Как повысить эффективность внутрихозяйственного контроля

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ СТРОИТЕЛЬНОЙ ОТРАСЛИ

Внутренний контроль является одной из основных функций управления и представляет собой систему постоянного наблюдения и проверки работы организации в целях оценки обоснованности и эффективности принятых управленческих решений, выявления отклонении и неблагоприятных ситуаций, своевременного информирования руководства для принятия решений по устранению, снижению рисков его деятельности и управлению ими.

Поэтому актуальность данной темы не вызывает сомнений, так как проблема внутрихозяйственного контроля присутствует у большинства предприятий строительной и других отраслей производства, выполнения работ, а так же оказания услуг.

Эффективная система внутрихозяйственного контроля должна стать важнейшей составляющей системы управления строительной организации. В условиях рыночной экономики система внутрихозяйственного контроля должна обеспечивать стабильность и устойчивость развития организации, способствовать достижению долгосрочных целей и решению текущих задач, обеспечивать полноту и поддерживать надежность системы внутренней отчетности, а также соблюдение действующего законодательства и нормативной документации разного уровня, снижать риск возможных негативных финансовых последствий.

Как показывает практика, отсутствие систематического контроля приводит к тому, что с течением времени хорошая работа и ее результаты сводятся на нет. Отсутствие действенной системы внутрихозяйственного контроля является распространенной причиной высокой текучести кадров, не позволяет соответствующим образом оценивать результаты работы отдельных подразделений и работников.

Целенаправленность контроля заключается в том, что в процессе его проведения выявляются результаты воздействия субъекта на объект, отклонения от требований управленческих решений, причины допущенных отклонений и определяются пути преодоления отрицательных факторов, влияющих на эффективное функционирование системы внутрихозяйственного контроля.

Основные цели, задачи и объекты внутрихозяйственного контроля в строительстве приведены в таблице 1.

Таблица 1 Цели, объекты и задачи внутрихозяйственного контроля в строительстве

Расширение занимаемой доли рынка и повышение инвестиционной привлекательности организации

Контроль за планированием; прогнозирование и выявление изменений; разработка стратегических ориентиров и оценка формирования стратегии, на основе которой возможно принимать управленческие решения

Снижение себестоимости отдельных видов продукции (строительных работ)

Контроль за сохранностью и оптимальным использованием производственных ресурсов; предотвращение случаев хищений, порчи и нецелевого использования ресурсов; обоснованность денежных расходов; изыскание резервов; повышение эффективности адресного стимулирования

Контроль за соответствием объектов строительства (строительных работ) технологическим требованиям; выявление резервов снижения сроков строительства; установление факторов, вызвавших причины отклонения от графика строительства

Контроль за всеми источниками прибыли; проверка соответствия действующему законодательству реализации различных активов; контроль за эффективностью управления дебиторской задолженностью

Кроме того, существенное значение для функционирования системы внутрихозяйственного контроля имеет определение конкретных субъектов и возложенных на них функций.

Система внутреннего контроля образует совокупность контролирующих мер, методик и процедур, и служба внутреннего аудита является составной частью системы внутрихозяйственного контроля организации. Внутренний аудит должен быть одним из важнейших видов осуществления внутрихозяйственного контроля за затратами на производство продукции, работ и услуг.

К сожалению, на практике не всегда распределены обязанности среди персонала и не всегда закреплены должностными инструкциями. Нередки случаи, когда прораб или мастер занимаются приобретением за наличный рас­чет строительных материалов, оприходование их себе в подотчет, а затем списанием на выполнение строительно-монтажных работ. При этом докумен­тирование отпуска или списания строительных материалов осуществляется без санкционирования руководителей организации.

Существование таких фактов в хозяйственной деятельности организации способствуют искажениям в учете и отчетности, а также хищению материаль­но-производственных запасов.

Руководству предприятия и управленческому персоналу данные внутреннего контроля помогают быстро получить полную информацию об отклонениях от нормальных условий совершения хозяйственных операций.

Эффективность деятельности предприятия во многом зависит от правильного определения потребности в материалах. Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации затрат, улучшению финансовых результатов, к ритмичности и слаженности работы предприятия. Для этого каждое предприятие решает следующие задачи.

1. Отлаженная работа с поставщиками.

Заказы на приобретение материалов должны делаться только после того, как одобрен выбор поставщика. Для этого можно составить специальные перечни поставщиков. Ведение таких перечней сокращает время, расходуемое на поиск необходимой информации, что при повторе заказа существенно снижает затраты отдела снабжения. Для проведения объективного анализа должна быть разработана методика, которая максимально бы предоставляла алгоритм выбора и оценки поставщиков на основании выполнения установленных критериев по конкретным позициям. Материалы закупаются на основании 3-х основных критериев: цена, качество и сроки.

2. Проверка качества материалов, укомплектованности поставок при получении материалов.

Информация о необходимых материалах формируется на уровне бригады и передается начальнику отдела материально-технического снабжения, либо в случае больших заказов техническому директору. Нужно описать требования к закупаемой продукции и в дальнейшем осуществлять контроль закупаемых материально-производственных запасов согласно этим требованиям.

3. Соблюдение условий хранения материалов.

