Кто такой администратор и что входит в его обязанности
Должностные обязанности администратора: образец
Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.
Что касается основных пунктов, которые содержит должностная инструкция, то здесь все зависит от специфики работы. Ведь несмотря на схожесть обязанностей, каждая структура имеет некоторые отличия. Например, существует огромная пропасть между работниками гостиницы и, скажем, системными администраторами.
Кто такой администратор?
Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.
То есть должностные обязанности администратора обязывают его контролировать качество работы его подопечных, общаться с клиентами (в том числе и улаживать конфликтные ситуации), следить за чистотой в залах и так далее.
Кто может стать администратором?
В целом на эту должность могут претендовать люди, имеющие оконченное среднее образование. Однако с ростом конкуренции на рынке труда увеличились и требования к кандидатам на пост администратора. Так, люди с высшим образованием, знающие иностранные языки имеют куда большие шансы, нежели их менее просвещенные коллеги.
Более того, дабы попасть на перспективное место, будущему сотруднику придется окончить специальные курсы. Правда, довольно часто людей, имеющих потенциал, руководство обучает за собственные деньги. Также есть некоторые направления администрирования, требующие специализированного образования. Например, системный администратор.
Как правильно составить должностную инструкцию?
Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.
Зачастую такой документ имеет четыре пункта:
Образец должностной инструкции
Данный вариант универсальный и подойдет в качестве исходного шаблона для любой организации. Однако следует помнить о том, что большинство пунктов нужно будет изменить, исходя из соображений руководства.
Данный специалист имеет право:
К администратору могут быть применены следующие взыскания:
Это лишь приблизительный образец того, каким может быть главный документ, регулирующий действия, которые выполняет администратор. Должностная инструкция во многом зависит от конкретной организации. Поэтому для примера рассмотрим наиболее распространенные виды этой профессии.
Должностные обязанности администратора магазина
Зачастую подобная вакансия существует только в супермаркетах, а также в магазинах, входящих в крупную торговую сеть. Главной особенностью данной должности является то, что занимающему ее человеку приходится следить за эффективностью продаж.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что должностные обязанности администратора магазина в первую очередь направлены на:
Должностные обязанности администратора ресторана
Ресторанный бизнес построен на том, чтобы завлекать клиентов вкусными блюдами и качественным обслуживанием. Если первое в большей степени зависит от работы шеф-повара, то второе – это уже удел администратора.
Именно он должен следить за всем, что способно повлиять на настроение клиентов. Итак, основные должностные обязанности администратора ресторана заключаются в следующем:
Отельный бизнес
Наиболее обширными являются должностные обязанности администратора гостиницы. Это связано с тем, что данному специалисту приходится управлять многими аспектами жизни внутри отеля.
Так, должностные обязанности администратора гостиницы предписывают:
Особая категория администраторов
Как говорилось ранее, некоторые категории этого направления все же требуют определенного образования. Так, должностные обязанности системного администратора подразумевают под собой наличие диплома ИТ-специалиста. Ведь в противном случае он не сможет выполнять поставленные перед ним задачи.
Также подобные требования могут быть предъявлены и в некоторых других областях, в зависимости от специфики производства и мнения руководства по этому поводу.
Должностная инструкция по специальности «Администратор офиса»
Вы можете скачать должностную инструкцию администратора офиса бесплатно. Должностные обязанности администратора офиса
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
утверждать должностную инструкцию)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает ответственность, права и должностные обязанности администратора офиса _____________________ (далее – «предприятие»).
1.2.На должность администратора офиса принимается лицо с профессиональным образованием (высшим; средним), опытом хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.).
1.3.Администратор офиса назначается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя организации.
1.4.Администратор офиса находится в подчинении у __________________________________.
1.5.В период временного отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности возлагаются налицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за должное выполнение возложенных на него обязанностей.
1.6.Администратор офиса должен знать:
-этику взаимоотношений в рабочей группе;
-расположение офисных помещений;
-принципы планировки и оформления помещений офиса;
-правила и методы организации работы офиса;
-сферу деятельности работников офиса;
-принципы организации снабжения офиса;
-основы эстетики, этики и социальной психологии;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-основы трудового законодательства;
-требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;
-техническое оснащение офиса;
-правила пользования оргтехникой;
-принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения;
-правила и нормы охраны труда;
-правила техники безопасности, противопожарной защиты и производственной санитарии.
2. Должностные обязанности
Администратор офиса обязан:
2.1.Оформлять необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и прочих товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
2.2.Обеспечивать подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовку ее к эксплуатации).
2.3.Обеспечивать офис канцтоварами и расходными материалами.
2.4.Составлять сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
2.5.Контролировать правильность эксплуатацией оргтехники и рациональное использование расходных материалов и канцтоваров в офисе.
2.6.Устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
2.7.Обеспечивать должное содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с нормами и правилами производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.8.Организовать заказ железнодорожных и авиабилетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
2.9.Контролировать оформление помещений.
2.10.Следить за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
2.11.Обеспечивать порядок и чистоту в помещениях офиса.
2.12.Организовать делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
2.13.Выполнять отдельные служебные поручения своего руководителя.
2.14.Подготавливать офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
2.15.Организовать культурное и эффективное обслуживание посетителей, обеспечивать создание для них комфортных условий, консультировать их по административным вопросам, предоставлять информационные и прочие материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
2.16.Подготавливать материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, другими категориями посетителей.
2.17.Вести учет посетителей.
2.18.Принимать меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
3. Права
Администратор офиса обязан:
3.1.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, а также критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.2.Визировать и подписывать документы только в рамках своей компетенции.
3.3.Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделяемыми для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
3.4.Вносить на рассмотрение руководителя предприятия свои предложения, направленные на улучшение работы офиса и предприятия в целом.
3.5.Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Администратор офиса ответственен за:
4.1.Недолжное выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
4.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе своей деятельности в установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.
4.3.Причинение материального вреда предприятию в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
Сколько зарабатывает системный администратор
В Москве
Мы уже спрашивали читателей журнала о том, сколько они зарабатывают. А теперь хотим расспросить каждого в отдельности.
Мы запускаем новую рубрику, в которой любой читатель Т—Ж сможет рассказать о своей профессии и доходах. В первом выпуске Олег из Москвы: о том, почему у него нет высшего образования, как он освоил профессию системного администратора, сколько зарабатывает сейчас, как тратит свои деньги и сколько сможет получать в будущем, если продолжит учиться.
Выбор профессии
С высшим образованием у меня не сложилось. После школы я поступил в Московскую химическую академию, но спустя два года бросил учебу. Убеждал всех и себя, что было неинтересно, а на самом деле из-за разгильдяйства. Потом поступил на заочное в экономический вуз, но и там после зачисления не появился ни разу.
После того как бросил учебу, работал в основном в продажах. Даже удалось какое-то время побыть на руководящей должности, хотя продавать мне никогда не нравилось. Однажды случилась беда: я попал в аварию. После того как выкарабкался, нужны были деньги, и притом быстро. Так я стал кладовщиком компьютерного магазина. Естественно, меня это не устраивало, но и в продажи я тоже возвращаться не хотел: получалось это у меня не очень. И вот тут-то произошло то, что определило мою судьбу.
Подходит как-то ко мне завскладом и говорит, что наш штатный сисадмин ищет себе помощника. Не хотел бы я попробовать?
Потом он мне задал несколько вопросов про мои знания в ИТ и ушел. Конечно же, я им не подошел и на должность помощника взяли другого человека. Но зато я наконец понял, чем хочу заниматься и зарабатывать на жизнь!
Профессию системного администратора я осваивал дома на своем компьютере, как на тренировочном стенде. Компьютерами я начал интересоваться сразу после школы и уже немного умел обращаться и с компьютерным железом, и с софтом. Скачал книгу по администрированию сервера на Виндоус, создал несколько виртуальных машин и на них тренировался. Потратил на это около трех месяцев и уволился со склада.
Я побывал на полутора десятках собеседований и прошел на позицию админа в небольшое территориальное подразделение кондитерской компании. Правда, пришлось соврать, что у меня уже был опыт работы помощником сисадмина. Об этом я признался начальнику после увольнения, хотя он наверняка догадывался.
моя первая зарплата на должности сисадмина
Но это было бы слишком хорошо. Спустя две недели после окончания трехмесячного испытательного срока я попал под сокращение вместе с другими сотрудниками. Помимо полного расчета, включая неиспользованный отпуск, я выторговал себе отступные в виде двух окладов и рекомендательное письмо к моему новому резюме. Так я и пришел в профессию.
Место работы
Сейчас я работаю в Москве, в главном офисе нефтесервисной компании. В октябре будет три года. Организация постепенно растет и успешно справляется с кризисами. В целом здесь меня все устраивает. Руководство заинтересовано в своих сотрудниках и поэтому старается обеспечить приемлемые условия труда и отдыха. Кстати, скоро у нас будет корпоратив по случаю Дня нефтяника.
После моей служебной записки с анализом роста инфраструктуры мне подняли зарплату почти на 30%
Но, как и во всех более-менее крупных компаниях, здесь есть и минусы. Например, недопонимание или открытые конфронтации с некоторыми сотрудниками, инертность в принятии решений. Но это я воспринимаю философски: как неизбежное зло.
Суть работы
Задача системного администратора — поддерживать компьютеры, сервера, сети и другое оборудование в рабочем состоянии. Зачастую в обязанности входит поддержка сайта компании, обеспечение доступа в интернет и телефонной связи. Вдобавок к этому админ должен следить за рабочими инструментами и сервисами: электронной почтой, базами данных, торговым или конференц-оборудованием. Все зависит от специфики и потребностей бизнеса.
Перед системным администратором, который начинал с эникейщика, в какой-то момент встает вопрос, куда ему дальше развиваться. Можно продолжать в том же направлении, чтобы стать сильным админом-универсалом. Однако все знать невозможно, поэтому многие уходят в специализацию. Прокачивают до мастерского уровня один-два навыка и работают администраторами баз данных, электронной почты или сети.
С одной стороны, количество работодателей в этом случае сокращается, потому что потребность в узких специалистах есть только у средних и крупных компаний. Но с другой стороны, и зарплата может быть выше в разы. Да и действительно хороших узких спецов не хватает.
мы тратили на один отпуск
Я как раз подхожу к тому этапу, когда можно будет выбирать свое направление, а ведь еще недавно был простым эникейщиком. Задачи эникейщика, кстати, больше всего мне и не нравятся: ходить по офису и починять принтеры, перезапускать зависшие эксели и объяснять не очень продвинутым пользователям, почему программы работают не так, как они себе напридумывали.
Обычный рабочий день
Моя работа подчиняется ритмам компании. Летом нагрузок почти нет, а вот зимой у нас авралы. Среднестатистический день выглядит приблизительно так. Если в целом все спокойно, то можно и опоздать на полчаса: как правило, никто не против. Но если задач много или запланированы какие-то работы, требующие отключения серверов и сервисов, то приходится приезжать за полчаса — час до официального начала рабочего дня.
Как только разберусь со срочными делами, можно немного расслабиться, попить чаю и почитать новости. Я обычно не обедаю, как все, в столовых или на офисной кухне.
Питаюсь вкуснейшими сэндвичами, которые мне делает жена. Ем их прямо на рабочем месте. Это удобно, дешево, никому не мешаю запахами еды, можно есть без отрыва от производства
Потом занимаюсь обычной текучкой: оказываю техподдержку пользователям, общаюсь с программистами и коллегами из других территориальных подразделений. Если и в этом направлении все спокойно и заявок нет, то проверяю работу серверов, сети, выполняю всякие регламентные операции.
Если время еще осталось, то можно заняться самообучением. Я люблю проводить всякие эксперименты, делать тестовые сервисы на виртуальных машинах и изучать их возможности или просто читать матчасть.
Еще всегда есть несрочные и глобальные задачи, которые направлены на улучшение инфраструктуры, однако их решение требует много времени, анализа, изучения теории. Например, наведение порядка в файловом хранилище. Все это полезно, интересно, но вместе с тем ресурсозатратно и некритично для бизнеса. Поэтому такими вещами можно заниматься, только когда вся остальная работа сделана.
Ну и, в конце концов, я тоже человек, поэтому, конечно же, позволяю себе время от времени побездельничать: поболтать с коллегами или заняться личными делами. Вот так и проходит обычный день. Если не запланировано каких-либо технических работ и ничего внезапно не сломалось, то после шести часов можно идти домой. Но когда нужно, остаюсь и занимаюсь проблемой до победного.
Случай
К сожалению, я попал на такого же неопытного сотрудника техподдержки в той организации, и он убедил меня, что проблема на нашей стороне. А от этого сервиса сильно зависел весь бизнес нашей фирмы. В итоге я неделю практически прожил в офисе, возвращаясь домой, только чтобы поспать 4—5 часов.
Что только я не испробовал! Потом от некоторых моих идей ко мне проникся уважением старший товарищ, вернувшийся из отпуска. И только совместными усилиями спустя два дня после его возвращения мы смогли найти проблему и восстановить сервис. Это был, пожалуй, самый мощный пинок, благодаря которому я перешел на новый уровень админства.
Подработки
На основной работе свободного времени, как правило, мало, так что вести удаленно еще одну организацию я не могу. А вот разовые шабашки от старых друзей и коллег иногда случаются.
В основном это настройка и ремонт ноутбуков, иногда помогаю настроить кому-нибудь роутер. Правда, расплачиваются не всегда деньгами. Порой предлагают алкоголь или дорогой шоколад, поэтому к таким заработкам не стремлюсь. Предпочитаю инвестировать свое время в образование.
Доходы
Весь мой заработок — это оклад на основной работе. Я зарабатываю 70 тысяч рублей в месяц. Плюс с этого года у нас есть 13 зарплата. До недавних пор я получал 55 тысяч, и меня это не устраивало. Но после того как по моей просьбе мне подняли зарплату, я остался доволен.
С тем опытом и знаниями, которые у меня сейчас, я получаю даже немного больше, чем в среднем по рынку. Я продолжаю учиться самостоятельно, к тому же скоро работодатель сам отправит меня на курсы — это для меня будет совершенно новое направление. Так что, вероятно, через некоторое время я как специалист буду стоить дороже.
Расходы
Мы с женой и нашей годовалой дочкой живем у ее отца. Он пенсионер, но работает. Оплачивает коммуналку и время от времени покупает продукты. Жена в отпуске по уходу за ребенком, получает мизерное пособие.
Уже больше года я веду учет личных финансов в программе и с довольно большой точностью представляю все свои траты. К сожалению, более 50% денег уходит на еду и хозтовары: жить в московском регионе дорого. Еще около 15% тратим на ребенка: здесь и еда, и памперсы, и одежда, и медицинские услуги. 20% уходит на все остальные траты: транспорт, телефон, интернет, одежда, лекарства и т. д. И 15% — около 10 тысяч рублей — откладываю в копилку.
Экономия
И моя семья, и семья жены всегда жили небогато, поэтому экономия у нас в крови. Мы не умеем транжирить. К тому же, учитывая, какая сейчас жизнь, не экономить нельзя. Моя жена умеет шить и вязать и сама делает одежду ребенку. Выходит значительно дешевле, чем покупать в детских магазинах. Еще часто покупаем на «Алиэкспрессе». Одежду и продукты берем со скидками и стараемся не покупать ненужные вещи.
Экономить помогает и автомобиль — без него транспортная статья значительно раздулась бы. Одни только еженедельные поездки за продуктами чего стоят: на себе не унесешь, на такси дорого, а на общественном транспорте просто нереально.
Финансовые цели
Лет 5—7 назад самой большой целью было накопить денег для поездки за границу. Мы с женой незаметно для самих себя очень заинтересовались Норвегией и каждый год откладывали деньги на поездку.
Это классические туристические вылазки с рюкзаками и палатками, прогулки по фьордам. Удовольствие не самое дешевое, даже с учетом того, что в основном мы жили в палатках и часть продуктов брали с собой. В итоге одна такая поездка стоила 160 тысяч.
Сейчас у нас полуторагодовалая дочь, и мы хотим собственный дом.
Этой весной на семейном совете мы пришли к выводу, что это не так уж и невозможно
По моим расчетам, 6 соток в ближнем Подмосковье и двухэтажный деревянный дом на 100—120 квадратных метров обойдутся в 5—7 миллионов рублей. Сейчас у нас есть 400 тысяч. Откладывая ежемесячно по 10 тысяч на депозит с капитализацией под условные 7%, через полтора года получим сумму 633 494 рубля. Когда жена выйдет на работу из отпуска по уходу за ребенком, весь ее доход — 50 тысяч — сможем отправлять в копилку. Через 3 года мы накопим 2,7 миллиона рублей. А этого уже более чем достаточно для первого взноса по ипотеке.
Если предположить, что земля и дом обойдутся в 6 миллионов, то у банка придется попросить 3,3 миллиона. Сегодня процентная ставка ипотеки на строительство дома — 12%, так что при сроке кредита в 10 лет ежемесячный платеж составит практически ту же самую сумму в 50 тысяч. То есть для нас в финансовом плане ничего не поменяется, но уже через 5 лет мы сможем переехать в просторный загородный дом!
Конечно, в расчетах я не учитывал инфляцию. За 5 лет она может значительно увеличить стоимость нашей будущей усадьбы. Скажем, при инфляции 5% через 5 лет наша мечта будет стоить на 1,5 миллиона дороже. Однако и индексация зарплаты тоже должна быть. Если ее не будет на нынешнем месте работы, придется сменить работодателя. Еще в расчеты можно добавить налоговые вычеты. Да и квартиру после переезда в дом можно будет сдавать, что тоже принесет немало денег.
столько мы уже успели накопить на свой будущий дом
Конечно, эти расчеты приблизительные и я привел только один из вариантов. Можно не брать ипотеку, а пытаться накопить самостоятельно. Или попробовать взять ипотеку раньше, с первым взносом один миллион.
Также можно запросить самый большой срок кредита. Последний вариант снизит платеж вначале, а под конец ипотеки инфляция сведет эту финансовую нагрузку к минимуму. Ведь еще 10—12 лет назад оклад в 60—70 тысяч получали если уж и не большие, то средние боссы. Сам я довольствовался 20—25 тысячами в месяц и был почти доволен. Так что и платеж в 50 тысяч рублей через 10—15 лет превратится из пугающей суммы во вполне заурядную.
Будущее
Естественно, я не собираюсь останавливаться на достигнутом. Особенно когда у меня стало получаться учиться не только за свой счет, но и за счет работодателя — грех этим не воспользоваться. Тем более расти мне еще есть куда. А вот с направлением я еще не определился. Сейчас меня привлекает виртуализация и администрирование серверов. Но скоро я начну обучение сетевым технологиям, — может, меня заинтересует и это направление.
Также с завистью посматриваю на высоконагруженные веб-серверы и базы данных на Линуксе. Хотя пока мне это кажется сложным, но там крутятся зарплаты вдвое больше моей нынешней. В любом случае, какое бы направление я ни выбрал, мое развитие будет только повышать мою стоимость на рынке.
Профессии. Читатели делятся профессиональным опытом.