Кто такой администратор магазина его обязанности
Администратор магазина
Любое серьезное заведение, будь то склад, или магазин, или ресторан, не обходится без администратора, в обязанности которого входят управленческие функции.
Прошлые схемы руководства предприятием изжили себя, поэтому нужен специалист, который сможет хорошо управлять процессами, осуществлять контроль за производством, людьми и товаром, а также грамотно распределять работу между различными отделами.
Администратор должен быть в курсе ситуации во внешней и внутренней деятельности компании, чтобы хорошо делать свою работу. Иногда администратора называют менеджером.
Принципы работы
Администратор магазина является руководителем для продавцов, кассиров, приемщиков и грузчиков. Он — взаимодействующее звено между отделами всего магазина.
Через него решаются вопросы между персоналом и вышестоящим руководством, которое он также извещает о проблемах на производстве.
Для успешного осуществления своих функций администратор должен руководствоваться определенными инструкциями и нормирующими документами.
Области его компетенции
Администратор хранит в отдельном месте и доносит до персонала содержание нормативных и руководящих документов, приказов, должностных инструкций; он ведет журнал проведенных кассовых операций и прочих отчетов.
При приеме товара администратор проверяет сроки годности продуктов, следит за добросовестным соблюдением условий хранения товаров. В случае необходимости предпринимает все меры по утилизации просроченных продуктов или возврату их поставщику.
В его обязанности входит корректировка условий труда, соблюдение прав и обязанностей сотрудников, режима их работы.
Администратор должен в совершенстве знать Трудовой кодекс РФ, иметь представление об организации коллективного труда, совмещении профессий, аттестации сотрудников и многое другое, чтобы умело направлять деятельность своих подчиненных.
Для успешной реализации разных товаров, менеджер должен быть хорошо осведомлен о таких вещах, как покупательское поведение потребителя, иметь представление об их нуждах и потребностях, прогнозировать спрос, знать, как позиционировать товар на рынке и прочее. Все это основы знаний о маркетинге, которые позволяют выстраивать правильные стратегии ведения рекламных акций и делать прогнозы ситуации на рынке.
Администратор должен контролировать соблюдение предписаний внутреннего распорядка, а также строго контролировать отсутствие нарушений правил гигиены и санитарии на производстве, противопожарной безопасности и гражданской обороны.
Все это находится в ведении администратора.
Личностные требования, предъявляемые к кандидату
Это позволит мотивировать сотрудников делать свою работу хорошо.
При общении с покупателями, поставщиками и подчиненными незаменима коммуникабельность. Она позволяет найти общий язык с абсолютно разными людьми.
Необходимы во время обучения персонала позитивность и терпение.
Умение доводить свое дело до конца просто обязательно для хорошего управленца. Ответственность и объективность необходимы при осуществлении контроля за вверенной областью обязанностей администратора.
Организованность нужна при планировании своего времени, мероприятий в магазине, своевременной проверке разрешительных документов. Логическое мышление помогает сделать анализ получаемой информации о ситуации на рынке.
Внимательность нужна при работе с фискальными и административными документами и разрешениями, при составлении кассового отчета и прочем.
Основные функции и обязанности
На данного специалиста возложен огромный круг должностных обязанностей и функций:
Основы работы администратора магазина рассмотрены в данном видеролике:
Особенности работы и ведения дел различных видов магазинов
Интернет-магазин
При работе магазина в интернете получается более узкий круг обязанностей, чем требуется в большом розничном магазине.
Основная деятельность администратора магазина — это общение с дилерами при заказе товара.
Также менеджер должен следить за качеством, знать его характеристики и сроки годности, о вариантах применения и прочую информацию о товаре.
Он проводит консультации клиентов по телефону или любому электронному способу связи, занимается организацией доставки товара (самостоятельно или через курьера).
На нем также «ведение» заказа, контроль платежей, информирование о том, в какой стадии обработки находится заказ (например, еще едет, или уже на складе и передан курьеру и так далее).