Должна быть минимизирована вероятность порчи материалов на складе. Для этого нужно соблюдать правила пожарной безопасности, исключить хранение на открытом воздухе. Необходимо минимизировать потери запасов в результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного расходования, для этого нужно правильно организовать охрану складских помещений.

4. Регулярное проведение инвентаризаций.

В организации инвентаризации должны проводиться через запланированные промежутки времени с целью обеспечение соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию материально-производственных запасов.

5. Рациональное использование материалов.

6. Организация документооборота.

Это является значительным условием, так как точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.

7. Автоматизация учета материалов на складе.

Автоматизация должна обеспечить: контролируемый ввод и вывод информации; организацию хранения учетной информации на внешних носителях; защиту информации от несанкционированного доступа; семантическую целостность и защиту от физического разрушения хранимой учетной информации; поиск, арифметическую и логическую обработку информации; обмен с другими информационными объектами. В этом случае материалы приходуются кладовщиком сразу же при поступлении материальных ценностей на склад. И только после оприходования отпускаются в расход по цене приобретения. Это позволит существенно улучшить учет материальных ценностей на предприятии, а также сократить трудоемкость.

Источник

Инструкция для собственника: как повысить эффективность бизнеса

Быть в курсе всех процессов своего бизнеса считает необходимым каждый собственник. Но не все владельцы имеют представление о том, как повысить эффективность своей компании при помощи отлаженной системы внутреннего контроля. Рассмотрим зарубежный опыт и практические рекомендации от российских управленческих консультантов.

Представьте себе, извилистая дорога, по ней мчатся машины, как во встречном, так и в попутном направлении. Знаки, указатели, пешеходы, светофоры. Что произойдет, если водитель хотя бы одного автомобиля перестанет контролировать дорожную ситуацию?

Или, например, дети в школе. Кушают, играют, гуляют, учатся. Если сотрудники школы перестанут контролировать качество еды и условия пребывания детей, последствия ненадлежащего контроля могут оказаться поистине плачевными.

Меры по устранению последствий никогда полностью не восполняют нанесенный ущерб. Необходимо оценивать риски на том этапе, когда ими еще можно управлять, а значит совершать действия, направленные на то, чтобы максимально снизить вероятность наступления негативных последствий.

Приведенные примеры полностью соответствуют ситуации в бизнесе. Отсутствие владельческого контроля (контроля собственника над бизнесом), как правило, приводит к возрастанию рисков финансовых потерь, злоупотреблениям и мошенничеству, недобросовестному отношению сотрудников и нерациональному использованию внутренних и внешних ресурсов.

Российская и зарубежная практика внутреннего контроля

Большинство собственников уверены: раз я доверяю своим управленцам, значит все под контролем. Среди основных контролируемых финансовых показателей лидируют: чистая прибыль, рентабельность, показатель остатка денежных средств на счетах.

Ничего удивительного в этой ситуации нет. В России пока не сложилась нормативная практика в отношении построения внутреннего контроля.

На сегодняшний день у нас есть Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и аудиторский стандарт № 8 «Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом».

Первый источник напрямую адресован руководству организаций. Статья 19 402-ФЗ обязывает организацию осуществлять внутренний контроль фактов своей хозяйственной жизни. С какой целью и как это организовать, Минфин не разъясняет.

Второй предназначен исключительно для аудиторов, которые в рамках проведения внешнего аудита должны оценить систему внутреннего контроля и учесть ее состояние при выражении мнения о достоверности бухгалтерской отчетности.

Отсутствие нормативной практики в России и должного уровня компетенции в вопросах организации внутреннего контроля приводит к тому, что большинство российских предприятий ведут работу этого направления по наитию, опираясь на доверие к управляющему персоналу. Отрицание, нежелание взглянуть на текущую ситуацию с точки зрения возможных рисков делает бизнес более уязвимым и ставит под угрозу не только его деловую репутацию, но и безопасность.

Приведем пример из практики, показывающий, как доверительные отношения закончились судебным решением.

Реальная история: совместно начатый бизнес по заправке картриджей закончился решением суда о взыскании убытка в размере 1 574 825 руб. с одного из партнеров. Выполняя функции генерального директора, он организовал на арендуемой территории компанию с аналогичным набором услуг и перехватывал поток заказчиков на пороге их общего офиса (дело № А55-6679/2013 ФАС Поволжского округа от 03.06.2014 г.)

Благодаря череде громких скандалов, связанных с махинациями внутреннего персонала компаний, в зарубежной пракике отношение к этому вопросу было пересмотрено.

В России также существуют компании, применяющие положения закона Сарбейнза-Оксли [3] : Вымпелком, МТС, Мечел, СТС Медиа.

Российские предприниматели тоже не стоят на месте. В условиях кризиса у многих возникает желание сократить расходы, повысить надежность бизнеса и, таким образом, свою уверенность в завтрашнем дне. Пусть мы не имеем нормативной практики, но у нас есть колоссальная возможность учиться на чужих ошибках.

