Как подтвердить расходы на яндекс такси
Сотрудник в командировке пользовался услугами «Яндекс.Такси», можно ли компенсировать затраты?
Сотрудники во время нахождения в командировках пользуются услугами такси, в том числе в труднодоступных районах Крайнего Севера. Каков порядок документального подтверждения этих расходов? Можно ли принять приложенные к авансовому отчету документы, полученные при использовании сервиса агрегатора «Яндекс.Такси»?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Подотчетное лицо, обосновывая произведенные им расходы, к авансовому отчету прикладывает имеющиеся у него документы. В качестве последнего может при определенных обстоятельствах использоваться подписанная выдавшим ее лицом квитанция на оплату пользования легковым такси, распечатанная типографским способом.
Подтверждение соответствия расходов предъявляемым к ним ст. 252 НК РФ требованиям достигается проверкой и утверждением авансового отчета.
Организация может принять приложенные к авансовому отчету документы, полученные при использовании сервиса агрегатора «Яндекс.Такси».
Обоснование позиции:
Из положений п. 1 ст. 252 НК РФ в системной взаимосвязи с нормами ст. 313 НК РФ, а также ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует, что документами, подтверждающими произведенные на территории РФ расходы, являются, в частности, первичные учетные документы, которыми оформляются все факты хозяйственной жизни.
При этом нормы главы 25 НК РФ не устанавливают конкретного перечня документов, подтверждающих те или иные расходы (письма Минфина России от 29.08.2017 N 03-03-06/1/55280, от 15.08.2017 N 03-07-08/52318). Из обосновывающих расходы надлежащим образом оформленных документов четко и определенно должно прослеживаться, какие расходы были произведены (письма Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-06/2/20469, от 21.03.2019 N 03-03-07/19097) и должна присутствовать их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (письмо Минфина России от 26.03.2019 N 03-03-07/20466).
Учитывая изложенное, расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации, и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены (письмо Минфина России от 02.10.2018 N 03-03-06/1/70733) (смотрите также Энциклопедию решений. Документальное подтверждение расходов в целях налогообложения прибыли).
По нашему мнению, в общем случае основанием для признания расходов в виде оказанных подотчетному лицу услуг будет являться утвержденный руководителем организации надлежащим образом оформленный авансовый отчет с приложенными к нему имеющимися у подотчетного лица документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат.
Тем самым, кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности (письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32212, от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344). Если же кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий статьи 252 НК РФ такой чек может являться документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов (письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32212, от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344).
То есть приложенные к авансовому отчету фискальные и иные документы послужат подтверждением фактической оплаты потребленных услуг, но не обусловят наличие их связи с хозяйственной деятельностью работодателя. Последнее достигается проверкой и утверждением авансового отчета (смотрите также Энциклопедию решений. Учет возмещения расходов по найму жилого помещения в командировках).
В отношении отсутствия кассовых чеков отметим: ст. 2 Закона о ККТ, устанавливая особенности применения ККТ, содержит перечень таких исключений с учетом специфики деятельности или особенностей местонахождения пользователя. В частности, в соответствии с положениями ее п. 3 органы государственной власти субъектов РФ утверждают перечень отдаленных или труднодоступных местностей, в которых организации и индивидуальные предприниматели вправе не применять ККТ при условии выдачи покупателю (клиенту) по его требованию документа, подтверждающего факт осуществления расчета и содержащего наименование документа, его порядковый номер, реквизиты, установленные абзацами четвертым-двенадцатым п. 1 ст. 4.7 Закона о ККТ, и подписанного лицом, выдавшим этот документ. Закон о ККТ не указывает на конкретную форму такого документа, его наименование и способ изготовления, а лишь предъявляет требование к составу реквизитов и наличию подписи.