Функции администратора могут варьироваться в зависимости от величины интернет-магазина и специфики его работы.
Более детально о работе администратора интернет-магазинов смотрите в следующем видеоматериале:
Магазин одежды
В работе администратора магазина одежды появляется большая необходимость организовывать мероприятия, акции, распродажи и прочее, чтобы продать остатки товара за прошедший сезон.
Менеджер ведет основной упор на обучение персонала техникам для успешной продажи товаров и мотивации к работе.
Он также уделяет особое внимание плану продаж.
Какие качества необходимо написать при составлении резюме для данной должности
Обязательно нужно писать про ответственность. Администратор магазина — должность очень ответственная. Человек должен «гореть» этим делом.
Для такой работы нужны лидерские качества, без них хорошую работу построить очень сложно! Необходимо обладать активной жизненной позицией, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью.
Внимательность обязательна для менеджера, потому как он имеет дело с серьезными документами.
Получается, что профессия «администратор» – очень творческая, при этом требующая наличия противоположных качеств личности. С одной стороны — это вдумчивый, внимательный стратег, с другой — коммуникабельный управленец, объединяющий людей. Нарушение баланса в ту или иную сторону может не очень хорошо сказаться на работе.
Люди, работающие не один год в этой должности, как правило, очень любят свою работу, потому что каждый день они успешно решают очень много разносторонних вопросов, от которых зависит успех общего дела.
Должностная инструкция администратора магазина
Сегодня магазин — это не заведение с одним-двумя продавцами, а полноценная торговая точка, в которой может работать десятки людей. Для того чтобы управлять подобным предприятием, нанимают администраторов. В этой статье мы разберем, что входит в должностные обязанности администратора магазина, чем занимается этот человек и кто сможет им стать.
Что входит в обязанности
Основная задача администратора — обеспечить бесперебойную работу заведения и решать возникающие в ходе ведения хозяйственной деятельности вопросы. Для этого он контролирует работу продавцов, мерчендайзеров, кассиров, грузчиков и охранников, заботится о том, чтобы товар поступал вовремя в нужном количестве, чтобы документы оформлялись правильно, а зарплата выплачивалась в полном объеме и вовремя.
По сути, администратор — это заместитель руководителя, который занимается жизнью торговой точки. Он является своеобразным связующим звеном между покупателем/рядовым сотрудником и руководителем. Он следит за работой, решает проблемы, находит недостатки и предупреждает о них начальство с целью их скорейшего устранения. Соответственно, в своей деятельности сотрудник руководствуется должностной инструкцией, которая должна описывать права и обязанности работника на этой должности.
Внимание: именно администратор знакомит персонал с распоряжениями руководства, с нормативными документами и приказами, хранит имеющиеся документы и ведет их (к примеру, журнал кассовых операций).
Он же проверяет продукты при приемке (срок годности, качество), утилизирует просрочку или возвращает ее поставщикам. В обязанности админа входит не только контроль сотрудников, но и корректировка расписания, графика выхода на работу, условий труда, контроль за соблюдением прав всех работников и пр. То есть этот специалист должен хорошо разбираться и в законодательстве, и в правилах бизнеса, он должен уметь общаться с контролирующими органами и решать проблемы с наименьшими потерями для магазина.
Считается, что для администратора обязательным условием является знание основ маркетинга. Он должен уметь составить “портрет” покупателя и подобрать товары, которые будут пользоваться максимальным спросом, прорекламировав их соответствующим образом.
Требования к соискателю
Итак, мы уже выяснили ключевые обязанности администратора магазина продуктов, поэтому дальше разберем, кто именно может претендовать на эту должность и какие качества должны быть у кандидата:
Ключевые функции
Для администратора характерен широкий круг обязанностей. Перечислим их так, как они описываются в классической должностной инструкции администратора магазина:
Внимание: на плечи управляющего ложится общение с проверяющими и контролирующими органами. Для этого его необходимо обучить, прояснить, кто именно может проверять, на каком основании, что именно требовать и пр.
