Как подобрать сотрудника на работу
10 советов о том, как грамотно подобрать персонал
Подбором персонала занимается HR-менеджер, но часто такая должность отсутствует в компании, и его обязанности берут на себя или директор, или его заместитель.
Если выбор сотрудников окажется неправильным — это скажется на том, что будет большой поток персонала, или же персонал будет не совсем компетентный. Неправильный подбор может существенно увеличить расходы вашей организации.
Мы постараемся вам помочь в этом нелегком деле. Ниже вы увидите десять простых рекомендаций, благодаря которым сможете сделать правильный выбор.
1. Поставьте точную цель.
Прежде всего нужно подробно описать открытую вакансию. Если этой информации у вас нет — обратитесь за помощью к консультанту кадрового агентства. Также, Вы должны понимать на какую именно работу вы ищете человека. Стоить обращать внимание не только на личные качества, но и на то, как подходит кандидат на вакансию.
Хорошее и подробное описание поможет подобрать правильный персонал.
2. Не берите кого попало — вам нужны лучшие.
Вы можете найти людей с помощью знакомых и друзей, через интернет, с помощью иных компаний или кадровых агентств. Самым лучшим способом, который не требует больших затрат является рекомендация. Однако, наиболее популярным методом являются объявления, так что если вы выберите этот способ — позаботьтесь о том, чтобы объявления были полными и понятными. Это сэкономит силы и деньги.
3. Приготовьтесь к собеседованию.
Когда вы подберете резюме — сопоставьте с требованиями вакансии, для того чтобы повторно отсеять неподходящих кандидатов. Оцените резюме, которые понравились больше всего несколько раз, сделайте пометки. Подготовьте вопросы, которые планируете задать кандидату. Не забудьте о вопросах связанных с работой, чтобы понять имеет ли человек нужные знания.
Не стоит говорить о расе, возрасте, социальном статусе, религиозным воззрениям или национальности — это невежливо. Но обязательно уделите внимание таким вопросам как опыт, способности кандидата и его планы на будущее.
Кроме стандартных вопросов, таких как:
Конечно, эти вопросы нужны на собеседовании, но подумайте о неожиданных вопросах:
4. Не забывайте о атмосфере интервью.
Во время интервью вы должны быть полностью свободным и не отвлекаться ни на что. В противном случае это покажется кандидату невежливым. Найдите нейтральную территорию для вас и для соискателя, чтобы предотвратить напряжение. Кандидат должен чувствовать себя свободно.
Когда встретитесь — представьтесь, будьте вежливы, предложите чашечку кофе или чая, и просто будьте гостеприимным.
Все это поможет узнать полную и адекватную, а главное естественную информацию о кандидате, оставить хорошее впечатление о себе и организации.
5. Разложите все по полочкам.
Еще раз расскажите о вакансии, проинформируйте кандидата о том — будет ли повторное интервью или будет ли с ним говорить еще кто-то. Также стоит уточнить не помешает ли интервью планам самого человека, и сколько оно займет времени.
Предоставьте абсолютно всю нужную информацию.
6. Держите интервью под контролем.
Не отвлекайтесь, ставьте нужные, полные вопросы — вы всегда можете посмотреть на ранее приготовленные вопросы. Старайтесь сделать так, чтобы кандидат говорил вместо вас, и, главное, больше вас.
Постарайтесь узнать все о человеке — начиная от компетентности (опыт, образование, способности), отношении к работе (энтузиазм, предпочтения, цели) и заканчивая социальными ценностями (личные качества, характер). Стоит быть готовым к паузам. Короткие паузы помогут узнать новую информацию, а длительные могут быть странными.
7. Не забывайте делать записи.
Прислушивайтесь внимательно к словам кандидата, так как ваша главная цель — собрать максимальное количество информации. Сделайте все, чтобы собеседник чувствовал себя комфортно и уютно, так он будет более уверенным в общении.
Записывайте самые важные моменты. Эти записи стоит использовать потом — когда будете отбирать лучших из понравившихся. Также, стоит предупредить кандидата о том, что вы будете делать записи, и их стоит писать быстро и коротко, чтобы не отвлекать собеседника.
8. Вам также нужно отвечать на поставленные вопросы.
Приготовьте ответы на вопросы о компании и самой работе. Также, стоить быть готовым к непростым вопросам со стороны кандидата:
9. Подробно опишите вакансию в конце собеседования.
На конец интервью составьте подробное описание самой должности, о культуре компании, о взаимодействии сотрудников и требования к ним. Если вы дадите всю эту информацию раньше, то кандидат сможет подобрать нужные ответы на все вопросы.
Стоить говорить правду как о вакансии, так и о компании. Не скрывайте отрицательных моментов.
Предоставьте информацию о зарплате, расписаниях и льготах, которые предоставляет компания. Сообщите кандидату какие буду следующие шаги в процессе приема на работу.
Закончить интервью нужно благодарностью за внимание к компании.
10. Дайте оценку кандидату.
Останьтесь после собеседования для того, чтобы обдумать и принять решение о том, станет ли тот человек вашим новым сотрудником. В этом и помогут записи сделанные во время интервью.
Не стоит относиться к кандидату предвзято. Обдумайте, есть ли у кандидата нужные навыки для данной работы, есть ли у него нужный опыт, аргументируйте вашу оценку.
Ответьте честно для себя на эти вопросы:
Помните, что сотрудники, которых вы примите на работу будут решающими факторами и гарантией успеха компании.
Как избежать текучки кадров и найти нужного специалиста
Чтобы потом не пришлось срочно искать нового
Иногда компании тратят много времени и денег, чтобы найти хорошего специалиста, а он уходит через пару месяцев.
Полностью предотвратить это не получится, но можно выстроить процесс найма так, чтобы такое случалось редко.
Я более 15 лет руковожу командами и выработал несколько системных приемов. Они помогут предпринимателям и руководителям, которые сталкиваются со сложностями в подборе сотрудников. Например, если есть большая текучка кадров или новые работники не вписываются в культуру компании.
Эти приемы актуальны для предпринимателей малого и среднего бизнеса, а также для специалистов и руководителей, которые хотят нанять нужного человека.
В чем суть моего подхода
Когда я подбираю сотрудника, мне важно, чтобы человек проработал долго, не снижал эффективность команды и вписался в дух и культуру компании. Кроме того, я стараюсь максимально ускорить этап выбора кандидата, чтобы вакансия быстрее закрылась и специалист начал работать.
При подборе я оцениваю не только профессиональный опыт, но и личные качества, которые подходят к конкретной вакансии: темперамент, инициативность, самодисциплина, энергичность и другое. А еще подбор сотрудника для меня не ограничивается его выходом на работу.
Вот как выглядит мой алгоритм:
Давайте разберем каждый пункт подробнее на примере: скажем, найдем в компанию финансового аналитика.
Определяем профессиональный и личный профиль кандидата
Этот шаг нужно сделать до размещения вакансии: расписать рабочие обязанности и требования к личности кандидата.
Рабочие обязанности. Здесь важно максимально полно и четко расписать все, чем будет заниматься человек. Чем подробнее расписаны обязанности, тем меньше риск, что специалист уйдет через полгода. Чтобы не было ситуации, когда сотрудник думал, что будет развивать проект, а пришлось выполнять рутинную работу.
Если обязанности прописаны нечетко, подбор может затянуться надолго: компания не будет понимать, кто ей нужен, а кандидаты — чего от них требуют.
Вот как могут выглядеть обязанности финансового аналитика:
Сразу же можно прописать подчиненность — перед кем будет отчитываться сотрудник. Например, финансовый аналитик иногда может подчиняться руководителю отдела или финансовому директору, а иногда отчитываться сразу по двум направлениям.
Эти вещи тоже желательно определить при формировании профиля, чтобы потенциальный кандидат сразу понимал, с кем ему надо будет работать и какие у будущих коллег требования. А руководителям лучше будет понятен профиль искомого сотрудника.
Личностные характеристики сотрудника. Они не войдут в должностную инструкцию или в описание вакансии, но пригодятся, чтобы лучше понимать, кто нужен.
Это описание или портрет будущего коллеги с его личными навыками и привычками. От того, кто будет работать рядом и насколько хорошо он или она впишется в команду, зависит эффективность всей компании.