Как внедрить внутренний контроль

Опыт экспертов компании показывает, что эффективность функционирования системы внутреннего контроля напрямую зависит от заинтересованности собственника. Поэтому владелец бизнеса должен лично для себя определить, в чем же заключается основная ценность системы внутреннего контроля. Во-первых, необходимо сохранить, то, что уже есть: активы, репутацию, бизнес и тем самым минимизировать риски мошенничества и злоупотреблений, финансовых потерь от недобросовестных действий сотрудников или от их бездействия. Во-вторых, чтобы преумножить доходы, необходимо повысить эффективность бизнес-процессов и снизить необоснованные затраты, в том числе риски финансовых потерь от неэффективного использования внутренних ресурсов компании. В-третьих, повысить репутацию собственника и компании на рынке. Для этого существенно снизить налоговые риски, риски потери бизнеса и репутации.

Не следует рассматривать систему внутреннего контроля (СВК) только как инструмент для исключения фактов воровства и фальсификаций в бухгалтерской отчетности. Это слишком ограниченное представление о возможностях хорошо отлаженной системы внутреннего контроля.

На самом деле, СВК охватывает еще и такие аспекты деятельности организации, как повышение эффективности бизнес-процессов и управление рисками.

Для этого, в первую очередь, необходимо диагностировать текущие бизнес-процессы с целью оценки их эффективности и определения всех потенциально возможных рисков. Результаты такой диагностики должны стать основой для разработки плана мероприятий по созданию системы внутреннего контроля и снижению выявленных рисков (злоупотребление, мошенничество, финансовые потери, искажения информации, налоговые риски и т.д.).

При построении системы внутреннего контроля должны быть регламентированы текущие бизнес-процессы с учетом потенциально возможных рисков. Если есть риск воровства, значит должны быть предусмотрены контрольные процедуры в бизнес-процессах документооборота и учета. Если есть риск неэффективного использования трудовых ресурсов из-за низкой квалификации персонала или задвоения функционала, то на этапе регламентации эти риски учитываются и исключаются за счет контрольных процедур, которые позволяют выявить подобные факты.

Эффективная система внутреннего контроля базируется на 5-ти принципах:

Самая распространенная и существенная ошибка – нарушение принципа независимости, когда регламентация, внедрение и мониторинг осуществляется штатными сотрудниками без привлечения независимых экспертов. Это лучше чем было до внедрения СВК, но не так хорошо, как надо.

Выгода от внедрения системы внутреннего контроля для владельца бизнеса очевидна.

В число тех, кому это выгодно, попадают также ответственные топ-менеджеры. Они заинтересованы в том, чтобы внедрить систему внутреннего контроля, хотя бы потому, что в силу закона любой наемный генеральный директор несет полную материальную ответственность перед обществом в соответствии со ст.277 ТК РФ. Собственнику следует глубоко задуматься о чувстве доверия, если нанятый им управленец находит причины, чтобы не выстраивать систему внутреннего контроля.

Неоспоримый факт: бизнес не может существовать абсолютно бесконтрольно. Намного выгоднее предотвращать возможные риски, чем устранять возникшие негативные последствия в виде финансовых и репутационных потерь. В настоящее время зарубежный опыт является для российского бизнеса образцом, к которому следует стремиться. Не выгодно это только тому, кто заинтересован в хаосе. По понятным причинам в неразберихе проще утаить то, что не должно быть найдено.

Как показывает опыт, при правильном подходе эффект от функционирования системы внутреннего контроля намного превышает сумму затрат на ее внедрение.

Все фото, использованные в материале, Евгения Смирнова, ИА «Клерк.Ру»

СРОЧНО!

Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина

Источник

Раздел 1. Контроль

Тема 3. Система контроля внутрихозяйственного расчета и система мер по ограничению риска хозяйственной деятельности

Цель: изучение системы контроля внутрихозяйственного расчета и системы мер по ограничению риска хозяйственной деятельности.

Оглавление

3.1. Внутренний финансовый контроль и внутрихозяйственный расчет коммерческих организаций (предприятий)

Система контроля внутрихозяйственного расчета существует на каждом предприятии. Однако на одних предприятиях она функционирует эффективно, а на других – нет. Во многом это зависит от того, как руководство предприятия подходит к организации и поддержанию системы внутрихозяйственного расчета – сознательно или нет.

Система внутрихозяйственного расчета организуется руководством предприятия. Она предназначена для организации труда в подразделениях, контроля за исполнением распоряжений руководства, должностных обязанностей персонала, соблюдением дисциплины и является частью системы внутреннего контроля. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля. Если независимый аудит проводится независимым аудитором, формы и виды контрольных действий определяются аудитором.

Внутрихозяйственный расчет – это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций.

Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

Целями организации системы внутрихозяйственного расчета на предприятии являются:

Для достижения целей организации системы внутрихозяйственного расчета необходимо решение отдельных задач. Руководство предприятия обязано обеспечить организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннего контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы:

Система внутрихозяйственного расчета – это очень сложный и тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника предприятия. Система внутреннего контроля – это своеобразная организация внутри организации (предприятия).

Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей.

Методы, используемые при осуществлении внутрихозяйственного расчета, весьма разнообразны и включают элементы таких методов, как:

Все вышеперечисленные методы интегрируются в единую систему и используются в целях управления предприятием.

