Как подтянуть текст в excel
Excel-plus
Пошаговые инструкции, как использовать функции, формулы и другие инструменты табличного редактора Microsoft Excel
Функция ВПР в MS Excel. Описание и примеры использования.
Функция ВПР в MS Excel. Описание и примеры использования.
В данной статье, на простых примерах, описаны варианты использования функции ВПР MS Excel. Важные аспекты и возможные ошибки, которые возникают при использование данной функции. Функция ВПР в Excel.
Как вызвать функцию ВПР. Функция ВПР в Excel
В первую очередь разберемся, как вызвать данную функцию. Выбираем закладку Формулы. Находим кнопку Вставить функцию. И нажимаем ее. Так же, можно вызвать функцию ВПР, сочетанием клавиш Shift + F3.
Появляется диалоговое окно Вставка функции. В строке Поиск функции вводим ВПР. Нажимаем найти. По результатам поиска, в пункте Выберите функцию, появляется ВПР. Нажимаем на нее левой кнопкой мыши два раза или нажимаем ОК. Появляется непосредственно диалоговое окно функции ВПР – Аргументы функции.
Теперь перейдем непосредственно к вариантам применения функции ВПР.
Первый вариант использования функции ВПР.
Для примера возьмем две таблице. В одной Таблице №1 будет перечень с названиями конфет и будет указана их цена за кг. В другой, Таблица №2, тот же перечень, но с указанием их количества в кг. Наша задача добавить в Таблицу №2, в столбец Цена, цену конфет из Таблицы №1, чтобы в итоге получить стоимость. Названия конфет в разных таблицах находятся в разных местах, поэтому просто скопировать цену конфет с одной таблице в другую не получиться.
Перед тем, как вызвать функцию ВПР, выбираем нужную нам ячейку, в которой будет находиться наша формула функции и соответственно значение, которое мы хотим увидеть. В нашем случае это ячейка G3. Эта ячейка находиться в столбце Цена, Таблица №2. Функция ВПР позволит взять из Таблицы №1 цену Конфеты А и вставить эту цену в столбец Цена, Таблицы №2, напротив Конфеты А.
Вызываем функцию ВПР, как описано выше.
Аргументы функции. Функция ВПР в Excel.
Искомое_значение.
Значение поиска, которое должно быть найдена в указанном нами диапазоне, в строке Таблица. В нашем примере мы указываем Конфеты Ж (ячейка Е3, Таблица №2). Так как это значение идет первое в столбце Название конфет, Таблица №2. (Это не принципиально, но удобно). Это значение, которое будет искать наша функция в Таблице №1.
Что бы выбрать нужную нам ячейку с значением, достаточно просто стать курсором в строку Искомое_значение, а потом клацнуть левой кнопкой мыши, по нужной ячейке в таблице ( В нашем примере ячейка Е3).
Таблица.
Можно присвоить нашему диапазону имя, и прописать его в строке Таблица.
Как это сделать. Выбираем нужный нам диапазон. Таблица №1. Выбираем закладку Формулы, кнопка Задать имя. Нажимаем. Появляется диалоговое окно Создание имени. Пишем любое имя. Но нужно его запомнить. Например Конфеты. Нажимаем ОК.
В строке Таблица, вместо диапазона нужно будет ввести имя, которое мы присвоили – Конфеты 
Номер_столбца.
Функция ВПР осуществляет поиск значение в самом левом столбце таблицы указанного диапазона поиска. Функция присваивает этому столбцу номер 1, по умолчанию. В нашем примере самый левый столбце, это Название конфет в Таблице №1. А в строке Номер_столбца, нам нужно указать, какой номер по порядку имеет столбец, из которого нужно перенести данные. В нашем примере это столбце Цена в Таблице №1. Он «второй» по порядку, если считать слева на право, от столбца Название конфет, Таблица №1. Поэтому в строку Номер_столбца мы пишем цифру 2. Если бы столбец Цена, Таблица №1 был бы расположен по порядку не на втором месте, а предположим на десятом, то мы соответственно указывали бы в строке Номер_столбца цифру 10.
Интервальный _просмотр.
В этой строке мы пишем цифру ноль «0». Это значит, что функция ВПР будет осуществлять поиск точных совпадений между значениями поиска (Искомое_значение) и значениями в крайнем левом столбце диапазона поиска (Таблица). В нашем примере поиск точных совпадений будет происходить между столбцом Название конфет, Таблица №1, и столбцом Название конфет в Таблице №2.
Если мы поставим цифру один «1», функция будет осуществлять поиск не точного совпадения, а приближенного к нашему критерию поиска.
Вот как это выглядит все вместе.
