Как поделиться гугл документом ссылкой
Как отправлять Документы Google с помощью электронной почты
В наши дни в мире существует множество путей общения людей друг с другом, например, LinkedIn или Slack. Однако, несмотря на то, надежная электронная почта остается одним из наиболее популярных способов для обсуждение вопросов в интернете.
Если вы являетесь активным пользователем Google Документов, вам может быть понадобится отправить Документ Google по электронной почте. Но как это сделать?
По правде говоря, есть множество различных способов поделиться своим документом. Какой из них вы выберете, в конечном итоге основывается на том, как вы хотите поделиться своим документом.
Открыть доступ к документу через приглашение
Если вы хотите отправить приглашение для просмотра Google Документа, нажмите синюю кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.
В диалоговом окне «Поделиться с другими» введите электронные адреса людей, с которыми вы хотите поделиться. Если они есть в контактах, вы можете написать только их имена.
Кликом по иконке карандаша справа можно выбрать, какой уровень доступа будут иметь читатели документа. По умолчанию установлено значение «Можно редактировать».
Хотя этот способ хорошо подходит для обмена документами, он подойдет не во всех ситуациях. Потому что вы будете просто отправлять письмо-приглашение получателям для просмотра документа без сопроводительного письма. Отправка одного приглашения может вести в замешательство пользователей, и не иметь обратной связи.
Отправить документ Google с помощью ссылки
Открыть доступ к документу можно с помощью ссылки на него, от правленой в письме. Чтобы получить ссылку, нажмите на синюю кнопку «Поделиться», как указано на картинке выше, но на этот раз нажмите «Получить доступную ссылку» в правом верхнем углу открытого окна.
По умолчанию Google Документы предоставят вам ссылку, позволяющую просматривать документ. Что бы её получить, нажмите кнопку «Скопировать ссылку» и вставьте её в емейл или мессенджер. Также при открытии документа по ссылке, можно опционально дать доступ для комментирования и редактирования документа. Это очень полезно, если необходимо совместная работа над этим файлом.
Документ в виде вложения в электронном письме
Если вы предпочитаете прикреплять копию документа по электронной почте, можно сделать это прямо из Документов Google. При этом необходимо войти в Google Документы под той же учетной записью, с которой нужно отправить электронную почту, без скачивания файла на компьютер — просто отправьте его!
Для этого нажмите «Файл», и выберите пункт меню «Электронная почта как вложение».
Появится окно для отправки почты, в котором можно написать тему и тело описания. Обратите внимание, что вы не можете изменить свой адрес электронной почты с которого желаете отправить вложение. Это связано с тем, что Документы Google уже предполагают, что вы хотите отправить их из учетной записи Google, в которую вошли.
Помимо того, можно выбрать формат документа в появившемся окне.
По завершении нажмите «Отправить», и Документы Google автоматически отправят ваш документ в виде прикрепленного файла по указанным адресам электронной почты.
Отправка документа в теле электронной почты
Аналогичным образом, можно отправить документ Google в теле электронного письма. Для этого войдите в «Приложение электронной почты», при добавления его в письмо выберите пункт «Вставить элемент в электронное письмо». Опять же, как предыдущем варианте, предполагается, что вы хотите отправить электронное письмо с учетной записи, с которой и вошли в систему.
Насколько вы используете электронную почту для отправки документов в Интернете? Дайте нам знать в комментариям к записи.
Как создать гугл документ с общим доступом: обзор популярного сервиса от Google
Всем привет! Сегодня мы поговорим о том, как создать гугл документ с общим доступом и почему это важно знать современным вебмастерам, фрилансерам и удаленным сотрудникам.
Создавая информационный сайт (о котором расскажу чуть подробнее в следующих статьях), я прошел несколько халявных курсов, на одном из которых затрагивалась тема оптимизации работы с копирайтерами. Потратив некоторое время на изучение данного вопроса, а так же разобравшись с тем, как создать гугл документ (Google Docs) с общим доступом, я принялся за поиски своего первого фрилансера. Как итог, вполне плодотворное сотрудничество и куча отличных статей для моего сайта с минимумом затрат времени на доработки.
Гугл документы онлайн: плюсы сервиса от Google
Онлайн документы — очень полезный сервис от Google, являющийся неким аналогом Microsoft Word. Если знаете, как в нем работать, то он способен значительно облегчить жизнь вебмастеру, фрилансеру и просто удаленному сотруднику.
А вот основные плюсы, которые я выявил за время работы:
Существует еще один достаточно популярный и востребованный сервис от Google — таблицы (аналог Excel). Подробнее о нем можете прочитать вот в этой статье — гугл документы: таблицы.
Регистрация и начало работы
Для того чтобы начать создавать Google документы или таблицы с общим доступом необходима gmail почта. Если таковая имеется, можете смело переходить к следующему пункту. Если нет, вот вам небольшая инструкция по регистрации:
Когда закончите вас должны будут перекинуть в почтовый ящик. На этом с регистрацией все, можно с чистой совестью приступать к работе.
Создаем гугл документ с общим доступом
А теперь настала пора узнать, как создать Google документ с общим доступом.
Открываем Google Docs
Не важно, находитесь вы сейчас в почтовом ящике gmail или на страничке с поиском от Google, просто нажмите в правом верхнем углу кнопку в виде 9 небольших квадратиков и в появившимся окне щелкните «Еще»:
У вас раскроется полное меню со всеми вкладками, где смело нажимайте на «Документы»:
Тадааам, вы в документах. Можете посмотреть краткий обзор, подготовленный сотрудниками. Поможет разобраться с интерфейсом. Кстати, представленные здесь шаблоны порой бывают очень полезными и экономят время, поэтому, советую их тщательно изучить.
Создаем новый документ
Смело нажимайте «Пустой файл» (красная стрелочка на скриншоте ниже):
Если вам вдруг мало представленных шаблонов, можете нажать на кнопку «Галерея шаблонов» (показана на скриншоте выше) и открыть весь список.
Прямо сейчас вы находитесь в новом документе. Как видите, внешне это практически точная копия Microsoft Word, да и набор функций почти такой же.
Первым делом введите название в специальное поле слева сверху, над меню. Без этого не сможете открыть общий доступ. Впрочем, нажав на кнопку «Настройки доступа» вас все равно попросят это сделать.
Открываем доступ к файлу
Итак, допустим вы наняли фрилансера и хотите, чтобы он работал в заранее созданном файле. Для этого понадобится специальная ссылка (или пригласите его, введя адрес почты в специальное поле. О том, как это сделать распишу чуть ниже), найти которую можно в настройках доступа. И еще раз повторюсь, не забудьте ввести название!
Нажав «Настройки доступа» выскочит специальное меню состоящее из двух блоков:
В первую очередь разберемся с верхним блоком. Тут все просто и вам нужно только ввести email нужного человека. После этого появится специальное поле, в котором вы сможете написать сообщение, а также выставить его права: читатель, комментатор, редактор.
Когда все будет готово, нажмите «Отправить». Через некоторое время ему придет приглашение и ваше сообщение.
Еще один важный момент, о котором я должен упомянуть — это настройки. Чтобы их открыть нажмите на шестеренку справа сверху. Сделав это перед вами откроется меню с двумя пунктами, которые можно включить или выключить поставив галочки:
Так-с, тут закончили. Теперь перейдем к блоку номер два, который нужен, чтобы создать ссылку-приглашение. Для этого нажмите на слова «Скопировать ссылку» и перед вами откроется нужная форма, в которой будет искомая ссылка, а также настройка прав:
Поставив «Доступные пользователям, у которых есть ссылка» выставите права: читатель, комментатор, редактор.
Закончив, не забудьте скопировать ссылку и отправить ее фрилансеру. Ну, или выложить в свою группу ВК, телеграмм и т.д.
Как закрыть доступ к файлу
Тут все просто. Снова открываете ваш документ, нажимаете «Настройки доступа», а дальше одно из двух:
В этом случае нажмите на специальное поле справа от нужного человека и выберите «Удалить». Кстати, тут же можно передать права администратора (т.е. владельца) на этот файл.
В этом случае просто измените настройки на «Доступ ограничен».
Полезные функции
Ну и напоследок хочу показать вам несколько полезных функций, которые, уверен, очень вам помогут.
В галерее шаблонов присутствует огромное количество уже готовых файлов. Вам нужно только выбрать подходящий и внести свои данные. Галерея находится вот здесь:
Просто листаете вниз, пока не найдете подготовленные для докладов документы (их здесь несколько разновидностей, поэтому выбирайте на свой вкус и цвет):
Резюме создается по тому же принципу, что и доклады. Открываете галерею:
И листаете вниз, пока не найдете готовые шаблоны:
Для этого откройте необходимый документ и нажмите «Файл» в меню сверху слева:
Выберите «Создать копию»:
Для этого откройте файл и нажмите «Вставка» в меню сверху:
И перетягивая курсор укажите количество столбцов и строк:
Снова нажмите «Файл» в меню сверху:
Наведите на «Скачать» и выберите формат:
Заключение
Теперь и вы знаете, как создать гугл документ с общим доступом. Надеюсь, эта информация будет вам полезна и значительно облегчит жизнь и общение с фрилансерами. Последним, в свою очередь, желаю произвести хорошее впечатление на работодателя. Если же во время работы возникнут трудности – пишите в комментариях, попробуем разобраться совместными усилиями.