Поэтому выданная квитанция на оплату пользования легковым такси подтверждает оплату пользования легковым такси (п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, Приложение N 5 к ним). Сказанное может относиться и к подтверждению расходов, понесенных в труднодоступных районах Крайнего Севера. Такая квитанция (или кассовый чек), приложенные к авансовому отчету, на наш взгляд, не вызовут вопросов у налоговых органов в части признания такого командировочного расхода, как поездка на такси. Поэтому оптимальным будет наличие у организации таких документов (или хотя бы одного из них).
Как правило, при использовании подотчетным лицом приложений агрегаторов такси на абонентский номер либо адрес электронной почты клиента, предоставленный до момента расчета (п.п. 2, 3 ст. 1.2 Закона о ККТ), направляется Отчет о поездке (как в случае наличной, так и безналичной оплаты). В этом случае к авансовому отчету может прилагаться распечатка такого документа. Подтвердить факт поездки, как мы полагаем, можно также скриншотом экрана устройства, на котором установлено приложение.
При оплате услуг банковской картой без ее предъявления продавцу (безналичный расчет) подотчетное лицо может подтвердить факт оплаты, распечатав направленные ему в электронной форме фискальные документы, а также выпиской по счету, с которого производилась безналичная оплата.
Все сказанное справедливо в отношении фискальных документов, сформированных агрегатором «Яндекс.Такси» и выданных на бумажном носителе или распечатанных при их направлении в электронной форме (п.п. 1, 2, 4, 5, 5.3, 5.4 ст. 1.2, п.п. 1, 6.1 ст. 4.7 Закона о ККТ).
Кроме того, заметим, что на основании ст. 2 Федерального закона от 06.06.2019 N 129-ФЗ ИП, не имеющие работников, с которыми заключены трудовые договоры, при реализации товаров собственного производства, выполнении работ, оказании услуг вправе не применять ККТ при расчетах за такие товары, работы, услуги до 1 июля 2021 года. На наш взгляд, эта норма применима и в случае, если такой ИП оказывает услуги легкового такси лично. Смотрите также:
Вопрос: ИП оказывает услуги и не имеет сотрудников. Обязан ли ИП применять ККТ? Если он вправе не применять ККТ, то какие документы следует выдавать покупателям? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.)
письмо Минфина России от 23.07.2019 N 03-01-15/54914.
То есть кассового чека может не быть в принципе. Однако Минфин России в письме от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34183 сообщал, что расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности. Поэтому при полном отсутствии документов, подтверждающих расходы, учитывать затраты не целесообразно, поскольку это может вызвать налоговый спор. Смотрите также материал: Такси, каршеринг, бег трусцой: возмещаем расходы на «мобильность» (Т. Карлова, журнал «Практическая бухгалтерия», N 4, апрель 2019 г.).
Вместе с тем контроль и надзор за соблюдением законодательства о применении ККТ, в том числе за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей, осуществляются налоговыми органами (ч. 1 ст. 7 Закона о ККТ). Пользователь (клиент) не наделен полномочиями по определению допустимости возможности не использовать онлайн-кассу в расчетах с пользователем. Поэтому в случае сомнений в правомерности этого налогоплательщик самостоятельно принимает решение, исключать или принимать подтвержденные такими документами расходы при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (смотрите также письма Минфина России от 29.03.2019 N 03-03-06/2/21925 и от 11.03.2019 N 03-03-06/3/15239).
Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно;
— Памятка «Как проверить документы, подтверждающие факт оплаты подотчетными лицами товаров, работ и услуг»;
— Вопрос: В целях оптимизации затрат на поездки принято решение об использовании услуг Яндекс.Такси. Такси будет использоваться с целью доставки работников ресторана в ночную (в 02.00) и утреннюю (в 05.00) смены. Денежные средства будут выдаваться под отчет работникам организации, которыми они будут впоследствии рассчитываться за поездку. Каков порядок документального подтверждения затрат на услуги Яндекс-такси в целях налогообложения прибыли (актов оказания услуг, содержащих расшифровку поездок, в данном случае не будет)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2017 г.)