Оптимальный вариант — это руководитель проводит регулярные “тренинги”, поясняя правила действий при проверке. Также неплохо пригласить знакомого налоговика или сотрудника милиции для “проверки” так, чтобы сам администратор не знал, что это фиктивное действие. После общения нужно разобрать допущенные ошибки и добиться того, чтобы менеджер запомнил порядок действий, доведя их до автоматизма.
Работа в интернет-магазине
Выше мы говорили об обязанностях классического администратора торгового зала магазина, но сегодня менеджеров набирают и на работу в интернет-магазинах. При этом их функции остаются прежними, но вот количество обязанностей, как правило, значительно падает. В основном он занимается контролем поставок, своевременным заказом продукции, контролем качества и прочими связанными с этим вещами. Так, если магазин торгует предметами, имеющими срок годности (еда, напитки, батарейки и пр.), то он контролирует, чтобы продукция, отправляемая к покупателю, была свежей.
Внимание: в интернет-магазине администратор нередко выполняет обязанности менеджера, консультируя клиентов, рассказывая им про технические характеристики товара, про его особенности и преимущества.
Примечательно, что консультация проводится как по телефону, так и по цифровым каналам: мессенджерам, электронной почте, через специальную форму на сайте. Также он помогает делать заказ, рассказывает, как его оплатить, направляет запрос в службу доставки, отвечает на вопросы клиента о том, на каком этапе находится посылка и пр.
Работа в магазине одежды
Управляющий, работающий в магазине одежды, не будет брать на себя функции продавца, но при этом он должен заниматься маркетингом. Как правило, он устраивает различные распродажи, проводит акции, предлагает клиентам скидки ко дню рождения или к праздникам. Это делается не просто так, а для того, чтобы избавиться от залежей и обновить гардероб перед новым сезоном, поэтому администратору необходимо хорошо разбираться в работе магазина.
Кроме этого, он занимается обучением персонала, рассказывает, как увеличить продажи, как заинтересовать клиента и пр. Он же мотивирует своих коллег и следит за отношениями на работе, чтобы избежать конфликтов и недопонимания. В остальном его функции схожи с теми, о которых мы писали выше.
Как стать администратором
Для того чтобы выучиться на управляющего, существуют специальные курсы, но обычно руководители нанимают просто грамотных менеджеров, имеющих опыт работы в торговых точках. Как правило, это женщины возрастом от 25 до 45 лет, с высшим или неоконченным высшим образованием. Для того чтобы вас приняли на эту должность, нужно составить правильное резюме, в котором указать, что вы крайне ответственный человек, имеющий лидерские качества. Учтите, что эти качества действительно должны у вас быть, иначе вас рано или поздно уволят, поскольку вы не сможете справляться с многочисленным персоналом.
Должностные обязанности администратора: образец
Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.
Что касается основных пунктов, которые содержит должностная инструкция, то здесь все зависит от специфики работы. Ведь несмотря на схожесть обязанностей, каждая структура имеет некоторые отличия. Например, существует огромная пропасть между работниками гостиницы и, скажем, системными администраторами.
Кто такой администратор?
Но начать следует с того, кто такой администратор. Ведь несмотря на распространенность этой должности, многие не совсем понимают тот спектр обязанностей, что ложится на них. Итак, администратор – это человек, который отвечает за порядок в определенной организации.
То есть должностные обязанности администратора обязывают его контролировать качество работы его подопечных, общаться с клиентами (в том числе и улаживать конфликтные ситуации), следить за чистотой в залах и так далее.
Кто может стать администратором?
В целом на эту должность могут претендовать люди, имеющие оконченное среднее образование. Однако с ростом конкуренции на рынке труда увеличились и требования к кандидатам на пост администратора. Так, люди с высшим образованием, знающие иностранные языки имеют куда большие шансы, нежели их менее просвещенные коллеги.