На этом, собственно, все. Удачи и до встречи в следующих статьях!
Блогер, геймер, турист, учу японский язык. С 2019 года учусь зарабатывать в интернете. Освоил фриланс, создал два сайта, странички и группы в социальных сетях. Планомерно изучаю инвестирование.
Поставил перед собой цель накопить необходимую сумму денег и уехать в языковую школу в Японию. После этого хочу попутешествовать по миру и осесть где-нибудь у моря.
Используйте трюк «Сделать копию» при совместном использовании документов Google Диска
Легко сделать копию любого документа в своей учетной записи Google Drive. Но что, если вы хотите, чтобы ваши соавторы автоматически делали копию Документа Google при получении ссылки на общий доступ?
Попробуйте эти советы, в которых используется небольшая настройка общего URL-адреса.
Утилита этого аккуратного хакера на Google Диске не совсем понятна из названия, но попробуйте один раз, и вы увидите непосредственную выгоду, работая с другими пользователями на Google Диске.
Этот метод удобен, когда вы хотите сохранить исходный документ, предоставляя другим место для редактирования копии документа в их собственной папке на диске.
Это сохранит их при переходе к команде «Файл»> «Создать копию» и предоставит доступ к копии Google Doc обычным способом. Вот как это работает.
Отправить копию Google Doc автоматически
Типичным случаем является Документ Google, который должен заполняться каждым респондентом индивидуально. Соавторы могут вводить детали в свою собственную копию документа, не повреждая оригинал.
Вам не нужно будет просить их сделать копию. Просто следуйте этим шагам, и копия будет сделана для них автоматически.
Этот хак работает на Google Docs, Google Sheets и Google Slides.
Когда они нажимают «Сделать копию», локальная копия документа сохраняется на их Google Диске. Кроме того, копия получена без комментариев, если таковые имеются в оригинале. Если вы хотите отправить файл с комментариями, прочитайте следующий совет ниже.
Другие хитрости Google URL, которые вы можете использовать, чтобы поделиться документом Google
Есть еще несколько вариантов, которые вы можете использовать для общих ссылок, в зависимости от того, что вы хотите, чтобы ваш соавтор делал с ними. Давайте пройдемся по этим четырем настройкам URL.
1. Поделитесь копией Google Docs, которая включает в себя комментарии
Иногда вы хотите, чтобы ваши комментарии были перенесены на копию, чтобы члены вашей команды могли использовать ее для работы над своей версией. Вы можете сделать это двумя способами:
2. Поделитесь копией Документов Google в качестве предварительного просмотра
Режим предварительного просмотра отличается от параметра «Просмотр», поскольку он отображает документ в незагроможденном интерфейсе без панелей меню и кнопок. Например, вы можете поделиться презентацией Sheet или Slide с кем-либо, кроме вашей совместной команды.
Используйте режим предварительного просмотра, заменив / изменив URL-адрес файла на Google Диске на / preview.
Обратите внимание, что ссылка Предварительный просмотр удаляет меню. Таким образом, получатели не смогут использовать опцию «Файл»> «Создать копию», чтобы добавить копию на свой собственный диск Google.
Чтобы обойти это ограничение, получатели могут перейти на адресную строку в своем браузере и заменить / предпросмотр на / изменить еще раз, чтобы сделать копию для своего собственного диска.
3. Поделитесь документом Google в качестве шаблона
Вы можете поделиться документом Google в качестве шаблона. Получатель получает копию документа без беспорядка за вычетом меню Google Диска. Они также могут сделать копию документа для своего привода, щелкнув синюю кнопку «Использовать шаблон».
Заменить / отредактировать с помощью / template / preview
Этот метод сочетает в себе параметр предварительного просмотра с выбором «Сделать копию».
4. Поделитесь копией Документов Google в качестве ссылок для прямой загрузки
Прямая ссылка на скачивание работает как говорится. Член вашей команды просто должен нажать на ссылку, и файл будет загружен на рабочий стол.
Заменить / отредактировать на / export? Format = FORMAT
Добавьте формат файла (например, PDF или CSV), в котором документ должен быть сохранен, и ваша ссылка для загрузки готова. Опция PDF или CSV идеальна, потому что это универсальный формат, и получателю не нужна учетная запись Google для открытия и просмотра файла.
Кроме того, получатель получает готовый к печати файл, который он может мгновенно отправить на принтер. Это работает с Google Docs и Google Sheets, но не с Google Slides.
Следите за настройками общего доступа на Google Диске
Google Drive основан на совместной работе. Но всегда полезно отслеживать, с кем вы делитесь своими файлами. Легко потерять след, когда вы работаете в большой команде.