— Вопрос: С 01.07.2019 появились новые реквизиты в кассовом чеке. При покупке товаров подотчетными лицами продавцы не соблюдают обязательные новые реквизиты. Как следует поступить в данном случае? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.)
— Вопрос: С 01.07.2019 меняются правила по отчетным кассовым документам. Можно ли с 01.07.2019 у подотчетных лиц принимать товарные чеки и квитанции (бланки строгой отчетности)? Это должны быть кассовые чеки или БСО, распечатанные на том же кассовом аппарате (по сути, тот же кассовый чек)? В некоторых населенных пунктах за оплату гостиницы выдают только квитанцию с печатью, без чека. Теперь это законно, или кассовый чек должен быть обязательно? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.)
— Вопрос: ИП приобрел канцелярские товары в розничном магазине и рассчитался бизнес-картой (то есть картой, привязанной к расчетному счету). Обязан ли продавец в этом случае выдать онлайн-чек с указанием наименования организации и ИНН? В каких случаях необходимо в чеке указывать название организации и ИНН покупателя? В случае, если в чеке не указано название организации и ИНН покупателя, возможно ли данный чек отнести к затратам данной организации? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.)
— Вопрос: Каков порядок применения ККТ при оказании услуг по перевозке пассажиров, багажа и грузобагажа? (официальный сайт ФНС России, раздел «Часто задаваемые вопросы», июль 2019 г.)
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Порядок документального подтверждения затрат на услуги Яндекс-такси в целях налогообложения прибыли
В целях оптимизации затрат на поездки принято решение об использовании услуг Яндекс-такси. Такси будет использоваться с целью доставки работников ресторана в ночную (в 02.00) и утреннюю (в 05.00) смены. Денежные средства будут выдаваться под отчет работникам организации, которыми они будут впоследствии рассчитываться за поездку. Каков порядок документального подтверждения затрат на услуги Яндекс-такси в целях налогообложения прибыли (актов оказания услуг, содержащих расшифровку поездок, в данном случае не будет)?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В рассматриваемой ситуации документальным подтверждением затрат на проезд на такси работников от места работы и обратно могут являться в том числе авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих оплату услуг такси (кассовых чеков или бланков строгой отчетности), а также распечатки сообщений от электронных приложений Яндекс-такси (отчеты о поездке), свидетельствующие о реальности поездки: о дате и времени оказания услуги, пройденном километраже, конкретном маршруте (месте отправления и пункте назначения), фамилии работника, стоимости проезда и др.
Более полный примерный перечень подтверждающих документов, не касающихся специфики услуг Яндекс-такси (применяемый в общем случае доставки сотрудников на работу и обратно на такси), приведен в ответе.
Обоснование позиции:
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), которыми признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Прямых норм, позволяющих учесть при формировании налоговой базы по налогу на прибыль расходы на услуги такси по доставке работников с работы (на работу) в рассматриваемой ситуации, НК РФ не содержит. В то же время перечень расходов, которые могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, является открытым (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), что означает возможность признания в налоговом учете любых затрат, удовлетворяющих критериям п. 1 ст. 252 НК РФ и прямо не поименованных в ст. 270 НК РФ.
В этой связи отметим, что п. 26 ст. 270 НК РФ установлен запрет на учет при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходов на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
По мнению финансового ведомства, расходы налогоплательщика по договору с транспортной организацией, осуществляющей перевозку работников до места работы и обратно по согласованному маршруту, могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль организаций, в случае если возможность доставки работников до места работы общественным транспортом отсутствует, а также при условии соответствия таких расходов требованиям ст. 252 НК РФ (смотрите письмо Минфина России от 10.01.2017 N 03-03-06/1/80079).