Более того, дабы попасть на перспективное место, будущему сотруднику придется окончить специальные курсы. Правда, довольно часто людей, имеющих потенциал, руководство обучает за собственные деньги. Также есть некоторые направления администрирования, требующие специализированного образования. Например, системный администратор.
Как правильно составить должностную инструкцию?
Все документы подобного типа создаются под тщательным присмотром руководства. В качестве образца используют готовые шаблоны, которые можно по желанию как дополнить, так и изменить, исходя из нужд организации. Однако, несмотря на это, должностные обязанности администратора не должны противоречить трудовому кодексу, а также иметь пункты, нарушающие действующее законодательство Российской Федерации.
Зачастую такой документ имеет четыре пункта:
Образец должностной инструкции
Данный вариант универсальный и подойдет в качестве исходного шаблона для любой организации. Однако следует помнить о том, что большинство пунктов нужно будет изменить, исходя из соображений руководства.
Данный специалист имеет право:
К администратору могут быть применены следующие взыскания:
Это лишь приблизительный образец того, каким может быть главный документ, регулирующий действия, которые выполняет администратор. Должностная инструкция во многом зависит от конкретной организации. Поэтому для примера рассмотрим наиболее распространенные виды этой профессии.
Должностные обязанности администратора магазина
Зачастую подобная вакансия существует только в супермаркетах, а также в магазинах, входящих в крупную торговую сеть. Главной особенностью данной должности является то, что занимающему ее человеку приходится следить за эффективностью продаж.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что должностные обязанности администратора магазина в первую очередь направлены на:
Должностные обязанности администратора ресторана
Ресторанный бизнес построен на том, чтобы завлекать клиентов вкусными блюдами и качественным обслуживанием. Если первое в большей степени зависит от работы шеф-повара, то второе – это уже удел администратора.
Именно он должен следить за всем, что способно повлиять на настроение клиентов. Итак, основные должностные обязанности администратора ресторана заключаются в следующем:
Отельный бизнес
Наиболее обширными являются должностные обязанности администратора гостиницы. Это связано с тем, что данному специалисту приходится управлять многими аспектами жизни внутри отеля.
Так, должностные обязанности администратора гостиницы предписывают:
Особая категория администраторов
Как говорилось ранее, некоторые категории этого направления все же требуют определенного образования. Так, должностные обязанности системного администратора подразумевают под собой наличие диплома ИТ-специалиста. Ведь в противном случае он не сможет выполнять поставленные перед ним задачи.
Также подобные требования могут быть предъявлены и в некоторых других областях, в зависимости от специфики производства и мнения руководства по этому поводу.
Должностная инструкция менеджера (администратора) торгового зала
Наряду с наименованием «менеджер торгового зала» используется наименование «администратор торгового зала». Различие в обязанностях служащих под этими наименованиями, как правило, незначительны.
Работодателям все же следует внимательно относиться к тому, под каким наименованием — «администратор» или «менеджер» — следует вводить единицу в штатное расписание, так как администратор относится к категории специалистов, а менеджер — к категории руководителей. Соответственно, если должностная инструкция разрабатывается на менеджера, приводимый образец следует дополнить обязанностями по непосредственному руководству персоналом торгового зала, а также правомочиями по даче персоналу обязательных для исполнения указаний, по представлению руководству торгового предприятия предложений о назначении и перемещении работников торгового зала, поощрении отличившихся работников, привлечении к ответственности нарушителей.
ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ( АДМИНИСТРАТОРА) ТОРГОВОГО ЗАЛА
I. Общие положения
1. Администратор торгового зала относится к категории специалистов.
2. На должность администратора торгового зала назначается лицо, имеющее
профессиональное образование, дополнительную подготовку
по организации торгового процесса,
без предъявления требований
к стажу работы; стаж работы в торговле не менее 1 года; 2 лет; другое)
3. Администратор торгового зала должен знать:
3.1. Закон РФ «О защите прав потребителей», иные законы, устанавливающие требования к осуществлению торговли.
3.2. Правила продажи отдельных видов товаров и иные нормативные правовые акты по вопросам торгового обслуживания.
3.3. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы торгового предприятия.
3.4. Структуру управления предприятием, права и обязанности работников предприятия и режим их работы.
3.5. Правила и методы организации процесса обслуживания покупателей.
3.6. Виды реализуемых предприятием товаров и оказываемых услуг.
3.7. Основы маркетинга и организации рекламы.
3.8. Основы выкладки (позиционирования) товаров.
3.9. Принципы планировки и оформления торгового зала, витрин.
3.10. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
3.11. Основы экономики, организации труда и управления.
3.11. Основы трудового законодательства.
3.12. Правила внутреннего трудового распорядка.
3.13. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. Назначение на должность администратора торгового зала и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия по представлению
5. Администратор торгового зала подчиняется непосредственно
торгового предприятия; иному должностному лицу)
6. На время отсутствия администратора торгового зала (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Администратор торгового зала:
1. Осуществляет руководство персоналом торгового зала (продавцами, продавцами-консультантами, кассирами).
2. Подготавливает и передает заказ на подачу товаров с мест хранения.
3. Организует подачу товаров в торговый зал и руководство работой по выкладке товаров.
4. Ведет оперативный учет остатков товаров в торговом зале и сообщает
(руководителю торгового предприятия, иному должностному лицу)
данные о товарах с критичным минимумом остатков, с критичным сроком годности, а также сведения о товарах повышенного, равномерного и пониженного спроса.
5. Осуществляет управление:
— запасами товаров в торговом зале;
6. Осуществляет контроль за соблюдением персоналом торгового зала:
— надлежащего качества и культуры обслуживания покупателей при оказании услуг торговли;
— правил продажи товаров и санитарно-гигиенических требований;
— правил охраны труда и техники безопасности, противопожарной безопасности.
7. Организует обслуживание покупателей, совершающих крупные покупки.
8. Организует информирование покупателей:
— о товарах (их потребительских свойствах, ассортименте, ценах, пр.);
— об оказываемых сопутствующих услугах (сборка, подключение, доставка, пр.);
— о режиме работы торгового предприятия.
9. При необходимости оказывает помощь покупателям в выборе товаров.
10. Организует проверку качества и безопасности поступающих в продажу товаров, сроков их годности.
11. Изымает из продажи некачественные товары, товары с истекшими сроками годности, неисправные и имеющие дефекты товары.
12. Осуществляет контроль за наличием ценников на товарах.
13. Контролирует соблюдение работниками торгового зала трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований санитарии и гигиены.
14. Отслеживает злоупотребления со стороны персонала торгового зала.
15. Принимает меры по разрешению конфликтных ситуаций с покупателями.
16. Информирует руководство торгового предприятия о недостатках в обслуживании покупателей.
17. Осуществляет контроль за исправностью оборудования торгового зала и информирует руководство торгового предприятия о неисправности оборудования для принятия необходимых мер.
18. Анализирует результаты работы торгового зала по следующим направлениям:
— сведения о размерах продаж (по группам товаров, по конкретным товарам);
— сведения об изменении ассортимента товаров в торговом зале.
19. Обслуживает операции возврата, списания, переоценки и резервирования товаров.
20. Использует в работе автоматизированные системы управления продажами в торговом зале.
21. Составляет отчеты о движении товаров.
22. Принимает участие в инвентаризациях.
23. Организует в экстремальных ситуациях эвакуацию покупателей из торгового зала, вызывает милицию, «скорую помощь», пр.
III. Права
Администратор торгового зала имеет право:
1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию торгового процесса.
3. Вносить на рассмотрение руководства: представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников торгового зала; предложения о поощрении отличившихся работников и о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и возможности реализации предоставленных прав.
IV. Ответственность
Администратор торгового зала несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.