Скорее всего, на должность финансового аналитика подойдет человек сдержанный, склонный к анализу, умеющий четко и конкретно излагать свои мысли, особенно на бумаге, строить гипотезы и графики, хорошо считать и анализировать полученную информацию.
Отбираем резюме под выбранный профиль
Обычно при подборе кандидата я рассматриваю такие пункты: образование, стаж, чем занимался на предыдущих местах работы, а также какие слова и фразы использует в резюме. Чем тщательнее проработаем все нюансы на этом этапе, тем более подходящих кандидатов можно найти и тем релевантнее будет финальный отбор.
Образование. Для меня важно, чтобы у человека была хорошая профильная база: если это вакансия финансиста, то и вуз или дополнительное образование финансовое. Или, например, если человек отучился на инженера, а потом прошел профильные курсы и успел поработать по новой специальности, такой кандидат тоже подходит.
Статус вуза для меня значения не имеет. Как показывает опыт, какой-то особой связи между статусом учебного заведения и эффективностью на работе не прослеживается. Гораздо важнее стремление работать и самообучаться, а это уже можно отследить по резюме и на этапе собеседования.
Например, человек долго работал в одной и той же сфере, на стабильной должности. Или если у него есть дополнительное профильное образование, которое расширяет знания в выбранной профессии. Все это может говорить о желании кандидата развиваться в профессиональной сфере.
Стаж работы. Есть должности, для которых стаж важен. Напомню, что мы для примера подбираем финансового аналитика. Финансовая сфера требует знаний и навыков, которые можно получить, только отработав какое-то количество лет. На должность финансового аналитика даже начального уровня нельзя взять человека без опыта работы. Иначе как он сможет анализировать то, в чем не разбирается? А вот количество лет стажа зависит уже от сложности задач.
По своему опыту знаю, что для финансового аналитика начального уровня достаточно стажа в 2—3 года и общего понимания, как устроена отчетность, какие есть варианты аналитики и подходов к анализу. Для более опытного — более 3—5 лет и уже глубокий уровень практики по составлению отчетности и анализу.
Количество мест работы и стаж работы на каждом. Для тех, кто только начинает строить карьеру, часто переходить по разным работам и должностям нормально. Но если человек работает условные пять лет и постоянно меняет сферы деятельности и компании, о таких кандидатах я сильно задумываюсь.
Если кандидат менял компании, но оставался в финансовой сфере — это уже хороший знак. Скорее всего, человек готов развиваться в данной сфере и просто ищет комфортные для себя условия.
Какие задачи выполнял сотрудник на предыдущих местах работы. Этот пункт показывает широту опыта и навыков кандидата, его мотивацию и результативность. Здесь я смотрю, какие задачи выполнял работник, как развивался.
Например, если человек учился на финансиста, пошел работать сначала экономистом, потом вырос до финансового аналитика, стал брать на себя обязанности финансового менеджера — это может говорить о его повышенной мотивации работать и развиваться именно в этой сфере.
Как составлено резюме. Я всегда обращаю внимание на то, какие слова и фразы использует человек. Это очень субъективные вещи, но они могут помочь отсеять часть кандидатов — а это важно, если вам приходит по 100—200 резюме на каждую должность.
Возможно, я кого-то удивлю, но вопреки общепринятой практике составлять резюме от настоящего времени к прошлому, я читаю их наоборот, с конца, от учебного заведения и начала деятельности к настоящему времени. Так легче проследить все изменения, общую структуру и мотивацию человека.
Допустим, кандидат пишет, что он «создавал», «участвовал» или «разрабатывал» — то есть был «в процессе», а не создал какой-то результат. Это может говорить либо о том, что он работал на начальных позициях, где было много рутинной работы, либо кандидат любит находиться внутри процесса и выбирает монотонные задачи.
Правда, такое описание может быть и просто из-за любви к «описательному» жанру и никак не связано с результативностью кандидата. Поэтому важно смотреть на комплекс факторов.
Для нашего финансиста из примера важна системность и аналитичность. Смотрим резюме: если оно составлено последовательно, кандидат четко и подробно написал, чем занимался, виден его карьерный рост — значит, с большой вероятностью он любит все систематизировать и хочет развиваться в профессии.
Еще по резюме можно оценить потенциал работника. Например, у кандидата опыт работы 10 лет, он работал всего в двух местах, но его должности менялись, а функционал расширялся — то есть он рос и изучал разные участки одной компании. Это может говорить о высокой мотивации, что человек стремится расти в карьере.
Скорее всего, такой сотрудник может быть эффективным менеджером и управленцем, но вряд ли подойдет на рутинную работу, а иногда и даже на должность руководителя отдела. С сильным стремлением к росту некоторые позиции могут быть ему узки.
Проводим собеседование
Когда мы отобрали часть резюме и понимаем, кто нужен компании, этап собеседования должен пройти быстро. Даже если общий поток резюме огромный, например десятки или даже сотни, к собеседованию у меня обычно остается не более 3—5 основных кандидатов и примерно столько же в запасе.
Весь процесс отбора от первых резюме до собеседования обычно занимает от нескольких часов до одного-двух дней. В среднем одно собеседование длится от 40 минут до часа. Количество вопросов к разным кандидатам может различаться в зависимости от их опыта и требований вакансии.
Например, для финансового аналитика с опытом около трех лет и хорошо составленным резюме бывает достаточно нескольких точечных вопросов, чтобы понять его реальные знания. Для руководителей вопросов точно будет больше, но их количество скорее зависит от детализации ответов кандидата и уровня руководителя, которого ищем.
Для собеседований с кандидатами разного уровня у меня есть определенные подходы.
Линейные специалисты. Это все, кто выполняет основную работу, не связанную с управлением: экономисты, финансовые аналитики, бухгалтеры, юристы.
На собеседовании с ними я делаю акцент на профессиональный опыт и чуть меньше — на нужные для вакансии личные качества. Основная работа линейного сотрудника — операционные задачи, а не управление.
Руководители. Здесь, в отличие от линейного персонала, личные данные важны намного больше. Любой руководитель — это лидер, который задает политику отдела и ведет за собой коллектив. Поэтому на таком собеседовании важно прояснить как можно больше нюансов о привычках, интересах и приемах работы кандидата и сопоставить это с принятыми в компании нормами и правилами.
Для одного руководителя будет нормой не контролировать, когда сотрудники приходят в офис — лишь бы выполняли свои обязанности. А для другого, например, важна точность во всем: чтобы все вовремя приходили на работу, выполняли свои обязанности и не нарушали сроки. На собеседовании важно услышать от кандидата его видение работы и рассказать про ваши ожидания от него. Если совпали — отлично.
Детали. На собеседовании я стараюсь обращать внимание на максимальное количество нюансов. Как показывает опыт, ничего случайного не бывает. Например, если кандидат пришел на встречу в грязных ботинках или опоздал, он может быть неаккуратным при работе с документами или безответственно относиться к дедлайнам.
Можно отдельно отметить для себя, как кандидат реагирует на вопросы, в каком стиле отвечает. Например, если человек невнимательно слушает вопросы, много смотрит по сторонам, а не на задающего вопросы, часто переспрашивает — все это может говорить о его несобранности, что недопустимо для дисциплинированной работы финансиста.
Конечно, не все такие подмеченные догадки верны, но их лучше не игнорировать. Соблюдать сроки, быть аккуратным в документах и точным в расчетах — это важные вещи для финансиста.
Что спросить на собеседовании
Приблизительно такие общие вопросы я использую на собеседованиях, чтобы не забыть ничего важного. В зависимости от уровня должности они могут меняться или дополняться.
На что обращаю внимание:
Общие вопросы, которые я задаю:
Кажется, что такие вопросы в отдельности вряд ли дадут существенную информацию, особенно если кандидат отнесется к ним формально.
Но по моему опыту, когда вы применяете комплексный и системный подход, начиная с определения профиля кандидата и до внимательного собеседования, вы получаете более цельную картину о будущем сотруднике. Вы лучше понимаете человека перед вами, и значит, можете принять более взвешенное решение.
Помочь сотруднику влиться в работу
Этим этапом часто пренебрегают: мол, человека уже приняли на работу, он и так должен быть счастлив, пусть идет и работает. Это плохо. Почему-то мало кто вспоминает самого себя на самой первой работе: ничего не знаешь, ни с кем не знаком, непонятно, как все работает. Если в этот период работнику не помогать, это будет тормозить всю команду.
До выхода нового сотрудника я готовлю план адаптации. Как правило, он рассчитан на одну-две недели, зависит от уровня должности. Каждый день расписан по пунктам — новому сотруднику нужно изучить их и отчитаться в конце периода адаптации.
Основная задача такого плана — чтобы в конце адаптационного периода сотрудник полностью понимал, как работает не только его отдел, но и вся компания, и чтобы знал, кто из коллег чем занимается.
Обычно такой способ удобен и понятен обеим сторонам. Сотрудник быстро входит в курс и понимает, что, когда и в каком виде от него будут требовать. Руководитель может четко планировать свою активность с учетом этих нюансов.
Какие могут быть ошибки при подборе сотрудника
Когда сотрудников нанимают несистемно, это приводит к ошибкам, которые скажутся на работе команды, а в итоге и на результатах всей компании.
Вот небольшой список типичных ошибок, которые я встречал при подборе сотрудника:
Чем больше информации вы соберете о будущем сотруднике, тем лучше это скажется на работе всей компании. По моему опыту случайностей не бывает и обращать внимание лучше вообще на все детали, которые описаны выше.
Организация подбора персонала: все вопросы и полезные материалы
⏱ Время прочтения — 7 минут
1. Потребность в найме — это что и зачем?
Хорошо, когда в компании существует стратегический план по найму сотрудников на год, пять и больше лет вперед. В этом случае рекрутеры заранее знают, какие ресурсы им понадобятся в каждый отрезок времени.
В небольших организациях подбор обычно ситуативный и закрывает текущие потребности. Например, замена сотрудника, который уходит в декрет или длительный отпуск, подбор нового человека на место уволившегося.
Существует больше десятка способов оценить потребность в персонале. На нее влияет рынок в регионе, скорость и план развития компании, эффективность текущих сотрудников и другие факторы. В зависимости от кадровой политики компания может привлекать новые кадры или обучать персонал. Или сокращать.
Знание потребности в подборе персонала помогает:
2. Какие методы поиска сотрудников есть?
В зависимости от метода подбора компании выбирают разные инструменты поиска.
Массовый наём — поиск сотрудников на начальные позиции, которые не требуют специальной подготовки. Например, поиск разнорабочих, продавцов, водителей. Текучесть персонала на этих должностях может достигать 100% за год, поэтому компании ведут непрерывный поиск людей.
Поиск, как правило, оказывается непростым:
Поэтому для массового найма используют чат-боты, обзвон кандидатов, поиск через рекламу в соцсетях и объявления в поисковиках.
Executive search (от англ. «поиск руководителей») — подбор управляющего персонала и редких специалистов. Его сложность в правильной постановке задачи и поиске человека, идеально подходящего под все требования. Может включать в себя хедхантинг — поиск и переманивание уже трудоустроенных сотрудников.
Как правило, таким поиском занимаются внешние рекрутеры (из кадровых агентств или фрилансеры), которые хорошо знают рынок, обладают нужными навыками для мотивации кандидата.
Обычный рекрутинг — поиск квалифицированного персонала среднего звена.
Прелиминаринг — практика и стажировки.
3. Что делать, если в компании нет рекрутера?
• Обратиться в кадровое агентство.
• Найти рекрутера-фрилансера, который специализируется на нужных вам сотрудниках. Например, на HRspace.
• Искать самостоятельно. В этой статье мы рассказывали как.
4. Как уточнить требования к вакансии и обязанности сотрудника?
Требования ко многим должностям сформированы в профессиональных стандартах. Но в каждой компании при организации подбора обнаруживаются свои требования и секреты успеха. Поэтому модели компетенций на разные должности обычно составляют, основываясь на опыте самых успешных сотрудников компании.
Чтобы понять, какие навыки и компетенции в компании нужнее всего, работодатели пользуются разными средствами оценки текущих сотрудников. Начиная от тестов, заканчивая внутренними собеседованиями. Еще один вариант — обратиться за помощью к консультантам или компаниям, которые помогут составить список требований, профессиональных навыков и личных качеств.
Подробнее про компетенции мы рассказали в этой статье.
5. Как написать текст вакансии?
Хорошая вакансия содержит не только сухой список требований и условий работы.
После прочтения кандидат должен понять:
В этой статье мы рассказываем, как написать интересный текст. Также мы исследовали, почему некоторые вакансии на hh.ru собирают тысячи откликов. А еще рассказали подробнее, что писать про саму компанию: большинство кандидатов заходит на страницы работодателей на hh.ru, чтобы узнать больше о будущей работе.
6. Как определить зарплату?
Зарплата может быть средней, выше среднерыночной или ниже ее. От этого зависит процесс и результат найма.
С зарплатой ниже рынка искать кандидатов придется долго. Скорее всего, на такую вакансию будут откликаться кандидаты не очень высокой квалификации и начинающие специалисты.
Если вы предлагаете высокий оклад, то готовьтесь не только к общению с профессионалами, но и с теми, кто откликнулся «на авось».
Несколько советов:
7. Зачем нужны реферальные программы?
Многие компании предлагают вознаграждение тем, кто рекомендует им подходящего кандидата, это ещё один из работающих вариантов при организации подбора. Обычно вознаграждение выплачивают после того, как новенький пройдет испытательный срок.
К поиску кандидатов подключаются сотрудники. Они рассказывают о вакансии друзьям и знакомым. Часто такая реклама оказывается эффективной, ведь люди доверяют личной рекомендации. Если верить западным исследованиям, сотрудники, пришедшие по реферальной программе, дольше работают в компании и более лояльны к ней.
8. Какие типы собеседований есть?
По методу проведения:
Интервью по типам вопросов:
Кроме собеседований, работодатели используют и другие способы оценки. О них мы рассказали в отдельной статье.
9. Как оценить результат подбора?
Искали вы сотрудника сами или с помощью внешнего рекрутера, важно оценить результат. Ведь на поиск ушло столько сил, денег и времени!
В разных компаниях по-разному оценивают результаты, но самые популярные метрики выглядят так.
a. Время найма
Отрезок времени от начала поиска до выхода человека на работу. Меняется в зависимости от профессии, ситуации на рынке, времени года и так далее. Сравнивая и оценивая время найма, можно оценить качество работы рекрутера.
b. Эффективность разных источников, качество и количество откликов
Помогает разобраться, какие каналы лучше работают для привлечения сотрудников в компанию и на конкретную должность.
c. Стоимость найма
В стоимость подбора входят не только все затраты на размещение и рекламу вакансии, но и стоимость времени рекрутера, потраченного на закрытие вакансии.
d. Удовлетворенность менеджера кандидатами и удовлетворенность сотрудника работой
e. Процент уволившихся в первый год кандидатов
Эта метрика говорит о качестве подбора. Обычно за год сотрудник успевает только влиться в работу и приносит мало прибыли компании. Зато компании приходится тратить на него много ресурсов, включая внимание руководителей и помощь коллег. Поэтому увольнения в первый год работы дорого обходятся компании, учитывая затраты на подбор.
Если человек уволился по собственному желанию, возможно, реальная работа не соответствовала тому, как рекрутер рассказал о ней в вакансии и на собеседовании. Если увольнение произошло по инициативе работодателя, вероятно, выбрали не самого подходящего кандидата.
Метрики помогают оценить качество работы рекрутера. Многие системы управления персоналом автоматически следят за результатами. Например, специальная вкладка с анализом и статистикой есть в системе Talantix.
10. Что делать с теми, кто не подошел?
Обязательно ответить им: поблагодарить за отклик и правильно отказать.
Некоторых из кандидатов стоит взять на заметку. Если человек вам почти подходил, всегда есть шанс, что он окажется вам нужен в будущем, когда наберется опыта.
Собирать и хранить такие резюме удобно в системе управления персоналом Talantix. Можно оставить комментарии к каждому соискателю и вернуться к ним в любой момент.
А что делать дальше?
Впереди у новенького — сложный процесс адаптации. Он нужен, чтобы за три месяца новый сотрудник не заскучал, не перегорел и принес пользу компании.
Кажется, самое время насладиться результатами вашей организации и вернуться к подбору начиная с пункта № 1?