. 1
Сохраните либо распечатайте данное уведомление и предъявите его в кабинете №3.
Просим проходить сразу в кабинет №3, МИНУЯ ОЧЕРЕДЬ, тем самым не вызывая излишнего ажиотажа среди ожидающих.
Электронная переписка как доказательство в суде
Материал подготовили
В каких случаях можно использовать электронную переписку в судебном процессе? Что для этого требуется и какие особенности следует при этом учесть?
Прежде всего отметим, что для электронной переписки действуют общие правила о доказательствах. При этом, для установления достоверности электронной переписки необходимо:
А) Идентифицировать отправителя и получателя;
Б) Установить полномочия отправителя и получателя на принятие соответствующих решений, составляющих предмет переписки;
В) Установить аутентичность (подлинность) непосредственного электронного сообщения.
А. Идентификация отправителя и получателя
Регистрация электронного ящика, как правило, носит анонимный характер (не требуется представления документов, удостоверяющих личность физического лица, либо учредительных документов юридического лица), что подтверждается и в судебной практике. Это значительно усложняет процесс идентификации отправителя и (или) получателя электронного сообщения, что представляет собой установление принадлежности электронного почтового ящика тому или иному лицу (отправителю, получателю).
Тем не менее, в судах удается доказать принадлежность электронного почтового ящика конкретному лицу. Например, если сторона в споре утверждает, что почтовый ящик ей не принадлежит, однако счета, которые были отправлены другой стороной на этот адрес, были оплачены, есть результат работ, за который и была произведена оплата, а также отсутствуют доказательства, подтверждающие выполнение таких работ каким-либо другим лицом, то такой стороне откажут в иске о неосновательном обогащении, так как отрицание стороной принадлежности почтового ящика противоречит другим доказательствам по делу (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. N 09ап-9501/2013-гк по делу N А40-134500/12).
Б. Установление полномочий отправителя и получателя на принятие соответствующих решений, составляющих предмет переписки.
Анализ судебной практики свидетельствует о том, что лицо, ведущее переписку по электронной почте от имени другого лица (или в его интересах), должно быть на это уполномочено. Если лицо отрицает факт отправки сообщения на определенный адрес, а поступившее на этот адрес письмо является обезличенным, то такое письмо могло быть отправлено кем угодно, в том числе и без волеизъявления этого лица.
Однако если в электронной переписке будут указаны конкретные фамилия, имя и отчество отправителя письма, который и принимал непосредственное участие от имени предпринимателя в переписке с контрагентами (направлял проекты договоров, счета, экспертные заключения), а также, если это лицо выступает представителем предпринимателя (истца) в суде по делу о неосновательном обогащении, то такой представитель не может быть признан неуполномоченным лицом на принятие решений, составляющих предмет переписки (Постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 июня 2013 г. N 17ап-5881/2013-гк по делу n а60-50181/2012).
В. Установление аутентичности (подлинности) непосредственного электронного сообщения.
Электронные сообщения весьма уязвимы на предмет фальсификации, так как они облечены в невещественную форму. Соответственно, установить факт их фальсификации, не имея специальных познаний и технических средств, сложно, поскольку электронное сообщение представляется в суд, как правило, в виде распечатки страниц в Интернете (при этом сама распечатка может не фальсифицироваться, тогда как непосредственно электронное сообщение, содержащееся в Интернете, может быть модифицировано).
Доказательством подлинности сообщения могут служить: нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика, заключение компьютерно-технической экспертизы, наличие электронной подписи.
Нотариальный протокол осмотра электронного почтового ящика лишь констатирует наличие электронного сообщения с определенным содержанием на определенную дату, соответственно, подтверждения принадлежности данного сообщения какому-либо лицу не производится. Поэтому эффективность данного способа установления достоверности электронной переписки ограничивается главным образом случаями, когда стороны спора не отрицают принадлежность им ящиков электронной почты, подвергая сомнению непосредственно содержание электронной переписки либо сам факт отправки тех или иных электронных сообщений.