Внутрихозяйственный расчет обязателен для каждого предприятия, независимо от его организационно-правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности. На крупных предприятиях могут быть организованы специальные подразделения внутреннего контроля – отделы внутреннего аудита.

Внутренний контроль (аудит) организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроля – порядок проведения инвентаризации, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие. Кроме того, государство регламентирует организацию внутреннего аудита в некоторых областях хозяйственной жизни, в частности в банковской сфере. При организации и осуществлении внутреннего контроля используются как денежные, так и неденежные измерители. Успешно применяются натуральные показатели (штуки, метры, тонны, литры и т. д.) в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения рабочего времени применяют такие показатели, как часы, машино-часы.

Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере надобности. Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки и периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего контроля – целесообразность и экономичность.

Система внутрихозяйственного расчета организуется руководством предприятия для того, чтобы:

1) осуществлять деятельность предприятия упорядоченно и эффективно;

2) соблюдать политику руководства;

3) обеспечивать сохранность имущества;

4) вести качественное документирование операций.

Она включает в себя следующие элементы:

1) контрольная среда;

2) система бухгалтерского учета;

3) процедуры внутреннего контроля.

Отдельные компоненты этой системы называют средствами контроля или процедурами внутреннего контроля.

Внутренний контроль может быть организован на каждом предприятии (организации), но осуществляется это не всегда. Так, небольшие предприятия зачастую не имеют достаточных штатов, материальных ресурсов и знаний для организации удовлетворительной системы внутреннего контроля. Крупные же предприятия, обладая такой базой, могут быть плохо управляемы, и тогда достаточно большие средства, истраченные на организацию контроля, не дадут желаемых результатов.

К функциям внутрихозяйственного расчета относятся:

1. Контроль полномочий – контроль, обеспечивающий выполнение только тех операций, которые действительно способствуют развитию организации. Такой контроль должен предотвращать злоупотребления и отсеивать операции, в которых нет необходимости.

2. Контроль документального оформления – контроль, обеспечивающий отражение всех разрешенных (и только разрешенных) операций в учетных регистрах.

3. Контроль сохранности – контроль, способствующий тому, чтобы принятое к учету имущество не могло быть неправильно использовано или незаконно присвоено, украдено, оставлено без присмотра.

Внутренний контроль в компьютеризованных системах обычно включает общие и прикладные средства контроля.

Цель общих средств внутреннего контроля – обеспечить должную разработку и функционирование прикладных средства, а также целостность программ, банков данных и надежность компьютеризированных операций.

В процессе контроля при внутрихозяйственном расчете перед осуществляющими его работниками ставятся следующие задачи:

1) полнота учета данных (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах и соответствовать задачам анализа);

2) точность учета данных (данные по всем хозяйственным операциям должны быть отражены в бухгалтерских регистрах правильно и в соответствующий временной промежуток);

3) законность хозяйственных операций (данные по всем хозяйственным операциям, записанные в бухгалтерских регистрах, должны отражать события экономического характера, которые действительно имели место, должны быть определенным образом организованы и утверждены персоналом, имеющим соответствующие полномочия);

4) полнота записей (данные, содержащиеся в архивах, документах и отчетах, должны отражать все хозяйственные операции);

5) точность ведения записей (данные по хозяйственным операциям должны быть отражены в нужных суммах);

6) хранение бухгалтерских документов на бумажных носителях и (или) в памяти ЭВМ;

Их действие распространяется на все хозяйственные операции, а также на все файлы и активы независимо от мероприятий и процедур структуры внутрихозяйственного расчета, установленных для достижения указанных целей. При этом учитывается контрольная среда, под которой понимают осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля. Контрольная среда включает в себя следующие элементы:

Важнейшим фактором создания благоприятной контрольной среды является стиль работы руководства предприятия.

Руководство предприятия должно создать атмосферу всеобъемлющего контроля. Атмосфера всеобъемлющего контроля – это условия и правила труда, определяемые организацией для своего персонала. Одним из наиболее важных элементов создания соответствующей атмосферы является стиль работы руководителей. Благоприятная управленческая среда характеризуется системой управления, обеспечивающей высокий уровень внутренней системы коммуникаций, способствующей эффективной работе исполнительного органа, использующего систему бюджетов и отчетов об исполнении, обеспечивающую эффективность внутреннего контроля.

Добросовестное и честное отношение к делу воспитывается у работников на основе соответствующего примера и оценки со стороны руководства. Когда управленческое звено являет собой образец неприемлемого поведения, им заражаются и окружающие. Система контроля также обесценивается, когда поведение руководителей расходится с их словами.

Для предупреждения случаев мошенничества должна быть созданы четкая организационная структура предприятия (организации). Вероятность мошенничества значительно уменьшается, если каждый служащий предприятия знает, кто за какой участок работы отвечает. В этом случае гораздо легче проследить судьбу исчезнувших сумм и гораздо труднее безнаказанно совершить растрату или хищение. Для создания атмосферы всеобъемлющего контроля очень важно вести точный учет средств и выполненной работы.