Протягиваем формулу по всему столбцу Цена в Таблице №2. Все цены перенесены с Таблице №1 в Таблицу №2.
Второй вариант использования функции ВПР.
У нас есть Таблица №1 и Таблица №2. Каждая таблица состоит из одного столбца. Для понимания алгоритма работы функции ВПР, в данном случае, таких простых таблиц достаточно. Столбцы содержат практически одинаковые данные. При этом, нам нужно сравнить их и узнать, какие данные есть в Таблице №2, но нет в Таблице №1.
Справа от Таблицы 2, в ячейку G3, вставляем функцию ВПР. Это расположение взято в качестве примера, можно использовать любой другой столбец и оформление.
В диалоговом окне, Аргументы функции прописываем следующие данные:
Искомое_значение. Это значение ячейки из Таблицы №2, наличие которой мы проверяем в Таблице №1. В нашем примере, это ячейка F3 (Значение 9).
Таблица. В данном случае мы указываем не диапазон всей таблицы, а только диапазон конкретного столбца, который мы сравниваем. Можно выделять столбец в таблице. А можно выделять весь столбец листа. В том случае, если в нем больше нет других данных. Вместо диапазона можно указать заданное имя столбца (Задаем имя).
Номер_столбца. Поскольку в таблице указан конкретный столбец, то здесь мы ставим цифру 1, так как искомое значение и данные, которые мы хотим перенести совпадают.
Интервальный _просмотр. Здесь ставим ноль «0», так как хотим, чтобы функция искала точные совпадения.
Нажимаем ОК и протягиваем функцию по всему столбцу. В некоторых ячейках, вместо искомого значения появляется ошибка формулы: #Н/Д. В данном случае, это значит, что заданные критерии поиска не были обнаружены в проверяемом столбце.
В нашем примере, в Таблице №2 есть Значение 17 и Значение 10. При проверке, в ячейки с функцией ВПР, вместо искомого значения появилась ошибка #Н/Д. Это значит, что в Таблице №1 нет ячейки с Значением 17 и Значением 10.
Можно проверить с точностью наоборот. И найти какие данные есть в Таблице №1 но нет в Таблице № 2.
Обратите внимание. Функция ВПР в Excel.
Функция ВПР осуществляет поиск значений (это значения, которые указаны в строке Искомое_значение) в первом (самом левом) столбец таблицы, диапазон которой указан в строке Таблица.
Пример, в Таблицу №1, добавили столбец Категория, и теперь столбец Название конфет уже не первый, а второй. Если мы укажем в строке Таблица, в качестве диапазона, все ячейки Таблицы №1, то функция ВПР не сработает (ошибка — #Н/Д), так как она будет осуществлять точный поиск в столбце Категория, Таблицы №1, значений из столбца Название конфет, Таблицы №2. И не найдет точных совпадений.
Это особенность, так же говорит нам о том, что значения, которые мы хотим перенести в нашу таблицу, должны быть справа, от столбца, в котором происходит поиск по заданному критерию.
Если в диапазоне Таблица указан один, конкретный столбец, то функция ВПР проверяет только его. И данное правило не обязательно.
Можно осуществлять поиск на разных Листах. Алгоритм работы такой же. Формула функции будет выгладить вот так: =ВПР(E6;Лист1!$B$1:$C$11;2;0). В нашем примере формулы функция ВПР расположена на Листе 2, а поиск значения и перенос данных с диапазона поиска происходит на Листе 1. Вместо диапазона можно использовать Заданное имя. Например Конфеты. Тогда формула функции будет выглядеть вот так: =ВПР(E6;Конфеты;2;0).
Возможные ошибки.
#Н/Д — столбец таблицы, по которому происходит поиск, не крайний левый в диапазон поиска.
#Н/Д — диапазон таблицы, в которой происходит поиск, не закреплен. Нужно использовать либо абсолютные ссылки ($), либо присвоить диапазону Заданное имя.
#Н/Д – функция ВПР не находить точного совпадения в диапазоне поиска по заданному значению поиска.
#Н/Д – возможно необходимо отсортировать диапазон, в котором происходит поиск, по возрастанию.
#ССЫЛКА! – возможно номер столбца, который указан в строке Номер_столбца, указан неверно, и функция не находит данные, которые должна перенести.
Функция ВПР в Excel для чайников и не только
Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.
Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.
Как пользоваться функцией ВПР в Excel
Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.
Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.
Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.
Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.
Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.
Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».
Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.
Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР
Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.
Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.
Функция ВПР в Excel с несколькими условиями
До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.
Таблица для примера:
Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.
Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.
Рассмотрим формулу детально:
Функция ВПР и выпадающий список
Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.
Сначала сделаем раскрывающийся список:
Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).