Достоверность сведений, составляющих электронную переписку, может быть установлена посредством проведения компьютерно-технической экспертизы. Она либо подтвердит факт фальсификации электронного сообщения, либо наоборот, факт его подлинности (Постановление тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.10.2008 по делу N А56-743/2008, Постановление ФАС ЦО от 05.05.2011 по делу N А68-4041/10). Перед экспертом могут быть поставлены следующие вопросы: отправлялась ли с определенного адреса в определенные даты и время письменная информация, идентичная представленной в материалы дела? Если содержание информации, поступавшей с одного электронного адреса на другой, отличалось от содержания представленной в материалы дела информации, то в чем выражается это отличие? Возможно ли изменение содержания электронного письма, хранящегося в почтовом ящике получателя, и если возможно, имеются ли следы изменения содержания письменной информации, поступавшей с одного электронного адреса на другой?
Избежать сложностей в доказывании допустимости электронных документов как доказательств в арбитражном процессе поможет подписание таких документов электронной подписью. В соответствии с Законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронная подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных правовых условий использования электронной подписи в процессах обмена электронными документами. На сегодняшний день использование электронной подписи является самым надежным способом идентификации электронного письма.
Форма представления электронного сообщения в суд.
Следует различать допустимость доказательств и надлежащую форму их представления (доказательство может быть принципиально допустимым, но представленным в ненадлежащей форме). Возникает вопрос: что является надлежащей формой представления электронного сообщения в суд?
Помимо экспертного заключения и нотариального протокола осмотра почтового ящика формой представления в суд сообщения также является распечатка, то есть копии сообщения, отпечатанной на принтере самим пользователем электронной почты. Иногда такие распечатки действительно принимаются судами в качестве допустимых доказательств, несмотря на принципиальное отсутствие каких-либо необходимых признаков подлинности (Постановление Девятого ААС от 17.01.2012 N 09АП-34143/2011-ГК по делу N А40-65915/11-32-525).
Еще одним вариантом является предложение суду самому произвести осмотр электронного почтового ящика с предоставлением ему паролей, а также технического устройства. Составляется протокол. При необходимости может быть привлечен специалист (Постановление ФАС Московского округа от 20.10.2010 N КГ-А40/12616-10 по делу N А40-17579/10-19-77). У стороны также имеется право ходатайствовать об исследовании и осмотре доказательств по месту их нахождения (ст. 78 АПК РФ).
Кроме того, если у стороны есть основания опасаться, что в будущем представление электронного сообщения в суд станет по какой-то причине невозможным или затруднительным, она может подать заявление об осмотре электронного почтового ящика в порядке обеспечения доказательств (ст. 72 АПК РФ).
Что следует учесть, если вы планируете использовать электронную переписку как доказательство в суде
Для того, чтобы не оказаться в ситуации, когда суд не признает в качестве доказательства электронную переписку сторон, необходимо соблюдать следующие правила: в самом договоре предусмотреть
Рекомендуется также в обычных бумажных письмах к контрагенту указывать на электронные сообщения, чтобы признать достоверность информации, содержащейся в электронной переписке. Если же в договоре не было каких-либо указаний на электронную почту, либо сам договор был заключен посредством отправления проекта договора и счетов, которые впоследствии были оплачены (акцепт оферты), необходимо найти другие доказательства, подтверждающие информацию в переписке или подтверждающие, что электронная переписка является сложившейся практикой взаимоотношения сторон.
Центр правовой поддержки «ЮрИнвест» регулярно занимает лидирующие позиции в рейтинге лучших региональных юридических фирм страны по версии ПРАВО300.ру в номинациях «Налоговое право и налоговые споры» и «Разрешение споров в судах общей юрисдикции».
Доверьте нам решение сложных юридических задач, и мы будем рады Вам помочь!
Вы можете отправить заявку на консультацию непосредственно с нашего сайта или запросить комментарий по вашему вопросу по телефону: 8 (800) 301-93-10.