Приведенные выше примеры показывают, что легко настроить общие URL-адреса и получить доступ к файлам, если ваши разрешения на совместное использование не установлены с учетом безопасности. Потратьте некоторое время на управление вашими общими файлами на Google Диске
и вам не придется беспокоиться о попадании файлов в чужие руки.
Как поделиться файлом в Google Диск Android
Google Диск — это здорово — Вы можете получить доступ к вашим файлам в любом месте, практически на любом устройстве, а также синхронизировать их между компьютерами. Но есть и еще одна интересная особенность: обмен. Если у вас есть файл, который кому-то нужен, то всего за несколько кликов можно сгенерировать на него ссылку для скачивания.
Вот как создать ссылку для файлов, которые хранятся на вашем Google Диске, а также как управлять конфиденциальностью файла (и ссылки).
Как создать ссылку доступа на Android и iOS
Если Вам нужно создать ссылку на мобильном устройстве, то процесс простой, хотя некоторые опции скрыты. Поэтому мы разделим инструкцию на несколько разделов: создание ссылки и управление общей ссылкой.
Генерация ссылки
Я использую Android устройство для данной статьи, но Google Диск работает одинаково и на Android и на iOS, так что путь создания ссылки должен быть одинаковым на этих операционных системах.
Откройте Google Диск и найдите файл, которым хотите поделиться. Нажмите на кнопку с тремя точками рядом с файлом, затем нажмите «Ссылка». На iOS в этом месте будет опция «Получить ссылку».
Это единственное место, где есть реальное различие между Android и iOS: на iOS ссылка просто копируется в буфер обмена и Вы уже можете ей поделиться. На Android появится меню, давая Вам выбор как именно поделиться ссылкой.
Появившееся у Вас меню, наверное, выглядят иначе, чем моя, потому оно основано на Вашей истории обмена, установленных приложениях и так далее. Просто выберите приложение через которое хотите поделиться. Кроме того, Вы можете выбрать «Копировать», если Вы хотите просто скопировать ссылку и поделиться ею вручную.
Как изменить ссылку
Теперь, когда у Вас есть общая ссылка, Вам, вероятно, интересно, какие есть опции для нее. В отличии от Windows или Chrome OS, эти опции не доступны непосредственно из диалога обмена. Вместо этого, они спрятаны в меню Google Диска.
Вернитесь к файлу на который Вы генерировали ссылку и снова нажмите на три точки.
Однако на этот раз нажмите кнопку «i» справа от имени файла. Это и есть информационная кнопка.
Прокрутите немного вниз пока не увидите первый подраздел после информации о файле. В разделе «Совместный доступ» где Вы сможете изменить общие параметры файла.
Поскольку Вы уже поделились этим файлом, совместное использование будет включено. По умолчанию конфиденциальность будет установлена на «Просматривать могут все, у кого есть ссылка». Для изменения нажмите на этот пункт.
Вы можете изменить статус на «Может просматривать», «Может редактировать» и «Нет доступа».
Вы также можете добавить определенных людей, если хотите поделиться им с отдельными пользователями. Просто нажмите кнопку «Добавить пользователей» в разделе «Совместный доступ».
Хотя это не специальное решение для совместного доступа к файлам, но Google Диск отлично подойдет если Вы хотите поделиться файлом с коллегой, членом семьи, другом или тому подобным. Это отличное решение «два-в-одном» для быстрого и легкого хранения и совместного использования файлов, с практически универсальным доступом.
Как поделиться ссылкой на скачиваний файла в Гугл Диске
Google разрешает своим пользователям делится данными со своего облака с другими пользователями. Кроме того, получить доступ к файлу может любой, если ему стала доступна прямая ссылка на загрузку файлов. Рассмотрим через Гугл Диск, как дать ссылку на скачивание.
Создаем ссылку на скачивание файла в Гугл Диск
Создать ссылку на прямую загрузку файла с облака можно на ПК или устройстве под управлением Android.
На компьютере
Как сделать ссылку на Google Диск:
На телефон
Здесь рассмотрим по инструкции, что делать для создания прямого урла на смартфоне:
Получить ссылку на файл просто. Точно так же можно выудить идентификатор и для папки.
Как сделать ссылку на Гугл Документ
Ссылка на загрузку любого документа делается по аналогии с вышеописанными способами для файлов. Файлообменник Google Disk разрешает попросту копировать любую URL из адресной строки браузера на документ, а затем делится этим урлом со всеми желающими.
Главное, чтобы опция «Доступ по ссылке» или «Поделиться» была активирована.
Заключение
Любой человек может воспользоваться сервисом Google Диск бесплатно. В хранилище можно залить файлы, делится ими с другими и через подмену кода URL создавать урл на прямую загрузку файла, документа или папки.