Кто такой ночной аудитор
СОДЕРЖАНИЕ
Описание
Ночной аудитор обычно выполняет как обязанности агента на стойке регистрации, так и некоторые обязанности бухгалтерского отдела. Это вызвано тем фактом, что большинство финансовых дней закрывается в полночь или около полуночи, и нормальный рабочий день сотрудников бухгалтерии не распространяется на это время суток. Рабочие смены для ночных аудиторов обычно начинаются с 23:00 до 7:00, но могут варьироваться в зависимости от отеля, обычно с 22:00 до 6:00 или с полуночи до 8:00. Рабочие недели также различаются в зависимости от отеля: в большинстве отелей аудитор на постоянной основе работает пять ночей в неделю (обычно с воскресенья по четверг), а другой аудитор, работающий неполный рабочий день, работает две другие ночи в неделю (пятница и суббота).
В самых маленьких отелях и некоторых отелях типа « постель и завтрак» стойка регистрации может полностью закрыться на ночь. Гостям таких помещений обычно дается контактный номер сотрудника или менеджера, который может спать в помещении или жить поблизости, для использования в случае возникновения чрезвычайной ситуации.
Функции
Одна из задач ночного аудитора заключается в размещении дневной стоимости номера и налога за номер в каждом гостевом фолио по окончании рабочего дня, что обычно происходит между полуночью и 2 часами ночи. Во-вторых, ночной аудитор должен обеспечить точность начислений с гостевых фолио, убедиться, что сумма доходов по дебиторской задолженности от различных отделов (например, еда и напитки, комнаты, сувенирный магазин ), указанных в контрольных листах отдела, равна сумма начислений, начисленных гостевым фолиантам.
Функция стойки регистрации
Ночные аудиторы могут работать вместе с сотрудником службы безопасности для поддержания уровня безопасности в ночное время как для ночного персонала, так и для гостей. Помимо балансировки гостевой книги, ночной аудитор обычно отвечает за балансировку городской книги и авансовой книги. Городская бухгалтерская книга состоит из денег, причитающихся отелю со стороны компаний, выпускающих кредитные карты, и прямых счетов. Городская бухгалтерская книга также содержит домашние счета, такие как расходы на химчистку или местные телефонные звонки, которые обычно корректируются (списываются) в конце каждого месяца. Авансовый регистр назван удачно, потому что он предназначен для гостей, которые отправили деньги заранее, чтобы оплатить или гарантировать свое пребывание. Эти средства заносятся в авансовую бухгалтерскую книгу при получении отелем, а затем переводятся в гостевой фолио (в гостевой книге) по прибытии этого гостя.
В некоторых отелях бывают случаи, когда бронирование номеров в отеле превышает доступный инвентарь номеров, что приводит к ситуации «перепроданности». Ночной аудитор обычно является сотрудником отеля, который должен заниматься этим, если отель все еще перепродан к моменту ночной контрольной смены. Если прибывает гость с перепроданным бронированием, аудитору приходится успокаивать гостя и подбирать ему подходящее альтернативное жилье, предпочтительно поблизости, а затем обрабатывать перевод в соответствии со стандартами отеля. Это может быть длительный процесс в зависимости от количества пострадавших гостей и продолжительности времени, необходимого для поиска альтернативного жилья; необходимость иметь дело с ситуациями перепроданности может повлиять на время, которое обычно требуется ночному аудитору для проведения аудита, отчеты менеджера и изменение дня в компьютерной системе отеля.
Front Office Management — Ночной Аудит
Аудит — это не что иное, как проведение финансовой проверки организации. Для гостиничного бизнеса управление финансами начинается с фронт-офиса. Точная регистрация транзакций в гостевых фолио начинается с фронт-офиса, который затем переносится в бухгалтерию бэк-офиса. Гостевые учетные записи ежедневно проверяются во время аудита.
Эксперты рекомендуют руководству отеля ежедневно просматривать отчеты о ночном аудите, чтобы получить представление о занятости и финансах отеля.
