Сбис эдо 200 что это
Что такое электронный документооборот и как он работает
Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.
Что вы узнаете
Кому подходит
Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.
Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.
Схема работы
Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.
Преимущества ЭДО
Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.
Как понять, что пора переходить на ЭДО
Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.
На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:
Как начать работу с ЭДО
Для обмена электронными файлами участники процесса должны:
С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.
Какую ЭП использовать
Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.
Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.
Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.
Для чего нужна система электронного документооборота СБИС
ЭДО инновационный способ работы. Позволяет организовать деловую переписку с клиентами, согласовывать и подписывать договоры. Формирует быстрый и надежный обмен сообщениями внутри организации. Присутствовать на видео совещаниях отовсюду, где есть интернет.
Что представляет собой сервис
Сбис электронный документооборот ЭДО – это система, позволяющая вести с партнерами: юридическими лицами, государственными и муниципальными службами, частными лицами, сотрудниками:
Рис 2: документооборот
Единая электронная сеть является защищенным каналом связи, не только формирующей документооборот. Использование системы дает возможность быть в курсе событий организации в режиме 24/7. Позволяет управлять бизнесом из любой точки, где есть интернет.
Функциональные возможности СБИС
На замену бумажным носителям пришел электронный документооборот. Через СБИС можно работать:
Организовать внутренний обмен письмами, заявлениями. Проводить совещания, видео конференции. Загружать со сканера, жесткого диска, из 1С или SAP акты, ТОРГ-12, счет-фактуры и выдавать их не распечатывая на принтере.
Начальникам отделов, директорам, менеджерам доступна функция планирования: календарь задач. Участвовать в торгах, организованных на основании закона № 325-ФЗ от 21.11.2011 года, имея специальный цифровой ключ подписи. Финансистам и главным бухгалтерам: передавать в соответствующие структуры отчетность, отвечать на требования ИФНС, направлять документы для камеральной проверки.
Клиенты обмениваются сообщениями, передают на согласование и подпись контракты и отгрузочные документы. Передача происходит конфиденциально. Прочие пользователи ознакомиться с перепиской смогут после того, как им откроют доступ участники диалога.
Пользователям сервиса доступны возможности:
Можно ли пользоваться бесплатной версией
Порядок регистрации происходит по аналогии с созданием электронной почты. Защитить свой аккаунт можно с помощью уведомлений на номер телефона, электронный адрес.
Подтвердив логин и пароль, пользователь получает бесплатный доступ к услугам:
Абонент может выставлять счета партнерам, создавать контакты, вести личный календарь задач, но без ЭЦП потребуется распечатать документы и передать их через курьера, менеджера или почтой России.
Особенности работы ЭДО в отраслях
В сервисе организованы индивидуальные разработки для всех отраслей.
Таблица 1: СБИС в отраслях
| Вид бизнеса | Функционал |
| Производство | Ø Согласование заказов, стоимости, контрактов, условий поставки; Ø Контроль остатков сырья, поставок поставщиков; Ø Создание облачного каталога продукции; Ø Подтверждение сертификатов на соответствие международным стандартам качества продукции; |
| Общественное питание | Ø Статистика работы сетевых предприятий и каждой точки отдельно; Ø Кадровый учет сотрудников; Ø Создавать отчет ОФД онлайн кассы; |
| Логистика и транспорт | Ø Получение электронных заказов; Ø Отслеживание процесса доставки; Ø Складская логистика; Ø Закрывающие документы. |
Рис 6: СБИС в общепите
Стоимость подключения и обслуживания
Клиентам компания Тензор предлагает воспользоваться услугой ЭДО за 6 000 рублей в год. Стоимость включает в себя НДС. При этом подключение одного абонента обойдется в 500 рублей.
Для тех, кто ранее не пользовался услугами, потребуется приобрести сертификат. Для абонентов, которые пользуются сервисом по сдаче отчетности, дополнительных расходов делать не придется.
В целом за 6 500 рублей организация получает:
При документообороте от 400 до 1 000 в квартал стоимость пакета (счет, накладная, акт, счет-фактура) не превышает 5 рублей. Абонент, как полноправный пользователь, сможет пригласить контрагента к электронному документообороту в СБИС.
Как начать работу в системе СБИС
Соглашение об электронном документообороте заключается после оформления заявки на сайте Тензор. Компания создает для клиента аккаунт. Выдает сертификат и ключ подписи. О том, как начать работать с ЭДО, можно узнать здесь:
Пояснения по тарифам
Общие вопросы СБИС
Электронная подпись
Точка продаж
Электронная отчетность
Электронный документооборот
Общие вопросы СБИС
В: Из чего складывается стоимость?
Минимальный вариант — это стоимость аккаунта. Дополнительно вы можете подключить необходимый набор тарифов и расширений.
В: Что такое аккаунт?
Аккаунт — это ваш личный кабинет, место хранения информации в системе СБИС. Доступ в аккаунт имеют только зарегистрированные в нем пользователи. В одном аккаунте можно хранить и обрабатывать документы/отчеты по нескольким компаниям. При первичной регистрации вам выделяется бесплатный аккаунт с базовыми возможностями. Чтобы пользоваться платными функциями, приобретите платный аккаунт. С покупкой аккаунта или позднее подключите нужный тариф и, если надо, расширьте его.
Функционал сдачи отчетности и документооборота с госорганами доступен как в личном кабинете СБИС, так и в «толстом клиенте» (программа «СБИС Электронная отчетность», устанавливаемая на ПК). Пользуйтесь любым удобным вам «клиентом», соблюдая правило: 1 аккаунт = 1 база данных. СБИС автоматически синхронизирует данные между этими «клиентами».
В: На что действует тариф?
Тариф или его расширение может быть доступен либо одному юридическому лицу (точке продаж, кассе, камере), либо всем компаниям аккаунта.
| Продукт | Тариф | На кого действует |
|---|---|---|
| Отчетность | Легкий, Базовый, Компания с нулевой отчетностью (Нулевка), Отчетность в МВД, РПН, ФСРАР, Центробанк | На юрлицо |
| Корпоративный (5, 10, 25, 50) | На то количество юрлиц, что указано в тарифе | |
| Уполномоченная бухгалтерия (УПБ), Суперсверка (сотрудников, налогов, 6-НДФЛ), Госпроверки, анализ финансов и налогов, Премиум (персональная поддержка, сопровождение ЭП) | На аккаунт | |
| Бухгалтерия | Базовая, Профи, Интеграция со Сбербанком | На юрлицо |
| Корпоративная | На все юрлица, для которых в аккаунте выбран тариф Отчетность Корпоративный | |
| Документооборот и EDI | Обмен с контрагентами | На юрлицо |
| Внутренний документооборот, SignedOnPage, Заказы и поставки (EDI), Международный ЭДО, Шифрованный ЭДО | На аккаунт | |
| Все о компаниях и владельцах | Базовые сведения, Расширенные сведения, Работа через API (Базовые сведения и Расширенные сведения), Проверка физлиц по базам | На аккаунт |
| Поиск и анализ закупок | Базовый, Расширенный, Максимум, Максимум+API | На аккаунт |
| Все для удаленной работы | На связи, Все онлайн | На аккаунт |
| Онлайн-кассы и ОФД | СБИС ОФД | На кассу |
| Для магазинов и аптек | Касса, Касса, склад, Профи | На точку продаж |
| Обмен с госсистемами | ЕГАИС, Меркурий, Маркировка, Маркировка лекарств | На точку продаж |
| Прослеживаемость | На юрлицо | |
| Для ресторанов, кафе, столовых | Базовый, Оптимальный, Профи, Доставка блюд, Мобильный официант, Экран повара | На точку продаж |
| Для салонов и сферы услуг | Базовый, Профи | На точку продаж |
| Управление персоналом | Зарплата, Кадры, Зарплата и кадры, Кадровый ЭДО | На юрлицо |
| Подбор персонала, Проверка по базам МВД, ФНС и др., Учет рабочего времени, Мониторинг активности за ПК, Электронная очередь | На аккаунт | |
| HR-портал | Все возможности по подбору персонала — на аккаунт; по расчету зарплаты и кадрам — на юрлицо | |
| Торговля и производство | Базовый, Профи | На аккаунт |
| Мобильные сотрудники | Заявки и наряды, Заявки, наряды, касса и склад, Путевые листы | На аккаунт |
| CRM для активных продаж | CRM, Мотивация и KPI | На аккаунт |
| Облачная АТС | Облачная АТС, АТС на сервере в вашем офисе | На аккаунт |
| Вебинары и коммуникации | Вебинары и видеокоммуникации, Корпоративная соцсеть | На аккаунт |
| Видеонаблюдение | Видеонаблюдение | На камеру |
| Расширения тарифов | Пользователи, Электронная подпись, СБИС.Диск, Уведомления и рассылки (SMS, Viber) | На аккаунт |
В: Смена тарифа
Стоимость = 300 р. (за досрочный переход) + (Новая цена × Кварталы до окончания лицензии/4) – (Старая цена × Кварталы до окончания лицензии /Оплаченные кварталы старой лицензии)
При понижении стоимости деньги не возвращаются.