Из буквального толкования п. 26 ст. 270 НК РФ следует, что расходы на услуги такси по доставке работников с работы до дома (из дома на работу) могут быть учтены при расчете налогооблагаемой прибыли при выполнении хотя бы одного из следующих условий (смотрите также письмо Минфина России от 27.11.2015 N 03-03-06/1/69181):
такая доставка вызвана технологическими особенностями производства;
обязанность работодателя оплатить такую доставку прописана в трудовых договорах с работниками и (или) в коллективном договоре (смотрите письмо Минфина России от 16.03.2017 N 03-04-06/15198).
Нормы главы 25 НК РФ не разъясняют, что следует понимать под технологическими особенностями производства для целей п. 26 ст. 270 НК РФ. Полагаем, что под такой особенностью может пониматься и факт окончания (начала) рабочей смены после окончания работы (до начала работы) общественного транспорта, отличного от такси (дополнительно смотрите, например, письмо Минфина России от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449).
Таким образом, на наш взгляд, организация в рассматриваемой ситуации сможет признать расходы на услуги такси по доставке работников с работы (на работу) для целей налогообложения прибыли, если выполняются требования п. 1 ст. 252 НК РФ (дополнительно смотрите постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.05.2011 N Ф03-2085/2011 по делу N А59-3144/2010).
При оценке экономической обоснованности осуществленных затрат следует принимать во внимание правовые позиции, выраженные в определениях КС РФ от 04.06.2007 N 320-О-П и N 366-О-П, постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53, о чем свидетельствуют, например, письма Минфина России от 26.05.2015 N 03-03-06/1/30165, от 06.02.2015 N 03-03-06/1/4993, от 10.02.2010 N 03-03-05/23, от 02.02.2010 N 03-03-05/14.
Отметим, что конкретного перечня документов, необходимых для подтверждения расходов на такси, глава 25 НК РФ не предусматривает. В целях налогообложения прибыли под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные, в частности, документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ, смотрите также письмо Минфина России от 14.06.2013 N 03-03-06/1/22223).
По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации документальным подтверждением затрат на проезд на такси работников от места работы до места проживания (от места проживания до места работы) в связи с отсутствием общественного транспорта в ночное (утреннее) время могут являться:
внутренний распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п. руководителя организации) о развозе на такси на работу (с работы) сотрудников, которые в силу производственной необходимости заканчивают (начинают) работу, когда отсутствует иной (общественный) транспорт (в приказе целесообразно указать, каким образом организована доставка (например, с использованием услуг Яндекс-такси), для каких категорий работников организуется доставка, указать причины необходимости организации доставки сотрудников и т.п.);
правила внутреннего трудового распорядка, в которых отражен график работы сотрудников, для которых организована доставка;
документ, подтверждающий режим работы общественного транспорта;
авансовые отчеты с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»);
кассовые чеки или квитанции в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси (п.п. 1, 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»; п. 5.1 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359; п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112; смотрите также письма Минфина России от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34183, ФНС России от 30.12.2011 N АС-302/4415/@, УФНС России по г. Москве от 06.10.2011 N 17-15/096363);
бухгалтерская справка, журнал учета поездок или иной первичный документ, содержащий перечень и описание поездок (абзац второй ст. 313 НК РФ, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
распечатки сообщений от электронных приложений Яндекс-такси (отчеты о поездке), свидетельствующие о реальности поездки: о дате и времени оказания услуги, пройденном километраже, конкретном маршруте (месте отправления и пункте назначения), фамилии работника, стоимости проезда и др. Маршрут перевозки строится и отслеживается при помощи навигационных систем. По итогам поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражем и временем поездки). На соответствующих сайтах Яндекс, например https://yandex.ru/support/taxi/report.html, даны рекомендации по формированию Отчета о поездке и Квитанции об оплате (смотрите также https://yandex.ru/legal/taxi_termsofuse/).
Например, в постановлении Пятнадцатого ААС от 01.07.2016 N 15АП-9375/16 в качестве доказательства оказания транспортных услуг рассматривался такой документ, как распечатка из интернет-ресурса «Яндекс-такси» (речь шла о взыскании транспортных расходов представителя на услуги такси для участия в судебных заседаниях). А в решении Московского городского суда от 28.02.2017 N 7-1254/17 при решении вопроса о привлечении к административной ответственности были упомянуты распечатка маршрута автомобиля марки «________», государственный регистрационный знак ______, в качестве легкового такси Яндекс-такси ____ года с указанием маршрута, времени и стоимости перевозки.
