что относится к первичным бухгалтерским документам список
Что относится к первичным бухгалтерским документам список
Статья 9. Первичные учетные документы
Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9
1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
Первичный бухгалтерский учет
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Расскажем, из чего состоит первичный учет и какие сервисы помогут бухгалтеру быстрее справляться с первичными документами и не делать ошибок.
Что такое бухгалтерский учет?
Бухучет — это учет всех доходов и расходов компании, ее имущества и обязательств. Это не просто записи в Excel: учет ведется по строгим правилам, которые установлены Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Компании нужно вовремя учитывать все операции: покупку, продажу, перемещение, списание и т.д. Эти операции оформляются первичными документами: актами, накладными, приказами, договорами.
Что такое первичная документация
Первичка — любой документ, подтверждающий факт сделки. Такие документы нужно оформлять и хранить для подтверждения понесенных расходов и правильного расчета налоговой базы.
Первичка формируется и подписывается в момент совершения операции. Обычно этим занимается поставщик. Перечень первички большой, он зависит от типа совершаемой операции. В любом первичном документе обязательно должны быть следующие реквизиты:
Обычно формы первичных документов закрепляются в учетной политике. Рассмотрим основную первичку, которую используют компании.
Договор. При намерении совершить сделку стороны подписывают договор. В нем фиксируются реквизиты сторон, характер сделки, сроки, место сделки, дата, порядок разрешения споров и форс-мажорные обстоятельства. В договоре устанавливается предмет и цена сделки. Это могут быть товары, работы или услуги.
Лучше всего на каждую сделку оформлять отдельный договор. Но на практике с постоянными партнерами заключается один общий договор на 1 год, который затем постоянно автоматически пролонгируется. А характер отгружаемого товара или услуги и цену устанавливают в приложении к договору — спецификации или счете на оплату.
Иногда письменного договора может не быть. Например, в сделках купли-продажи хватает товарного или кассового чека. А крупные компании, работающие со множеством партнеров, подготавливают договор-оферту, чтобы не заключать отдельный договор с каждым покупателем.
Договор — это не всегда первичный документ. Потому что сам по себе договор не создает движения по счетам бухучета, а лишь устанавливает права и обязанности сторон. Первичным документом он становится тогда, когда это будет закреплено в учетной политике или на его основании можно будет сделать бухгалтерскую запись. Например, договор поручительства или займа.
Счет на оплату. Счет — документ, в котором продавец устанавливает цену на услугу или товар. В момент оплаты покупатель подтверждает, что согласен с условиями поставщика. Узаконенной формы счета нет. Организация разрабатывает ее самостоятельно, указывая условия сделки, товар, услугу, цену, порядок отгрузки и так далее. Счет подписывает только продавец.
Платежные документы. Это целая группа документов, подтверждающих оплату. Сюда относятся кассовые, товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности.
Товарные накладные. Самый популярный документ в жизни бухгалтера. Именно на его основании происходит отпуск ТМЦ и их списание покупателю со склада. Составляется в двух экземплярах. Первый остается у продавца, чтобы его бухгалтерия списала товар со склада, второй — у покупателя, чтобы его бухгалтерия приняла товары к учету. Накладные подписывают покупатель и продавец.
Акт выполненных работ (оказанных услуг). Акт похож на товарную накладную, только используется при оказании услуг или выполнении работ. Подписанный с двух сторон акт подтверждает, что стороны не имеют друг к другу претензий по выполненным работам. Акт подписывают сторона, оказывающая услуги, и сторона, принимающая их.
Счет-фактура. Используется для принятия НДС к вычету. Подписывает ее продавец, если он использует общую систему налогообложения и является плательщиком НДС. Обычно продавец передает ее покупателю одновременно с товарной накладной или актом выполненных работ, если в них указан НДС.
Счет-фактуру часто путают с первичным документом. Но по сути это налоговый документ для вычета НДС. На основании только лишь фактуру нельзя принять ТМЦ к учету.
Как первичка отражается в бухучете
В бухучете вся информация хранится на бухгалтерских счетах. Каждый счет предназначен для информации о конкретном объекте. Например, счет 10 — для учета сырья, 41 — товаров, 43 — готовой продукции, 50 — денег в кассе, а 51 — денег на расчетном счете.
Рассмотрим на том же примере, как бухгалтер фиксирует информацию по первичке:
На основании счетов подготавливается бухгалтерская отчетность. Поэтому очень важно, чтобы бухгалтер своевременно и правильно заносил первичку в базу. Например, в нашем примере до бухгалтера не дошел счет-фактура. Значит НДС к вычету он не принял, следовательно, компания переплатила. Или еще лучше — бухгалтер не видел товарной накладной. Значит на складе не ведется учет кирпича, а в балансе завышена дебиторская задолженность, так как по документам поставщик ничего не отгружал.
Как избежать ошибок при вводе первички в бухбазу
Обработка первички — рутинное занятие. Бухгалтеры привыкли делать это вручную. Брать распечатку скана или оригинал и переносить данные из него в базу. Нужно создать контрагента, вбить номенклатуру, ее количество и стоимость. Поле для ошибок огромно. Например, можно не обратить внимание на единицу измерения, можно перепутать местами цифры и так далее.
Чтобы избежать ошибок и ускорить работу бухгалтера, компании подключают электронный документооборот и пользуются сервисами автоматического ввода первички. Работают они по следующему алгоритму:
Если одновременно с этим договориться, чтобы поставщики скидывали сканы документов на электронную почту бухгалтера, скорость обработки первички возрастет в разы, а количество ошибок уменьшится.
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия можно работать со встроенным электронным документооборотом и системой распознавания сканов. Все это ускоряет обработку первичных документов. А еще в Бухгалтерии простой учет, работа с сотрудниками, отчетность через интернет. Первые 14 дней работы бесплатны.
Первичные учётные документы: инструкция по применению
Первичные учётные документы или попросту первичка — это основа для учёта. Без них не будет ни бухгалтерской, ни налоговой отчётности. Поэтому бухгалтеры так настойчиво требуют вовремя составлять их и сдавать в бухгалтерию. Рассказываем, для чего нужна первичка, как её оформлять и хранить.
Для чего нужна первичка
Любой факт хозяйственной жизни должен регистрироваться в первичном учётном документе. Это требование закреплено в статье 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. Первичный документ нужно составить в момент совершения операции или непосредственно после её окончания.
Когда налоговики или аудиторы будут проверять отчётность, они прежде всего убедятся, есть ли первичный документ на каждую операцию. Нет документа — нет хозяйственной операции, а значит отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно.
Для каждого типа операции применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются в акте об оказании услуг, продажа товаров — в накладной, поступление денег — в приходном кассовом ордере, а списание материалов в производство — в требовании-накладной. Все эти документы нужно хранить и предъявлять контролёрам по их требованию.
Формы первичных документов
Когда-то первичные документы нужно было оформлять только по формам, которые разработал Госкомстат. Но с 2013 года для коммерческих организаций такого требования нет, за некоторыми исключениями, о которых расскажем ниже. Компании сами могут разработать формы документов и закрепить их в учётной политике.
В базе документов сервиса «Моё дело» вы найдёте все формы первичных документов и несколько вариантов учётной политики. А став пользователем сервиса вообще избавитесь от забот по заполнению документов. Сервис сам формирует документы, автоматически подтягивая данные и реквизиты из базы.
На практике многие организации и предприниматели продолжают использовать унифицированные формы, при необходимости дорабатывая их под себя: удаляют ненужные поля или добавляют новые.
Даже самостоятельно разработанные или доработанные формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 закона о бухучете:
Для некоторых документов законами могут быть предусмотрены другие обязательные реквизиты, которые не упомянуты в законе о бухучёте. При разработке таких документов придется учитывать специальные требования. Например, в отношении путевого листа.
Все формы первичных документов, которые использует организация, должны быть закреплены в учётной политике и применяться, как минимум, год — до утверждения новой политики.
Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон 402-ФЗ разрешает составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Если это двусторонний или многосторонний первичный документ, то обе стороны сделки должны его подписать электронной подписью. Замена подписи одной из сторон на собственноручную в таком случае недопустима (письмо ФНС России № ЕД-4-15/7760 от 23 апреля 2018 г.). То есть если вы подписали накладную электронной подписью, то же самое должен сделать и ваш контрагент. Если у кого-то нет такой возможности, придётся по старинке оформлять бумажный документ.
Если оформляете первичку на бумаге, подписи должны быть строго «живыми». Подписывать нужно ручкой с чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета. Факсимиле использовать нельзя (письмо Минфина № 03-01-10/8-404 от 26 октября 2005 г.).
Когда можно применять только унифицированные формы
Не всегда у организаций и предпринимателей есть полная свобода в выборе формы первичного документа. Иногда нужно использовать строго унифицированные формы.
Так, при перевозке грузов автотранспортом можно применять только транспортную накладную, утверждённую Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г.
При проведении безналичных расчетов используют расчётные документы, утверждённые банковским законодательством. В частности, Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.
Унифицированными должны быть кассовые документы: приходные и расходные ордеры, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчётно-платежные ведомости. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Можно ли оформлять первичку в валюте
В законе о бухучёте нет конкретного условия, что первичные документы нужно составлять именно в рублях. Но тот же закон говорит, что объекты бухучёта нужно отражать в рублях, а если их стоимость выражена в валюте, нужно пересчитать в рубли. И в рублях же нужно составлять отчётность. Поэтому и первичка должна быть тоже в рублях.
Если нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента, можно сделать так:
Как вносить исправления в первичные документы
Если после того, как документ приняли к учёту, в нем обнаружили ошибку, заменить его новым уже нельзя, можно только исправить существующий. Исключение — счета-фактуры и УПД. Для них предусмотрены корректировочные формы.
Чтобы внести исправление в бумажный документ, нужно выполнить следующие действия.
Как вносить исправления в электронные первичные документы, организация может решить сама. Выбранный способ нужно зафиксировать в учётной политике.
Нужно ли заверять первичку печатью
В обязательных реквизитах первичных документах печать не упомянута. Поэтому такой обязанности у организаций нет. Но есть исключения.
Если в документах, которые вы разработали самостоятельно и закрепили в учётной политике, есть реквизит печати, её нужно всегда проставлять в таких документах.
Организациям целесообразно заверять оформляемые документы печатью. Это сводит к минимуму возможность его подделки, позволяет с наибольшей достоверностью идентифицировать организацию и полномочия её доверенных лиц.
Как организовать хранение первичных документов
Согласно п. 6 Положения Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, первичные документы, которые используются в текущей деятельности, до передачи в архив нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
После того, как документы перестают использоваться в текущей деятельности, их помещают на хранение в архив. Можно использовать как собственный архив, так и воспользоваться услугами специализированных сторонних организаций.
Можно хранить первичку и в электронном виде, но только если она заверена электронной подписью. При этом нужно осуществлять и хранение средств для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.
Порядок хранения документов и процедуру передачи документов в архив лучше прописать во внутренних документах организации.
О сроках хранения документов с последними изменениями мы подробно рассказали в этой статье. Для большинства документов бухгалтерского и налогового учёта срок хранения — 5 лет, а для документов по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии — 50/75 лет.
Что делать при утере документов
Нужно расследовать причины пропажи и найти либо восстановить документы. Для расследования назначают специальную комиссию. Если нужно — с участием госорганов. По результатам расследования составляют акт.
Если документы не нашлись, нужно отправить письменные запросы контрагентам, банкам и налоговой инспекции на предоставление дубликатов.
Если какую-то часть документов восстановить невозможно, нужно составить акт об этом и указать причины.
Всю документацию, подтверждающую расследование и работу по восстановлению документов, нужно сохранить. Это акты, запросы, переписка и т.д.
Ответственность за отсутствие документов
Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учёта. За это налоговики могут оштрафовать:
За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Плюс есть административная ответственность, которая может достигать 50 000 рублей в зависимости от вида и последствий нарушения.
Станьте пользователем сервиса «Моё дело», и вы сможете в автоматическом режиме формировать первичные документы, заполнять отчёты, рассчитывать налоги и получать консультации экспертов.
О первичных документах: для начинающих бухгалтеров
Продолжаем курс справочных материалов для тех, кто только знакомится с бухгалтерией.
Сегодня мы поговорим об основах первичной документации в бухгалтерии. Именно первичный документ «запускает» сбор и изменение информации на участках бухгалтерского учета, т.е. изменяют состояние бухгалтерских счетов. Давайте узнаем еще немного нового.
Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?
Например: в офисе перенесли из одного угла в другой большущий такой ксерокс. Событие? Событие. Но нам никакого первичного документа оформлять не требуется. Тогда по каким критериям стоит отбирать события для оформления первичного документа? Давайте разбираться. Для этого будем опираться на наши знания.
Для поиска ответа на наш вопрос предлагаю вспомнить, какие два максимальных обобщения всей информации предприятия мы знаем? На какие два вида делится любая информация в бухгалтерском учете? Вспомнили? Это же «Актив» и «Пассив». Вспоминайте, «Актив» — это «Имущество» предприятия, а «Пассив» — это «Обязательства/Долги» нашего предприятия.
Вернемся к ксероксу. Чем он будет «Активом» или «Пассивом», т.е. «Имуществом» или «Обязательством/Долгом»? Согласитесь, что ксерокс — это «Имущество» фирмы. А перемещение ксерокса из угла в угол, как-то изменило это «Имущество», изменило информацию об этом? Стал ли ксерокс меньше или больше стоить? Исчез ли он или вдруг их стало два? Нет. Отсюда и нет надобности оформлять первичный документ, поскольку само «Имущество» не изменилось ни в качестве, ни в количестве.
А как тогда ксерокс мог бы изменить информацию так, чтобы нужно было оформить первичный документ? Для начала он мог бы сломаться так, что не подлежал бы ремонту, т.е. следующее его место пребывания — утиль. Т.е. на предприятии он уже бы не числился, поскольку пользу не приносит. Ксерокс попал бы под списание. Вот вам и название события (списание), которое необходимо зафиксировать первичным документом.
Итак, любое событие, изменяющее информацию об «имуществе» или «обязательствах/долгах» фирмы называется «Хозяйственной операцией», которая требует оформления «Первичного документа» с созданием «Проводки» по бухгалтерским счетам.
Названия первичных документов в бухгалтерском учете
Немного примеров. Предприятие занимается продажей Товаров или Продукции — выписывает первичные документы, называемые «Расходная накладная (Рнк)» или «ТОРГ-12» или «Реализация товаров» или «Товарный чек» или «Накладная».
А если фирма занимается услугами, то документ может называться: «Акт об оказании услуг» или просто «Оказание услуг».
Если предприятие получает деньги себе в кассу, то делает первичный документ с названием «Приходный кассовый ордер (ПКО)». Если же деньги выдаются из кассы, то документ будет — «Расходный кассовый ордер (РКО)»
В реальной жизни предприятия подмечено, что бухгалтера для одного вида событий по-разному называют первичные документы, а смысл остается один. Употребляются синонимы, но суть не меняется. Очень часто это происходит в первичных документах при продаже(реализации) товаров. Думаю, вы сами заметили, что я привел много названий для продающей фирмы.
Однако, большинство документов имеют одно название. Например, документы по кассе, что ПКО, что РКО — по-другому их никак не называют.
Первичная документация: как все запомнить?
Безусловно, замечательным способом ненавязчего запоминания «Хозяйственных операций» и «Первичных документов» служить наработка практического навыка «Составления проводок» и «Практического ведения бухучета», используя реальные задачи. Так происходит на наших занятиях. Там мы учимся составлять проводки и отрабатывать основные модели ведения бухучета, до получения отчетов в ОСВ.
Не все «Первичные документы» делают проводки, есть исключения. Самые распространенные первичные документы не делающие проводок, но именно их чаще всего использует предприятие — «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность». Запомните — эти документы никогда не делают проводок. Их задача — сообщить, информировать.
Заключение
В качестве исключения имеются три самых распространенных вида документов не делающих проводок: «Счет на оплату», «Платежное поручение», «Доверенность».
Названия первичной документации могут различаться, но относится будут к одной хозяйственной операции. Для большинства самых распространенных «первичных документов» существуют по одному названию. Но есть и чемпион по количеству названий. Это событие (хозяйственная операция) связанная с продаже товаров или продукции.
Напоследок, отмечу, что «Первичные документы» служат основой для термина «бухгалтерский документооборот». Например, один из вариантов оформления документов при продаже товаров на предприятиях с общей системой налогообложения применение НДС, выглядит так:
А вот документооборот для всех предприятий:
Освоение схем документооборотов, я заметил, эффективней происходит когда решаешь практические задания, разбираешь их, сопоставляешь с уже имеющимися знаниями и «озадачиваешься» новыми моментами.
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.
Первичная документация в бухгалтерии
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Первичные документы — основа бухгалтерского и налогового учета. Они подтверждают доходы, расходы и правильность расчета налогов. Разберемся, какие бывают первичные документы и в каких случаях их используют.
Первичная документация в бухгалтерии — что это такое
Первичные документы подтверждают факты хозяйственной жизни. Без них нельзя отразить хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.
Первичка интересна в первую очередь налоговикам. Они вправе запрашивать документы, чтобы проверить вас или другие компании, с которыми вы работали. В судебных спорах первичная документация обычно становится весомым доказательством.
Первичку составляют в момент совершения операции, чтобы подтвердить ее реальность. Например, товарная накладная подтверждает факт приема-передачи товарно-материальных ценностей, а акт подтверждает выполнение работы по договору.
Реквизиты первичной документации
Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты:
Составлять документ можно на бумаге или электронно.
Первичные документы по стадиям сделки
Сделка — это не одномоментное явление, она растянута во времени. В ней выделяют три этапа.
1. Переговоры об условиях. На этом этапе представители компании обсуждают условия будущей сделки: цену, номенклатуру и количество, сроки, форс-мажорные обстоятельства и так далее. В результате продавец выставляет два первичных документа: счет на оплату и договор.
2. Оплата по счету. Далее продавец обязуется оплатить выставленный счет. Подтвердить оплату помогут:
3. Исполнение сделки. После оплаты следует отгрузка товара или оказание услуги. Продажу ТМЦ подтверждает товарная накладная или товарный чек. Выполнение работ и оказание услуг стороны подтверждают, подписывая соответствующий акт.
Второй и третий этап иногда меняются местами, если стороны договариваются о постоплате. Но набор документов не изменяется:
Договор
Договор — это соглашение сторон, определяющее права и обязанности. В нем устанавливаются тонкости будущей сделки: сроки поставки, цены, количество, качество товаров и так далее.
На каждую сделку лучше оформлять отдельный договор. Но стороны чаще фиксируют в договоре только свои права и обязанности, а выполняемые работы или отгружаемые ТМЦ с количеством и ценами фиксируют в приложении — спецификации.
Договор нужен не всегда, но с ним проще доказать свою правоту в суде. Например, договор купли-продажи считается заключенным надлежащим образом, если покупателю выдали кассовый или товарный чек.
Договор часто путают с первичным документом. Однако сам по себе он никаких движений и проводок в бухгалтерском учете не создает. Это только перечень обязательств контрагентов друг перед другом. Это справедливо для договоров купли-продажи и оказания услуг.
В тоже время договор может быть утвержден в качестве первички руководителем организации, если он соответствует всем требованиям. Например, инвойс — счет на оплату, включающий в себя элементы договора — первичный документ. А иногда договор может стать первичкой, если на его основании можно сделать запись в бухгалтерских регистрах. Например, договор поручительства или займа.
Счет на оплату
В счете прописывают количество и стоимость товара или услуги. Регламентированной формы счета нет, каждая компания разрабатывает его самостоятельно.
Платежные документы
Большинство платежей проходят в безналичной форме. Поэтому основной платежный документ — платежное поручение, подтверждающее факт перевода денежных средств в пользу контрагента. Получить платежку можно в офисе банка или онлайн-банке.
Кроме этого есть платежные требования, кассовые и товарные чеки, которые также подтверждают факт оплаты.
Товарная накладная
Накладной оформляют продажу ТМЦ. Ее составляют в двух экземплярах — один для продавца, второй для покупателя. Подписывают и ставят печати в товарной накладной обе стороны. У продавца этот документ дает бухгалтерии право списать товар со склада, а у бухгалтерии покупателя — право на оприходование.
Данные в накладной не должны расходиться с данными в счете-фактуре.
Акт оказания услуг или выполнения работ
Акт похож на накладную, но его составляют при выполнении работ или оказании услуг. Подписывая акт, стороны соглашаются, что работы выполнены в полном объеме и в соответствии с договором.
Счет-фактура
Счет-фактура нужен, чтобы принимать НДС к вычету. Используют счет-фактуру только плательщики НДС. Сам по себе этот документ не выставляется — покупатель получает счет-фактуру от продавца вместе с товарной накладной или актом выполненных работ.
Счет-фактура — не основание для составления бухгалтерской проводки. Он не отражает никакой хозяйственной операции, а лишь дает право на уменьшение НДС к уплате. Поэтому первичным документом, вопреки распространенному мнению, не является.
Какие еще есть первичные документы
Жизнь компании не сводится только к купле-продажи, поэтому пакет первички не ограничивается теми документами, что были описаны. Вот первичная документация, которая часто встречается:
Кто работает с первичной документацией
В бухгалтерию поступают счета, товарные накладные и акты выполненных работ, чтобы сотрудники их обработали и отразили в бухгалтерском учете. На практике работа с первичкой занимает огромное количество времени бухгалтера, так как каждый документ нужно вручную перенести в учетную систему.
У ручного ввода есть недостатки. Во-первых, большие затраты времени — может не хватать сотрудников, тогда бухгалтерию начинают расширять. Во-вторых, высокая вероятность ошибки, так как к концу рабочего дня даже у профессионального бухгалтера начинает «замыливаться глаз», и он не замечает опечатки.
Для автоматизации ввода первички можно подключить к учетной системе дополнительные сервисы, которые помогут экономить время и снизят риск ошибок:
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть модуль электронного документооборота и система распознавания — все это значительно упрощает ввод первички. В сервисе легко вести учет, автоматически рассчитывать налоги и зарплату, формировать отчетность и отправлять ее через интернет. Все новички тестируют систему бесплатно 14 дней.