Давайте посмотрим, что такое ночной одитинг, и подробности о том же.
Что такое ночной аудит?
Это процесс аудита, когда ночной аудитор проверяет всю финансовую деятельность отеля за один день.
Процесс аудита в течение дня обычно проводится в конце дня следующей ночью, отсюда и название «Ночной аудит». Это может быть выполнено обычным способом использования бумаг, квитанций, ваучеров, купонов и файлов. Но проводить аудит с использованием современных систем PMS легко, быстро и эффективно.
Основные мероприятия во время ночного аудита
Ночной аудитор выполняет следующие шаги во время ночного аудита —
Потребность в ночном аудите
Целью ночного аудита является оценка финансовой деятельности отеля. Ночной аудит не только проверяет учетные записи гостей, проверяя кредиты и дебеты, но также отслеживает кредитные лимиты гостей и прогнозируемые суммы и фактические продажи из различных отделов. Ночной аудит проверяет ежедневный поток денежных средств на счет отеля.
Ночной аудит имеет большое значение в гостиничном бизнесе. Орган управления направляет отчет о ночном аудите для планирования будущих целей и контроля расходов. Менеджеры могут немедленно реагировать на полученную информацию.
Обязанности Ночного Аудитора
Помимо основных видов аудита, перечисленных выше, ночной аудитор выполняет следующие обязанности:
Типы отчетов ночного аудита
Сегодня PMS помогает ночным аудиторам в значительной степени проводить аудит и создавать точные отчеты. Вот несколько типичных отчетов, сгенерированных во время ночного аудита —
Отчет о размещении в ночном аудите — в нем представлены снимки дней, в которые занято жилье, дней, когда жилье доступно, регистрации, выезда, незаезда и отмены. В этом отчете может быть показана дополнительная информация по любому из пунктов, перечисленных выше.
Счетчик ночного аудита — содержит подробную информацию о получении и снятии наличных и кредитных карт.
Отчет о доходах от ночного аудита — предоставляет информацию о доходах от размещения, аннулировании и выручке за показ, а также о других доходах от торговых точек. Доход генерируется через различные агентства и организации, такие как турагенты, корпоративные организации, интернет-бронирование. и т.д., также указан в этом отчете.
Отчет о налоговом аудите в ночное время — содержит всю налоговую информацию о доходах от бронирования и других доходах от продаж, таких как НДС, налог на роскошь и налог на обслуживание.
Отчет кассира — это подробный список кассира операций с притоком и выводом денежных средств, кредитных карт и итоговых сумм PMS. Отчет кассира является очень важной частью системы финансового контроля отеля. Менеджер фронт-офиса проверяет ночной аудит и ищет любые расхождения между фактической суммой и итоговой суммой PMS.
Отчет менеджера — это статистический список занятости предыдущего дня. Он включает в себя информацию о доступных номерах, занятых номерах, проданных и освобожденных номерах, тарифах стойки, количестве гостей в отеле, количестве неявок и так далее.
Отчет генерального директора — каждый отдел отеля должен ежедневно отправлять отчет о продажах в фронт-офис. Используя их информацию, создается общий ведомственный отчет для оценки генерального директора. Генеральный директор определяет прибыльные отделы и оценивает успех продаж и маркетинга.
Отчет о высоком балансе — это подробный отчет о гостях, которые превысили кредитный лимит, установленный администрацией отеля.
Сводный отчет по сальдо главной книги — отображает начальные и конечные сальдо для книги авансовых депозитов, гостевой книги и книги города.
Аудиторский отчет о стоимости номера — в нем перечислены все тарифы, которые применяются к каждому гостю, а также разница с тарифом стойки с заранее заданным кодом стойки.
Отчет о размещении в ночном аудите — в нем представлены снимки дней, в которые занято жилье, дней, когда жилье доступно, регистрации, выезда, незаезда и отмены. В этом отчете может быть показана дополнительная информация по любому из пунктов, перечисленных выше.
Счетчик ночного аудита — содержит подробную информацию о получении и снятии наличных и кредитных карт.
Отчет о доходах от ночного аудита — предоставляет информацию о доходах от размещения, аннулировании и выручке за показ, а также о других доходах от торговых точек. Доход генерируется через различные агентства и организации, такие как турагенты, корпоративные организации, интернет-бронирование. и т.д., также указан в этом отчете.
Отчет о налоговом аудите в ночное время — содержит всю налоговую информацию о доходах от бронирования и других доходах от продаж, таких как НДС, налог на роскошь и налог на обслуживание.
Отчет кассира — это подробный список кассира операций с притоком и выводом денежных средств, кредитных карт и итоговых сумм PMS. Отчет кассира является очень важной частью системы финансового контроля отеля. Менеджер фронт-офиса проверяет ночной аудит и ищет любые расхождения между фактической суммой и итоговой суммой PMS.
Отчет менеджера — это статистический список занятости предыдущего дня. Он включает в себя информацию о доступных номерах, занятых номерах, проданных и освобожденных номерах, тарифах стойки, количестве гостей в отеле, количестве неявок и так далее.
Отчет генерального директора — каждый отдел отеля должен ежедневно отправлять отчет о продажах в фронт-офис. Используя их информацию, создается общий ведомственный отчет для оценки генерального директора. Генеральный директор определяет прибыльные отделы и оценивает успех продаж и маркетинга.
Отчет о высоком балансе — это подробный отчет о гостях, которые превысили кредитный лимит, установленный администрацией отеля.
Сводный отчет по сальдо главной книги — отображает начальные и конечные сальдо для книги авансовых депозитов, гостевой книги и книги города.
Аудиторский отчет о стоимости номера — в нем перечислены все тарифы, которые применяются к каждому гостю, а также разница с тарифом стойки с заранее заданным кодом стойки.
Балансировка ночных отчетов
Вот некоторые формулы, используемые для баланса ночного аудита —
Формула для балансирования банковского депозита
Формула для балансирования банковского вклада —
Формула для балансировки гостевой книги
Формула для балансировки гостевой книги —
Формула для Балансировки Городской книги
Формула для балансировки главной книги города —
Ночной портье: функциональные обязанности
В составе службы приема и размещения имеется должность ночного аудитора (ночного портье). Он наделен широким кругом функций и обязанностей, которые в два раза превышают обязанности обычного портье.
На службу ночного аудитора возлагается подведение общих итогов дня.
Баланс счетов подводится каждый вечер. Это процесс очень важен, он осуществляется в то время, когда все прочие службы уже не работают, а именно: во время третьей смены – ранним утром. В крупных отелях такая должность может быть даже не предусмотрена.
Первым шагом в этом процессе являются начисление на счета тех платежей, которые не были в них внесены ранее. Потом итоговые цифры на счетах в компьютере сверяются с отчетами других отделов для проверки правильности начислений. Затем проводятся начисления за аренду номеров, и итоговые цифры заносятся в гостевой файл. Таким образом, формируются окончательный отчет обо всех суммах задолженности гостинице.
Ночной портье, как правило, сменяет дневного не ранее 23:00, принимая на себя функции приема и расчетной части. После 24:00 ночной портье часто выполняет функции бармена вестибюльного бара, который работает круглосуточно.
Одной из основных обязанностей ночного портье является обход здания в целях проверки исправности сигнализации и безопасности гостиницы. Во время обхода ночной портье забирает листы-заказы завтраков в номер, которые заполняются клиентами и вывешиваются за дверь. В ночное время совершается не менее трех таких обходов. Время каждого заносится в специальный журнал.
После того как собраны все листы-заказы завтраков в номер, ночной портье вводит в журнал информацию о виде завтраков, их стоимости и количестве для каждого номера. К 6:00 утра ночной портье должен подготовить к транспортировке завтраки в вакуумных подносах к дверям номеров. К 7:00 осуществляется пересменка, ночной портье предоставляет рапорт.
Функциональные обязанности ночного аудита:
· проверка счетов по оплате услуг, оказанных гостям за день. Особое внимание уделяется правильности применения прейскурантов цен и услуг, обоснованности применения скидок;
· проверка суточного отчета гостиницы, выполняемого службой размещения;
· ведение параллельного учета на случай, если компьютерная система выйдет из строя;
· проверка соответствия количества освобождающихся мест в гостинице к числу мест предварительного бронирования следующих суток;
· проверка служб, участков, отдельных объектов гостиницы, где возможны хищения, кражи или другие негативные проявления;
· проверка журнала регистрации обращений клиентов отеля с пожеланиями и подготовка отчета менеджеру службы приема о состояние качества обслуживания в отеле.
Правила выполнения ночного аудита
Основной целью ночного аудита является подтверждение правильности и полноты учёта гостевых и негостевых счетов по гостинице по сравнению с внутренними докладами.
Работа аудитора состоит в:
— проверке внесенных записей ;
-Составлении баланса счетов;
-Мониторинге кредитных организаций;
-Подготовке оперативных докладов.
Описание системных процессов ночного аудита:
1. Поиск и обработка невыездов (гостей, дата выезда которых равна текущей дате). Для невыехавших гостей система предлагает либо их выписать, либо изменить дату выезда на следующую дату.
2. Поиск и обработка незаездов (гостей, дата заезда которых равна текущей дате). Незаехавшим гостям система автоматически меняет статус с Брони на Незаезд. Отдельно контролируется факт незаезда гостей с перерегистраций комнат. При создании специальных настроек система автоматически начисляет на счета незаехавших гостей с гарантированной бронью штраф за незаезд.
3. Обновление статуса комнат. Система автоматически изменяет статус на грязный для всех занятых комнат.
4. Обработка освобождения от налогов. При специальных настройках система автоматически корректирует начисления налогов на соответствующих счетах гостей.
5. Начисление дополнительных услуг. Система автоматически начисляет ежедневные дополнительные услуги на счета гостей, у которых они определены.
6. Начисление тарифов и налогов. Система автоматически начисляет на счета проживающих гостей тарифы проживания и соответствующие налоги.
7. Начисление деталей пакета. Система автоматически начисляет детали пакета проживающим гостям.
8. Сохранение данных. Система автоматически рассчитывает статистические данные и основные показатели гостиницы на текущую дату (коэффициент загрузки, показатели доходов проживания и дополнительных услуг, средний отпускной тариф, количественные показатели комнат и гостей) и сохраняет их для последующего использования в отчетах.
9. Обновление тарифов гостей. Система автоматически изменяет на счетах проживающих гостей тариф проживания на завтрашний день согласно условиям, установленным соответствующим тарифным планом.
10. Очистка старой информации. Система автоматически удаляет старую информацию (записи контроля за действиями пользователей, записи сообщений гостям, таблицы наличия комнат до указанной даты) согласно условиям, установленным в модуле Настройки.
11. Продление таблиц наличия. Система автоматически продлевает таблицы наличия комнат в системе на один день вперед от наличия.
Основные функции ночного аудитора состоит в том, чтобы проконтролировать, что гостиница получила плату за предоставленные блага и услуги клиентам. Аудиторские процессы считаются завершенными, когда доказана правильность итогов учета бухгалтерии и подразделений гостиницы. До тех пор пока аудиторские процессы не находятся в состоянии баланса, аудит считается незавершенным.
Процедура Ночного аудита.
Процедура Ночного аудита состоит из нескольких задач, запускаемых автоматически и контролируемых системой. Система запускает новую задачу сразу после проведения предыдущей без вмешательства пользователя в процедуру. Обновление даты в гостинице происходит вследствие проведения ночного аудита.
Перед запуском процедуры Ночного аудита система проводит ряд проверок для того, чтобы убедиться в том, что нет никаких условий, препятствующих процедуре Ночного аудита. Если такие условия существуют, то на экране появляется соответствующая предупреждающая надпись.
Примеры предупреждений перед запуском ночного аудита:
Предупреждение системы о том, что с момента прошлого Ночного аудита проведено менее 25 начислений, что может означать попытку повторно запустить процедуру ночного аудита в течение одного дня.
Предупреждение системы о том, что с момента прошлого Ночного аудита прошло менее 20 часов назад, что может означать попытку повторно запустить процедуру ночного аудита.
Предупреждение системы о том, что на текущую дату есть не выписанные брони.
Примеры типовых задач перед закрытием дня:
— проверка оставшихся броней на заезде: отменить или оставить для автоматического перевода в статус Незаезд во время ночного аудита
— проверка невыехавших гостей в списке Выезда на текущий день: продлить проживание или оформить выезд
— проверка корректности закрытия счетов безналичным кодом оплаты для передачи в бухгалтерию
— балансирование смены кассиров, закрытие кассы,
— проверка правильного применения тарифов проживания
«От заката до рассвета»: профессия ночной аудитор
Гостиница – круглосуточно работающий объект. Именно на плечи ночного аудитора падает ответственность за происходящее в отеле в ночное время. И если в крупных сетевых гостиницах по ночам иногда еще и присутствует кто-то из менеджеров, то в средних и тем более малых ночной аудит – это не только контроль за пересменкой и ночными заездами, но и решение абсолютно всех вопросов с 9 вечера до 9 утра, и в том числе конфликтных ситуаций. О чем нужно помнить на этой должности, и как «вырастить» достойную смену? Читайте в материале на Фронтдеск.ру
Портал Frontdesk.ru рассказывает о профессии Ночной аудитор и делится советами: на что нужно обращать особое внимание в работе, а для претендентов на эту должность – как ее получить. За полезные комментарии благодарим Екатерину Сапожникову, которая имеет обширный опыт работы ночным аудитором.
Сфера ответственности ночного аудитора:
Особенно работа ночного аудитора важна для небольших гостиниц и мини-отелей, где, помимо ночного аудитора, ночью на смене – максимум горничная и охранник либо беллбой, больше никого. То есть, вся ответственность за гостиницу ложится на аудитора, по факту становящегося на это время и.о. генерального директора.
Специфика работы в кризисные периоды
«Когда загрузка гостиницы велика, то ночная смена будет гарантированно занята всю ночь. Но в реалиях пандемии, при резком падении загрузки весной 2020 года наш отель столкнулся с тем, что на отчеты и прочие необходимые действия у сотрудников службы приема и размещения уходит максимум два часа до аудита (23.00), и два часа – после. То есть, еще шесть или семь часов им нечем заняться; а попытки отвлечься/развлечься опасны тем, что рано или поздно начинает страдать сервис.
Рекомендация? Максимально загружайте сотрудников работой. Причем не бессмысленным перекладыванием бумажек: например, мы определили задачи, на которые в ежедневной текучке и при высокой загрузке, как правило, не хватало времени. В частности, это проверка профилей гостей, актуальности данных, выявление и удаление случайно продублированных данных и т.д. Поэтому мы распределяли по 100-200 профилей на каждого: и человек «при деле», и средству размещения – большая польза».
Варианты, чем занять персонал в ночную смену:
Советы по карьерному росту будущему ночному аудитору:
Если хотите занять эту должность и в перспективе «расти» по карьерной лестнице:
И нынешнему ночному аудитору:
Ни в коем случае не перекладывайте ответственность на дневную смену. К сожалению, часты случаи, когда ночной портье говорит «подойдите на стойку утром, мои коллеги все решат». Такой ответ – табу, если только речь не идет о вопросах, которые может решить исключительно топ-менеджер или генеральный менеджер; нужно уметь решать все вопросы самим, в рамках своих компетенций, и грамотно передавать информацию утренней смене. Чтобы ни в коем случае не страдали ни работающие с вами коллеги, ни тем более постояльцы.
Кристина Голубева, специально для Frontdesk.ru