Комплектность персонала, осуществляющего функции контроля, является важнейшей характеристикой системы внутрихозяйственного расчета. Кадровые проблемы предприятия отражаются на системе внутреннего контроля. Так, частая смена бухгалтеров ведет к тому, что функции учета и контроля выполняются людьми, не имеющими достаточного опыта и делающими в силу этого больше ошибок. Новые руководители и должностные лица могут быть не в должной степени знакомы с системой учета предприятия и поэтому совершать технические и другие ошибки. Иногда служащие бухгалтерии увольняются, так как не хотят следовать некоторым процедурам учета, которые предписываются нормативами. В целом частая сменяемость бухгалтерского персонала может быть тревожным фактом.

Диагностика контрольной среды предприятия начинается с построения его организационной структуры. Анализ информационных потоков помогает понять механизм работы предприятия. Цель анализа информационных потоков на предприятии – выявление мест дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек. Наиболее распространенный и один из самых практичных методов анализа информационных потоков – составление графиков информационных потоков.

Важными элементами системы бухгалтерского учета при внутрихозяйственном расчете являются:

Наиболее общими функциональными областями контроля на предприятиях являются:

Правильная организация документооборота – неотъемлемое условие успешной работы любой бухгалтерии.

Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.

При необходимости в документы можно вносить исправления, используя три вида оговорок: «исправленному верить», «вписанному верить» и «зачеркнутое не читать». Исправления должны быть согласованны с участниками хозяйственных операций, что подтверждается подписями тех же лиц, которые завизировали документ, с указанием даты внесения исправлений.

Цели и средства внутрихозяйственного расчета системы бухгалтерского учета

Цели внутреннего контроля в области системы бухгалтерского учета

Примеры средств внутреннего контроля, служащих для достижения целей

1. Система бухгалтерского учета должна отражать все операции и только санкционированные

Контроль за взаимосвязанными операциями;
документальные подтверждения и санкционирование всех бухгалтерских записей;
проверка полноты бухгалтерских записей при разноске их по счетам бухгалтерского учета и при вводе в компьютер

2. Точная входящая информация

Выборочные проверки суммирования расчетов;
регулярные проверки качества выполненного анализа

3. Сохранность учетных документов

Обеспечение конфиденциальности и сохранности всех недублируемых данных

4. Предотвращение злоупотреблений в результате тайного сговора работников предприятия

Разделение обязанностей:
ротация обязанностей;
обязательные регулярные ежегодные отпуска для всех сотрудников;
своевременная регистрация документов, активов;
регулярная сверка счетов бухгалтерского учета;
достаточные трудовые ресурсы в пиковые периоды

5. Обеспечение оперативной управленческой информаций

Использование предельных сроков представления внутренней отчетности;
регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой управленческой информации

6. Выявление необычных фактов

Обязательное представление документов, если операция превышает установленные лимиты времени;
регулярный анализ существенных отклонений

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Для контроля за исполнением документов в организации может быть создана картотека в разрезе сроков, исполнителей и специфики документов. Исполненные документы формируют в дела.

При утверждении учетной политики необходимо установить правила документооборота на предприятии, к которым обычно прилагается график документооборота.

Как учетную политику, так и график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает – руководитель предприятия.

На предприятиях применяются процедуры контроля. Процедуры контроля направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений, которые могут возникнуть в процессе учета хозяйственных операций. В системе внутрихозяйственного расчета существует много различных процедур контроля, каждая из которых должна предотвращать ошибки определенного вида искажений информации.

Некоторые категории ошибок и искажений встречаются чаще:

Вместо длинных перечислений процедур контроля на данном этапе рекомендуется исследовать направления, для достижения которых применяются процедуры контроля. Хозяйственные операции всех видов должны контролироваться по восьми основным направлениям.

1. Реальность хозяйственных операций. Совершенные операции действительно должны быть зарегистрированы. Процедура контроля может состоять в сверке документов об отгрузке со счетами-фактурами до того, как продажа зафиксирована. Предполагается, что эта процедура предотвратит запись, не подтвержденную документами (возможно, фиктивной) продажи.

2. Полнота. Посредствам процедур контроля проверяется, не пропущены ли при регистрации фактически совершенные операции. Если товары отгружены, то каждый документ об отгрузке должен сверяться со счетом-Фактурой. Документы, подтверждающие операцию (в данном случае документы об отгрузке), часто нумеруются. Учет последовательности номеров документов об отгрузке – также процедура контроля.

3. Разрешение. При помощи процедур контроля проверяется, санкционировались ли хозяйственные операции до того, как они были учтены.

4. Точность. Примером может служить проверка того, санкционировалась ли продажа в кредит.

5. Процедуры, направленные на проверку правильности исчисления записанных сумм. Проверка правильности отраженного в накладной отгруженной продукции цены единиц продукции и итоговых данных является примером такого рода процедуры.

6. Классификация. Реализуются процедуры контроля правильности учета операций на определенных субсчетах соответствующих заказчиков. Классификацию иногда сравнивают с точностью записей, однако отличие состоит в том, что точность относится исключительно к правильности записанных сумм.

7. Учет. Включает в себя контрольные процедуры проверки, полностью ли завершен учет данных операций и соответствует ли учет общепринятым бухгалтерским стандартам.

8. Периодизация. Предполагает контроль того, чтобы операции записывались в том периоде, в котором были совершены.

Все эти процедуры, так или иначе, направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений информации восьми основных видов, которые могут возникнуть в финансовых отчетах.

На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского учета.

Любой вид деятельности всегда лучше контролируется либо при распределении обязанностей между работниками, либо при помощи двойного контроля. Эти формы контроля, как и большинство профилактических мер, чаще всего применяются там, где производятся расчеты наличными денежными средствами.

Любой предприниматель, имеющий пусть даже малое дело, должен иметь в виду, что существуют по крайней мере три основные операции, которые должны осуществляться при разделении обязанностей или выполняться им самим:

Двойной контроль является таким вариантом системы контроля, при котором вся операция не может совершаться одним работником. При двойном контроле одну и ту же задачу выполняют два человека, причем обязанности между ними распределяются таким образом, чтобы ни один из них не мог выполнить все действия по данной операции. Обе разновидности контроля преследуют одну и ту же цель: не позволить одному человеку иметь неконтролируемый доступ к денежным средствам.

Эффективность внутреннего контроля предполагает соответствующее распределение обязанностей между теми, кто осуществляет процедуры бухгалтерского учета и контроля, и теми, кто работает с активами. Распределение обязанностей также предусматривает выдачу разным лицам разрешения на ведение какого-либо определенного класса хозяйственных операций, выполнение процедур контроля в процессе обработки данных, осуществление контроля за выполнением таких процедур, составление соответствующих бухгалтерских документов и работу с активами. Такая организация позволяет уменьшить вероятность возникновения ошибок, ограничить возможность злоупотреблений с активами, исключить другие виды намеренного искажения информации в финансовых документах.

Другим видом контроля является использование документов или записей на машиночитаемых носителях. Процедура контроля полноты данных, использующаяся в компьютерной системе, разработана для удостоверения в том, что все первичные данные по хозяйственным операциям введены и приняты на обработку.

Процедуры контроля, обеспечивающие полноту отражения данных по хозяйственным операциям, осуществляются разными способами:

Процедуры контроля полноты данных также необходимы для удостоверения в том, что информация отражена правильно, а финансовые отчеты, предназначенные для внутреннего и внешнего пользования, составлены должным образом. Такие процедуры контроля особенно важны при поступлении данных в бухгалтерский регистр контрольных (синтетических) счетов из источников, отличных от тех регистров, куда данные были внесены первоначально. Процедуры контроля, касающиеся полноты внесения изменений в компьютерную систему учета, разрабатываются для удостоверения в том, что данные по всем хозяйственным операциям были введены, приняты на обработку и постоянно пополняются. В некоторых случаях с помощью процедур контроля изменений можно проследить полноту их внесения. Процедуры контроля необходимы для удостоверения в том, что данные по каждой хозяйственной операции внесены в полном объеме, на нужный счет и в нужное время. Точность в сумме и счете в большинстве случаев достигается внедрением процедур контроля за результатами и классификацией счетов. В компьютеризированной системе учета проверка точности внесения данных проводится для удостоверения в том, что данные правильно зарегистрированы и введены в компьютер.

Фактические способы контроля подразумевают охрану имущества, ограничение доступа к нему и проведение периодической инвентаризации.

Физическая охрана средств предприятия часто применяется для их защиты от хищений или других злоупотреблений. Физические способы охраны и контроля, такие, как банковские хранилища, сейфы, решетки на окнах, запоры, ключи «с секретом», затрудняют доступ к содержимому хранилищ и тем самым снижают вероятность совершения мошеннических действий.

Простейшие формы физического контроля предполагают установку прочных, запирающихся дверей, сигнализации, привлечение охранников и использование других средств, предупреждающих доступ к активам лиц, не имеющих на то разрешения. Процедуры контроля должны также обеспечивать защиту активов и учетных записей от физического повреждения, например случайного уничтожения, порчи или просто неправильного хранения. Физические процедуры контроля ограничивают также доступ злоумышленников к активам предприятия.

В компьютеризированной системе учета проводятся процедуры контроля, ограничивающие доступ к файлам лиц, не имеющих специального разрешения, благодаря чему уменьшается вероятность совершения несанкционированных хозяйственных операций.

Важными элементами формирования системы контроля, имеющими значение для предупреждения случаев мошенничества, являются программы по повышению безопасности производства и эффективно работающие подразделения внутреннего аудита. Штатные аудиторы обеспечивают проведение независимых проверок и вынуждают потенциальных мошенников отказаться от мысли совершить преступление.

3.2. Внутренний контроль и система мер по ограничению риска хозяйственной деятельности

Одним из важнейших элементов управления является внутренний контроль. Внутренний контроль обеспечива­ет возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. Эти стороны внутреннего контроля находятся в неразрывном единстве и динамическом взаимодействии в циклах управленческих процессов. К функциям внутреннего контроля часто относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентивную. Последняя функция в современных условиях особенно важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные от­клонения, защищает организацию от неблагоприятных последствий тех или иных действий.

Еще одним способом фактического контроля за сохранностью имущества является инвентаризация.

Инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению материально ответственными лицами, за которыми закреплено это имущество.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Результаты периодической инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а годовой – в годовом бухгалтерском отчете.

Безопасность активов и файлов. На случай стихийных бедствий следует хранить копии важных документов в несгораемых сейфах и в других помещениях, иметь огнетушители, инструкции, определяющие порядок действий. На случай перебоев в электроснабжении, умышленных повреждений, выхода из строя аппаратных средств и программного обеспечения следует хранить копии банка данных и важных файлов на магнитных носителях, предусмотреть дублируемое питание, резервное оборудование. Система независимых проверок основывается на следующем психологическом факторе: люди, зная, что их работа контролируется кем-то другим, вряд ли решатся совершить мошенничество. Виды независимых проверок могут быть самыми различными.

Понятие «риск» характеризует возможность отклонения от намеченного пути и является следствием наступления какого-либо неблагоприятного события или событий, которые в свою очередь проявляются из-за неопределенности, а также следствием неточных прогнозов. Под неопределенностью в данном случае понимается неполнота или неточность информации об условиях, связанных с исполнением отдельных плановых решений, влекущих определенные потери, а в некоторых случаях – дополнительные выгоды. На практике, чаще всего можно наблюдать три разновидности неопределенности.

Первая – это незнание всего того, что может повлиять на деятельность организации.

Вторая разновидность неопределенности – это случайность. В любом прогнозируемом событии могут быть от­клонения в результате каких-то случайных внешних воздействий. Это и отказ работы какого-то технического аппарата, это и срыв в материальном обеспечении процесса производства, и провал в инвестировании отдельной сферы, и многое другое.

И третья разновидность неопределенности – это неопределённость противодействия. Для строительно-монтажных организаций в основном это непредсказуемое поведение конкурентов и заказчиков продукции и услуг. Это могут также быть срыв в исполнении договорных обязательств по поставкам смежников, неисполнение финансовых обязательств банками. Особую озабоченность у руководства заказчиков и строительных организаций в настоящее время вызывают забастовки и некоторые другие разногласия, и конфликты в трудовых коллективах.

Проблема риска и прибыли – одна из итоговых в экономической деятельности, в частности в управлении про­изводствами и финансами. В общем плане управление рисками сводится к выполнению следующих действий:

Решению проблемы анализа и управления рисками посвящены исследования многих ученых как в России, так и за рубежом.

Под областью риска понимается некоторая зона общих потерь, в границах которой потери не превышают пре­дельного значения установленного риска.

Чтобы понять сущность разных видов рисков, необходимо рассмотреть факторы возникновения этих рисков.

Технологический риск. При инвестировании средств для реализации различных проектов возникает неопределенность, вызванная самим характером технологического процесса. Эта неопределенность не обязательно должна быть связана с техническими факторами. Выбор подрядчиков, сырья, состав затрат — все это обусловлено характером производства, его технологией. Неопределенность этого рода приводит к возможности потерь средств на строительство и монтаж оборудования.

Риск данного вида может иметь следующие источники:

а) ошибки в определении минеральных запасов. Это риски, типичные для проектов, связанных с поисками, добычей и переработкой минеральных ресурсов;

б) ошибки в оценке качества рабочей силы и возможность нарушения условий функционирования. Неукомплектованность объекта качественной рабочей силой ведет к увеличению инвестиций, так как появляется необходимость ее обучения, повышается вероятность поломки, неэффективного использования оборудования;

в) характер технологического процесса может быть более или менее рискованным;

г) ошибка в оценке сырья, запасов, затрат. По различ­ным причинам сырье нужного качества, материа­лы, услуги могут оказаться недоступными. Их замена может существенно повысить текущие затраты и сократить отдачу от использования основных фондов;

д) неправильный выбор поставщиков и подрядчиков. Важно, чтобы партнеры в процессе осуществления проекта были достаточно надежны и не пользовались монопольным положением. С этой точки зрения наиболее рискованны капиталовложения в технологии, которые в составе эксплуатационных затрат имеют необходимые, но относительно редкие материалы, услуги.

Рыночный и операционный риск. Данный вид риска связан с условиями рынка, в которых осуществляется проект. Максимальный рыночный риск существует там, где сбыт не гарантирован, и поэтому методы борьбы с данным риском сводятся в этом случае к минимизации зависимостей результатов проекта от рынка.

Финансовый риск инвестора связан с возможностью изменений на финансовом рынке. Он имеет два источника: инфляция и цены динамика процентных ставок и валютного курса.

Политический риск обусловлен возможностью изменения общественно-политического климата в стране, в которой осуществляется проект.

Источниками этого риска являются:

а) возможность полной или частичной потери средств, инвестированных в основные фонды, которая может возникнуть в результате национализации и экспроприации частных и иностранных инвесторов;

б) ограничения, вводимые государством;

в) изменения, связанные с фискальным регулированием экономики.

Законодательный риск в отличие от политического связан не с возможностью неблагоприятных действий государства по регулированию экономики, а с недостатками действующего законодательства и недочетами системы реализации существующих законов. К недостаткам законодательства можно отнести, например, отсутствие достаточной защиты интеллектуальной собственности, know-how, что проводит к неадекватной оценке нематериальных активов.

Экологический риск состоит в возможности дополнительных издержек, связанных с нарушением экологии.

