Что такое ордерные склады
Ордерная схема работы склада: так ли это необходимо
Предположим, Вы владелец сети магазинов и страдаете от постоянных убытков при проведении инвентаризаций. А ведь это можно было избежать раньше: во время приемки товара магазином.
Для такого контроля существует ордерная структура склада. Включается она в любой конфигурации «1С Предприятие» и пользуется успехом.
В обычной работе склада существуют несколько основных документов для магазинов: поступление, перемещение с главного склада и прочие. Проблема в том, что когда в магазине проверяют эти документы, они могут либо полностью принять накладную, либо полностью отказаться. Чаще всего, продавцы, не рискуя дефицитом товара, принимают все, запоминая, что не привезли, передают это начальству, и так далее. Скорее всего, информация эта забудется или потеряется, и вот они наши глобальные недостачи.
Если использовать ордерную структуру склада, то на основании каждого документа прихода и расхода продавец может создать специальный ордер на товары, где точно указать, сколько и какого товара ему привезли или он отгрузил. Все расхождения будут фиксироваться и отмечаться специальными символами в товароучетной системе «1С», и именно по этой информации можно будет отследить сколько товаров нужно допоставить в торговую точку или, например, попросить отправить обратно на склад.
Это будет так же полезно, если снабжением магазина занимается сторонняя логистическая организация, чтобы исключить попытки краж и потерь во время доставки.
Таким образом, о разнице в поставках можно будет узнать оперативно, а, следовательно, в результатах инвентаризации будут исключены ошибки такого рода.
Еще ордерная схема будет полезна, если в системе «1С» используется учет серий товаров и сроков годности. Тогда при поступлении и списании товаров, в зависимости от настроек программы будет использован товар с нужной серией или сроком годности.
Если у вас один магазин и он же склад, то ордерная схема Вам не нужна, так как по факту потери здесь могут быть только при несанкционированных действиях сотрудников.
Из минусов можно отметить исключительную сложность при заведении новых документов. Если у Вас будет заведен обычный документ, но не создан ордер, то товара на складе для программы не будет, а значит, будут ошибки при работе. По факту, это всего лишь дело привычки.
Ордерные склады в 1С: настройка и оформление расходных операций
Ордерная система учета товарных ценностей и запасов дает возможность раздельно вести складской и финансовый учет. Благодаря такому подходу расходные и приходные операции по складу оформляются дополнительными документами в 1С, что позволяет более тщательно проверять и контролировать движение ТМЦ по складам.
Чтобы начать использовать такой механизм, его нужно включить в настройках 1С.
Открываем раздел Закупки- Еще больше возможностей.
В окне настроек устанавливаем флаг возле пункта Ордерные склады.
Открываем карточку склада, который будет работать по ордерной схеме.
Установим флаг возле функции Ордерный.
Чтобы оформить отгрузку из ордерного склада, используется документ Расходный ордер. Его можно сформировать на основании Расходной накладной
Или из раздела Закупки- Складские ордера. Далее в окне следует нажать кнопку Создать и выбрать из выпадающего списка Расходный ордер
В самом документе следует указать наименование выдаваемых товаров и их количество
Расходный ордер интересен предприятию. В случае, если центральный офис получает оплату от клиента и отправляет его с расходной накладной на склад, у кладовщика есть возможность оформить фактическую выдачу товара дополнительным документом.
Уже более 10 000 компаний работают
в облачной 1С от 42Clouds
— Консультация по 1С Бесплатно!
— Поддержка 24/7 по техническим вопросам: в чате, по телефону, по почте
— Все типовые конфигурации онлайн, доступ через RDP, Remote App, Web
Виды склада
Содержание
Введение
Склад может быть обычным, ордерно-ячеистым или ордерным. В рамках статьи рассматривается обычный и ордерно-ячеистый склад.
Обычный склад
Для организации порядка на обычном складе используется ячеистое хранение.