Для Oтчетности, Бухгалтерии, ЭДО, Управления персоналом, Для магазинов, Для ресторанов и Для салонов смена тарифа производится для конкретной организации/точки продаж аккаунта, для остальных тарифов – для аккаунта в целом.
В: Комбинирование тарифов в аккаунте
В одном аккаунте можно подключить несколько тарифов. Функционал тарифов в таком случае будет складываться. Например, если вам нужно сдавать отчетность и вести электронный документооборот, вам необходимо подключить любой тариф Отчетности + тариф «Обмен с контрагентами».
Исключение: тариф «Уполномоченная бухгалтерия» не сочетается в одном аккаунте ни с какими другими тарифами семейства Отчетность.
Каждый дополнительно подключенный тариф увеличивает количество пользователей в аккаунте на одного.
В: Подключение нескольких компаний
Под «компанией» мы понимаем зарегистрированное на территории РФ юридическое лицо или индивидуального предпринимателя. Филиалы (представительства, обособленные подразделения) считаем за отдельные компании, если они зарегистрированы в отдельных аккаунтах или отправляют отчеты сами за себя.
В одном аккаунте СБИС вы можете регистрировать неограниченное количество ваших компаний. Для некоторых тарифов введено ограничение на количество компаний, для которых разрешается функционал при покупке одной лицензии:
| Тариф | Количество компаний, включенных в тариф | Расширение количества компаний |
|---|---|---|
| Отчетность Легкий | 1 | По одной |
| Отчетность Базовый | 1 | |
| Отчетность Корпоративный | В соответствии с тарифом (до 5/10/25/50/100 включительно) | Пакетами |
| Отчетность Уполномоченная бухгалтерия | Не ограничено | Не ограничено |
| Все о компаниях и владельцах | ||
| Торги и закупки | ||
| Электронный документооборот | 1 | По одной |
| Точка продаж | 1 точка продаж (1 КПП) | По одной |
Если в одном аккаунте будут работать компании, зарегистрированные в регионах с разной стоимостью подключения, то стоимость подключения и обслуживания всех компаний данного аккаунта определяется по региональной стоимости головной (самой крупной) организации аккаунта.
Стоимость лицензий для организаций, состоящих на налоговом учете в межрегиональной инспекции ФНС как крупнейший налогоплательщик, рассчитывается по ценам г. Москвы вне зависимости от региона фактического размещения.
В: Расширение тарифов
При расширении существует несколько правил:
Стоимость = Полная стоимость×Кварталы до окончания лицензии (включая текущий)/4
В: Пользователи и сотрудники
Пользователь — это тот, кто имеет доступ в личный кабинет СБИС. Заходя в систему, он может отправлять сообщения, ставить задачи, смотреть электронный расчетный листок со своей зарплатой, подписывать инструкции и т.д.
Сотрудник — это тот, по кому считаем зарплату, ведем кадровый учет или фиксируем время приходов и уходов. Он может не быть пользователем. Сотрудник становится пользователем в тот момент, когда ему выдали логин и пароль для входа в личный кабинет СБИС и он по ним зашел.
Например, уборщица, для которой рассчитывается зарплата, считается как сотрудник. Но как только ей предоставили доступ для просмотра начисленной зарплаты и премии в личном кабинете, она учитывается как пользователь.
Каждый пользователь по умолчанию одновременно является сотрудником.
Количество пользователей и сотрудников в лицензиях:
| Лицензии | Пользователей | Сотрудников |
|---|---|---|
| Отчетность (Легкий, Базовый, Корпоративный, УПБ) | 5 (входят в аккаунт) | — |
| Бухгалтерия | 100 для расчета зарплаты и ведения кадрового учета* | |
| Управление персоналом (Зарплата, Кадры, Зарплата и кадры, HR-портал) | ||
| Учет рабочего времени | 25 для выдачи пропусков и фиксации прихода/ухода* | |
| Все о компаниях | — | |
| Торги и закупки | — | |
| Торговля и производство | — | |
| Обмен с госсистемами (ЕГАИС, Меркурий, Маркировка) | — | |
| Мобильные сотрудники | — | |
| CRM | — | |
| Видеонаблюдение | — | |
| Облачная АТС | — | |
| Вебинары и коммуникации | — | |
| Электронный документооборот | 6 (5 входят в аккаунт, 1 доп. пользователь) | — |
| Для магазинов и аптек | — | |
| Для ресторанов, кафе, столовых | — | |
| Для салонов и сферы услуг | — |
* — Если у клиента несколько юрлиц, то указанное количество сотрудников будет доступно каждой организации, после превышения лимита на каждое юрлицо необходимо купить расширение «Доп. сотрудники».
При покупке нескольких тарифов количество пользователей не суммируется, количество сотрудников суммируется. Например, если у клиента подключены тарифы «Бухгалтерия», «Кадры» и «Учет рабочего времени», то общее количество сотрудников будет 225 (100 + 100 + 25), а количество пользователей — 5.
Мы не тарифицируем вход в систему по электронной подписи, т.к. в состав ЭП уже включен 1 пользователь.
Если требуется больше:
В: Уведомления о событиях
Уведомления можно получать несколькими способами:
Если информирование по e-mail и через Мобильный СБИС – бесплатны, то уведомления по SMS, Viber и в социальных сетях подлежат тарификации. Ниже в таблице приведены типы уведомлений, которые тарифицируются/не тарифицируются:
Тарифицируются отправленные уведомления.
Удобнее вместо SMS-уведомлений или по Viber установить Мобильный СБИС для iOS или Android. В нем все уведомления бесплатны.
В: Рассылка чеков ОФД по SMS, Viber, e-mail
Отправлять чеки клиентам можно несколькими способами: на e-mail, по SMS, по Viber, в Одноклассники или Вконтакте. SMS c чеками и отправка чеков по Viber или в соцсети подлежат тарификации, для их отправки нужно приобрести расширение «Доп. уведомления (SMS, Viber)».
В: Почековая и подневная тарификация ОФД
Тарифицируются все чеки (включая чеки коррекции) и бланки строгой отчетности (включая коррекционные бланки строгой отчетности), переданные в ОФД.
В одном аккаунте можно совмещать несколько тарифов: например, основная касса может быть подключена к годовому тарифу ОФД, а подменная — к подневному. При подключении почекового или подневного тарифов взимается предоплата 300 руб.
Бесплатная смена тарифа возможна только после окончания расчетного периода — календарного квартала. При переходе на данный тариф с тарифов СБИС ОФД на 15 мес. или СБИС ОФД на 36 мес. неиспользованный остаток не возвращается.
Электронная отчетность
В: Какая отчетность считается «нулевой»?
Отчетность будет нулевой, только если в отчетном периоде выполнялись следующие условия:
Для нулевой отчетности в СБИС разработан специальный мастер, который позволяет за несколько кликов мышки подготовить и сдать отчетность во все госорганы. Электронная подпись для сдачи нулевой отчетности должна быть выпущена на директора. Отправку по доверенности данный мастер не поддерживает.
В: Сравнение тарифов отчетности
Часть функционала тарифов уже включена в платный аккаунт. Ниже приведено сравнение функций по тарифам Отчетности: