Как подтвердить приглашение на интервью
Письмо-приглашение
Такой вид корреспонденции, как письмо-приглашение, может использоваться при необходимости пригласить лицо на какое-либо мероприятие, совещание, собеседование, выставку или семинар. Некоммерческие деловые письма часто используются в сфере предпринимательства. Рассмотрим, как составить такой документ для различных случаев.
Функции письма-приглашения
Письменное приглашение позволяет решить такие задачи:
Если у организации нет возможности пригласить какое-либо лицо лично или по телефону, то данное письмо будет хорошим вариантом.
Как передать письмо-приглашение
Письмо-приглашение на какое-либо мероприятие можно передать адресату несколькими способами:
Особенности составления письма-приглашения
При написании письма-приглашения пользуются стандартными правилами деловой переписки. Нужно применять официально-деловой стиль речи, не включать в текст разговорные выражения. Особое внимание требуется уделить грамотности: не должно быть орфографических, пунктуационных и других ошибок. Важно также проверить текст на наличие двусмысленных конструкций.
Бланки письма-приглашения компания может разработать самостоятельно для различных ситуаций. Законодательно утвержденных форм не существует.
В письме нужно указать такие сведения:
Письмо завершает подпись отправителя письма. Кроме того, нужно указать его ФИО и должность.
К сведению! При необходимости можно приложить брошюры, карты, программу мероприятия, список докладчиков и другое.
Ниже представлены примеры писем-приглашений для различных ситуаций. Можно смело ими воспользоваться, изменив необходимые данные.
Письмо-приглашение на собеседование
Чаще всего на собеседование кандидатов на должность приглашают по электронной почте. Особенности письма: конкретика в изложении, уважительное обращение, официально-деловой стиль речи. Обязательно указывают наименование компании, наименование вакансии, адрес, контакты работника отдела кадров, перечень документов, которые соискатель должен взять с собой.
В теме электронного письма нужно написать, что это письмо-приглашение, указать вакансию и наименование организации. Отправку письма лучше сопроводить телефонным звонком, чтобы убедиться, что соискатель получил электронное сообщение.
Подписать данное письмо может работник отдела кадров организации.
Общество с ограниченной ответственностью «Берег»
(реквизиты организации)
Тихонову Александру
Анатольевичу
Приглашение
Уважаемый Александр Анатольевич!
Компания ООО «Берег» благодарит Вас за отклик на вакансию «Системный администратор». Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и считаем, что Ваши опыт и квалификация подходят нашей организации.
По всем возникающим вопросам можно обратиться по телефону: 8 (3412) 22-12-13.
Специалист отдела кадров ООО «Берег»
Романова Кристина Петровна
Письмо-приглашение на мероприятие
Под мероприятием можно понимать конференции, круглые столы, встречи, форумы, презентации, съезды, то есть разного рода деловые встречи. Особенностями письма-приглашения в данном случае будут: описание мероприятия, адрес, программа мероприятия, требования к гардеробу (при необходимости).
Письмо должен подписать руководитель организации, если приглашается также руководящее лицо. Если сообщение адресовано топ-менеджерам или другим работникам, то поставить подпись на письме могут и работники, замещающие руководство.
Общество с ограниченной ответственностью «Парфюмер»
(реквизиты организации)
Индивидуальному предпринимателю
Сомовой Полине Сергеевне
Приглашение
Уважаемая Полина Сергеевна!
Компания ООО «Парфюмер» приглашает Вас посетить презентацию нашей новой продукции. Мероприятие будет проходить по адресу: г. Киров, ул. Партизанская, д. 131 (БЦ «Гавайи»), «розовый» зал, 24 декабря 2020 года в 15:00.
В программе: парфюмерная дегустация, фуршет.
Ответственный за мероприятие
Александра Ивановна Бекк, тел.: 8 (8332) 66-66-66
Генеральный директор ООО «Парфюмер» Николаев / Н.М. Николаев
Письмо-приглашение на семинар
Данное письмо-приглашение копирует по своей структуре другие письма. В тексте нужно указать тему семинара, вопросы, которые будут разобраны во время мероприятия, что даст приглашенному участие на семинаре. Также если адресат перед участием должен выслать какие-либо анкетные данные, то об этом нужно обязательно предупредить. Регистрационную форму можно прикрепить к письму.
К сведению! Не помешает указать и ориентировочную продолжительность семинара.
Общество с ограниченной ответственностью «Новые технологии»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Гамма» Петрову
Кириллу Кирилловичу
Приглашение
Уважаемый Кирилл Кириллович!
Компания «Новые технологии» приглашает Вас на наш новый семинар. Его тема: «Привлечение иностранных инвесторов в развитие российского бизнеса». Мероприятие состоится 23 декабря 2020 года в 17:00 по адресу: г. Казань, ул. Революционная, д. 138 А.
В ходе семинара мы будем обсуждать такие актуальные вопросы, как:
Участие в семинаре позволит Вам ознакомиться с опытом своих коллег, поделиться собственными наработками и расширить список деловых контактов.
Для участия в семинаре необходимо заполнить анкету во вложении и отправить ее на нашу электронную почту.
Ориентировочная продолжительность семинара — 3 часа.
Ответственный за мероприятие: Соколов Степан Степанович, тел.: 8 (843) 777-66-55
С уважением, генеральный директор ООО «Новые технологии»
Рустамов Дмитрий Дмитриевич
Письмо-приглашение на участие в тендере
Организацию можно пригласить поучаствовать в тендере. В письме для этого важно отметить сроки подачи заявки на участие, объект тендера, адрес для отправки заявки, поскольку для оформления заявки необходимо соблюсти особый порядок.
Формы для заполнения (анкету, заявку, тендерное предложение и др.) необходимо приложить к письму.
Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Хризантема» Загребину
Александру Александровичу
Приглашение
Уважаемый Александр Александрович!
Предлагаем Вам принять участие в тендере, проводимом ООО «Перспектива», на проведение разработки информационного портала.
Для того чтобы принять участие в тендере, пожалуйста, заполните заявку на участие в тендере и тендерное предложение и пришлите документы до 20 декабря 2020 года на адрес электронной почты, указанной в приложении к письму, обязательно написав в теме письма название тендера.
Заполняя тендерное предложение, Вы можете выбрать одну или несколько позиций, на которых специализируется Ваша компания.
Документы, необходимые для ознакомления и заполнения, прилагаем.
С уважением, генеральный директор ООО «Перспектива»
Семенов Роман Романович
Письмо-приглашение на выставку
Если компания организует выставку или выставляет свою продукцию где-либо и заинтересована привлечь как можно больше контрагентов, то отправка писем-приглашений на данное мероприятие будет хорошим решением.
Письмо должно содержать название выставки, адрес, место нахождения стенда с выставочными образцами. Также можно отметить, какую выгоду приобрет посетитель выставки: сможет пообщаться с менеджерами, ознакомиться с продукцией, заключить договор, получить образцы и т.д. У адресата должно возникнуть желание посетить указанное мероприятие.
Общество с ограниченной ответственностью «Камни-самоцветы»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Гамма» Саратову Константину
Константиновичу
Приглашение
Уважаемый Константин Константинович!
Компания «Камни-самоцветы» приглашает вас посетить свой стенд на выставке «Дары природы».
Выставка будет проходить с 10 декабря по 20 декабря 2020 года в бизнес-центре «Галактика» по адресу: г. Ижевск, ул. Барышникова, д. 67Б.
Все дни выставки с 10:00 утра до 20:00 на нашем стенде будут присутствовать менеджеры и руководство компании, с которыми Вы сможете в неформальной обстановке обсудить вопросы начала и развития сотрудничества.
У Вас будет уникальная возможность сделать отборку продукции и первыми приобрести новинки, а также получить аксессуары и рекламные материалы.
Наш стенд будет находиться рядом с северным входом, номер стенда – 14.
С уважением, генеральный директор ООО «Камни-самоцветы»
Горбунов Андрей Андреевич
Единого образца всех писем не существует, поскольку их содержание будет зависеть от множества факторов: характера мероприятия, на которое приглашается лицо, степени знакомства отправителя и адресата. Даже для одной и той же ситуации в связи с этим могут быть написаны письма с разным содержанием.
Кроме представленных образцов, на нашем сайте можно скачать также письмо-приглашение (вызов на совещание) и гарантийное письмо-приглашение иностранного гражданина.
Как подтвердить встречу на собеседование в письме?
В современном обществе все большее значение в жизни человека приобретает карьера, основной целью становится достижение успеха и материального благополучия. Каждый человек стремится получить должность, приносящую не только моральное удовлетворение, но и станет источником материального благополучия.
Трудоустройство — процесс долгий и кропотливый. Все начинается с тщательного исследования сайтов нанимателей, изучения спроса рынка труда, посещений службы занятости, анализа предложений, формирования качественного резюме с сопроводительным письмом, цель которого — получение приглашения на личное собеседование.
К переговорам, как и к составлению портфолио, необходимо подготовиться. В правильно составленном портфолио, в том числе, перечисляются различные средства связи с кандидатом: номер телефона (он должен быть доступен в любое время), адрес электронной почты, Scype.
Письмо-приглашение
Поскольку в нашем компьютеризированном веке все чаще в качестве коммуникации применяется электронный документооборот, то и предложение прибыть на личную встречу кандидат, скорее всего, получит в электронном варианте.
Обычно в письме-приглашении содержится следующая информация:
Не исключено, что на личной встрече могут понадобиться какие-то документы, подтверждающие образование, квалификацию или опыт работы, поэтому к письму прилагается список. Иногда письмо-приглашение содержит краткий обзор деятельности организации, предлагающей вакансию, величину заработной платы и список должностных обязанностей. Письмо с дополнительной информацией демонстрирует высокий уровень компании.
На приглашение, безусловно, нужно ответить (так же в электронном виде), что подчеркнет заинтересованность кандидата в вакансии. Ну и, в конце концов, это элементарное проявление воспитанности и вежливости.
Даже если в письме-приглашении содержатся полные сведения о месте и времени встречи, и соискатель готов к собеседованию, положительный ответ необходимо подготовить и выслать потенциальному нанимателю.
Общие правила по составлению ответа
Рекомендуется отвечать на письмо не сразу, а подождать несколько часов. Во-первых, таким образом можно вызвать у работодателя интерес к собственной персоне, во–вторых, подчеркнуть серьезность намерений в отношении вакансии, в-третьих, появляется пауза для размышлений об истинности своего намерения занять именно эту должность. Но однозначно, ответ должен поступить в рабочее время. Обычно соискатель рассылает сои данные в несколько организаций на аналогичные должности. Приглашений может прийти несколько. Каждое из них требует обратной связи.
Ответ готовится тщательно. Он должен быть правильно составлен, в соответствии с правилами написания делового письма, не содержать эмоциональных высказываний, жаргонных фраз, панибратских обращений. В письме не должно быть орфографических ошибок.
При написании письма используются некоторые общепринятые правила:
Документ должен быть удобочитаемым. Соблюдение правил оформления письма показывает кандидата в выгодном свете как человека аккуратного и грамотного.
Текст ответа начинается с обращения к создателю письма-приглашения «Уважаемая/уважаемый »(затем прописываются фамилия и инициалы приглашающего). Далее констатируется факт – письмо-приглашение получено. Затем выражается благодарность за внимание к резюме и приглашение на собеседование («Благодарю Вас за приглашение на собеседование»). Только после этого следует выразить согласие прибыть в указанную дату и время на встречу (Буду рад(а) приехать по такому-то адресу в такое-то время). В конце письма — заключительная этикетная фраза «с уважением». Дата. Подпись. Лаконичность и ёмкость ответа создает позитивное отношение к кандидату, дает понять работодателю, что человек готов к сотрудничеству, но знает себе цену.
Если письмо-приглашение содержит просьбу связаться с работником отдела кадров или рекрутером для уточнения даты и времени собеседования, то необходимо перезвонить по указанному телефону контакта. У телефонной беседы есть и еще одно преимущество. Соискатель может выяснить, какие вопросы будут рассматриваться, есть ли требования к внешнему виду, продолжительность встречи. Появляется возможность более тщательно подготовиться к визиту.
Как отказаться от вакансии?
С учетом того, что большинство кандидатов в принципе не отвечают на письменное приглашение или пишут письма большого объёма с несущественными подробностями и словами благодарности, краткий и по существу ответ произведет на интервьюера положительное впечатление.
Даже если вакансия уже не актуальна, не рекомендуется «уходить по-английски, не попрощавшись». Возможно, в той же компании через какое-то время вновь откроется вакансия, более соответствующая образованию и опыту работы. Чаще всего «интересные» портфолио прямые работодатели оставляют на будущее. Кадровые агентства часто сотрудничают и могут предложить коллегам обратить внимание на ответственного и вежливого кандидата.
Принцип написания отказа тот же:
Случаются ситуации, когда прибыть на собеседование в обозначенное в приглашении время не представляется возможным. В ответном письме необходимо выяснить, допустимо ли перенести дату встречи или время, объяснить причину, по которой кандидат не может явиться (причина должна быть уважительной). Такое письмо демонстрирует желание к сотрудничеству, дисциплинированность соискателя.
Если приглашение поступило от иностранной компании, и будущая должность подразумевает ведение деловой переписки на иностранном языке, то рекомендуется продублировать письмо на языке работодателя (например, английском). Структура письма та же, что и на русском языке: вежливое приветствие, логично построенная основная часть и заключительная фраза. Обращение обязательно с соответствием с требованиями написания делового письма в английском языке.
Грамотный вежливый ответ на приглашение сформирует у руководителя положительное впечатление, увеличивает шансы на получение должности.
Когда соискателя заинтересовали однотипные вакансии в разных организациях, он успешно прошел собеседование в нескольких (чаще в 2), настает момент выбора. Взвесив все плюсы и минусы, необходимо принять окончательное решение и отклонить одно из предложений. Следует уведомить компанию об отказе. Самым верным решением в данном случае было бы позвонить специалисту, который принимал решение о приглашении кандидата на работу. Однако вариант электронного письма тоже подходит. В письме обязательно нужно выразить благодарность за приглашение, пояснить, не вдаваясь в подробности, причину отказа – более привлекательное предложение от другой компании (без упоминания названия организации – это правило этикета). Еще раз поблагодарить за проявленное внимание.
Ответ на письмо-приглашение – важная часть процесса трудоустройства. Идеально составленный ответ, конечно, не гарантирует 100% трудоустройства, но выделит среди других соискателей и привлечет внимание работодателя.
Как работодатели относятся к торгу после приглашения на работу
Даже если предложение о работе сделано не на словах, а в переписке, оффер — это не официальный документ, а что-то вроде декларации о намерениях. Обычно его не нужно подписывать, это просто обобщение всех условий работы в компании, которые вам, скорее всего, уже озвучили на собеседованиях. Но конкретную сумму кандидат зачастую впервые видит именно в оффере.
Оговоримся сразу: если вы претендуете на массовую позицию (продавец, курьер, комплектовщик на склад и так далее), то торговаться обычно совсем нет смысла, так как в компании наверняка предусмотрена определенная ставка, и работодатель от нее не отступит. То же касается не массовых, но рядовых позиций. Возможность торговаться есть обычно на экспертных или руководящих должностях (когда вы понимаете, что хорошего специалиста вашего уровня найти не так просто). Но важно понимать, что у работодателя, скорее всего, кроме вас, есть на примете кандидат № 2, а значит, вы рискуете, что предложение «уплывет» к нему.
Если у вас возникло желание договориться о другой сумме, взвесьте все за и против — потенциальный работодатель может отнестись к этому по-разному. Есть три варианта реакции на попытку поднять себе цену.
«Оффер — это окончательное предложение работодателя»: торг неуместен
Сторонники этой позиции считают, что ожидания и предложения по зарплате нужно обсуждать на собеседованиях до того, как сделано предложение. Оффер формируется по результатам всех этапов отбора, значит, в нем отражены все договоренности кандидата и нанимателя, полагает Надежда Нестерова, бизнес-тренер:
Если работодатель обозначил сроки для окончательного решения и рассказал про все возможности дополнительных обсуждений, он ждет, что кандидат будет соблюдать договоренности со своей стороны.
«Цель работника и работодателя — обо всем договориться «на берегу», зафиксировать в оффере эти договоренности и принять окончательное решение. Соискатель может сравнивать условия в офферах, если он рассматривает более одного-двух предложений. Но принятый оффер означает, что стороны договорились и следующий шаг — выход на работу», — говорит Антонина Аверьянова, HR-эксперт. Даже когда собеседования позади и оффер на руках, работодатель продолжает оценивать вас, предупреждает она: «Возврат к переговорам после принятого решения формирует плохое впечатление у нанимателя. Кандидат, который говорит да, а потом начинает сомневаться, берет дополнительное время, проявляет те личностные качества, которые могут оказаться неприемлемыми для работодателя. Можно сделать выводы о способности принимать решение и держать слово, о четкости позиции и мотивации».
Даже опытному профессионалу сложно самостоятельно определить свою ценность для компании. Критерии, по которым наниматель определяет ее, могут быть неочевидны для соискателя. К тому же вы не знаете, сколько еще кандидатов примерно такого же уровня конкурировали с вами за эту вакансию и насколько существенный у вас перевес по сравнению с ними. Оффер — это еще не гарантия того, что вы у работодателя единственный достойный вариант. Попытка поторговаться может побудить работодателя отозвать предложение и сделать выбор в пользу более сговорчивого кандидата.
«Не согласны с условиям — скажите об этом прямо»: торговаться — нормально
Компании составляют оффер, чтобы заявить о принятом решении и прямо назвать все условия работы. При этом стороны не несут никакой ответственности за отказ, пока не подписан трудовой договор. «По сути, оффер — это «честное слово», причем с двух сторон», — объясняет Антонина Аверьянова. По ее мнению, есть ряд ситуаций, когда обсуждать условия оффера уместно. Например, если кандидат только на этом этапе впервые видит конкретные цифры и условия, которые на собеседовании озвучивались в виде «вилки». Так происходит, когда до оформления оффера компания не готова сделать конкретное предложение, но кандидат вызывает интерес. В таких случаях наниматель говорит, что окончательное предложение он сформирует в оффере.
Бывает и наоборот — кандидат очень ценный, поэтому нужно письменно донести все преимущества работы в компании через условия оффера, чтобы увеличить шансы нанять его. Еще один мотив — кандидат ценный, но условия компании немного хуже, чем он рассчитывает, и нужно грамотно уравновесить это другими «плюшками» в оффере».
Работодатель может прямо сказать о возможности обсуждения условий после оффера. В этом случае переговоры однозначно уместны. Отстаивать свою позицию обязательно, если:
Торговаться на стадии оффера можно, главное — обосновать причины отказа от полученного предложения, считает бизнес-тренер Надежда Нестерова. Будьте готовы, что к более высокой зарплате наверняка прилагаются и дополнительные обязанности. Напишите развернутый письменный ответ — объясните, на каких условиях готовы принять оффер, и предложите работодателю решить, что для этого нужно будет сделать.
Недобросовестные работодатели могут предложить оффер, где указаны менее выгодные условия, чем обсуждалось на собеседовании. Они обещают оформить всё официально с теми зарплатой и требованиями, о которых договорятся с кандидатом. Не стоит доверять подобным предложениям — таким образом компания, скорее всего, пытается навязать вам менее привлекательные условия.
«Оффер не подписывают. И, если работодатель предлагает согласиться на навязанные им условия, а в процессе работы «договориться», с вероятностью 80–90% вы будете работать только на условиях работодателя. Также следует осторожно отнестись к компаниям, которые показывают оффер и тут же забирают, не дав даже сфотографировать. Если вам прислали оффер, с условиями которого вы не согласны или хотели бы их изменить, будьте открытыми, задавайте все вопросы и вносите правки до момента подписания трудового договора, — советует Любовь Солдатова, региональный менеджер по персоналу. — Лояльность к кандидатам, которым уже предложили оффер, выше, чем ко всем остальным. Поэтому честный аргументированный разговор об изменении условий вполне может закончиться в вашу пользу».
«Покажите себя на испытательном сроке»: дайте результат, затем торгуйтесь
Это компромиссный вариант: когда и поторговаться хочется, и рисковать неплохим предложением страшно. Предложите пересмотреть оффер после первых результатов работы. Руководитель увидит вас в деле, а вы оцените уровень загрузки. Максимально проявив себя в первые месяцы, вы повышаете шанс на то, чтобы изменить зарплату в свою пользу.
«Если оффер не совсем устраивает, покажите наилучшие результаты во время испытательного срока, затем поговорите с руководителем о своих пожеланиях к мотивации, оперируя достижениями. Если не получится, то начинайте следующие переговоры по итогу окончания проекта или через год после выхода на работу. Снова — подкрепив переговоры своими достижениями», — рекомендует Надежда Нестерова.
Компания может заявить слишком высокие требования или неверно оценить размер вознаграждения, если позицию вводят впервые или назначение происходит в период реформ. Поэтому в предложении работодателя вы можете увидеть нереалистичные значения KPI или небольшую для такого объема задач зарплату.
Любовь Солдатова советует не молчать о своем недовольстве долго:
«Обещать — не значит жениться»: оффер не гарантия трудоустройства
Стоит помнить, что оффер, как правило, не имеет юридической силы — такой силой обладает только подписанный трудовой договор и указанные в нем условия. Оффер обычно направляют по электронной почте, без подписи должностного лица, которое имеет право заключать трудовые договоры от лица работодателя. Ничто не мешает потенциальному работодателю отменить свое предложение. Исключение — когда вас письменно приглашают на работу в порядке перевода, и вы ради этого уволились (ч. 4 ст. 64, п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Но это очень специфический случай, не имеющий отношения к обычным офферам. Еще оффер иногда выступает в судебных спорах одним из доказательств трудовых отношений, если имел место фактический допуск к работе без оформления. Но это тоже особый случай. Если к работе вы еще не приступали, то само по себе наличие оффера не мешает работодателю передумать.
Еще один риск — условия трудового договора у недобросовестного работодателя могут оказаться не такими, как обсуждалось в оффере. Совет простой: перед подписанием внимательно читайте все условия.
«В моей практике были случаи, когда кандидаты увольнялись с работы, получив оффер, но на новое место так и не выходили, потому что компания передумала закрывать вакансию или приняла другого работника. Самый частый аргумент, который мы слышали от нанимающей стороны: обещать — не значит жениться, каждый защищает свои интересы, — рассказывает Любовь Солдатова. — Я отношусь к практике офферов как к лотерее: расслабиться можно, только тщательно сверив подписанный трудовой договор и предварительное предложение. Но чаще всего работник получает трудовой договор, когда уже влился в работу, поэтому читает его «по диагонали». Из-за невнимательного изучения документов и возникает больше всего проблем».