Отметим, что нам не удалось обнаружить официальных разъяснений контролирующих органов относительно возможности использования распечаток сообщений (отчетов о поездке) от электронных приложений такси в качестве документального подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли.
На наш взгляд, косвенно подтвердить данную позицию можно письмом Минфина России от 05.03.2011 N 03-03-06/1/127, в котором разъяснено, что при приобретении программы для ЭВМ путем заключения лицензионного соглашения и поставки программы через Интернет документальным подтверждением указанных расходов могут являться в том числе документы на оплату и распечатка электронного письма, подтверждающего поставку программы для ЭВМ покупателю, заверенная в установленном порядке.
Вместе с тем напомним, что по данному вопросу организация вправе обратиться за разъяснениями в налоговый орган по месту постановки на учет или в Минфин России (пп. 1, пп. 2 п. 1 ст. 21 НК РФ). При возникновении спора наличие персональных письменных разъяснений финансового ведомства или налоговых органов исключает вину лица в совершении налогового правонарушения на основании пп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ.
Кроме того полагаем, что целесообразно включить в трудовые договоры или коллективный договор условие об обязанности работодателя обеспечивать доставку работников в ночное время (смотрите, например, письма Минфина России от 18.03.2015 N 03-03-06/14664, от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/810).
В заключение отметим, что нами приведен примерный перечень документов, которыми организация сможет обосновать доставку сотрудников домой (из дома) в ночное время. Конкретный перечень таких документов организации следует определить самостоятельно с учетом особенностей ситуации, обусловившей необходимость производить такую доставку.
Рекомендуем ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет оплаты доставки работников до места работы и обратно;
— Энциклопедия решений. Расходы на доставку работников к месту работы и обратно специальными маршрутами и ведомственным транспортом (в целях налогообложения прибыли).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Алексеева Анна
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
В случае отсутствия хотя бы одного из выше перечисленных реквизитов документ считается непригодным для подтверждения расходов работника организации на проезд в такси.
Для экономического обоснования поездок на такси во время нахождения в командировке стоит получить от работника служебку с пояснениями выбора именно этого вида транспорта: график работы, при котором сложно добираться на общественном транспорте, удаленность места работы или временного проживания от остановок общественного транспорта. В противном случае от поездок в такси или от признания платы за них в расходах для прибыли лучше отказаться.
Можно ли учесть расходы на каршеринг для сотрудников в налоговом учете? Какими документами подтвердить такие затраты? Ответы на эти и другие вопросы есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Ознакомиться с тем, какие расходы возмещаются командированному работнику, облагаются ли они НДФЛ, можно в этой статье.
Расходы на такси до работы и обратно
Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:
Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.
Расходы на такси для работников в служебных целях
Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?
Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.
Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.
Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли затраты на такси для командированного сотрудника. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Расходы на такси как представительские расходы
Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:
Если расходы на доставку с использованием такси упомянуты в отчете, имеются подтверждающие документы, то такие расходы учитываются в прочих расходах, связанных с реализацией и производством.
ВАЖНО! Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Подробнее о нормировании представительских расходов читайте в этой статье .
Расходы на такси в бухгалтерском учете
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
В бухучете проводки следующие:
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Итоги
Расходы на оплату такси, связанные с хозяйственной деятельностью организации, привлекают особое внимание бухгалтеров и проверяющих. Для возможности их учета при расчете налога на прибыль, а также во избежание начисления НДФЛ и взносов с сумм компенсации расходов на такси работникам в организации должен быть проработан регламент пользования службой такси в рабочих поездках. С данным регламентом должны быть ознакомлены все сотрудники, чтобы не попасть на оплату проезда в такси за свой счет.