При ячеистом хранении на обычном складе всем товарам должны быть присвоены ячейки хранения по умолчанию в программе. Распределение товара по ячейкам происходит в карточке номенклатуры:
Отслеживать наличие присвоенных ячеек хранения по товарам на обычном складе поможет Отчеты по складскому учету#Отчет по заполнению ячеек хранения.
Ордерно-ячеистый склад
Ордерно-ячеистый склад предполагает ячеистое хранение товаров и ведение двойного учета:
Ордерный учет вводится тогда, когда по одному или нескольким складам приемка и отгрузка товаров может происходить раньше или позже даты оформления первичных документов по товарному учету. Например, в офисе продаж оформили расходную накладную, а клиент только на следующий день пришел на склад и физически получил товар.
Схема работы ордерного (ордерно-ячеистого) склада:
Ордерно-ячеистый склад предполагает отражение ячеек хранения в складских ордерах c целью фиксирования движения остатков по ним:
При этом товар в отличии от обычного склада может быть расположен в нескольких ячейках хранения.
Остатки по ячейкам конкретного товара можно увидеть в номенклатуре:
Все остатки по ячейкам ордерного склада можно увидеть в отчете «Остатки и обороты товаров ордерного склада».
Поскольку для ордерно-ячеистого склада ведется двойной учет, то могут возникать расхождения между ними. Например, когда:
Автоматическое создание ордеров
В типовом решении для ордерного склада складские ордера необходимо создавать только вручную. В программе 5S AUTO реализовано автоматическое создание складских ордеров при проведении документов товарного учета.
За включение функции автоматического создания ордеров отвечает право «Автоматически создавать ордера для ячеистых складов»:
Ячеистое хранение
Ячеистое хранение систематизирует склад по местам хранения (ячейкам) с целью равномерного распределения и быстрого поиска товаров.
Для организации ячеек хранения склад делят на отдельные помещения, если такие есть, секции, ряды, ярусы и сами ячейки.
Выглядеть это может так:
Или так (простая организация хранения):
После того, как склад разбили по ячейкам, все поступающие товары распределяются по ним. Для распределения товаров по ячейкам склада:
Для последующего считывания штрихкодов с целью отгрузки товара используется сканер штрихкодов (см. Задание штрихкодов товаров и их сканирование#Процесс сканирования).
Ордерная схема. Плюсы и минусы
Давайте сразу же зададимся вопросами: Что такое ордерная схема и для чего она нужна? А в конце статьи попытаемся ответить на главный вопрос: Нужна ли ордерная схема вашему предприятию?
В этой схеме существуют финансовые документы (Поступление товаров, Реализация товаров) и складские (Приходный и расходный ордера). Соответственно финансовые документы делают движения по регистрам финансового учета (взаиморасчеты, выручка и т.д.), но движение по складам не происходит при проведении финансовых документов. Отражение движений по складским регистрам осуществляется складскими ордерами. Из этого вытекают следующие особенности ордерного ведения учета, они же отличия ордерной схемы от без ордерной в 1С Управление торговлей 11.
Рассмотрим на примере поступления товаров (для реализации будет все тоже самое, только финансовый документ будет Реализация товаров и услуг, а складским Ордер на списание товаров):
Далее мне бы хотелось сразу написать плюсы и минусы ордерной схемы, но не так все просто. Дело в том, что для одних компаний ордерная схема может нести сплошные плюсы, а для других сплошные минусы. Т.е. плюсы данной схемы также являются и минусами (как говорится, палка о двух концах). Как же быть тогда? А мы поступим следующим образом, мы представим себе 2 типовые компании и для каждого типа опишем полезность или не полезность применения ордерной схемы.
Первая компания: ООО Мебель
Это небольшая компания имеющая торговый павильон в которой выставлена мебель, а также склад он же небольшой цех по сборки мебели из готовых комплектующих.