Кредитный риск существует там, где инвестиции, направленные в основные фонды, производятся из заемных средств. Он состоит в том, что заемщик-компания, осуществляющая проект, будет не в состоянии погасить основной долг и причитающиеся проценты из-за отсутствия ликвидных средств на счетах к моменту погашения долга, или недостаточной эффективности проекта.

Риск банкротства и неплатежеспособности. При анализе риска по последствиям отдельно может быть выделен риск прекращения деятельности. От прочих рисков он отличается тем, что если последствия единоличного снижения доходности проекта можно исправить или частично компенсировать в последующие годы, то прекращение деятельности означает утрату всех дальнейших доходов.

Принято разделять риски на две группы.

К первой группе относятся так называемые статичные риски, т. е. риски, которые могут вызвать потери, отраженные в балансе по завершению отдельного периода работы организации.

Ко второй группе относятся динамичные риски, в группе которых оценивается возможность потери или расхо­да от деятельности организации, вызванные изменениями во внешней для организации среде. Главным образом, это изменения, относящиеся к поправкам экономического и социально-политического курса страны в целом.

Кроме этого, факторы, потенциально влияющие на увеличение степени риска инвестиционного проекта, це­лесообразно подразделять на объективные и субъективные.

Объективные факторы – это так называемые факторы, не зависящие непосредственно от самого участника инвестиционного проекта: политические и экономические кризисы, конкуренция, инфляция, экономическая обстановка, таможенные пошлины, наличие или отсутствие режима наибольшего благоприятствования.

Субъективные факторы характеризуют внутреннюю среду организации – это производственный потенциал (уровень технического оснащения, предметной и технологической специализации, организации труда); кооперативные связи; тип контрактов с инвестором, заказчиком и др.

Существует практика, когда осуществляется постадийная оценка рисков, которая основана на том, что они определяются для каждой стадии инвестиционного проекта отдельно, а затем находится суммарный риск по всему проекту.

По характеру воздействия риски делятся на простые и составные.

Составные риски являются композицией простых, каждый из которых в отдельности, рассматривается как простой риск.

Простые риски определяются полным перечнем непересекающихся событий, каждый из них рассматривается как независящий от других.

Как показал анализ методов и подходов к классификации инвестиционных проектов рисков, сложность зак­лючается в их многообразии. В связи с этим в экономической литературе исследуемые риски и связанные с этим проблемы не имеют единой стройной системы классификации. Так, Й. Шумпетер выделяет два вида риска: риск, связанный с возможным техническим провалом производства, включающий опасность потери благ, порожденную стихийными бедствиями, и риск, вызванный отсутствием коммерческого успеха.

В ряде работ таких авторов, как В. Абчук, А. Алыгин, Р. Баззел, С. Валдайцев, С. Жизнин, Г. Клайнер, Р. Ка­чалов, А. Кочетков, М. Лапуста, Ю. Осипов, В. Севрук, В. Тамбовцев, Б. Райзберг, В. Ротарь, Л. Шаршукев, Д. Шмаров и др. предлагаются иные подходы к классификации рисков.

Проведенный анализ классификации рисков и их учета показывает, что в основном рассматривается риск заказчика или риск инвестора, учитывающие конкретные условия реализации различных проектов.

В то же время учет фактора риска при подготовке подрядчиком тендерных предложений (оферт) сегодня производится в основном резервированием средств в предлагаемой стоимости проекта. Рекомендуемые нормативными документами размеры резервов средств на непредвиденные работы и затраты в размере 2–3 % предполагаемой сметной стоимости не всегда покрывают расходы. Для полного учета факторов производственного риска необходимо количественно определять и оценивать значимость каждого выявленного фактора риска в области совокупности рисковых событий. При этом вероятность появления каждого рискового события может изменяться от нуля до единицы.

Наша страна строит рыночную экономику, где должна быть реальная экономическая свобода. Рынок характеризуется постоянным стремлением к повышению эффективности производства, предполагает принятие решений теми, кто несет ответственность за конечные результаты деятельности предприятия и его подразделений; требует постоянных корректировок целей и плановых программ в зависимости от состояния рынка. Поэтому особое внимание уделяется постоянному совершенствованию управления риском – риск-менеджменту. Главные задачи в данной области: обнаружение области повышенного риска; оценка степени риска; разработка мер, предупреждающих риск; в случае, когда ущерб уже имеет место, принять меры к оптимальному его возмещению; анализ и предупреждение рисков.

Важным элементом управления риском является развитие системы повышения квалификации сотрудников. Особенно актуально это в российской практике, которая остается чрезвычайно динамичной, противоречивой и труднопредсказуемой.

Оценивая ситуацию в целом, следует отметить, что риск-менеджмент пока недостаточно изучается и применяется в российской практике. Кроме того, как бы хорошо ни была изучена проблема риска, очевидно, что все способы, методы и приемы уклонения от риска, как показала мировая практика, не могут полностью устранить эту проблему ни в одной стране.

Выводы

Внутрихозяйственный расчет – это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций.

Целями организации системы внутрихозяйственного расчета на предприятии являются:

Для достижения целей внутрихозяйственного расчета используется система методов, которая включают элементы таких методов, как:

Роль внутреннего контроля в управлении рисками сводится к выполнению следующих действий:

Источник