Как подготовиться к выставке продукции
Как подготовиться к выставке и построить стенд
От формирования ТЗ и отрисовки 3D дизайна, подбора интерактивных решений и планирования работы персонала, до формул по оценке эффективности. Об этом в форме сказа расскажет Виктория Дон, директор по развитию компании Winsla.
Решила Валентина Ивановна в выставке поучаствовать. Не в простой там какой-нибудь, а в специализированной, международной, по сельскохозяйственной тематике.
Решение было несложным – компания, в которую Валентина Ивановна устроилась работать директором по развитию, уже семь лет участвует в этой выставке, сказки сказывает потенциальным клиентам, а может и не сказки.
Ну что ж. Будем строиться! Только вот с чего начать? Нина – из соседнего отдела – подсказала: надо тендер проводить, есть уже несколько пригретых компаний. Они могут бесплатно, в рамках конкурса, нарисовать дизайн выставочного стенда, да непростой дизайн, а в 3D, с высоким качеством рендера (что бы это ни значило для Валентины Ивановны, которая впервые в жизни будет строить стенд).
Кинула Валентина Ивановна клич на всю русскую землю. Откликнулись молодцы – агентства и застройщики, стали вопросы задавать, рекомендациями закидывать.
Пришлось Валентине Ивановне разбираться детальнее и писать ТЗ:
2. зона ресепшн – конечно! Надо как-то центровать обращения и помогать клиентам найти нужных людей из компании. Важно только понять, где будет располагаться ресепшн. Идеальный вариант – на пересечении нескольких потоков движения участников на площадке. Хм…надо внимательно ознакомиться со схемой площадки, найти входы, выходы, туалеты и спрогнозировать потоки людей.
3. переговорная зона. Без нее не обойтись! Два-три стола, наверное, понадобятся. Диваны или стулья? Диваны не годятся, слишком расслабляет, а нам нужно, чтобы гости приходили-уходили, и чтобы постоянно был поток. А значит, вполне возможно сделать 2-3 барных столика без стульев для быстрых переговоров, а также 2-3 круглых стола с твердыми стульями. И обязательно предусмотреть закрытую переговорную – для встреч босса.
6. подвес. Хорошо бы! Ведь так нас будут видеть издалека. Это своего рода навигация. Жалко только, что за каждую точку подвеса придется дополнительно платить застройщику. Так что пусть будет подвес, но при этом не очень сложным.
7. зона бара. Хорошо бы за бокалом шампанского обсудить партнерские дела! Только вот как поить тех, кого надо и при этом не обидеть халявщиков?
8. интерактивные решения. Хм. VR? AR? Покемонов что ли на стенде искать? Или нашего вечно занятого босса? Ах-ха-ха! Надо бы разобраться.
Валентина Ивановна набирает одному агентству, которое прислало ей большую подборку с интерактивными решениями для выставочных пространств.
Менеджер Платон несказанно рад звонку; как по волшебству, он как раз сейчас смотрит то самое предложение с интерактивными решениями! Валентина Ивановна хочет выглядеть умным и современным заказчиком, поэтому не решается в лоб спросить «зачем козе баян» и начинает издалека.
Платон издал звуки радости. Он уже предвкушал появление нового проекта и бонусы на своем счету. Платон очень кратко и намеренно сдержанно рассказал о наиболее популярных интерактивных решениях на сегодняшний день:
— Робот в качестве промо-персонала. Он может встречать гостей, развлекать их своими вопросами и ответами, с ним можно фотографироваться и общаться на разных языках. Если вы хотите подчеркнуть технологичность компании – это верный способ!
— Интерактивные фотозоны (bullet-time, спиннер 360) Вы дарите людям эмоции и отличные снимки, они оставляют вам контакты для дальнейшей связи с вами. Тот, кто не жалеет пространства на красивую фотозону, в конечном итоге выигрывает. Как работает bullet-time: промо-персонал приглашает гостей сделать снимок, многочисленные камеры с разных ракурсов фиксируют кадр и через 10 секунд готовая анимированная фотография отправляется гостям стенда на e-mail.
— Интерактивная стена – это решение, в основе которого в большинстве случаев используется проекция. Часть контента уже видна клиенту, а при взаимодействии со стеной, появляется дополнительный контент. С интерактивной стеной можно «играть». Хотите привлечь клиентов, выбирайте это решение: потрогать и понажимать любят все.
— Голографический вентилятор – двухлопастный вентилятор, оснащенный светодиодами. Выдает объемное изображение, которое буквально «висит» в воздухе. Отлично подходит для демонстрации товара или логотипа бренда.
— VR – вы можете показать как изготавливался ваш товар, дать клиенту провести тест-драйв, «перенести» клиента туда, где он не был и тем самым удивить его. Или же предложить ему самому что-то построить, переместить, заменить, находясь в виртуальной реальности. Очень важно, чтобы разработкой занимались большие профессионалы, иначе от виртуальной реальности может заболеть голова.
— AR – отличный способ увлечь клиента: можно детально рассмотреть продукцию, которую невозможно привести на выставку, так как она слишком большая, покрутить ее, узнать больше информации о деталях. Также с помощью AR можно поиграть, искать AR метки, собирать очки, получать призы.
Остается определиться с самым главным: как сделать выставку эффективной?!
Валентина Ивановна знала, сколько денег выделила компания на застройку стенда в этом году. Как-никак, эти деньги были частью ее бюджета. Ей придется их тратить, и ей же отчитываться за каждый вложенный рубль. Является ли участие в выставке хорошей инвестицией для компании? Сможет ли она как директор по развитию достойно отчитаться перед руководством по результатам проведения выставки?
Это, наверное, самый распространенный вопрос среди компаний – экспонентов выставок. Каждый отвечает на него по-своему, исходя из своих KPI, внутренней политики компании, ответственности сотрудника и его ориентации на результат.
Валентина Ивановна знала, с кем можно обсудить этот насущный вопрос. С подругой! По счастливому стечению обстоятельств, подруга проходила этот тяжелый жизненный этап уже несколько раз, работая в известной автомобильной компании. Она сразу же набрала ей. Если убрать все истории про детей и мужей, сложных коллег и новое платье, рекомендации были такими:
1. Надо четко определиться с целью на этапе «ноль». Цели бывают примерно такими:
— привлечь новых клиентов (акцент на сборе контактов, на вовлечении новых людей на стенд)
— заключить сделки, подписать соглашения о партнерстве прямо на мероприятии (закрытые переговорные, подготовленные документы, четкое понимание с кем и на каких условиях возможно заключиться (предварительная работа)
— увидеть текущих клиентов и повысить их лояльность (тусовка, общение, много угощений, открытость всем)
— представить новое позиционирование компании на рынке среди текущих и потенциальных клиентов (много презентаций, демонстраций, интерактивные решения с WOW-эффектом)
— протестировать новый продукт
— поразить ключевых клиентов и стратегически важных персон
— не сдавать своих позиций на рынке (продемонстрировать силу, мощь, уровень компании, не дав конкурентам переманивать ваших клиентов)
2. Распределить ответственность. Как это работает? Если цель – привлечение новых клиентов, тогда в связке должны работать директор по маркетингу и директор по продажам. Маркетинг обеспечивает возможность, привлекает лидов, продажи обрабатывают лидов по определенной системе. Важно помнить, что в случае с выставкой, особенно в сегменте B2B, продажи могут прийти спустя полгода после мероприятия. Большую роль будет играть именно послевыставочное сопровождение клиентов.
Существует формула, которая вполне применима для расчета эффективности выставки при данной цели.
ROI (показатель возврата на инвестиции)
А – сумма всех продаж по итогам выставки (от 1 дня до 6 мес.)
В – себестоимость продаж
ROI = (A– B– C) / С * 100 %
3. Спланировать работу промоперсонала и сотрудников компании на выставке. В конечном итоге, именно люди на площадке сыграют решающую роль. Смогут ли они быть вежливыми и ответить на все вопросы? Смогут ли оценить запрос посетителя и переадресовать его ключевому лицу? Как мотивировать промоперсонал приводить людей на стенд? Для этого нужно написать сценарий диалогов, порепетировать, разработать систему мотивации и назначить ответственных.
4. Продумать предвыставочную кампанию. Да, да. Выставка – это не просто 2-3 дня на площадке одного из экспоцентров. Это событие, о котором можно информировать целевую аудиторию заранее, заманивая их к себе контентом, развлечениями, подарками. С помощью таргетинга, рассылок, и других инструментов диджитал-маркетинга можно собрать большое количество контактов, запланировать много важных встреч, сделать холодные контакты теплыми еще до встречи на выставке.
Что же, пожалуй, Валентина Ивановна теперь вооружена. Осталось дело за малым – успешно и эффективно реализовать проект!
Подготовка к выставке за… 15 дней: чистая правда
Вы ежегодно участвуете в выставке, но вспоминаете о том, что к ней надо готовиться каждый раз в последний момент? Это не редкость. Все знают, что теоретически к выставке надо готовиться заранее — лучше всего за полгода, но на практике почему-то выходит совсем не так. Сначала находится множество прочих очень важных дел, потом кажется, что до выставки еще далеко, и — вуаля! — вдруг выясняется, что до мероприятия осталось всего-то две недели. Тут-то и начинается настоящая работа по подготовке. Надеемся, что каждый прочитавший эту статью почерпнет в ней немало полезного для себя и встретит любую выставку во всеоружии.
Что нужно для потенциальных клиентов?
Для кого Вы делаете выставку? Правильно, для них, любимых. Именно поэтому давайте пробежимся по самым основным пунктам подготовки для любого ответственного участника выставки.
1. Беджи
Беджи нужны, чтобы с первого взгляда было видно — сотрудник Вы или праздношатающийся гражданин. И чтобы не думать, как к Вам обратиться: «Э-э-э…» или «Молодой человек», а сразу уверенно говорить: «Здравствуйте, Ильдус Мисбахович!»
2. Визитки
Визитка нужна для того, чтобы, придя в офис после выставки, человек не вспоминал имя того приятного и профессионального молодого человека (Вас то есть), а нашел его на визитке — вместе с названием фирмы и контактной информацией.
3. Стенд
Стенд — это лицо фирмы. Так что можно позаботиться о нем и затем пожинать плоды, а можно вспомнить поговорки «с лица воды не пить» и «не родись красивой», и тоже соответственно что-то пожать. Обычно со стендом возникает несколько типовых проблем. А где будут лежать запасы раздаточных материалов? Куда повесят куртки сотрудники, которые будут работать на стенде? И, конечно, как привлечь внимание посетителей именно к стенду вашей компании? Очевидные, казалось бы, варианты — такие как установка плазменной панели и показ видео — на деле оказываются непростыми и реализуются обычно на троечку. Запомните: важно не какая будет диагональ у плазмы, а какая информация и с каким звуком будет воспроизводиться на ней (кстати, акустика — это отдельные хлопоты). Потребуется фильм о вашем бизнесе, который можно начинать смотреть с любого места — иначе пришедший к середине фильма на звук зритель просто не поймет о чем речь. Если у Вас такого нет — не тешьте себя надеждами, что сгодится и 30-секундный рекламный ролик, пущенный по кругу: кроме раздражения у посетителей он ничего не вызовет. Лучше озадачьтесь заранее созданием собственного видео. Практика показывает, что за 2-3 месяца можно подготовить к выставке отличный фильм в довольно-таки расслабленном режиме.
4. Раздаточные материалы (буклеты, каталоги)
Конечно, посетитель выставки будет разговаривать с вами, с вашими конкурентами, с самим собой. В конце выставки он будет помнить, что услышал и увидел на каком-то стенде что-то очень важное. Тут на помощь придут ваши буклеты или каталоги — в спокойной обстановке человек сможет внимательно, не на бегу узнать о ваших предложениях. Хорошо бы оформить все материалы в едином стиле с оформлением стенда — тогда будет легче вспомнить вашу компанию. Кстати, отличный ход — приложить к бумажным каталогам USB-драйв небольшого объема, украшенный логотипом вашей компании и содержащий электронную версию вашей презентации. Стоит это по нынешним временам недорого, а влияние на клиента оказывает серьезное: изучит он ваши файлы, потом сотрет — а драйвом будет пользоваться еще долго. 
5. Подарки
Подарки любят все. Особенно нужные подарки. Можно, конечно, пойти стандартным путем наименьшего сопротивления и напечатать календариков и пакетов, а заодно заказать партию шариковых ручек. Пакеты, конечно, пригодятся: в них с выставки привезут кучу буклетов. Потом, кстати, в пакете выбросят мусор — и помянут выставку добрым словом. Ручкой с вашим логотипом будет писать ребенок потенциального клиента. Другое дело, что на соседнем стенде будут раздаваться, вероятно, точно такие же ручки — «сделайте нам самые недорогие, пожалуйста». Поэтому на данном этапе рекомендуем задуматься — хорошо бы сделать подарки действительно оригинальными. Например, пусть у Вас на стенде можно будет получить держатель для фотографии, визитницу, магнит на холодильник, простенькую оптическую мышь или коврик для этой самой мыши, а то и карточку памяти с логотипом вашей фирмы. Помните: пусть лучше у Вас будет не так много подарков, как на соседних стендах у конкурентов — но зато они будут по-настоящему ценными и толковыми.
Своими силами или с помощью специалистов?
Нужно решить, как Вы будете все готовить. Есть два пути. Первый — поручить менеджеру (бренд-менеджеру, PR- менеджеру, секретарше) нарисовать макеты, обзвонить типографии и заказать изготовление там, где подешевле. Этот вариант называется иностранным словом «in house», или русским «на коленке». Качество, как правило, вполне предсказуемое — «наколенное». Второй путь — заказать дизайн в дизайн-студии или рекламном агентстве, печать — там же. Выполнять самому исключительно функции заказчика — отвергать или утверждать предложенные варианты дизайна, требовать результат, не вникая в технологические подробности. В этом варианте главное — найти хорошую, профессиональную студию. Всего лишь ;). Что важно: качество исполнения зачастую зависит не от большего или меньшего профессионализма дизайн-студии (делаем предположение, что Вы не пойдете в компанию «Пупкин и Ко», а выберете фирму с каким-то положительным опытом работы), а от того, как четко Вы сами знаете, чего хотите, и насколько ясные и понятные задачи Вы будете ставить студии. Если у Вас нет ясной определенности, чего Вы сами хотите — смело действуйте по методу «на коленке»: результат будет точно таким же, как в любой, даже самой дорогой и профессиональной студии. Если же Вы четко понимаете, что Вам нужно — второй вариант для Вас. И именно тем, кто выбрал второй вариант, мы расскажем о том, как можно подготовиться за две недели и один день.
Подготовка: все круги ада за 15 дней
15 дней до выставки — Вы вспоминаете, что скоро выставка, хватаетесь за голову. Ищите дизайн-студию, которая будет работать для Вас! И срочно составляйте список всего, что вам нужно. Как искать? Лучше всего по рекомендации. Или посмотрев на рекламные материалы с прошлой выставки, которые вам понравились (иногда в конце пишут сайт или телефон студии, сделавшей дизайн). Можно поискать в Интернете, обращая внимание на выложенные образцы работ и клиентов дизайн-студии. Можно обзвонить компании по телефонному справочнику, в понравившейся студии попросить приехать менеджера с образцами работ (или съездить самому).
14 дней до выставки — В этот день хорошо бы подтвердить заказ на ручки и пакеты с логотипом — именно две недели займет изготовление макетов и печать пакетов (кстати, чтобы создать макет, логотипа обычно достаточно — вряд ли от Вас потребуется что-то еще).
13 дней до выставки — К этому моменту у Вас должен быть готов полный комплект электронных документов для подготовки всех выставочных материалов. Логотип у дизайнеров, вероятно, уже со вчерашнего дня — осталось передать им тексты для буклетов и фотографии. «Всего лишь».
12 дней до выставки — Вы ждете макетов.
11 дней до выставки — Вы начинаете нервничать, звоните дизайнерам.
10 дней до выставки — Дизайнеры присылают свои варианты. Вы сначала пугаетесь, потом привыкаете, и Вам даже начинает нравиться один из макетов. Вы делаете массу замечаний. Дизайнеры сначала пугаются, потом находят замечания толковыми и вносят в выбранный макет исправления.
Здесь важно четко формулировать свое мнение и свои пожелания. Фразы «сделайте мне красиво», «что-то здесь не то, предложите еще варианты», «как-то не очень нравится, а как я хотел бы — не знаю» мы оставляем тем, кто предпочитает «наколенную» работу. Есть четкие категории — цвет, композиция, шрифт — и всегда можно сделать конструктивное пожелание.
9 дней до выставки — В первую очередь нужно завершить работу над версткой буклетов с большим тиражом — их нужно готовить в печать. Нужно внимательно проверить тексты, чтобы не было опечаток. Найти, наконец, недостающие картинки. Или отказаться от них.
Немного о печати. Тиражи от 500 экземпляров печатаются офсетным способом. Можно использовать печать серебром, золотом, пантоном, можно сделать матовое, глянцевое или выборочное лакирование. При выборе типографии следует помнить, что разные производства специализируются на разных тиражах — малых, средних, больших. Печатные машины бывают под разные форматы и различаются числом печатных секций. Некоторые машины оснащены сушкой, некоторые — нет. От всех этих параметров зависит качество и цена продукции в типографии. Общий смысл этих загадочных слов — доверьте вашей дизайн-студии, где печатать тираж. Сэкономить на этом, выбирая типографию самому, скорее всего, не удастся.
8 дней до выставки — Перед тем, как подписывать макеты в печать, проверьте их внимательно! Дизайн-студия и типография несут ответственность за внешний вид, но не за то, что написано внутри. Не забудьте проверить правильность контактной информации — телефоны, адреса и электронную почту. Почему-то именно в них чаще всего встречаются ошибки.
7 дней до выставки — Обычный срок изготовления офсетных тиражей — пять — десять рабочих дней. Пора сдавать в печать брошюры и буклеты.
6 дней до выставки — Заказывая дизайн стенда, Вы определились заранее, где будут стоять столы, ресепшен, витрины, плазма, DVD-проигрыватель или ноутбук? Вы сказали об этом дизайнерам? Тогда все хорошо. Потому что иначе часть изображений могла оказаться загороженной чем-нибудь. И еще — всегда есть искушение «втиснуть» как можно больше информации в площадь стенда. Не забывайте, что редкий посетитель будет читать надписи, расположенные на уровне колен. Или мелкий шрифт, расположенный выше головы. Сегодня надо закончить дизайн стенда!
5 дней до выставки — Оформление для стенда, не требующее сложного монтажа, такое как баннеры, плакаты, растяжки, ростовые фигуры, пикколо, поп-ап стенды и прочие мобильные разборные конструкции можно сделать за пять дней. Не забудьте скоординировать этот вопрос с дизайн-студией!
Как правило, дизайн-студии и их партнерские типографии, специализирующиеся на широкоформатной печати, могут печатать на бумаге, виниле, самоклейке, на баннерной ткани и даже на холсте. Могут «накатать» винил на пластик и вырезать ростовую фигуру. Обычно они могут предложить на выбор несколько видов мобильных (разборных) выставочных стендов, разных конструкций. Так что придется заранее оговорить с организаторами выставки тему монтажа выставки, способов крепления. Исходя из этого можно сделать люверсы, подвесы или «карманы» с тросами. 
4 дня до выставки — Уже поздно исправлять что-либо в стенде или в буклетах. Но еще можно внимательно проверить листовки и визитки.
3 дня до выставки — Обычно срочные тиражи цифровой печатью печатают один-два дня. Подписывайте в печать визитки, малотиражные листовки — дизайн-студия ждет!
Цифровая печать предназначена для печати малых и срочных тиражей (оптимально при тиражах менее 300 листов формата А4). Печатать можно на самоклеющейся бумаге, мелованной и дизайнерской бумаге или кальке. Тираж может быть любой — от одного экземпляра.
2 дня до выставки — все электронные материалы для показа на плазме должны быть готовы, проверены и записаны на несколько болванок — с запасом. Если Вы не планируете установку плазмы на своем стенде — что ж, готовы поспорить, хлопот у Вас и без этого немало.
1 день до выставки — Все, час Х настал. Сегодня Вам доставят все тиражи, а стенд уже монтируется! … Пять часов дня. Доставили тиражи? Нет? Семь вечера. Доставили тираж? Нет?! Девять вечера. Частично доставили? Частично обещали подвезти завтра прямо на выставку? Вот именно поэтому нужно было для всех подрядчиков назначать срок сдачи на день-два раньше. Забыли вам сказать ;). 
Подводные камни
А теперь — три правдивые истории из жизни. Для тех, кто учится на чужих ошибках.
Иван Охломонов, директор юридической компании «Охломонов и К», заказал оформление и монтаж своего стенда. И не стал ничего контролировать, потому что был очень занят. Все делали работники типографии. В первый день выставки приехал он на открытие выставки. И увидел, что огромное изображение логотипа на щите над стендом закреплено кверху ногами.
Секретарь компании «Альтруист» Марина Пирогова заказала визитки сотрудникам для выставки. Писать письмо ей было лень, поэтому ФИО и название фирмы она продиктовал по телефону. Макет тоже утверждать не стала — некогда. На следующий день в компанию привезли визитки. С опечатками в записанных на слух фамилиях.
А Никита Простоквашин из фирмы «Буревестник» готовился к выставке заранее. Будучи специалистом в области рекламы и маркетинга, он обзвонил дизайн-студии, выбрал ту, которая дешевле. Сделал заказ. Заплатил аванс. Варианты не понравились. Дальше работать не было смысла, а предоплату не вернули. Заказал в другой студии. Снова ориентируясь не на уровень, а на низкую цену. Сначала варианты ему не нравились, потом сроки стали поджимать, пришлось принимать, что было. Сдал файлы в типографию. Выяснилось, что файлы подготовлены в печать неправильно. Заплатил за переделку в типографии. Доплатил за срочность. К выставке успел. Вопрос — какой ценой.
Что почём?
Итоги
Надеемся, наш короткий экскурс поможет Вам в подготовке к любой выставке. И пусть каждая новая выставка удается вашей компании лучше, чем предыдущая!
На десерт: если какие-то термины, использованные в статье, не понятны Вам, обращайтесь к глоссарию дизайн-студии «100% КПД».
Благодарим за помощь в подготовке материала Маргариту Журавлеву, директора студии графического дизайна «100% КПД»
Эффективная подготовка к выставке: пошаговое руководство
В статье мы расскажем:
Подготовка к выставке должна начинаться заблаговременно, ведь если вы хотите произвести положительное впечатление на посетителей, нужно все продумать до мелочей. Важно понимать, что именно менеджеры компании отвечают за успешную презентацию предприятия на этом мероприятии.
Данная статья будет полезна тем, кто еще не отточил свои умения до идеала. Чаще всего это характерно для компаний, которые редко посещают подобные мероприятия, или это молодой бизнес, руководителям которого не хватает опыта. Не переживайте! Мы расскажем, как правильно все сделать.
Этапы участия в выставке
Чтобы продвигать на рынке свой продукт, нужно использовать самые различные инструменты, начиная с публикаций в социальных сетях и заканчивая выставками. Причем последние, при условии хорошей подготовки и правильной организации, сработают очень эффективно. При таком формате происходит общение «лицом к лицу» с потенциальными клиентами, а также с коллегами, партнерами, конкурентами и представителями СМИ. Выставки – отличная возможность оценить и проанализировать рынок.
Чтобы получить ощутимые результаты, для подготовки к выставке и ее проведения компании обращаются к опытным специалистам, хорошо разбирающимся в продукте, способным выстроить и поддержать коммуникации, как с потенциальными покупателями, так и с конкурирующими компаниями и СМИ.
Часто выставки посещают руководители и их заместители, а также ведущие топ-менеджеры крупных компаний. И чтобы привлечь их внимание как партнеров или клиентов, необходимы высокие коммуникативные навыки сотрудников, занимающихся выставками.
Одна из задач выставочных мероприятий – создание определенного имиджа компании, но основная цель – увеличение продаж продукта. Чтобы достигнуть этой цели, необходимы:
Остановимся подробнее на этих этапах.
Подготовка к выставке
Важный этап подготовки к выставке – ее выбор. Прежде чем его сделать, необходимо понять, решит ли мероприятие стоящие перед ним задачи, будет ли способствовать увеличению продаж, зачем компании участвовать именно здесь.
Никакие продажи не состоятся, если на мероприятии не будет потенциальных клиентов, т. е. целевой аудитории (ЦА) компании. Соответственно, прежде чем делать выбор в пользу той или иной выставки, важно определить ее аудиторию, понять, будет ли на ней присутствовать ЦА компании, в каком количестве, чем подтверждаются эти данные.
После этого можно начинать подготовку к выставке.
От качества организации во многом зависит итоговый результат мероприятия.
В подготовке к выставке принимают участие различные специалисты: от топ-менеджеров до руководителей отделов (продаж, маркетинга и пр.). Для координации работы, начиная с выбора и подготовки к мероприятию и заканчивая анализом результатов, обычно назначают ответственное лицо.
Подготовку к выставке следует начинать не позднее чем за 3-4 месяца, оптимальный срок, в течение которого можно тщательно проработать все нюансы, – 6 месяцев.
Во время подготовки необходимо:
Для получения максимального эффекта от участия в мероприятии необходимо обозначить цели, сформулированные по системе СМАРТ, т. е. конкретные, измеримые, достижимые, ограниченные по времени. Чем четче они будут выражены, тем выше вероятность их реализации.
В случае проведения на выставке маркетинговых мероприятий (конференций, презентаций и пр.), необходимо определиться с местом их проведения: будет ли это выставочный стенд компании или арендованный для этих целей конференц-зал.
Выставочные стенды, по сути, являются выездным офисом компании. Конечно, ими заинтересуются посетители мероприятия, но не стоит ограничивать круг покупателей только гостями. На выставку можно и нужно приглашать как уже существующих, так и потенциальных клиентов, сотрудничество с которыми возникло за стенами павильона.
Существующим клиентам будет полезно убедиться в том, что компания продолжает занимать лидирующие позиции на рынке, представляя вниманию гостей и покупателей один из лучших в своей категории продуктов.
Потенциальные клиенты смогут оценить подход и масштаб, согласиться на переговоры и перейти из разряда потенциальных покупателей в разряд реальных клиентов.
Для того чтобы привлечь их внимание в процессе подготовки к выставке, необходимо составить список потенциальных покупателей и направить им персонализированные приглашения на мероприятие.
Оптимальное время для начала рассылки – 2-3 месяца до начала выставки. Письма не должны быть чересчур многословными, в них необходимо уместить только самую важную информацию:
Спустя одну-две недели после первоначальной рассылки следует связаться с потенциальным клиентом и напомнить о предстоящем мероприятии. Хорошо, если общение будет личным. При этом важно проявлять искренний интерес к будущему покупателю.
Пригласить потенциальных клиентов на выставку можно с помощью электронной почтовой рассылки. Для этого необходимо составить список лиц и компаний, интересовавшихся предлагаемым продуктом в течение последнего года. После этого разработать цепочку электронных писем-приглашений и писем-напоминаний о предстоящем мероприятии, которые затем направлять лицам из списка с определенной периодичностью.
Во время выставок проводятся также деловые мероприятия (уже упомянутые ранее конференции, презентации и пр.). Стоит уточнить у организаторов, какие именно мероприятия и когда будут проходить, определить, интересны ли они целевой аудитории компании, а затем решить, в каких из них стоит принять участие, какие темы затронуть в процессе, чтобы эффективнее привлечь внимание потенциальных клиентов, а затем уже обсудить с ними дальнейшее сотрудничество.
Не стоит игнорировать спонсорские пакеты, дополнительные маркетинговые услуги, которые обычно предлагают организаторы мероприятий участникам. Помимо готовых предложений, всегда можно обсудить индивидуальные, которые могут в полной мере удовлетворить интересы обеих сторон. Главное, озвучить организаторам выставки планируемый бюджет и преследуемые цели, и подходящее решение будет наверняка найдено.
Сотруднику, отвечающему за проведение и подготовку выставки, недостаточно быть просто внешне элегантным, он также должен обладать цепким умом. В целом же мероприятием занимаются:
Сотрудники, занятые в подготовке и проведении выставки, должны четко понимать, в чем заключается их роль, разбираться в представляемом продукте, его особенностях, преимуществах, обязаны знать о недостатках, уметь закрывать возражения, объяснять, в чем заключается отличие от продукции конкурентов. А также не забывать о позитивном настрое, приветливости, доброжелательности.
Важно, чтобы все стендисты знали:
Кроме того, они должны разбираться в различных категориях потенциальных клиентов и не путаться при вручении им маркетинговых материалов. Они не должны испытывать сложности с нахождением нужных брошюр, при необходимости объяснить заинтересованным лицам, у кого можно получить более подробную информацию о выставочной продукции.
Если информация на стенде будет представлена не в полном объеме, у потенциального клиента будет повод для завязывания контактов. Подготовка к выставке включает в себя инструктаж и обучение сотрудников, которые желательно провести минимум за пару недель до мероприятия.
5 правил работы на выставке
В процессе подготовки к выставке, чтобы избежать накладок и проблем при ее проведении, необходимо руководствоваться следующими правилами:
В последние несколько лет существует тенденция, не рекомендующая оставлять рекламный раздаточный материал в свободном доступе. Сотрудник выставки общается с гостем, оценивает его, предлагает заполнить анкету, определяет точки соприкосновения, и, исходя из собранной информации, выдает набор материалов на месте или высылает позже, например, по электронной почте.
Для того чтобы произвести на потенциального клиента должное впечатление, можно отправить ему интересующие материалы в тот же день, когда проходила выставка, чтобы он получил их уже на следующее утро.
Работа после выставки
Завершение выставки не означает, что работа закончилась. Теперь необходимо развить и укрепить возникшие связи.
Обзванивать потенциальных клиентов необходимо в короткие сроки после окончания мероприятия, пока информация о компании еще свежа в памяти посетителей.
Еще в процессе подготовки к выставке следует составить план работы с контактами, завязавшимися во время мероприятия. Ситуации, когда они передаются в торговый отдел и не получают дальнейшего развития, к сожалению, не редкость.
Если во время выставочного мероприятия проводилось анкетирование посетителей, то не составит труда разделить полученные контакты на «горячие», «теплые» и «холодные». Если первые не купят продукт в течение месяца после выставки, то, скорее всего, они его уже не купят. Вторая группа может размышлять над покупкой до полугода, а так как именно они составляют большую часть полученных контактов, то правильная работа с ними принесет компании наибольшую прибыль. Для третьей группы достаточно направления писем и, при получении запроса, маркетинговой продукции.
Последним этапом является оценка полученных результатов и соответствие их поставленным целям. Первичная оценка делается непосредственно после окончания мероприятия, повторная – спустя 6 или 12 месяцев. Подсчитывая новых клиентов, стоит обратить внимание на способ их получения: прямые почтовые рассылки, выездная работа, участие в выставке.
Оценку результатов лучше оформить таким образом, чтобы в дальнейшем с ней было легко работать, анализировать и т. п. Она должна включать в себя:
Кроме того, следует:
Поскольку подготовка и участие в выставке – это инвестиция, то важно оценить ее окупаемость. Для оценки финансового результата (ROI выставки) сумму прибыли от продаж по итогам выставки необходимо разделить на финансовые затраты для проекта. Оценивать этот эффект следует спустя 6–9 месяцев после мероприятия.