У нас 2 склада и сразу не понятно удобна ли ордерная схема будет или нет. Вот представим ситуацию, что руководитель компании дал задание программисту 1С расписать ему плюсы и минусы внедрения ордерной схемы. И вот что получилось:
Вторая компании ООО Стройматериалы
Имеет офис, торговый зал и несколько отедльно расположенных складов на территории с возможностью подъезжать к каждому складу на автомобиле.
Товар выписывается оптовым клиентам в офисе, а розничным в торговом зале. Забирается товар покупателем только со складов.
В итоге для данной компании применение ордерной схемы будет оправданным.
Ещё конечно встречаются и промежуточные случае, в таких компаниях принимать решение нужно сугубо индивидуально.
Какие же плюсы у ордерной схемы в 1С Управление торговлей 11?
Управление запасами в 1C:УНФ. Ордерная схема. Складские ордера. Плюсы и минусы. Для чего она нужна?
Управление запасами в 1C:УНФ
В программе 1С:Управление нашей фирмой ведется складской учет запасов, с поддержкой всех необходимых операций. В предыдущих статьях мы рассмотрели – поступление на склад и отгрузку со склада. В общем случае, поступление оформляется Приходной накладной, а отгрузка – Расходной накладной. Но есть случае, когда может потребоваться ордерный учет товаров на складе, который реализован в 1С:УНФ.
Ордерная схема
Ордерная схема предполагает следующее: поступление на склад (отпуск со склада) оформляется приходным (расходным) складским ордером, а приходная (расходная) накладная является финансовым документом, которая отражает состояние запасов и взаиморасчетов с поставщиком (покупателем). Ордерная схема позволяет отражать следующие ситуации:
Для включения ордерной схемы необходимо в настройках программы в разделе Компания в группе Закупки включить настройку Использовать ордерный склад:
Дальше необходимо в карточке склада или подразделения установить флаг Ордерный, с данным флагом все операции по складу будут с учетом складских ордеров.
Список документов доступен по гиперссылке Складские ордера подраздела Склад раздела Закупки:
Для оформления отгрузки с ордерного склада используется документ Расходный ордер, который может вводиться на основании документа Расходная накладная, либо вручную. Для оформления поступления на ордерный склад используется документ Приходный ордер, который вводится на основании Приходная накладная или вручную. В табличное поле документа вводится список номенклатурных позиций, поступивших на ордерный склад. Для каждой позиции указываются наименование, характеристика, единица измерения и количество, пример ордера на рисунке 4:
При оформлении перемещения запасов на ордерный склад также требуется вводить Приходный ордер, так как документ перемещения запасов не формирует приходные движения по ордерному складу.
Расчет потребностей запасов
В программе присутствует специальный механизм Расчет потребностей в запасах, который располагается по гиперссылке Расчет потребностей раздела Закупки:
Расчет потребностей – это по сути, требуется? В автоматизированное место снабженца. Ведь данная обработка отвечает на вопросы: что именно каком количестве? К какому сроку? И что из требуемого есть на складе?
При открытии обработке на вкладке Потребности информация о потребностях выдается в товарах и материалах на период от рабочей даты до даты, указанной в реквизите Потребность за (см рисунок 6). Красным цветом отмечаются просроченные потребности.
Выбрав в дереве интересующую позицию и развернув ее, можно получить информацию о том, что явилось основанием для расчета: прогнозные остатки запасов, ожидаемые поступления и потребление, минимальные и максимальные значения уровня запасов. Основания можно детализировать до заказов – источников поступления и потребления запасов.
На закладке Рекомендации (см. рисунок 7) отображается список позиций номенклатуры, по которым имеется дефицит, с расшифровкой по способам пополнения запасов. Способ пополнения, который является основным для номенклатуры, имеет представление «…(основной)».
Для каждой номенклатурной позиции в колонке Характеристика/Источник указывается характеристика номенклатуры с расшифровкой по поставщику. Основной поставщик определяется на основании данных карточки номенклатуры и сведений о поставщиках, по которым регистрировались цены для данной номенклатуры.
