Как повысить оклад сотруднику пошагово
Приказ об изменении оклада: инструкции для разных случаев
Способы корректировки окладов
Напомним, что составляющими заработной платы являются:
Изменение окладов может происходить различными способами.
Объем трудозатрат, связанный с документооборотом, зависит от выбора способа изменений, а также числа работников, которых оно касается (все или часть).
Как оформить повышение оклада
Самым распространенным вариантом является повышение денежного дохода. Как правило, оно связано с особыми заслугами, высокой производительностью, необходимостью дополнительной мотивации сотрудника. Рассмотрим варианты повышения.
Для всех сотрудников
Подобное развитие событий связано с корректировкой зарплаты всех сотрудников на одинаковый процент. Такое возможно при проведении индексации. Статья 134 ТК РФ обязывает нанимателя повышать сумму дохода в связи с ростом инфляции.
Работодатель определяет алгоритм индексации в коллективном договоре или локальном распорядительном акте. Трудовое законодательство не устанавливает периодичность и размер таких изменений, поэтому организация определяет их регулярность и размер самостоятельно. Как правило, увеличиваются ставки (оклады) на установленный коэффициент.
Алгоритм действия руководителя при необходимости индексации для всех работников следующий:
Образец приказа об изменении оклада
Для отдельных сотрудников
Индивидуальное повышение дохода сотрудника чаще всего происходит по представлению непосредственного начальника.
Два последних документа должны согласовываться в датах вступления в силу.
Как оформить понижение оклада
Основными причинами могут стать:
Уменьшить сумму по собственной инициативе наниматель не имеет права.
Если работник не против
Если работник против
Как составить приказ
Единый шаблон для составления распорядительного документа отсутствует, поэтому формировать его следует по общепринятым правилам. К таковым относятся:
Документ может быть оформлен как на бланке учреждения, так и на обычном листе А4. Заверять печатью не нужно. Он должен включать пофамильный список работников и конкретные размеры повышения.
Приказ утверждает руководитель. С документом знакомятся письменно лица, упомянутые в нем (как ответственные за исполнение, так и сам работник).
Как изменить зарплату работника: 6 шагов
Бизнес-тренер по трудовому праву и управлению персоналом, преподаватель Русской Школы Управления Юлия Жижерина — о процедуре и законодательных особенностях изменения заработной платы.
Во время экономического кризиса компаниям приходится снижать затраты на персонал. Чтобы избежать сокращения работников, руководство нередко принимает решение об уменьшении окладов. Уменьшение размера оклада или изменение соотношения оклад / премия в системе оплаты труда обычно вызывает протест сотрудников. Эта часть оплаты труда непосредственно закреплена в трудовом договоре и ее изменение требует согласия работника исходя из ст. 72 ТК РФ. В случае отсутствия согласия такое изменение возможно только при условии и с соблюдением процедуры, предусмотренных ст.74 ТК РФ. Рассмотрим оба случая.
Работники согласны с изменением оплаты труда
Согласно ст. 72 ТК РФ дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Поэтому, если сотрудники согласны, достаточно подготовить дополнительные соглашения и подписать их у работников, а также издать соответствующий приказ.
Работники не согласны с изменениями оплаты труда
Более сложным является случай, когда работодатель намерен изменить должностной оклад без согласия работника. Основания и порядок для такого изменения описаны в ст.74 ТК РФ. Она определяет, что в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя. Но изменять трудовую функцию работника и в этом случае запрещено. Рассмотрим, какие шаги необходимо предпринять при таком изменении, чтобы уменьшить зарплату работнику.
Шаг 1. Принять приказ, обосновывающий необходимость изменения условий труда
В нем следует изложить причины организационного или технологического характера, по которым потребовались изменения условий труда. При оформлении данного приказа необходимо исходить из фактических изменений. При этом следует запастись финансовыми, техническими и иными документами, подтверждающими необходимость таких изменений. Также в приказе требуется указать, какого рода организационные изменения произошли (например, изменилось распределение функций, методов работы, методов управления, вследствие которых изменилась организационная структура).
Смотрите также: Оформляем изменение заработной платы работнику
Шаг 2. Принять приказ об изменениях трудовых договоров конкретных работников
В таком приказе должен быть изложен план процедуры внесения изменений в трудовой договор конкретных работников: уведомление работников, предложение вакансий и так далее с указанием конкретных работников, в отношении которых будет проведена процедура, сроков проведения и ответственных за проведение процедуры лиц.
Шаг 3. Уведомить работника о предстоящих изменениях
О предстоящих изменениях трудовых договоров, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее, чем за два месяца (ч. 2 ст.74 ТК РФ). В таком уведомлении необходимо описать, какие именно изменения будут сделаны. В данном случае следует указать в уведомлении, какой размер оклада будет установлен работнику. Необходимо обратить внимание, что если снижается размер оклада, то соответственно должен уменьшиться и объем работы, например, количество операций или количество должностных обязанностей.
Также в уведомлении следует указать конкретную дату, с которой вводится изменение и последствия несогласия работника с изменениями.
Шаг 4. В случае несогласия работника на изменение условий труда предложить имеющиеся вакансии
Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (ч. 3 ст.74 ТК РФ). В уведомлении о наличии вакансий необходимо указать наименование должностей и заработную плату по каждой вакантной должности.
Шаг 5. Уволить работника в случае несогласия с изменением условий труда и с предложенными вакансиями
При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. В случае увольнения работника оформляется соответствующий приказ об увольнении, трудовая книжка, личная карточка и иные документы в соответствии с трудовым законодательством.
Согласно ст. 178 ТК РФ работнику выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.
Шаг 6. Изменить штатное расписание
После того, как работники согласились на изменение размера оклада или после проведения описанной выше процедуры в случае несогласия работников, необходимо указать новые оклады в штатном расписании. Для этого принимается приказ о внесении изменений в штатное расписание или об утверждении нового штатного расписания.
Обратите внимание: даже тщательное соблюдение всех условий и процедур при изменении условий труда согласно ст. 74 ТК РФ не может полностью исключить риск обращения работника в инспекцию труда, прокуратуру и в суд. Кроме штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ, который может наложить инспекция труда, существует риск признания судом увольнения или перевода на другую работу незаконными (ст. 394 ТК РФ). В таком случае работник может быть восстановлен на прежней работе. Тогда ему будет выплачена средняя заработная плата за все время вынужденного прогула или разница в заработке за все время выполнения нижеоплачиваемой работы, проценты за несвоевременную выплату заработной платы (ст. 236 ТК РФ), а также моральный вред (ст. 237 ТК РФ).
О курсе «Директор по персоналу»
Юлия Жижерина Преподаватель Русской Школы УправленияПриказ об увеличении оклада
Приказ об увеличении оклада относится ко внутренним локальным документам предприятий и организаций.
Он составляется в тех случаях, когда руководство компании приняло решение повысить заработную плату кому-либо из сотрудников в постоянной ее части и только при том условии, что на предприятии имеются свободные финансовые ресурсы для осуществления этого действия.
Причины для повышения оклада
Причины повышения оклада могут быть самые разные:
Не следует путать повышение оклада и индексацию заработной платы – это два совершенно разных явления.
Основное отличие заключается в том, что оклад может повышаться как кому-то одному из сотрудников, так и группе лиц на разные суммы и в любое время.
Индексация же происходит одновременно для всех работников организации и заработная плата в результате нее увеличивается на одинаковый для всех процент.
Как часто можно повышать оклад
Никаких ограничений по частоте повышения оклада нет – его можно увеличивать хоть каждый месяц.
В большинстве случаев администрация компаний руководствуется правилами, прописанными во внутренних нормативно-правовых актах, которые устанавливают причины и периоды для повышения окладной части заработной платы.
Кто составляет приказ
Приказ может писать любой работник предприятия, в чьи должностные обязанности входит данная функция:
Важно лишь одно: этот специалист должен обладать навыками по составлению распорядительной документации, знаниями Трудового и Гражданского законодательства РФ.
Кроме того, приказ после составления надо обязательно передавать директору организации для визирования – без его подписи он не приобретет законной силы.
Основание для приказа об увеличении оклада
Каждый издаваемый в компании приказ должен иметь какое-до документальное обоснование.
В данном случае в качестве такового может, к примеру, выступать специальное представление или служебная записка со стороны руководителя структурного подразделения о необходимости повышения оклада тому или иному работнику в связи с высокими производственными показателями и т.п.
Образец приказа об увеличении оклада
На сегодня не существует установленной законодательно унифицированной формы приказа на повышение оклада, так что представители предприятий и организаций могут писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы.
При всем при этом есть ряд сведений, которые в документе следует писать обязательно:
В приказе следует дать распоряжение специалисту кадрового отдела и бухгалтеру на внесении соответствующих изменений в документацию и расчеты по их части.
Чтобы приказ был исполнен, руководитель прямо в приказе назначает ответственных за его выполнение лиц, с указанием их должностей и ФИО.
Как правильно оформить приказ
Как по содержанию документа, так и по его оформлению никаких запретов нет: его можно писать от руки шариковой или перьевой ручкой, печатать на компьютере. При этом использовать можно фирменный бланк организации или обычный простой лист А4 или даже А5 формата. Ни один из вышеперечисленных факторов не играет роли при определении законности документа.
Единственное условие, которое надо непременно соблюдать: на документе должна присутствовать подпись руководителя компании или иного работника, уполномоченного визировать подобного рода бумаги.
Кроме того, с приказом должны быть ознакомлены сотрудники, ответственные за его исполнение и все лица, которые в нем упомянуты. Их автографы будут свидетельствовать о том, что они прочли и согласны с выпущенным распоряжением.
Заверять заполненный бланк печатью строгой необходимости на данное время нет, поскольку с 2016 года закон освободил юридические лица от требования применять в своей работе штампы и печати – исключение составляют лишь те случаи, когда эта норма закреплена внутренними нормативно-правовыми документами фирмы.
Приказ, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при надобности можно создать дополнительные его копии (например, для его передачи в отдел кадров и бухгалтерию)
После составления приказа
Надлежащим образом составленный, подписанный и изданный приказ становится основанием для специалистов кадрового отдела для внесения изменений в действующее штатное расписание.
Вдобавок к этому со всеми сотрудниками, в отношении которых издан документ, заключается дополнительное трудовое соглашение, где прописывается новый оклад.
Кроме того, приказ служит основанием и для бухгалтерии предприятия для перерасчета заработной платы работников, начиная с той даты, которая указана а распоряжении директора.
Как и сколько времени хранить документ
Весь период действия приказ на повышение оклада должен храниться вместе с прочей распорядительной документацией фирмы в месте с ограниченным доступом.
Затем, после того как актуальность его будет утрачена, документ следует передать в архив предприятия, где он должен находиться в течение срока, установленного законом или же внутренними нормативными актами компании, после чего его можно подвергнуть утилизации.
Изменение оклада работнику
Изменение оклада работнику имеет свои особенности и часто вызывает споры с персоналом и проверяющими. Правильное оформление документов поможет избежать претензий. Рассмотрим, как изменить оклад работнику пошагово.
Что такое зарплата, как и когда ее можно изменять
Заработная плата сотрудника — это существенное условие трудового договора (ст. 57 ТК РФ). То есть величина заработной платы обязательно должна быть указана в трудовом соглашении.
Заработная плата состоит из (ст. 129 ТК РФ):
Конкретный размер базовая части должен быть прописан в трудовом договоре. Остальные части зарплаты могут быть указаны как в трудовом договоре, так и в локальных актах работодателя.
Заработная плата может быть увеличена либо уменьшена по соглашению сторон. По инициативе работодателя зарплата может быть только увеличена. Уменьшение оклада в одностороннем порядке можно провести исключительно соблюдая нормы ст. 74 ТК РФ.
В любом случае изменения базовой части в ту или иную сторону должно быть оформлено допсоглашением к трудовому договору.
Рассмотрим порядок изменение оклада в каждом конкретном случае.
Увеличение заработной платы
Пошаговая процедура повышения зарплаты работнику выглядит так:
Шаг 1. Оформление документа-основания
Увеличение заработной платы можно провести по различным основаниям, закрепив новый размер в:
Например, здесь может быть указано, что, отработав определенное количество времени, оклад работника повышается на n-сумму или на процент от установленного оклада (допустим, через год работы — на 2%, через 2 года — на 3% и через 3 года — на 5%). Такой подход применяется для дополнительного стимула работника к продолжительному сотрудничеству.
В ней непосредственный руководитель сотрудника может попросить увеличить оклад, указав причины и сумму. Бланк служебной записки законодательно не утвержден, она может составляться в свободной форме:
Заявление также составляется в свободной форме. В нем желательно указать доводы в пользу повышения оклада и привести цифры: например, динамику изменения показателей в сторону увеличения, а также сумму, на которую сотрудник просит увеличить его оклад.
Шаг 2. Директор принимает решение об увеличении заработной платы
Такое решение нужно зафиксировать в приказе, ознакомив с ним работника под роспись.
Шаг 3. Внесение изменений в штатное расписание
Для этого также разработайте приказ с описанием сути изменений и даты начала действия нового штатного расписания.
Шаг 4. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору
Чтобы свести риски к минимуму, рекомендуем:
Уменьшение заработной платы
Как мы уже выяснили, уменьшение заработной платы возможно исключительно по соглашению сторон. В одностороннем порядке по инициативе работодателя уменьшить заработную плату можно только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ).
К числу организационных изменений могут относиться:
К технологическим изменениям можно отнести:
Уменьшение продаж или ухудшение финансового положения предприятия не являются основанием для изменения условий трудового договора, так как такие изменения не считаются следствием изменения организационных или технологических условий труда (АО Мосгорсуда от 14.07.2016 по делу № 33-27300/2016).
Как оформить уменьшение оклада
В случае изменения технологических или организационных условий труда согласно ст. 74 ТК РФ соблюдайте следующий регламент:
Если сотрудник не согласен с предложенными изменениями:
Обратите внимание: предлагать работу можно лишь в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях можно только в том случае, если такое положение предусмотрено коллективным договором или другими локальными актами работодателя.
При увольнении сотрудника по данному основанию обязательно выплачивается выходное пособие за первый месяц. За второй и третий месяцы пособие выплачивается, если сотрудник до сих пор не трудоустроился. Данный факт работник обязан подтвердить справкой из центра занятости.
Несоблюдение вышеописанной процедуры повлечет восстановление уволенных сотрудников на работе по решению суда либо признание изменений незаконными.
Можно ли уменьшить оклад сотруднику из-за коронавируса?
Многие предприятия потерпели финансовые трудности из-за введенных Президентом РФ и властями регионов ограничений, связанных с распространением коронавирусной инфекции. Но это не повод уменьшать сотрудникам зарплату. На это обратил внимание, и Президент в своем обращении, и несколько раз давали пояснения Роструд и Минтруд.
Согласно разъяснениям этих ведомств, все работники должны получить заработную плату в том же размере, как если бы они отработали полный рабочий месяц: со всеми премиями и надбавками, предусмотренными трудовым соглашением. Таким образом и в случае коронавируса уменьшить заработную плату работнику можно только по договоренности.
Можно ли уменьшить зарплату, сократив рабочее время работнику, узнайте здесь.
Изменение системы оплаты труда: как сделать без ошибок
Изменение системы оплаты труда в организации может быть вызвано многими причинами: развитием бизнеса, когда СОТ уже не охватывает всех выполняемых работниками функций, либо, наоборот, снижением производительности труда в коллективе. Инициируя изменения, работодатель должен руководствоваться нормами ТК РФ и трудового права в целом, строго соблюдать порядок оформления нововведений.
Можно и нельзя: всё по закону
ТК РФ указывает на право директора фирмы самостоятельно устанавливать порядок оплаты труда (ст. 135). Казалось бы, проблем при изменении СОТ возникнуть на этом основании не должно, но ограничение для работодателя тоже существует. Администрация не может в одностороннем порядке изменять трудовые договоры. Для этого нужны обоснованные масштабные изменения организационного или технологического характера (ст. 74).
К ним законодатель относит:
Как видим, формулировка довольно расплывчатая. Можно включить в нее изменение системы оплаты труда? Специалисты считают, что можно. При этом если изменение технологических условий труда — это внедрение нового оборудования и изменение порядка его эксплуатации, то организация труда — категория неоднозначная. Общественно полезный труд должен оплачиваться, а значит, под организацией труда нужно понимать в том числе и организацию оплаты труда. В первую очередь это формы и системы выплаты заработной платы. Их изменение — изменение организационных условий труда.
Отметим два ключевых момента:
Если условия не соблюдаются, изменение условий трудового договора директором будет незаконным, а внесение поправок в трудовой договор возможно только по взаимному соглашению работника и администрации, заключенному в письменной форме (ст. 72).
Об изменениях порядка начисления и выплаты зарплаты, как сказано в ст. 74, персонал должен быть предупрежден письменно за 2 месяца или раньше. Ему предлагается работа вплоть до нижестоящей (нижеоплачиваемой) должности. Если рабочих мест нет или сотрудник от предложения отказался, его можно уволить (ст. 77 ч. 1-7).
На заметку! Понятие трудовой функции, как работы по определенной должности согласно штатному расписанию, профессии, специальности с указанием квалификации, дает ст. 57 ТК РФ.
Общий порядок изменений и его применение
Изменение системы оплаты труда предполагает большую работу кадрового, юридического отдела, бухгалтерии, администрации. Одного приказа руководства недостаточно. Нужно откорректировать положение об оплате труда либо подготовить и принять новый документ, при необходимости разработать и положение о премировании. Обязательный этап – ознакомление коллектива с этими документами под роспись. Потребуется пересмотр штатного расписания.
Условия первоначально заключенного трудового договора изменятся, значит, необходимы допсоглашения с работниками к каждому договору.
Напомним, заработная плата может состоять из нескольких частей: основная часть (вознаграждение за труд), компенсации, премии. Компенсационные выплаты за сложные, опасные и иные отличные от нормальных, условия труда установлены законом. Их отменять в ходе изменения системы оплаты труда нельзя.
Доля основной части и премиальной не устанавливаются ТК РФ, хотя в некоторых отраслях действуют отраслевые соглашения, регулирующие этот вопрос. К примеру, в строительстве, горной металлургии, угольной промышленности соотношение постоянной и переменной части зафиксировано как 70%/30%, т.е. фиксированная часть зарплаты не может быть меньше 70%. В других отраслях могут быть иные нормативы. Игнорирование соглашений наказывается штрафами.
Подчеркнем необходимость аргументированного, с применением расчетов всех показателей заработной платы, обоснования изменений – это поможет избежать трудовых споров.
Так, уменьшение прибыли или ухудшение финансовых показателей не признаются судьями законной причиной для изменения системы оплаты труда: изменения условий труда технологического или организационного характера отсутствуют.
Совет работодателям: в обязательном порядке провести общее собрание коллектива при изменении СОТ, с участием администрации и профсоюза (если есть), разъяснить смысл нововведения, привести ясную, грамотную аргументацию. Такая необходимость возникает даже при небольшом списочном составе, когда остается возможность обсудить предстоящие перемены индивидуально с каждым сотрудником.
По итогам обсуждения собранием принимается общее решение. Целесообразно собрать подписи всех участников под этим документом.
В противном случае может возникнуть неприятная для администрации ситуация, когда при личной беседе работники соглашаются с аргументами, а затем обращаются в надзорные инстанции – инспекцию труда, прокуратуру и пр., заявляя о нарушениях прав, о давлении со стороны администрации, о формальном применении статей ТК РФ. Тогда фирме не избежать проверки, а возможно, и штрафов.
Всегда ли администрация обязана предупреждать коллектив об изменениях СОТ не менее чем за 2 месяца в письменной форме? Здесь играет роль, на основании какой статьи произошли изменения: 72 ТК РФ или 74 ТК РФ.
Пример: в целях развития бизнеса, мотивации работников к основной заработной плате планируется ввести стимулирующую надбавку. Работники согласны на труд в новых условиях, считают их более выгодными для себя. В документах основанием будет ст. 72 ТК РФ («соглашение сторон»). Применение ст. 74 ТК РФ здесь исключено, ее положения не работают, предупреждать за 2 месяца не нужно. Если речь идет об односторонней инициативе администрации, обоснованных масштабных изменениях, предупреждать нужно обязательно.