Изменяем материал – меняется цена:
Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.
Функция ВПР в Excel
В табличном редакторе Microsoft Excel множество различных формул и функций. Они позволяют сэкономить время и избежать ошибок – достаточно правильно написать формулу и подставить нужные значения.
В этой статье мы рассмотрим функцию ВПР (или VLOOKUP, что означает «вертикальный просмотр»). Функция ВПР помогает работать с данными из двух таблиц и подтягивать значения из одной в другую. Использовать ее удобно, когда нужно посчитать выручку или прикинуть бюджет, если в одной таблице указан прайс-лист, а в другой количество проданного товара.
Необходимо к каждому товару из таблицы слева добавить цену из прайса справа.
Как создать функцию ВПР в Excel
Необходимая последовательность значений в функции называется синтаксис. Обычно функция начинается с символа равенства «=», затем идет название функции и аргументы в скобках.
Записываем формулу в столбик цены (С2). Это можно сделать двумя способами:
Выделить ячейку и вписать функцию.
Выделить ячейку → нажать на Fx (Shift +F3) → выбрать категорию «Ссылки и массивы» → выбрать функцию ВПР → нажать «ОК».
После этого открывается окно, где можно заполнить ячейки аргументов формулы.
Синтаксис функции ВПР выглядит так:
В нашем случае получится такая формула:
Аргументы функции ВПР
Сейчас разберемся что и куда писать.
Со знаком равенства «=» и названием «ВПР» все понятно. Поговорим об аргументах. Они записываются в скобках через точку с запятой или заполняются в ячейки в окне функции. Формула ВПР имеет 4 аргумента: искомое значение, таблица, номер столбца и интервальный просмотр.
Искомое значение – это название ячейки, из которой мы будем «подтягивать» данные. Формула ВПР ищет полное или частичное совпадение в другой таблице, из которой берет информацию.
В нашем случае выбираем ячейку «A2», в ней находится наименование товара. ВПР возьмет это название и будет искать аналогичную ячейку во второй таблице с прайсом.
Таблица – это диапазон ячеек, из которых мы будем «подтягивать» данные для искомого значения. В этом аргументе используем абсолютные ссылки. Это значит, что в формуле таблица будет выглядеть как «$G$2:$H$11» вместо «G2:H11». Знаки «$» можно поставить вручную, а можно выделить «G2:H11» внутри формулы и нажать F4. Если этого не сделать, таблица не зафиксируется в формуле и изменится при копировании.
В нашем случае – это таблица с прайсом. Формула будет искать в ней совпадение с ячейкой, которую указали в первом аргументе формулы – A2 (Кофе). Нажимаем F4 и делаем ссылку абсолютной.
Номер столбца – это столбец таблицы, из которой нужно взять данные. Именно из него мы будем «подтягивать» результат.
Формула сканирует таблицу по вертикали.
Находит в самом левом столбце совпадение с искомым значением.
Смотрит в столбец напротив, очередность которого мы указываем в этом аргументе.
Передает данные в ячейку с формулой.
В нашем случае – это столбец с ценой продуктов в прайсе. Формула ищет искомое значение ячейки A2 (Кофе) в первом столбце прайса и «подтягивает» данные из второго столбца (потому что мы указали цифру 2) в ячейку с формулой.
Интервальный просмотр – это параметр, который может принимать 2 значения: «истина» или «ложь». Истина обозначается в формуле цифрой 1 и означает приблизительное совпадение с искомым значением. Ложь обозначается цифрой 0 и подразумевает точное совпадение. Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями.
В нашем случае искомое значение – это текстовое наименование. Поэтому используем точный поиск – ставим цифру 0 и закрываем скобку.
Автозаполнение
В конце протягиваем формулу вниз до конца, в результате чего происходит автозаполнение.
Чтобы функция ВПР правильно сработала во время автозаполнения, искомое значение должно быть относительной ссылкой, а таблица – абсолютной.
В нашем случае искомое значение – A2. Это относительная ссылка на ячейку, потому что в ней нет знаков «$». Благодаря этому ссылка на искомое значение меняется относительно каждой строчки, когда происходит автозаполнение в другие ячейки: A2 → A3 → … → A11. Это удобно, когда необходимо повторить формулу на несколько строк, ведь ее не приходится писать заново.
Таблица зафиксирована абсолютной ссылкой «$G$2:$H$11». Это означает, что ссылки на ячейки не изменятся во время автозаполнения. Таким образом, расчет каждый раз будет корректным и опираться на таблицу.
ВПР и приблизительный интервальный просмотр
В предыдущем примере мы «подтягивали» значения из таблицы, используя точный интервальный просмотр. Он подходит для работы с наименованиями. Теперь разберем ситуацию, когда может понадобиться приблизительный интервальный просмотр.
Задача. В магазин привезли товар. Необходимо присвоить каждому товару размер партии, опираясь на его количество.
Решение. Заполняем формулу ВПР в ячейке «Партия», как было показано в предыдущем примере.
Разница в том, что теперь искомое значение – число, а интервальный просмотр – истина, что означает приблизительный поиск. Получается вот такой результат:
Что произошло? Аргумент «интервальный просмотр» имеет значение 1. Это значит, что формула ВПР ищет в таблице ближайшее меньшее искомое значение.
В нашем случае количество товара «Кофе» – 380. ВПР берет это число в виде искомого значения, после чего ищет ближайшее меньшее в соседней таблице – число 300. В конце функция «подтягивает» данные из столбца напротив («Крупная»). Если количество товара «Кофе» = 340 – это «Крупная партия». Важно, чтобы крайний левый столбец таблицы, которая указана в формуле, был отсортирован по возрастанию. В противном случае ВПР не сработает.
Итоги
Функция ВПР означает вертикальный просмотр. Она просматривает крайний левый столбец таблицы сверху вниз.
Синтаксис функции: =ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр).
Функцию можно вписать вручную или в специальном окне (Shift + F3).
Искомое значение – относительная ссылка, а таблица – абсолютная.
Интервальный просмотр может искать точное или приблизительное совпадение с искомым значением.
Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями.
Порядок работы с функцией подходит для Гугл-таблиц.
Перенос данных таблицы через функцию ВПР
ВПР в Excel – очень полезная функция, позволяющая подтягивать данные из одной таблицы в другую по заданным критериям. Это достаточно «умная» команда, потому что принцип ее работы складывается из нескольких действий: сканирование выбранного массива, выбор нужной ячейки и перенос данных из нее.
Весь процесс просмотра и выборки данных происходит за доли секунды, поэтому результат мы получаем моментально.
Синтаксис ВПР
ВПР расшифровывается как вертикальный просмотр. То есть команда переносит данные из одного столбца в другой. Для работы со строками существует горизонтальный просмотр – ГПР.
Аргументы функции следующие:
Как перемещать данные с помощью ВПР?
Рассмотрим пример на практике. Имеем таблицу, в которой прописываются партии заказанных товаров (она подсвечена зеленым). Справа прайс, где значатся цены каждого товара (подсвечен голубым). Нам нужно перенести данные по ценам из правой таблицы в левую, чтобы подсчитать стоимость каждой партии. Вручную это делать долго, поэтому воспользуемся функцией Вертикального Просмотра.
В ячейку D3 нужно подтянуть цену гречки из правой таблицы. Пишем =ВПР и заполняем аргументы.
Искомым значением будет гречка из ячейки B3. Важно проставить именно номер ячейки, а не слово «гречка», чтобы потом можно было протянуть формулу вниз и автоматически получить остальные значения.
Таблица – выделяем прайс без шапки. Т.е. только сами наименования товаров и их цены. Этот массив мы зафиксируем клавишей F4, чтобы он не изменялся при протягивании формулы.
Номер столбца – в нашем случае это цифра 2, потому что необходимые нам данные (цена) стоят во втором столбце выделенной таблицы (прайса).
Интервальный просмотр – ставим 0, т.к. нам нужны точные значения, а не приблизительные.
Видим, что из правой таблицы в левую подтянулась цена гречки.
Протягиваем формулу вниз и визуально проверяем некоторые товары, чтобы понять, что все сделали правильно.
Вот так, с помощью элементарных действий можно подставлять значения из одной таблицы в другую. Важно помнить, что функция Вертикального Просмотра работает только если таблица, из которой подтягиваются данные, находится справа. В противном случае, нужно переместить ее или воспользоваться командой ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Овладев этими двумя функциями вы сможете намного больше реализовать сложных решений чем те возможности, которые предоставляет функция ВПР или ГПР.
Функция ВПР в Excel для чайников и не только
Функция ВПР в Экселе – быстрый перенос данных
Самое простое применение функция ВПР это быстрый перенос данных из одной таблицы в другую.
Например, у вас есть большой прайс на 500 позиций и запрос от покупателя, скажем на 50 позиций (в реальности и прайс и запрос могут быть гораздо больше, но принцип от этого не меняется).
Вам нужно быстро найти цены на эти 50 позиций. Разумеется, можно отдельно искать каждую позицию в большом прайсе и потратить на это 30 – 60 минут, а можно сделать это менее чем за минуту при помощи функции ВПР.
Итак, у нас в прайсе 500 позиций. Позиции обозначаются следующим образом, буквами обозначается вид позиции, а цифрами модификация.
Например, «Стул_1» и «Стул_21» это два совершенно разных стула.
Цены в прайсе указаны для примера и вряд ли имеют отношение к реальным ценам.
В ООО «ЫкэА» пришел запрос от «Петровича».
Петрович человек простой, любит всё делать быстро, но не очень чётко. Поэтому его запросы отличаются особым сумбуром в позициях.
Однако это нас не страшит, во-первых, у нас есть ВПР, во-вторых мы и не такое видали.
Петрович требует, чтобы мы очень быстро проставили цены в его запросе. Ждать он намерен максимум 5 минут. Ведь другие поставщики уже завалили его предложениями.
Нам не хочется терять такого клиента и мы практически мгновенно открываем прайс:
Получается у нас должно быть открыто два файла (две книги в Эксель). Запрос от Петровича и Прайс.
Это как раз то что необходимо, осталось только перенести цены из прайса в запрос.
Для этого перейдем в таблицу запроса и в первой ячейке столбца «Цены» (D4) введем «=впр» и два раза кликнем на значок функции:
Сразу же после этого, в строке формулы нужно поставить курсор внутри надписи ВПР и нажать Fx, перед вами появится окно с аргументами функции ВПР:
В аргументах функции вы говорите Экселю что и где нужно искать:
Искомое значение — это значение (в данном случае наименование), цену которого вы хотите найти в прайсе. Соответственно кликайте на первую ячейку столбца «Наименование».
Далее, сразу переходите в «Прайс»:
Теперь в аргументах функции заполните следующие поля:
Таблица — выделяете столбцы, которые содержат искомые наименования и цены, таким образом, чтобы наименования были крайним левым столбцом.
Так работает функция ВПР — ищет искомые значения в крайнем левом столбце (для ВПР это столбец №1). Когда ВПР находит искомое значение он начинает смотреть правее, в тот столбец, который вы указали в «Номере столбца».
Там вы должны указать столбец, содержащий необходимые для переноса данные. В нашем случае это цены и в нашем случае это столбец под номером два, относительно той таблицы, которую вы указали в аргументах.
Интервальный просмотр — ставьте 0. Ноль обозначает точное соответствие.
После заполнения аргументов функции нажимайте «Ок» и если всё сделано верно, то в столбце «Цена» (файл «Запрос от Петровича»), появится цена.
Вам нужно протянуть цены на оставшиеся ячейки:
Коллеги, вот и всё, вы овладели функцией ВПР.
Очень важное замечание!
Обратите внимание на то, что сейчас мы работали в двух разных файлах (книгах).
Когда работа идёт в двух разных книгах, Эксель автоматически закрепляет таблицу в функции ВПР:
Это позволяет не съезжать формуле когда вы протягиваете её вниз. Это очень актуально когда вы работаете в рамках одного листа или одной книги (в этом случае Эксель автоматически Не закрепляет ячейки).
Давайте посмотрим что получиться если протянуть формулу «без закрепления»:
Обратите внимание, что для первой ячейки всё в порядке и диапазон B3:C502 точно соответствует той таблице, которую мы выделили для поиска данных, однако (без закрепления) так будет не всегда, по мере «протягивания» формулы ВПР вниз, будет смещаться и таблица, пока однажды, мы не увидим вот такую странную надпись #Н/Д:
#Н/Д значит что функция ВПР не смогла найти цену Стул_13 в прайсе и это не мудрено, ведь диапазон таблицы в формуле ВПР уехал ниже этого значения:
Посему, если не хотите чтобы от вас уезжали, закрепляйте диапазон.
Очень важное замечание №2
Как вы заметили, формулы ссылаются на определённые ячейки, другими словами между формулами и исходными данными есть связь. Стоит изменить исходные данные и значения в формулах сразу изменятся.
Особенно остро это чувствуется в ВПР. Если вы вдруг забудетесь и в исходной табличке добавите лишний столбец в «неположенном месте», то в формула ВПР выдаст совсем неожиданные значения.
Поэтому, если вам не нужна связь между таблицами, рекомендую формулы превратить в данные.
Для этого нужно выделить столбец с формулами, нажать Ctrl+C и в левом верхнем углу выбрать «Вставить» — «Вставить значения».
Для тех кто не любит изучать картинки, я записал небольшое видео в котором показываю всё то, что мы проговорили выше (кроме вставки значений):
Видео — «Быстрый перенос данных с помощью функции ВПР в Экселе»
Перенос данных при помощи ВПР, можно использовать не только для того, чтобы быстро получать данные из одной таблицы в другой, но и для того, чтобы сравнивать две таблицы.
Это очень актуально для тех кто работает в закупках и отправляет заказы поставщику.
Обычно происходит следующая ситуация. Вы отправляете заказ поставщику, через некоторое время получаете ответ в виде счёта и сверяете заказ с счётом.
Всё ли есть в счёте, в нужном ли количестве, по правильным ли ценам и т.д.
Функция ВПР в Экселе: пошаговая инструкция
Представим, что перед нами стоит задача определить стоимость проданных товаров. Стоимость рассчитывается, как произведение количества и цены. Сделать это очень легко, если количество и цены находятся в соседних колонках. Однако данные могут быть представлены не в столь удобном виде. Исходная информация может находиться в совершенно разных таблицах и в другом порядке. В первой таблице указаны количества проданных товаров:
Если перечень товаров в обеих таблицах совпадает, то, зная магическое сочетание Ctrl+C и Ctrl+V, данные о ценах можно легко подставить к данным о количестве. Однако очередность позиций в обеих таблицах не совпадает. Тупо скопировать цены и подставить к количеству не получится.
Поэтому мы не можем прописать формулу умножения и «протянуть» вниз на все позиции.
Что делать? Надо как-то цены из второй таблицы подставить к соответствующему количеству в первой, т.е. цену товара А к количеству товара А, цену Б к количеству Б и т.д.
Функция ВПР в Эксель легко справится с задачей.
Добавим вначале в первую таблицу новый столбец, куда будут подставляться цены из второй таблицы.
Для вызова функции с помощью Мастера нужно активировать ячейку, где будет прописана формула и нажать кнопку f(x) в самом начале строки формул. Появится диалоговое окно Мастера, где из списка всех функций нужно выбрать ВПР.
Кликаем по надписи «ВПР». Открывается следующее диалоговое окно.
Теперь нужно заполнить предлагаемые поля. В первом окошке «Искомое_значение» нужно указать критерий для ячейки, в которую мы вписываем формулу. В нашем случае это ячейка с наименованием товара «А».
Следующее поле «Таблица». В нем нужно указать диапазон данных, где будет осуществляться поиск нужных значений. В нашем случае это вторая таблица с ценой. При этом крайний левый столбец выделяемого диапазона должен содержать те самые критерии, по которым осуществляется поиск (столбец с наименованиями товаров). Затем таблица выделяется вправо минимум до того столбца, где находятся искомые значения (цены). Можно и дальше вправо выделить, но это уже ни на что не влияет. Главное, чтобы выделенная таблица начиналась со столбца с критериями и захватывала нужный столбец с данными. Также следует обратить внимание на тип ссылок, они должны быть абсолютными, т.к. формула будет копироваться в другие ячейки.
Следующее поле «Номер_столбца» — это число, на которое столбец с искомыми данными (ценами) отстоит от столбца с критерием (наименованием товара) включительно. То есть отсчет идет, начиная с самого столбца с критерием. Если у нас во второй таблице оба столбца находятся рядом, то нужно указать число 2 (первый – критерий, второй — цены). Часто бывает, что данные отстоят от критерия на 10 или 20 столбцов. Это не важно, Excel все сосчитает.
Последнее поле «Интервальный_просмотр», где указывается тип поиска: точное (0) или приблизительное (1) совпадение критерия. Пока ставим 0 (или ЛОЖЬ). Второй вариант рассмотрен ниже.
Нажимаем ОК. Если все правильно и значение критерия есть в обеих таблицах, то на месте только что введенной формулы появится некоторое значение. Остается только протянуть (или просто скопировать) формулу вниз до последней строки таблицы.
Теперь легко рассчитать стоимость простым умножением количества на цену.
Формулу ВПР можно прописать вручную, набирая аргументы по порядку, и разделяя точкой с запятой (см. видеоурок ниже).
Особенности использования формулы ВПР в Excel
Функция ВПР имеет свои особенности, о которых следует знать.
2. Номер столбца, указываемый в третьем поле «Номер_столбца» при использовании Мастера функций, должен отсчитываться, начиная с самого критерия.
3. Функция ВПР из диапазона с искомыми данными выдает первое сверху значение. Это значит, что, если во второй таблице, откуда мы пытаемся «подтянуть» некоторые данные, присутствуют несколько ячеек с одинаковым критерием, то в рамках выделенного диапазона ВПР захватит первое сверху значение. Об этом следует помнить. К примеру, если мы хотим к цене товара подтянуть количество из другой таблицы, а там этот товар встречается несколько раз (в нескольких строках), то к цене подтянется первое сверху количество.
4. Последний параметр формулы, который 0 (нуль), ставить нужно обязательно. Иначе формула может криво работать.
5. После использования ВПР саму формулу лучше сразу удалить, оставив только полученные значения. Делается это очень просто. Выделяем диапазон с полученными значениями, нажимаем «копировать» и на это же место с помощью специальной вставки вставляем значения. Если таблицы находятся в разных книгах Excel, то очень удобно разорвать внешние связи (оставив вместо них только значения) с помощью специальной команды, которая находится по пути Данные → Изменить связи.
После вызова функции разрывания внешних связей появится диалоговое окно, где нужно нажать кнопку «Разорвать связь» и затем «Закрыть».
Это позволит удалить сразу все внешние ссылки.
Интервальный просмотр в функции ВПР
Наступило время обсудить последний аргумент функции ВПР. Как правило, указываю 0, чтобы функция искала точное совпадение критерия. Но есть вариант приблизительного поиска, это называется интервальный просмотр.
Рассмотрим алгоритм работы ВПР при выборе интервального просмотра. Прежде всего (это обязательно), столбец с критериями в таблице поиска должен быть отсортированы по возрастанию (если числа) или по алфавиту (если текст). ВПР просматривает список критериев сверху и ищет равный, а если его нет, то ближайший меньший к указанному критерию, т.е. на одну ячейку выше (поэтому и нужна предварительная сортировка. После нахождения подходящего критерия ВПР отсчитывает указанное количество столбцов вправо и забирает оттуда содержимое ячейки, что и является результатом работы формулы.
Проще понять на примере. По результатам выполнения плана продаж каждому торговому агенту нужно выдать заслуженную премию (в процентах от оклада). Если план выполнен менее, чем на 100%, премия не положена, если план выполнен от 100% до 110% (110% не входит) – премия 20%, от 110% до 120% (120% не входит) – 40%, 120% и более – премия 60%. Данные находятся в следующем виде.
Требуется подставить премию на основании выполнения планов продаж. Для решения задачи в первой ячейке пропишем следующую формулу:
На рисунке ниже изображена схема, как работает интервальный просмотр функции ВПР.
Джеки Чан выполнил план на 124%. Значит ВПР в качестве критерия ищет во второй таблице ближайшее меньшее значение. Это 120%. Затем отсчитывает 2 столбца и возвращает премию 60%. Брюс Ли план не выполнил, поэтому его ближайший меньший критерий – 0%.
Синтаксис и описание функции ВПР в Excel
Итак, так как второе название этой статьи «Функция ВПР в Excel для чайников», начнем с того что узнаем, что же такое функция ВПР и что она делает? Функция ВПР на английском VLOOKUP, ищет указанное значение и возвращает соответствующее значение из другого столбца.
Как работает функция ВПР? Функция ВПР в Excel выполняет поиск по вашим спискам данных на основе уникального идентификатора и предоставляет вам часть информации, связанную с этим уникальным идентификатором.
Буква «В» в ВПР означает «вертикальный». Она используется для дифференциации функции ВПР и ГПР, которая ищет значение в верхней строке массива («Г» обозначает «горизонтальный»).
Функция ВПР доступна во всех версиях Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003.
Синтаксис функции ВПР выглядит следующим образом:
Как видите, функция ВПР имеет 4 параметра или аргумента. Первые три параметра обязательные, последний – необязательный.
Это может быть либо значение (число, дата или текст), либо ссылка на ячейку (ссылка на ячейку, содержащую значение поиска), или значение, возвращаемое некоторой другой функцией Excel. Например:
Итак, наша формула =ВПР(40; A2:B15; 2) будет искать «40» в ячейках от A2 до A15, потому что A – это первый столбец таблицы A2: B15.
Самый левый столбец в указанной таблице равен 1, второй столбец – 2, третий – 3 и т. д.
Итак, теперь вы можете прочитать всю формулу =ВПР(40; A2:B15; 2). Формула ищет «40» в ячейках от A2 до A15 и возвращает соответствующее значение из столбца B (потому что B является вторым столбцом в указанной таблице A2:B15).
4. интервальный_просмотр определяет, ищете ли вы точное соответствие (ЛОЖЬ) или приблизительное соответствие (ИСТИНА или опущено). Этот последний параметр является необязательным, но очень важным.
Как использовать именованный диапазон или таблицу в формулах ВПР
Если вы собираетесь использовать один и тот же диапазон поиска в нескольких формулах ВПР, вы можете создать именованный диапазон для него и ввести имя непосредственно в аргументе таблица вашей формулы ВПР.
Чтобы создать именованный диапазон, просто выберите ячейки и введите любое имя в поле « Имя », слева от панели « Формула ».
Функция ВПР в Excel – Присвоение имени диапазону
Теперь вы можете написать следующую формулу ВПР, чтобы получить цену Продукта 1:
Функция ВПР в Excel – Пример функции ВПР с именем диапазона
Большинство имен диапазонов в Excel применяются ко всей книге, поэтому вам не нужно указывать имя рабочего листа, даже если ваш диапазон поиска находится на другом листе. Такие формулы гораздо более понятны. Кроме того, использование именованных диапазонов может быть хорошей альтернативой абсолютным ссылкам на ячейки. Поскольку именованный диапазон не изменяется, когда формула копируется в другие ячейки, и вы можете быть уверены, что ваш диапазон поиска всегда останется верным.
Если вы преобразовали диапазон ячеек в полнофункциональную таблицу Excel (вкладка «Вставка» –> «Таблица»), вы можете выбрать диапазон поиска с помощью мыши, а Microsoft Excel автоматически добавит имена колонок или имя таблицы в формулу:
Функция ВПР в Excel – Пример функции ВПР с именем таблицы
Полная формула может выглядеть примерно так:
или даже =ВПР(“Продукт 1”;Таблица6;2).
Как и именованные диапазоны, имена столбцов являются постоянными, а ссылки на ячейки не изменятся независимо от того, где копируется формула ВПР.
Постановка задачи
Итак, имеем две таблицы – таблицу заказов и прайс-лист:
Задача – подставить цены из прайс-листа в таблицу заказов автоматически, ориентируясь на название товара с тем, чтобы потом можно было посчитать стоимость.
Ошибки #Н/Д и их подавление
Функция ВПР (VLOOKUP) возвращает ошибку #Н/Д (#N/A) если:
Аргументы функции
Как пользоваться функцией ВПР в Excel
Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.
Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.
Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.
Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.
Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.
Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».
Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.
Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР
Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.
Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.
Как работает функция ВПР в Excel: несколько примеров для «чайников».
Предположим, нам необходимо из списка сотрудников выбрать данные определенного человека. Посмотрим, какие здесь есть тонкости.
Во-первых, нужно сразу определиться: точный либо приблизительный поиск нам нужен. Ведь они предъявляют разные требования к подготовке исходных данных.
Использование точного и приблизительного поиска.
Посмотрите, какие результаты выборки цен мы получаем с использованием приблизительного поиска на неупорядоченном массиве данных.
Обратите внимание, что четвертый параметр равен 1.
Кое-что из результатов определено верно, но в большинстве случаев – ошибки. Функция продолжает просматривать данные столбца D с наименованиями товаров до тех пор, пока не встретит значение больше, чем заданное ей в качестве критерия поиска. Тогда она останавливается и возвращает цену.
Поиск цены на египетские бананы закончился на первой же позиции, так как во второй записаны сливы. А это слово по правилам алфавита стоит ниже, чем «Бананы Египет». Значит, дальше искать не нужно. Получили 145. И не важно, что это цена абрикосов. Поиск цены на сливы происходил до тех пор, пока в D15 не встретилось слово, которое по алфавиту стоит ниже: яблоки. Остановились и взяли цену из предыдущей строки.
А теперь взгляните, как должно было все происходить, если все делать верно. Всего лишь делаем сортировку, как указано стрелкой.
Вы спросите: «А зачем тогда этот неточный просмотр, если с ним столько проблем?»
Он отлично подходит для выбора значений из определенных интервалов.
Допустим, у нас установлена скидка для покупателей в зависимости от количества приобретенного товара. Нужно быстро рассчитать, сколько процентов положено на совершенную покупку.
Если у нас количество товара 11 единиц, то мы просматриваем столбец D до тех пор, пока не встретим число, большее 11. Это 20 и находится оно в 4-й строке. Останавливаемся здесь. Значит, наша скидка расположена в 3-й строке и равна 3%.
Использование нескольких условий.
Еще один простой пример для «чайников» – как использовать при выборе нужного значения несколько условий?
Предположим, у нас есть список имен и фамилий. Нам нужно найти нужного человека и вывести сумму его дохода.
В F2 используем следующую формулу:
Разберем пошагово, как в этом случае работает ВПР.
В начале мы формируем условие. Для этого при помощи оператора & «склеиваем» вместе имя и фамилию, а между ними вставляем пробел.
Не забываем при этом пробел заключить в кавычки, иначе Excel не воспримет его как текст.
Затем в таблице с доходами ищем ячейку с именем и фамилией, разделенными пробелом.
Дальше все происходит по уже отработанной схеме.
Можно попробовать подстраховаться на тот случай, если между именем и фамилией введено несколько пробелов. Знак пробела в формуле заменяем на знак подстановки «*».