Кроме того, в табличном поле указывается дата поступления – дата потребности в запасе с расшифровкой по датам возможных поступлений. При этом указывается самая поздняя из двух дат: даты потребности в запасе и текущей даты плюс срок пополнения.
Позиция номенклатуры, которая должна быть включена в заказ, отмечается флажком. По умолчанию флажки устанавливаются для тех позиций, у которых дата потребности больше или равна дате возможного поступления.
В таблице для каждой позиции номенклатуры указываются: количество дефицита, цена, зарегистрированная при поступлении номенклатурной позиции от контрагента (согласно прайс-листу контрагента), стоимость, валюта и вид цен (прайс-лист контрагента).
На закладке Заказы (см. рисунок 8) по нажатию кнопки Сформировать заказы происходит автоматическое формирование заказов, включающих отмеченные флажками позиции номенклатуры.
Заказы формируются в соответствии со следующими правилами:
С помощью кнопок командной панели можно провести или отменить проведение выбранного в списке заказа. Также ошибочно сформированный заказ может быть помечен на удаление.
Управление запасами – остатки товаров на складах
График движения запасов является одним из объектов контроля со стороны специалистов закупки и складских работников, поэтому отчет График движения запасов дает информацию о планируемых движениях запасов – поступлению и отгрузке:
Отчет Движение товаров позволяет получить исчерпывающую информацию о поступлении, отгрузке и остатков запасов.
Инвентаризация
Документ Инвентаризация запасов предназначен для проведения инвентаризации в производственном подразделении или на складе. Перед тем как начать подсчет фактических остатков, необходимо создать документ Инвентаризация запасов в разделе Закупки. Документ не формирует движения, он является основание пересчета товарных остатков.
В документе обязательно указывается:
Список товаров можно заполнить автоматически по остаткам на складе с помощью одноименной команды Заполнить. Также можно указать в табличном поле только учетные данные, оставив свободными колонки, предназначенные для указания фактического количества товара (команда Заполнить только учетные данные).
Далее на основании документа Инвентаризация запасов необходимо сформировать документы Оприходование запасов при обнаружении излишков, Списание запасов для списания недостач, Пересортица запасов, когда перепутаны между собой сорта одного товара, а также документ Ввод начальных остатков. После проведения этих документов количество номенклатурных позиций на складе установится равным реальному количеству.
Оприходование запасов
Документ Оприходование запасов (см рисунок 12) предназначен для оформления факта оприходования материальных ценностей на склад или в производственное подразделение.
Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации или как свободный документ в случае произвольного оприходования товаров.
Журнал документов оприходования доступен в разделе Закупки в панели навигации Оприходования запасов (группа Склад).
В документе необходимо заполнить:
Списание запасов
Документ Списание запасов (см рисунок 13) предназначен для оформления факта списания материальных ценностей со склада или производственного подразделения из принадлежащей ему ячейки. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации или как свободный документ в случае произвольного списания товаров.
Журнал документов списания доступен по команде панели навигации Списания запасов (группа Склад) раздела Закупки.
Форма документа заполняется аналогично форме документа Оприходование запасов – с той разницей, что в данном случае товар не приходуется, а списывается.
Если документ оформляется на основании документа Инвентаризация запасов, табличное поле формы заполняется автоматически в соответствии с данными о недостачах, обнаруженных по результатам проведенной инвентаризации.
Контроль остатков
Для того чтобы нельзя было продать товар, которого нет на складе, или переместить больше, чем необходимо, в программе реализован контроль остатков. Он включается в разделе компания, в группе Администрирование – Общие настройки – Контролировать остатки при проведении:
В программе остатки контролируются не на дату документа, а на момент проведения!
Остатки контролируются так же по организации, если не установлен флаг Учета по компании в целом. В случае такой настройки, остатки контролируются только в рамках склада:
В случае включения контроля остатков серийных номеров, серийные номера обязательны к заполнению во всех документах движения товаров. Так же есть настройка контроля остатков по номерам ГТД: